高校檔案功能的社會化利用

蘇全玉

(濰坊學(xué)院，山東 濰坊 261061)

高校檔案功能的社會化利用

蘇全玉

(濰坊學(xué)院，山東 濰坊 261061)

高校檔案信息服務(wù)的社會化是高校檔案部門為滿足社會各個(gè)領(lǐng)域社化會需求而產(chǎn)生的一種新型的快速有效服務(wù)。高校檔案工作只有在拓展社會服務(wù)功能上下功夫,實(shí)現(xiàn)多方位的社會化服務(wù),自身的檔案管理功能才能得到快速發(fā)展。

一、高校檔案信息服務(wù)社會化產(chǎn)生的原因

高科技經(jīng)濟(jì)的發(fā)展對各種信息的廣泛需求的外部動力。社會經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)變，造成我國由傳統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式向創(chuàng)新型經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式轉(zhuǎn)變。社會許多行業(yè)對高新技術(shù)和創(chuàng)新性人才展開激烈的爭奪，而高新技術(shù)與創(chuàng)新型人才大多出自高等學(xué)校，社會自然會對高校的科研技術(shù)與人才搶先了解，爭得先機(jī)，主要了解的信息：一是高?？蒲谐申睫D(zhuǎn)化為市場需求的可行性產(chǎn)品;二是高校優(yōu)秀畢業(yè)生信息特別是創(chuàng)新型人才;三是高校畢業(yè)生工作后跟蹤檔案信息求證。

為社會提供最便利信息服務(wù)——內(nèi)在動力。高校檔案信息規(guī)范化優(yōu)勢。人才高度集中的高等學(xué)校，有很強(qiáng)的科研能力和信息收集、加工、處理能力。在開發(fā)檔案信息資源的同時(shí)，所有信息資源規(guī)范化，這是開展社會化服務(wù)的重要保證；高?？蒲行畔⑶罢靶詢?yōu)勢。高等學(xué)校前瞻科研課題多，有眾多優(yōu)秀的科學(xué)文化成果，這些社會急需的很高價(jià)值的教學(xué)、科研檔案信息,通過社會化服務(wù)后，對社會各部門學(xué)習(xí)、實(shí)驗(yàn)、研究時(shí)能發(fā)揮出巨大的作用；高校信息化平臺優(yōu)勢。高校數(shù)字化信息平臺逐步形成，為校內(nèi)外信息資源共享提共了便利條件，這是檔案信息服務(wù)社會化的可靠保證。

二、實(shí)現(xiàn)高校檔案信息服務(wù)社會化的基本要求

一是服務(wù)優(yōu)先要求。高校根據(jù)服務(wù)社會的需求規(guī)律，把檔案信息對社會需求進(jìn)行服務(wù)作為最高宗旨，真正發(fā)揮出高校檔案信息應(yīng)有的價(jià)值；二是查詢與利用方便要求。高校有效的檔案信息要做到面廣、真實(shí)、快速，最大限度的方便社會利用者；三是檔案信息全面性要求。高校檔案要做到多層次多部門檔案信息資源配置，社會有何種需求，檔案信息就有對應(yīng)共享；四是服務(wù)有償?shù)囊?。高校在做好檔案社會化服務(wù)的同時(shí)，對一些重要信息資源實(shí)行有償提供，以利于檔案信息社會化服務(wù)的良性發(fā)展。

三、實(shí)現(xiàn)高校檔案信息服務(wù)社會化的具體措施

首先，把高校檔案社會化服務(wù)理念放在首位。高校檔案人員要在服務(wù)好本單位的教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)上，尋求高校檔案工作滿足社會的需求點(diǎn)，然后再開展全方位的社會化服務(wù)。

其次，高校檔案社會化服務(wù)目標(biāo)實(shí)行多樣化。一要優(yōu)化傳統(tǒng)性質(zhì)的服務(wù)項(xiàng)目，包括學(xué)歷鑒定、復(fù)印服務(wù)、檔案證明服務(wù)、檔案代存代遞服務(wù)；二要理順服務(wù)方式，如服務(wù)時(shí)間是否合理、館舍環(huán)境是否舒適、設(shè)備利用手續(xù)是否簡化；三是高校的科研成果通過多渠道向社會推銷，特到社會的認(rèn)可，逐步轉(zhuǎn)化成生產(chǎn)成果。

再次，增強(qiáng)高校檔案網(wǎng)絡(luò)平臺實(shí)力，提供優(yōu)質(zhì)社會化服務(wù)。提供社會化服務(wù)的高校檔案網(wǎng)絡(luò)平臺內(nèi)容要面廣有特色，主要包括學(xué)籍、學(xué)位論文、科研成果、學(xué)生成績等檔案數(shù)據(jù)庫；擴(kuò)大高校檔案數(shù)字信息保有量，網(wǎng)上檔案檢索目錄更為便捷、文件信息的可查率更加開放;實(shí)現(xiàn)高校檔案信息的資源共享，重點(diǎn)要把知識含量較高的科研信息、科技成果等全部上網(wǎng)服務(wù)于社會。

第四，提升高校檔案信息社會化服務(wù)的穿透力。要與政府相關(guān)部門、各級宣傳部門、社會各類檔案信息資源豐富部門實(shí)現(xiàn)強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合，提升高校檔案社會化服務(wù)的層次；與各級檔案研究部門合作開展檔案專題調(diào)研、編研、論壇等，提升高校檔案服務(wù)社會化的質(zhì)量；與各層次高校及社會各類檔案擁有部門多方位合作，取長補(bǔ)短，提升高校檔案社會化服務(wù)的影響面，為高校檔案社會化服務(wù)爭取到更多的機(jī)會。

第五，重視檔案信息增值服務(wù)工作。要加大對檔案信息內(nèi)容的研究和開發(fā)力度,對已公布檔案信息內(nèi)容進(jìn)行再研究和開發(fā),努力提高檔案信息資源開發(fā)利用的深度，為檔案社會化服務(wù)增加后勁。

四、高校檔案信息服務(wù)社會化的應(yīng)注意的幾個(gè)問題

一是市場需求定位問題。高校檔案信息的社會化服務(wù)，最關(guān)鍵的一點(diǎn)是找準(zhǔn)市場位置，尤其是是區(qū)分不同的服務(wù)對象，顯得非常重要。

二是服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與收費(fèi)問題。各地高校目前開展檔案信息社會化服務(wù)項(xiàng)目各有特色，其服務(wù)項(xiàng)目沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，收費(fèi)也是各自為政，要注意服務(wù)引起的糾紛問題。

三是高校檔案有償與無償利用制度的問題?，F(xiàn)行的學(xué)校檔案管理制度與社會利用檔案制度還沒有完全統(tǒng)一，高校應(yīng)當(dāng)及時(shí)調(diào)整檔案信息社會化服務(wù)制度，使高校檔案社會化利用的經(jīng)濟(jì)與社會效益同時(shí)顯現(xiàn)出來。

責(zé)任編輯：孫延波