淺議婦幼保健文書檔案管理工作的缺陷及改進對策

王艷

(吉林省吉林市豐滿區(qū)婦幼保健院 吉林 吉林 132013)

引言

婦幼保健文書檔案管理對于醫(yī)院的發(fā)展和醫(yī)學(xué)研究都有著重要的作用，婦幼保健文書檔案關(guān)系到廣大婦女兒童的各種健康資料，然而，目前我國婦幼保健文書檔案管理工作還存在著各種問題，導(dǎo)致文書檔案的質(zhì)量不高，管理人員的工作效率較低。檔案的利用率也較低，為了改善現(xiàn)狀，必須采取有效的措施改進婦幼保健文書檔案的管理工作。

1.婦幼保健文書檔案管理工作的缺陷

1.1 檔案管理制度不夠完善

有些縣級的富有保健院由于自身條件的欠缺，婦幼保健文書檔案管理制度不明確，造成在檔案管理工作中，非檔案管理部門人員認為檔案管理純粹是檔案管理人員的職責，沒有人主動將本科室的檔案整理好交給檔案管理人員進行歸檔，這樣就造成很多檔案的信息、數(shù)據(jù)不齊全［1］，檔案管理人員工作量大，檔案的收集效率低，而且對于檔案管理人員的工作制度也存在不明之處，造成檔案管理人員之間存在相互推脫的現(xiàn)象，甚至造成有些檔案丟失。這些都對檔案的質(zhì)量造成威脅。

1.2 檔案管理人員的素質(zhì)和水平不高

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)、文化水平還需要改進，婦幼保健院只重視醫(yī)療人員素質(zhì)和水平的提高，忽視了檔案管理工作人員素質(zhì)和水平的提高。檔案管理人員在工作中的責任意識不強［2］，而且一些檔案管理人員是兼職人員，缺乏專業(yè)性，缺乏管理經(jīng)驗以及相關(guān)的管理知識，這樣就很容易造成檔案資料信息不全，有些信息數(shù)據(jù)缺乏真實性，檔案質(zhì)量不高，嚴重阻礙了檔案的使用。

1.3 檔案材料歸檔不完整

由于科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，婦幼保健文書檔案管理工作也逐漸網(wǎng)絡(luò)化，網(wǎng)絡(luò)化確實提高了檔案管理效率，但是同時也造成了檔案的立卷有些銜接不到位的問題。目前，婦幼保健文書檔案的歸檔主要有3 中類型，其一，只存文字性資料，這種歸檔方式，有些信息可能會丟失，其二，硬盤存檔，這種歸檔方式對文字資料沒有進行留底保存，保存時間太長，會失去其應(yīng)用價值。其三，只保存最后整理的網(wǎng)絡(luò)資料，對原始的資料不保存。這些都會造成檔案材料歸檔不完整。

2.婦幼保健文書檔案管理工作的改進對策

2.1 提高婦幼保健文書檔案管理工作的重視程度

由于婦幼保健院存在重醫(yī)療水平請管理的現(xiàn)象，造成管理工作中存在一些問題，因此，要改善婦幼保健文書檔案管理工作，首先需要提高婦幼保健文書檔案管理工作的重視程度，清楚的認識到婦幼保健文書檔案在婦幼保健工作中的重要作用，明確幼保健文書檔案管理工作的復(fù)雜性與重要性。完善管理工作制度，提高檔案管理人員的管理水平。

2.2 完善婦幼保健文書檔案管理工作制度

完善檔案管理制度，明確規(guī)定各科室與檔案管理人員的工作任務(wù)，讓各科室的人員自己先整理好本科室的檔案，盡量完善檔案的信息與資料，然后交流檔案管理科室進行統(tǒng)一歸檔，檔案管理人員對于檔案中不完整的信息要積極收集相關(guān)資料，進行整理，盡可能的完善相關(guān)信息與數(shù)據(jù)。這樣有助于節(jié)省人力，提高檔案管理工作的效率，避免重復(fù)勞動，而且還有利于提高信息的真實性與完整性，提高檔案的利用效率，同時還要嚴格規(guī)定好的檔案管理人員在管理工作中，要保證檔案文書的規(guī)范性，文書的格式、編號、附件等都要有統(tǒng)一的規(guī)定，對于不規(guī)范的文書要進行規(guī)范處理，從而提高文書檔案的規(guī)范性與質(zhì)量，為后期的歸檔與查找工作提供便利。

2.3 做好電子歸檔工作

現(xiàn)階段，檔案管理工作基本上實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，有很多資料屬于電子版文檔，還有很多是影像資料、圖片，為了保證電子資料與紙質(zhì)文書資料的有效銜接與統(tǒng)一性，需要實現(xiàn)電子歸檔與紙質(zhì)文書歸檔管理的一體化。同時對電子文件與紙質(zhì)文件進行歸檔，這樣有利于平時對檔案的查閱與利用，同時也實現(xiàn)了檔案長期保存的目的。

2.4 提高文書檔案管理人員的素質(zhì)和水平

加強對文書檔案管理人員的培訓(xùn)工作，包括利用計算機收集、整理、保存、檢索、統(tǒng)計、編輯和利用信息能力，同時還加強了檔案管理人員對檔案管理知識和方法的學(xué)習，增強他們的責任意識，病鼓勵檔案管理人員在業(yè)余時間進行自主學(xué)習相關(guān)知識和提高相關(guān)能力，從而豐富他們的檔案管理知識，提高他們的檔案管理技能，從而提高檔案的質(zhì)量。

3.結(jié)束語

總而言之，婦幼保健文書檔案管理工作作為婦幼保健工作中的重要組成部分，針對其中管理制度，管理人員、檔案歸檔等方面存在的問題，需要完善管理制度，提高管理人員的能力，從而提高檔案的質(zhì)量與使用效率，促進保健工作的開展。

［1］ 董升華.分析婦幼保健文書檔案管理工作的缺陷及改進對策［J］.健康之路，2013，12(5):383 -384.

［2］ 葛成霞，張文春.淺議婦幼保健文書檔案管理工作的缺陷及改進對策［J］.中國保健營養(yǎng)(下旬刊)，2012，22(9):3493 -3493.