用友U8.72財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)管理操作常見問題解析

梁曉鳴 謝 鳴

用友U8.72財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)管理操作常見問題解析

梁曉鳴 謝 鳴

應(yīng)用型本科院校以培養(yǎng)應(yīng)用型的本科人才為目標(biāo)，在會(huì)計(jì)信息化的課程設(shè)置中加強(qiáng)實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)。本文以用友ERP-U8.72財(cái)務(wù)軟件為例，對(duì)系統(tǒng)管理中在教學(xué)和運(yùn)用過程中常見問題進(jìn)行總結(jié)和剖析，并提出建議。

用友U8.72；會(huì)計(jì)信息化；管理系統(tǒng)

應(yīng)用型本科院校為了培養(yǎng)應(yīng)用型的本科人才，在會(huì)計(jì)信息化的課程教學(xué)中以用友ERP-U8.72財(cái)務(wù)軟件作為課程的實(shí)訓(xùn)平臺(tái)。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的初始化是整個(gè)會(huì)計(jì)電算化工作的基礎(chǔ)，包括整個(gè)系統(tǒng)的初始化和賬務(wù)處理系統(tǒng)的初始化兩個(gè)方面，對(duì)日常的業(yè)務(wù)處理、出納管理、工資模塊等工作都會(huì)產(chǎn)生一定的影響。

一、操作員管理中分不清角色和用戶設(shè)置的先后順序

在用友財(cái)務(wù)軟件中，首先以系統(tǒng)管理員的身份新建賬套，建賬的首要工作是進(jìn)行崗位分工，也就是角色管理，在“系統(tǒng)管理”主界面中選擇“權(quán)限”菜單的“角色”。其次是要進(jìn)行用戶管理，也就是增加用戶，在“系統(tǒng)管理”主界面中選擇“權(quán)限”菜單的“用戶”。例如：實(shí)務(wù)中的崗位角色會(huì)計(jì)和出納，一個(gè)角色可以擁有多個(gè)用戶，一個(gè)單位的會(huì)計(jì)可以有多個(gè)人擔(dān)任；一個(gè)用戶也可以分屬多個(gè)角色，只要崗位不是不相容。在用友軟件中角色和用戶的編碼具有唯一性，只認(rèn)編碼不認(rèn)人，在設(shè)置用戶的時(shí)候，用戶歸屬于哪個(gè)角色，就會(huì)自動(dòng)分配給其該角色的權(quán)限。刪除角色時(shí)，如果角色下面有用戶正在使用，則不允許刪除。只有先將用戶刪除后才可進(jìn)行角色的刪除。

解決的方法和建議：①先分配工作崗位進(jìn)行角色管理，例如001、賬套主管；002、會(huì)計(jì)；003、出納。②增加用戶，并在已經(jīng)設(shè)置好的角色中選中相應(yīng)的選項(xiàng)。一般情況下，無(wú)論先設(shè)置角色或先設(shè)置用戶都是可以操作的，但如果是自動(dòng)傳遞權(quán)限，則應(yīng)該首先設(shè)置角色然后才能設(shè)置用戶。

二、用系統(tǒng)管理員身份登錄無(wú)法修改賬套

在用友財(cái)務(wù)軟件中，學(xué)生經(jīng)常在“修改賬套”環(huán)節(jié)遇到問題。當(dāng)系統(tǒng)管理員建好賬套后，發(fā)現(xiàn)之前所設(shè)置的企業(yè)相關(guān)信息需要修改。學(xué)生用系統(tǒng)管理員身份進(jìn)入系統(tǒng)管理界面，需要執(zhí)行“修改賬套”命令時(shí)，“修改”按鈕呈反白顯示，不允許用戶進(jìn)行修改。原因分析：是混淆了系統(tǒng)管理員和賬套主管的權(quán)限：①系統(tǒng)管理員不具備修改賬套的權(quán)限，其主要功能是負(fù)責(zé)整個(gè)系統(tǒng)的維護(hù)工作：包括新建賬套、引入賬套、輸出賬套，以及角色、用戶及其權(quán)限的設(shè)置。②賬套主管的功能是對(duì)已經(jīng)建好的、有管理權(quán)限的企業(yè)賬套進(jìn)行管理和修改賬套信息。只有賬套主管可以修改和管理其具有權(quán)限的賬套信息，系統(tǒng)管理員無(wú)權(quán)修改。

解決的方法和建議：①用賬套主管（Admin）的身份進(jìn)行注冊(cè)，選擇相應(yīng)的賬套進(jìn)入“系統(tǒng)管理”界面；②單擊“修改賬套”功能，根據(jù)提示對(duì)允許修改的相應(yīng)內(nèi)容進(jìn)行修改。最后單擊“完成”按鈕，確認(rèn)修改內(nèi)容。

三、執(zhí)行填制憑證功能時(shí)，系統(tǒng)提示“填制憑證時(shí)間超前或者滯后”

原因分析：①在用友財(cái)務(wù)軟件中，對(duì)系統(tǒng)日期的啟用有一定的要求，通常設(shè)為建賬的年初或某一月份的月初。由于在教學(xué)過程中，使用的是用友的教學(xué)版財(cái)務(wù)軟件，使用期限為三個(gè)月，教學(xué)上建議選擇某年的一月一號(hào)。但是每學(xué)期開學(xué)的時(shí)間是二、三月或是九月，如果學(xué)生在選擇啟用日期時(shí)按照系統(tǒng)默認(rèn)時(shí)間選擇月末啟用而不是月初啟用，導(dǎo)致用戶當(dāng)月輸入的所有憑證日期系統(tǒng)只默認(rèn)為啟用時(shí)間到當(dāng)月月末的最后一天，錄入其他時(shí)間時(shí)，系統(tǒng)提示出錯(cuò)信息“填制憑證時(shí)間超前或者滯后”。例如：假設(shè)建賬時(shí)間是“2014年9月25日”，輸入憑證的制單日期為“2014年9月1日”時(shí)，系統(tǒng)提示：“日期不能超前建賬時(shí)間”，此時(shí)，該憑證的制單時(shí)間只能選擇在“2014年9月25--9月30日”期間錄入。②另一種情況：在選擇啟用日期時(shí)按照企業(yè)信息資料時(shí)間選擇月初啟用，但計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)默認(rèn)時(shí)間沒有修改為與企業(yè)資料相符的時(shí)間，此時(shí)系統(tǒng)也會(huì)提示“填制憑證時(shí)間超前或者滯后”。

解決的方法和建議：①系統(tǒng)的啟用日期應(yīng)該謹(jǐn)慎的選擇和確定為某年的一月一號(hào)，由于建立賬套的時(shí)間建賬后無(wú)法修改，如果在企業(yè)平臺(tái)錄入憑證時(shí)才發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)時(shí)間錯(cuò)誤，就將無(wú)法錄入正確的時(shí)間。②如果是上述的第二種原因引起的憑證錄入時(shí)間錯(cuò)誤，直接在任務(wù)欄單擊“更改日期和時(shí)間設(shè)置”，將系統(tǒng)默認(rèn)的時(shí)間修改為企業(yè)基本信息資料所要求的時(shí)間即可。

四、基礎(chǔ)設(shè)置時(shí)，人員類別顯示“在職人員”，無(wú)法添加企業(yè)資料所要求人員類別

原因分析：在公共信息的基礎(chǔ)設(shè)置過程中，①設(shè)置部門檔案，在“企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)”窗口中，在這部門信息設(shè)置時(shí)，先將企業(yè)所要求設(shè)置的部門檔案信息設(shè)置好，每個(gè)部門的負(fù)責(zé)人先置空；②設(shè)置職員檔案時(shí)，沒有在“人員類別”下屬的“在職人員”中添加具體的人員類別，導(dǎo)致系統(tǒng)默認(rèn)為“在職人員”或“離退人員”。

解決的方法和建議：①設(shè)置部門檔案，每個(gè)部門的具體負(fù)責(zé)人先不錄，在錄完職員檔案后再次進(jìn)入部門檔案修改；②設(shè)置職員檔案，首先在“人員類別”中的“在職人員”窗口，選“增加”，雙擊打開“檔案名稱”窗口，其次根據(jù)企業(yè)資料的要求選擇“企業(yè)管理人員”、“車間管理人員”、“基本生產(chǎn)人員”、輔助生產(chǎn)人員等。這部分內(nèi)容如果出現(xiàn)錯(cuò)誤，將會(huì)影響在“工資模塊”中各類別人員工資公式的設(shè)置。

五、期初余額錄入，發(fā)現(xiàn)總賬余額自動(dòng)替換為正確余額的2倍

原因分析：①用友ERP-U8.72軟件中，期初余額錄入時(shí)會(huì)計(jì)科目的期初余額有三種情況：一是沒有二級(jí)科目和輔助核算的，系統(tǒng)顯示這一科目顏色是白色：二是有二級(jí)科目的，系統(tǒng)顯示這一科目顏色為灰色，只需錄入二級(jí)科目金額，上級(jí)科目由系統(tǒng)自動(dòng)匯總；三是有輔助核算的科目，系統(tǒng)顯示為黃色。②新增科目沒有設(shè)置輔助核算項(xiàng)目，在錄完總賬余額后才發(fā)現(xiàn)沒有設(shè)置輔助核算；③直接進(jìn)行該科目的輔助項(xiàng)設(shè)置，而沒有先將總賬余額刪除，此時(shí)系統(tǒng)將總賬余額自動(dòng)替換為正確余額的2倍，無(wú)法修改。

解決方法：①雙擊該科目的“期初余額”欄，打開“輔助期初余額”，左鍵單擊刪除“輔助期初余額”；②進(jìn)入“會(huì)計(jì)科目”窗口，把之前在會(huì)計(jì)科目中設(shè)置的輔助核算屬性去掉；③在“會(huì)計(jì)科目”的“期初余額”欄，把該科目的總賬余額刪除；④重新進(jìn)行會(huì)計(jì)科目的輔助核算設(shè)置，客戶往來(lái)、供應(yīng)商往來(lái)或項(xiàng)目核算；⑤雙擊該科目的“期初余額”欄，打開“輔助期初余額”，“增加”該科目的輔助核算明細(xì)余額，系統(tǒng)自動(dòng)生成該科目的總賬余額。

[1]王新玲,汪剛.會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)教程[M].北京:清華大學(xué)出版,2009．

[2]陳小紅.用友ERP-U8.72財(cái)務(wù)軟件財(cái)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用疑難解析[J].財(cái)會(huì)月刊,2010(12).64．

[3]曹小林.用友U8財(cái)務(wù)軟件教學(xué)常見問題解析[J].商業(yè)會(huì)計(jì)，2012（11）：113.

（作者單位：廣西大學(xué)行健文理學(xué)院、中共廣西壯族自治區(qū)委員會(huì)辦公廳）