加強與完善高校辦公室行政管理精細化的新思考

涂麟俊，丁　康(武漢大學 藝術學系，湖北 武漢　430072)

加強與完善高校辦公室行政管理精細化的新思考

涂麟俊，丁康(武漢大學 藝術學系，湖北 武漢430072)

摘要〔〕高校是高等教育的基本場所，其主要功能為教學、研究、服務，教學、研究是樹人的百年工作，其功能旨在教導、培養(yǎng)人才，其成效最不易評估，不似一般企業(yè)或機構(gòu)，可由其生產(chǎn)效率、利潤來評估其績效；服務是高校行政的工作，其功能是在支持教學、研究，教學研究與服務是異質(zhì)性的工作，本文將重點闡述如何加強與完善高校辦公室行政管理精細化。

關鍵詞〔〕高校；辦公室；行政管理；精細化

中圖分類號〔〕G647〔

文獻標識碼〕A〔

文章編號〕1009- 4733(2015)06- 0097- 03

doi:10.3969/j.issn.1009-4733.2015.06.025

[收稿日期]2015-06-04

[作者簡介]涂麟俊，女，武漢大學藝術學系講師，研究方向為公共管理。

一、引言

高校行政是教育行政的一部份，欲了解高校行政的意義，必須先了解行政一詞的意義，行政即是公務的推行與處理，舉凡政府機關或公務機構(gòu)的業(yè)務，如何使其有效的加以推行，即是行政。社會的發(fā)展，科技的進步，賦予高校新的歷史使命，高校必須置身于科學技術的前沿陣地。計算機網(wǎng)絡、通訊技術和多媒體技術的迅速發(fā)展和廣泛應用，既提高了辦公效率和質(zhì)量，又節(jié)省了工作人員大量腦力和體力勞動，也為管理的科學化、現(xiàn)代化建設創(chuàng)造了前所未有的有利客觀條件[1]。

精細化管理是一種理念，一種文化。它源于發(fā)達國家(日本20世紀50年代)的一種企業(yè)管理理念，它是社會分工的精細化、服務質(zhì)量的精細化對現(xiàn)代管理的必然要求，是建立在常規(guī)管理的基礎上，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標的管理方式。推動教育改革，追求卓越、績效的高校教育，有賴于高校行政的運作，提供適切的支持，協(xié)助師生的教學研究，激發(fā)學生學習潛能，做好行政服務的工作，以實現(xiàn)高校教育目標。因此，推展有品質(zhì)觀念的高校行政，應用開創(chuàng)性的觀念，活化高校經(jīng)營績效，是高校行政改革應有的作法。21世紀教育環(huán)境的變遷，使高校行政改革形勢將比以前更加嚴峻和具有挑戰(zhàn)性，一方面須適應變動不居的社會需要，另一方面又須配合瞬息萬變的時代需要，又要根據(jù)教育原則。高校事務日趨繁雜，如何應用此潮流的管理理論、企業(yè)經(jīng)營理念，追求卓越的辦學績效，透過計劃、組織、執(zhí)行、查核、評鑒等處理過程，持續(xù)不斷的改善，讓高校組織發(fā)揮更大的行政效能，提升高校教育品質(zhì)，確保國家的人力素質(zhì)，掌握競爭的優(yōu)勢，促進社會繁榮進步，是當前高校行政改革應有的作法[3]。

二、當前高校辦公室行政管理的現(xiàn)狀

(一)高校辦公室行政管理的內(nèi)涵

高校辦公室作為行政領導的綜合管理機構(gòu)，在高校管理系統(tǒng)中處于溝通上下、聯(lián)系左右、連接內(nèi)外，保證各項工作正常進行的樞紐位置。隨著我國高等教育事業(yè)改革的不斷深入和發(fā)展，學校的辦學規(guī)模不斷擴大，各種矛盾和問題層出不窮。辦公室的地位和作用更顯重要，任務日益加重，要求也越來越高，傳統(tǒng)的管理系統(tǒng)已經(jīng)不適應新形勢的發(fā)展需要，管理創(chuàng)新勢在必行。

從市場經(jīng)濟的觀點而言，高校是教育的重要機構(gòu)，教學、研究、服務是高校主要的工作。21世紀是顧客導向的世紀，面對洶涌而來的教育改革，追求卓越、績效的教育品質(zhì)，是高校機構(gòu)應思考努力的方向。而高校行政工作是經(jīng)由計劃、執(zhí)行、協(xié)調(diào)、查核、改善措施等歷程處理高校一切事務，支持教學、研究的工作，追求行政效能，提升教學、研究成果，達成組織目標，因此，若將高校教育視為生產(chǎn)系統(tǒng)，并應用企業(yè)界的品質(zhì)概念，將人力、物力、預算、社會資源等投入高校系統(tǒng)，經(jīng)處理轉(zhuǎn)化后產(chǎn)出符合教育目標也滿足全體顧客需求的教育結(jié)果，其間過程概稱為教育品質(zhì)[2]。

(二)高校辦公室行政管理存在的問題

1.行政職能定位不準確：我國教育行政發(fā)展，在政府、高校、家長和學者專家努力之下，已經(jīng)建立一套相當不錯的制度，但因社會變遷實在太快，很多教育行政作為不能及時趕上社會大眾的需求，所以產(chǎn)生一些亟待解決的教育行政問題，比如，高校辦公室行政管理過程中缺乏競爭力及經(jīng)營意識，致使高校教育與社會需求脫節(jié)；高校辦學用學生考試成績來檢定高校的效能，教育品質(zhì)一直無法有效提升;高校教育只重視智育，不重視高校經(jīng)營品質(zhì)，致使高校整體發(fā)展有所偏差。

2.辦公室的供給與需求的不平衡：高校辦公室管理創(chuàng)新是一項系統(tǒng)工程，涉及到管理思想、管理方法和管理制度的創(chuàng)新，它并不是一次就能夠完成的，而是不斷地處在變革當中。同時，它也帶來動態(tài)的不平衡——辦公室的供給與需求的不平衡。創(chuàng)新的目的就是尋求一種能夠平衡或發(fā)揮最佳效益的途徑，從而維持健康高效的辦公室管理。

3.服務意識不強：在普及型高等教育階段，許多學生是延遲進入的，意指許多學生在具備工作經(jīng)驗后，才進入高等教育機構(gòu)就讀，或者許多是具有正職工作的兼職學生。這時強調(diào)“終身學習”的理念，重視生活體驗與正規(guī)教育的結(jié)合，高等教育機構(gòu)組成的性質(zhì)呈現(xiàn)極度多樣性，沒有一定相同的水平，學生數(shù)并無限制性，社會與高等教育機構(gòu)之間的界線漸漸淡化，高等教育權(quán)力及決策主體也漸漸交由到一般社會大眾手上。

三、影響高校辦公室行政管理效能的因素

(一)高校行政體制的影響

高等學校領導體制與辦公室的管理職能密切相關，前者制約并決定著后者。長期以來，由于整個國家政治體制的原因，高等學校強調(diào)“一元化”領導，黨政不分，黨委包攬一切的現(xiàn)象嚴重。在黨委和校長的關系上，黨委是決策者，校長是執(zhí)行者。與這種領導體制相適應，學校的黨委辦公室和校長辦公室自然形成了各自的職能與工作重點。

(二)傳統(tǒng)服務理念的影響

服務觀念既是辦公室基本的工作觀念，也是最高層次的觀念，因為它體現(xiàn)社會主義的人生觀、價值觀和公仆思想，反映著人際關系、公共關系的進步趨向。從管理的角度看，服務觀念是管理活動中最活躍、最具有潛力的主體意識。在這種意義上，我們可以說，服務觀念是一種現(xiàn)代的和科學的觀念。

(三)行政管理思想的影響

改善教育品質(zhì)及提升高校行政效能，新的發(fā)展契機是教育界開始去運用企業(yè)管理的理念，來改善高校教育的體系，期望化危機為轉(zhuǎn)機，締造教育成果的新氣象，使國家在世界舞臺上能繼續(xù)保有優(yōu)勢與競爭力。高校必須應用開創(chuàng)性的觀念，建構(gòu)學習型組織，培養(yǎng)創(chuàng)新應變的能力，提升教職員知能；應用合宜的企業(yè)管理方法，激勵組織成員全面參與，建立規(guī)劃(Plan)、執(zhí)行(Do)、查核(Check)、改善(Action)這一套PDCA流程管理的系統(tǒng)，持續(xù)不斷的改進高校教育品質(zhì)，實施評鑒，滿足學生和家長的需求。有關學校行政領導階層方面，負責學校組織規(guī)劃，訂定學校組織目標、質(zhì)量、計劃、標準作業(yè)程序。在實際執(zhí)行方面，最了解高校行政處理流程運作的是基層人員，為追求組織執(zhí)行績效，學校領導階層在規(guī)劃、執(zhí)行、查核、改善的行政流程運作中，宜對主任及組長層級作適度之授權(quán)，讓他們能參與決策，激勵員工士氣，訂定標準作業(yè)程序，自主管理，持續(xù)改善，提升執(zhí)行效率和工作滿意度，達到教育目標。這些都是相當重要的變革工作，也正是全面品質(zhì)管理的精髓所在，對高校經(jīng)營與管理，確有參考和應用的價值。然而，全面品質(zhì)管理系統(tǒng)并非提升教育品質(zhì)的萬靈丹，需各成員對教育品質(zhì)有共識和承諾，且身體力行，集思廣益，領導者采用積極、權(quán)變性的行政領導，排除萬難，才能彰顯全面質(zhì)量管理系統(tǒng)在高校行政組織應有的功效[4]。

四、加強與完善學校辦公室行政管理精細化的新思路和新對策

(一)實施全面質(zhì)量管理

TQM(Total Quality Management，全面質(zhì)量管理)理念應用可全面性的推廣，適用于任何機關團體、企業(yè)組織，各級學校，其應用TQM能提高經(jīng)營績效，減少成本支出，樹立組織新形象，強化組織功能，促進組織體質(zhì)突破，組織革新，組織再造，發(fā)揮組織的創(chuàng)意及競爭力。

1.全面參與：一個機構(gòu)或組織，從校長至全校教職員所有人員全面參與，運用PDCA流程管理的方法，努力經(jīng)營管理，提升高校行政效能。從非常同意到非常不同意，得分愈高者表示其對全面參與的認識感受程度愈強，得分愈低者表示其對全面品質(zhì)管理的認識感受程度愈低，

2.流程管理：高校行政管理系統(tǒng)為了達到組織目標、顧客滿意，運用規(guī)劃、執(zhí)行、查核、改善的PDCA管理循環(huán)手段，將輸入資源經(jīng)過流程管理的轉(zhuǎn)化、處理轉(zhuǎn)換為輸出，以達到組織的效能。從非常同意到非常不同意，得分愈高者表示其對流程管理的認識感受程度愈強，得分愈低者表示其對流程管理的認識感受程度愈低[5]。

3.教育訓練：品質(zhì)管理是全面品質(zhì)管理的基本知識，高校應提供一套完整的品管訓練計劃，增進組織成員品質(zhì)管理、統(tǒng)計分析方法等相關知識，鼓勵教師不斷地自我學習，提升其科學管理的專業(yè)能力，并發(fā)展個人潛能。教育訓練層面與學校行政效能、學校氣氛、工作滿意、學校建筑設備、校長領導等因子相關。

4.持續(xù)改善：高校行政必須持續(xù)不斷地改進缺點，消除不良因素，做好每一項改善工作，才能維持教育品質(zhì)于不墜之地。從非常同意到非常不同意，得分愈高者表示其對持續(xù)改善的認識感受程度愈強，得分愈低者表示其對持續(xù)改善的認識感受程度愈低。

(二)用制度推動辦公室行政管理工作的持續(xù)健康運行

1.校長領導：是高校領導者藉著其人格特質(zhì)、風范，運用領導行為，激勵關懷部屬，影響組織成員共同努力，創(chuàng)造溫馨、專業(yè)的校園文化，以達成高校教育目標。從非常同意到非常不同意，得分愈高者表示其對校長領導的認識感受程度愈強，得分愈低者表示其對校長領導的認識感受程度愈低[6]。

2.行政績效：高校行政系統(tǒng)，基于事先預防的品質(zhì)觀念，依據(jù)教育原則、顧客需求，運用PDCA流程管理的方法，高校成員全面參與，共同努力，持續(xù)改善，提升服務品質(zhì)，有效率的處理高校事務。從非常同意到非常不同意，得分愈高者表示其對行政績效感受程度愈強，得分愈低者表示其對行政績效感受程度愈低。

3.工作滿意：工作滿意指高校成員對其工作本身、工作過程及工作結(jié)果有無得到滿意的感覺，是高校成員個人對組織角色或工作情況之心理感覺程度。從非常同意到非常不同意，得分愈高者表示其對工作滿意程度感受程度愈強，得分愈低者表示對工作滿意程度感受程度愈低。

(三)強化辦公室行政管理工作的規(guī)范運行

高校行政的主要工作是在安置高校的人、事、財、物及其它資源，透過計劃、溝通、協(xié)調(diào)、組織等行政管理方法，加上其它專業(yè)管理方法，如：管理學的激勵技術、哲學的理性化、管理科學的、未來學的管理知識，來達成資源、人力、物力、事物資源效率的高度發(fā)揮。環(huán)境中的資源、政治、競爭，都會影響高校組織內(nèi)部的運作，高校組織從環(huán)境中獲取人力、物資、經(jīng)費等資源，將這些資源投入教育轉(zhuǎn)化的歷程，以產(chǎn)出學生成就、校長領導、教師成長、家長支持等效能[7]。

高校效能是指一所高校在各方面均有良好的績效，它包括學生學習成就、校長領導、高校氣氛、教學技巧和策略、高校文化和價值，教學技巧和策略、教師專業(yè)成長、以及社區(qū)家長支持等，因而能夠達成高校所預定的目標。

總之，我國高校作為人才和信息的集散地，應盡快適應現(xiàn)代管理的迫切需求，努力提高辦公自動化水平，加強與完善高校辦公室行政管理精細化，高校辦公室工作人員承擔起促進教育科技事業(yè)發(fā)展和科學管理現(xiàn)代化的雙重社會責任。

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(責任編輯：胡喬)