高校檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)的建設(shè)應(yīng)用

蘇全玉

(濰坊學(xué)院，山東濰坊261061)

高校檔案管理工作是高等學(xué)校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，是衡量高校管理水平高低的重要標(biāo)志。隨著信息化時(shí)代的到來，檔案已成為一種文化資源、知識(shí)資源和信息資源，為學(xué)校的檔案管理開啟了新的管理模式。信息化技術(shù)以其方便、快捷、開放，其價(jià)值越來越被社會(huì)所認(rèn)識(shí)。在當(dāng)前形勢(shì)下，大力推進(jìn)學(xué)校檔案信息數(shù)字化、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，無疑是盤活檔案、發(fā)掘檔案價(jià)值以服務(wù)廣大師生、推動(dòng)學(xué)校發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步的必由之路。

一、高校檔案管理信息數(shù)字化、管理網(wǎng)絡(luò)化的重要意義

所謂檔案管理信息化管理網(wǎng)絡(luò)化就是以計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫及互聯(lián)網(wǎng)為主體，把文字、圖紙、聲像等信息存貯在光盤、磁盤等載體中，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和終端等方式實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享。其重要意義在于為用戶提供更為便捷、生動(dòng)、豐富及到位的檔案信息服務(wù)，逐步實(shí)現(xiàn)高校檔案資源數(shù)字化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、電子文件和電子檔案管理規(guī)范化。

二、當(dāng)前高校檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)建設(shè)的現(xiàn)狀

(一)檔案信息化工作宣傳不到位、領(lǐng)導(dǎo)重視不夠、檔案信息化質(zhì)量不高

多年生成的高校檔案管理方式，沒有引起部分高校內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)以及從事檔案管理工作的人員對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的高度重視，沒有正確認(rèn)識(shí)到檔案信息化與學(xué)校內(nèi)各部門的工作都息息相關(guān)，沒有在最基礎(chǔ)的工作上對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行信息化資料的徹底轉(zhuǎn)化，存在信息化采集面窄、信息化不完整等缺陷，建立的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，實(shí)用性不強(qiáng)，直接影響到學(xué)?？傮w檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)進(jìn)程。

（二）高校檔案信息化制度不健全，管理不規(guī)范

學(xué)校沒有形成一個(gè)統(tǒng)一的檔案信息化管理制度，各檔案管理部門形成了各自為政，各自為主的檔案信息化方法，造成信息共享程度差、數(shù)據(jù)庫利用率低，嚴(yán)重削弱了檔案網(wǎng)絡(luò)溝通師生、學(xué)校與社會(huì)的信息平臺(tái)作用。

（三）部分檔案人員的綜合素質(zhì)無法完全適應(yīng)檔案信息數(shù)字化技術(shù)的要求

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及應(yīng)用，信息化形式的檔案資源將大幅增加。對(duì)檔案人員素質(zhì)提出了更高的要求。目前是許多檔案管理工作者的知識(shí)結(jié)構(gòu)沒有進(jìn)行深造，已不能適用當(dāng)前檔案信息化工作的需要。

（四）高校對(duì)檔案信息化設(shè)備資金投入嚴(yán)重不足

高校檔案信息化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化需要照相機(jī)、服務(wù)器、高速掃描儀、光盤庫、影像數(shù)字化設(shè)備、終端器等設(shè)備的支撐，這是整個(gè)檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)化工作順利開展的基本要求。但目前許多高校對(duì)這些設(shè)備的投入嚴(yán)重不足，造成高校檔案信息化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)的建設(shè)滯后。

三、加強(qiáng)高校檔案信息化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)建設(shè)的策略

(一)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，樹立檔案信息化管理新觀念

1.思想觀念更新

高校檔案信息化的產(chǎn)生，是信息時(shí)代先進(jìn)科技在學(xué)校工作中的具體運(yùn)用，面對(duì)各種科技知識(shí)成果檔案的信息化轉(zhuǎn)化，高校檔案工作者應(yīng)審時(shí)度勢(shì)，與時(shí)俱進(jìn)，勇于開拓與創(chuàng)新，保證檔案信息化檔案管理網(wǎng)絡(luò)化工作的先進(jìn)性。

2.樹立檔案信息化資源面向社會(huì)、服務(wù)社會(huì)的觀念

在做好向?qū)W校教學(xué)、科研及管理服務(wù)，為師生服務(wù)的同時(shí)，積極為社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供檔案資源多元服務(wù)。由以靜態(tài)檔案信息資源為基礎(chǔ)的被動(dòng)服務(wù)，轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)資源為主的主動(dòng)服務(wù)。

3.樹立檔案信息資源共建、共享觀念，做好檔案數(shù)據(jù)庫及信息服務(wù)平臺(tái)的構(gòu)建工作

建立學(xué)校信息綜合數(shù)據(jù)庫，把多種分散的信息資源有機(jī)地集中整合，積極對(duì)有價(jià)值的資源進(jìn)行挖掘，共享信息化資源。

4.更新服務(wù)理念，積極開拓服務(wù)領(lǐng)域，提升服務(wù)層次。只有服務(wù)創(chuàng)新，才有檔案工作的發(fā)展前景。

（二）提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善高校檔信息化建設(shè)管理制度

根據(jù)國家的檔案管理規(guī)定，制定出本校的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)與制度。其主要內(nèi)容應(yīng)包括：電子文件歸檔管理制度、保密制度、查閱利用制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度以及具體工作人員的崗位目標(biāo)責(zé)任制度等。要設(shè)有統(tǒng)一的上網(wǎng)目錄標(biāo)準(zhǔn)，保證人們輕松、快捷的在網(wǎng)上查檔，充分體現(xiàn)檔案信息化管理的管理方法和質(zhì)量要求。

(三)加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，提高檔案工作人員信息化管理水平

高校檔案信息化與管理網(wǎng)絡(luò)化的檔次高低，與檔案管理工作者的水平有著直接的關(guān)系，只有具備一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)技能的人才，才能做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息資源的開發(fā)。因此要大力加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提升他們信息化處理能力。一是培訓(xùn)檔案人員對(duì)信息化網(wǎng)絡(luò)化設(shè)備（施）了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用，達(dá)到增強(qiáng)業(yè)務(wù)技能、提高綜合素質(zhì)的目的。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”的模式逐步形成可持續(xù)終身教育培訓(xùn)機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)代變化而不斷提高，并把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績(jī)作為工作業(yè)績(jī)考核的一部分。三是通過培訓(xùn)，不斷擴(kuò)大知識(shí)面，在熟練掌握檔案專業(yè)知識(shí)外，還要注意教育管理知識(shí)、公文寫作知識(shí)和教育科研方法知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高綜合素質(zhì)，為檔案深層次研發(fā)奠定基礎(chǔ)。

（四）加大資金投入力度，優(yōu)化信息化設(shè)施配置

檔案管理工作進(jìn)入了信息化時(shí)代，工作重心也從“檔案保管”轉(zhuǎn)入到“檔案利用”上來。首先，建設(shè)信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，需要大量的計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施為工具，按照規(guī)范的計(jì)算機(jī)程序來實(shí)施管理，才能形成高質(zhì)量的的電子檔案。其次，提高工作效率，降低工作強(qiáng)度需要建立高速運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，利用網(wǎng)絡(luò)的強(qiáng)大功能進(jìn)行存貯、檢索、使用和管理，是檔案管理工作的發(fā)展方向。因此說建設(shè)高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)已如箭在弦。高校每年應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案信息化專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為學(xué)校檔案信息化建設(shè)發(fā)展提供資金保障。

（五）優(yōu)化各項(xiàng)資源，加快推進(jìn)信息化文件歸檔與網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)管理工作

電子文件的歸檔與管理是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容和基礎(chǔ)性工作，也是未來檔案信息資源開發(fā)與利用的工作重點(diǎn)，對(duì)促進(jìn)高校檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)化具有十分重要的意義。具體還應(yīng)做好以下幾項(xiàng)工作：

1. 紙質(zhì)檔案資料數(shù)字化，并備份到光盤或磁盤設(shè)備中，用于長期保存與傳遞。2.多媒體檔案數(shù)字化處理。3.實(shí)現(xiàn)辦公效率大幅提高，文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。4.信息化處理后的電子文件存儲(chǔ)方式是將電子檔案以文件形式存儲(chǔ)于文件服務(wù)器上，索引信息存入數(shù)據(jù)庫中。5.高校檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)就是為采集、整理、向社會(huì)發(fā)布教育、科研信息，發(fā)揮高?？蒲邢葘?dǎo)作用和科技助推器的社會(huì)職能。高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)將服務(wù)范圍擴(kuò)大到全球各地，服務(wù)方式也由傳統(tǒng)的面對(duì)面交談或信函、電話式發(fā)展到不見面、直接在網(wǎng)上獲取自己所需的服務(wù)。

（六）提高信息安全意識(shí)，確保檔案信息利用安全

要提高檔案工作人員對(duì)信息的保密與安全意識(shí)。用制度管人、用制度管事，規(guī)范各項(xiàng)操作規(guī)程，加強(qiáng)保密措施，如規(guī)定一類檔案絕對(duì)禁止輸入信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，二類檔案可以在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上使用，三類檔案可以在Internet 網(wǎng)上交流。同時(shí)對(duì)現(xiàn)有的檔案按照保密期限進(jìn)行登記分類，定期鑒定，達(dá)到解密期的及時(shí)解密。爭(zhēng)取做到該保密的不泄密，該開放的不保密。避免成為黑客攻擊的目標(biāo)，做好信息的備份工作。

（七）檔案軟件對(duì)適用性和擴(kuò)展性要求越來越高，及時(shí)提升檔案軟件水平

高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)離不開優(yōu)秀的檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)軟件，這種軟件應(yīng)該具有適用性強(qiáng)、擴(kuò)展空間大，便于對(duì)不同密級(jí)檔案信息交流使用強(qiáng)大功能。

（八）加強(qiáng)檔案信息化、管理網(wǎng)絡(luò)化對(duì)歸檔文件的全程服務(wù)功能

充分發(fā)揮和拓展現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的作用，成為檔案信息服務(wù)的窗口；數(shù)據(jù)資源全覆蓋，實(shí)現(xiàn)學(xué)校內(nèi)所有知識(shí)資源的整合與共享；提供在線電子郵件服務(wù)、聯(lián)機(jī)公共目錄查詢、光盤遠(yuǎn)程檢索服務(wù)、視頻點(diǎn)播服務(wù)等功能，開展檔案信息咨詢服務(wù)，與用戶進(jìn)行交互式信息咨詢，運(yùn)用跟蹤反饋、搜索代理等方式，為用戶構(gòu)建制定全方位的檔案信息服務(wù)體系。

（九）大力發(fā)展掌上校園

信息化未來構(gòu)想之一就是開展掌上校園，在高校檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的基礎(chǔ)上，整合學(xué)樣動(dòng)態(tài)、新聞、招生就業(yè)、科研成果、論著等內(nèi)容，通過手機(jī)實(shí)現(xiàn)全新的移動(dòng)互聯(lián)應(yīng)用，為學(xué)校師生和社會(huì)各屆人士提供及時(shí)的檔案信息服務(wù)。

四、信息電子化檔案網(wǎng)絡(luò)管理化的注意問題

（一）電子文件的內(nèi)容，不僅易于變化而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)?。電子文件易于修改，而且改?dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在原稿上增刪。但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多。隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對(duì)保密，這些事項(xiàng)都要做到萬無一失。

（二）對(duì)檔案綜合管理人員要求高，對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理。絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。管理員要有較強(qiáng)的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，目前部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

隨著各高校校園辦公自動(dòng)化統(tǒng)一平臺(tái)系統(tǒng)和數(shù)字校園的陸續(xù)投入運(yùn)行，計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)的產(chǎn)生和發(fā)展沖破了地理界限，加快了信息傳遞速度，改變了信息傳遞方式，為廣大師生、科研人員以及社會(huì)各界提供了一個(gè)全新的信息利用模式，從根本上改進(jìn)了信息交流、科研合作和資源共享，促進(jìn)了教育和科研事業(yè)的迅速發(fā)展。高校檔案工作者要適應(yīng)這一新形勢(shì)的要求，采取有效的對(duì)策與措施，促進(jìn)電子文件歸檔管理工作與網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)信息資源的充分交流與共享。

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