信息化時代辦公室檔案管理工作的改革分析

摘 要：當前，信息化技術與應用快速發(fā)展，辦公室檔案管理工作也隨著時代的變化產(chǎn)生了巨大變革，更加注重于發(fā)揮其自身效用。在本文中，將分析在信息化時代背景下，辦公室檔案管理工作中存在的誤區(qū)，并基于此來探討在實際工作中應當采取哪些措施進行創(chuàng)新，以此推動檔案管理工作的改革。

關鍵詞：信息化時代;辦公室;檔案管理;改革創(chuàng)新

檔案管理工作是各級單位辦公室管理工作中的重要一環(huán)，而其自身也具有十分重要的價值及意義。通過對檔案工作形式創(chuàng)新，并充分發(fā)揮其效用，有利于單位內(nèi)部檔案管理扎實、快速發(fā)展。但在當前的實際工作中，傳統(tǒng)的辦公室管理模式已經(jīng)不再適于新時代的發(fā)展，為此急需對其進行改革與創(chuàng)新，提高其自身工作效率。

1 信息化時代辦公室檔案管理工作的誤區(qū)

當前，部分單位在信息化時代背景下進行的辦公室檔案管理，往往缺乏對信息技術的正確管理與運用，仍舊采用傳統(tǒng)的管理模式，缺乏理念的創(chuàng)新，導致工作效率以及工作質量難以得到提升。并且在進行檔案管理時，沒有對檔案價值進行深挖，使其功能難以得到有效發(fā)揮。同時，由于思想上缺乏重視，部分單位在進行辦公室檔案管理時，存有信息化服務平臺的搭建不及時、更新滯后的情況，使其功能應用沒有隨著技術的發(fā)展而得到進一步發(fā)揮，進而導致了信息化檔案管理平臺缺乏網(wǎng)絡安全保障，使其更容易受到來自計算機外網(wǎng)的病毒攻擊，造成檔案信息的損壞與丟失。除此之外，缺乏對檔案管理工作人員的專業(yè)培訓，沒有使其準確掌握與了解信息化技術，也是當前辦公室檔案管理工作中的最容易忽略的一個重要環(huán)節(jié)。而以上幾種誤區(qū)存在，最終會致使單位檔案的價值以及作用被忽略，檔案管理工作也難以發(fā)揮其效用。

2 信息化時代背景下辦公室檔案管理的改革措施

2.1 創(chuàng)新管理理念

在如今信息化的背景下，傳統(tǒng)的辦公室檔案管理理念，顯然已經(jīng)無法適應新時代的要求，因此想要實現(xiàn)對辦公室檔案管理的改革，就要清楚的注意到創(chuàng)新理念在此過程中所發(fā)揮的重要作用。在進行理念上的創(chuàng)新時，首先應該注重于對檔案管理人員的培養(yǎng)，使其在工作理念、工作方法、工作措施上轉變傳統(tǒng)的思維模式，適應信息化時代下的工作環(huán)境以及工作方式，實現(xiàn)對檔案管理人員率先在思想上進行創(chuàng)新和轉變。其次，要建立有效的管理機制，通過責任制推動檔案工作落實，強化檔案管理人員的責任意識，提升其對工作的重視程度，并以此為基礎，利用創(chuàng)新性思維對信息化檔案管理工作的相關細節(jié)進行優(yōu)化和提升。最后是對檔案管理團隊的創(chuàng)新性建設，而要做好此項工作，不僅要注重對高學歷、高素質檔案管理人才的吸收，也要促進老員工與青年員工之間的交流，使老員工在長期的檔案館管理工作中所累積的經(jīng)驗，能夠與青年員工的新思維、新技術相結合，從而構建一種更加高效、便捷，同時可以得到質量保證的創(chuàng)新型工作模式，促進檔案管理工作的改革與發(fā)展，并使其能夠隨著時代的變革，在方法、理念上不斷創(chuàng)新。

2.2 創(chuàng)新服務平臺

對服務平臺的創(chuàng)新，是在信息化時代的背景下，辦公室檔案管理改革工作中的重要環(huán)節(jié)。只有實現(xiàn)了對服務平臺的創(chuàng)新升級，才能夠確保其能夠隨著信息技術發(fā)展而不斷的優(yōu)化與完善。在傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作中，由于信息化技術尚未取得突破性的發(fā)展，使得傳統(tǒng)的信息化檔案管理服務平臺在使用的過程中往往受到一定的限制而難以展開。但如今信息技術的發(fā)展，使服務平臺所能承擔的任務以及職能得到了大幅的提升，使其想要實現(xiàn)對辦公室檔案管理工作的改革，就首先要做到對服務平臺的創(chuàng)新。例如，在通過信息化服務平臺對檔案進行管理，便可以利用對服務平臺進行功能上的創(chuàng)新，使其能夠在對信息資源進行整合的同時，利用大數(shù)據(jù)等先進的網(wǎng)絡信息技術，完成對相關檔案信息資源的分析對比，從而構建起更加高效的檔案管理結構。同時，服務平臺的創(chuàng)新，也能使相關檔案管理人員在對檔案信息進行調用時更加便捷，有利于提升整體檔案管理工作的效率。此外，檔案管理服務平臺的創(chuàng)新也越來越注重智能化、信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展，并在應用功能上不斷進行完善，以保障檔案管理工作效率以及質量。

2.3 加強網(wǎng)絡安全防護

在進入信息化時代后，信息化技術在提升了檔案管理工作效率的同時，也帶來了網(wǎng)絡安全隱患問題。在應用了信息化技術后，辦公室檔案管理中所涉及的各項檔案信息通常會被存儲到相應的信息化管理平臺中，而一旦信息平臺存在網(wǎng)絡安全漏洞，便會出現(xiàn)信息被不法分子利用、竊取的情況。為此，在信息化時代，辦公室檔案管理也要注重于對信息化網(wǎng)絡安全技術的提升。例如，在進行網(wǎng)絡安全管理時，可以通過對防火墻、安全檢測、殺毒軟件等網(wǎng)絡安全新技術的應用，保障信息化平臺的網(wǎng)絡安全，并建立與其相匹配的網(wǎng)絡檔案管理制度，提高檔案管理員的網(wǎng)絡安全和技術應用能力，做好檔案信息備份工作，以此來保障檔案數(shù)據(jù)安全。

3 結論

綜上所述，在進入到信息化時代后，辦公室檔案管理工作中仍然存在有一定的工作誤區(qū)。為此，在對其進行改革時，需要采取創(chuàng)新管理理念、創(chuàng)新服務平臺、加強網(wǎng)絡安全防護等措施，使辦公室檔案管理工作能夠適應信息化時代的發(fā)展需求，以此來使其自身的效用得到充分發(fā)揮。

參考文獻

[1]趙曉敏，徐國棟，都蕾.信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務，2019（15）：189.

[2]盧勁.信息化時代辦公室文書檔案管理工作改革和創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務，2019（12）：120.

作者簡介

陳昊（1989-），男，漢族，吉林省白山市，大學本科，助理館員，研究方向：檔案管理。