簡(jiǎn)析船務(wù)代理人在信函寫(xiě)作中存在的主要問(wèn)題及對(duì)策

外國(guó)船舶順利進(jìn)出我國(guó)港口裝卸貨物時(shí)都需要船務(wù)代理工作人員（以下簡(jiǎn)稱船務(wù)代理人）提供船務(wù)代理服務(wù)。船務(wù)代理人在船舶代理業(yè)務(wù)中必須要用英語(yǔ)與外國(guó)船舶的船長(zhǎng)、大副進(jìn)行口頭和書(shū)面上的溝通。在實(shí)務(wù)中，船務(wù)代理人所用的英語(yǔ)都統(tǒng)稱為船務(wù)代理英語(yǔ)（以下簡(jiǎn)稱船代英語(yǔ)）。船代英語(yǔ)僅用于船務(wù)代理行業(yè)，是屬于專門(mén)用途的英語(yǔ)，它最突出的特點(diǎn)是行業(yè)性強(qiáng)、詞匯跨學(xué)科性、常用縮寫(xiě)等。本文主要分析船務(wù)代理人在寫(xiě)信中如何正確運(yùn)用船代英語(yǔ)。

一、船長(zhǎng)與船務(wù)代理人一次往來(lái)信函的樣例

船代英語(yǔ)的語(yǔ)言特點(diǎn)和風(fēng)格可以在來(lái)自利比里亞MAGDALENE（瑪麗）號(hào)Morgun（摩根）船長(zhǎng)在船舶到達(dá)廣西防城港海域要求進(jìn)港停泊時(shí)給他的船務(wù)代理人Kevin（凱文）的來(lái)信以及Kevin（凱文）給Morgun（摩根）船長(zhǎng)的回信中體現(xiàn)。

（一）外輪船長(zhǎng)的來(lái)函

——Original Message ——（原始郵件）

From：“MAGDALENE” （發(fā)件人）

To：Kevin;; （收件人）

Sent： Thursday， September 29， 2011 12：14 AM（發(fā)送時(shí)間）

Subject： M/V Magdalene - NOR / Fangcheng（主題：瑪麗號(hào)在防城港就緒通知）

NOTICE ?OF READINESS（船舶裝卸就緒通知）

THIS IS TO NOTIFY THAT THE M/V "MAGDALENE" CALL SIGN A8VT3，F(xiàn)LAG LIBERIA，UNDER MY COMMAND， HAS ARRIVED AND DROPPED ANCHOR AT FANCHENG ANCHORAGE IN POSITION AT POSITION 108 E AT 21.45LT /1345 GMT ON 28SEP AND FROM THIS DAY/TIME IS IN ALL RESPECTS READY TO DISCHARGE HER INTENDED CARGO FO IRON ORE IN BULK ABOUT 147 349，716MT IN ACCORDANCE WITH THE RELEVANT CHARTER PARTY. AGENTS ARE KINDLY REQUESTED TO FORWARD THIS NOR TO ALL PARTIES CONCERNED.

BEST REGARDS，

CAPT. S. MORGUN

M/V “Magdalene”

（茲通知9月28日格林威治時(shí)間13：45，“MAGDALENE”號(hào)呼叫信息為A8VT3，利比亞船旗，在我的指揮下已到達(dá)并在防城港海域錨地拋錨，位置東經(jīng)108度北緯21.45度，從今天起“MAGDALENE”各方面已準(zhǔn)備妥當(dāng)，我輪可以按照有關(guān)的租船合同把147 349，716公噸的散裝鐵礦石卸到碼頭上。請(qǐng)船代把船舶裝卸就緒通知傳給相關(guān)的人員。祝好！瑪麗號(hào)摩根船長(zhǎng)）

（二）船務(wù)代理人的回函

——Original Message ——（原始郵件）

From： “kevin deng” （發(fā)件人）

To： <4425635011@stratosmobile.net >（收件人）

Cc： ; 2011 11：45 AM（抄送）

Subject： MV MV MAGDALENE-DOCS REQUIRED FOR ENTRY FORMALITIES

AT FANGCHENG（主題：瑪麗號(hào)進(jìn)防城港碼頭所需的文件）

DEAR CAPT：

WELL RECEIVED YR ETA MSG WITH THKS.FLWG MSG FOR YR REF：

1. FANGCHENG P/STN： N 2145， E 108 . USUAL WAITING AREA & PILOT BOARDING AREA： SAME AS ABOVE.PLS DROP ANCHOR NEAR THE POSITION ABOUT 3-4 SEAMILE IN THE SOUTH. 2. QUARANTINE YELLOW FLAG SHOULD BE FLOWN AT DAYTIME AND 3 QUARANTINE RED LIGHTS SHOULD BE TURN ON AT NIGHTIME UPON ARLVL. 3. LOCAL MSA IS VERY STRICT WITH PSC INSPECTION， PLS TAKE PRECAUTION. 4.PLS ADV PORT OF PROVISION TAKEN AND FRESH WATER TAKEN， ISSUED PORT/DATE OF SANITATION CONTROL CERT5. SOME DOCS BELOW R RQD FOR ENTRY FORMALITIES， PLS KDLY PREPARE WITH SIGNATURE AND ORI STAMP：

A. 8 COPIES OF CREW LIST; （ FULL NAME） BB）. 4 COPIES OF CREW'S EFFECTS; CC）. 4 COPIES OF SHIP'S STORES INDLG PROVISION LIST;DD）. 2 COPIES OF CERT OF REGISTRY;EE）. 2 COPIES OF INT'L TONNAGE CERT; ?FF）. 2 COPIES OF SHIP'S PARTICULARS REPORT;GG）. 2 COPIES OF LATEST OF PSC INSPECTION REPORT;HH）. 3 COPIES OF PORTS OF CALL LIST （SHOWING LAST 10 PORTS OF CALL， INDLG ARVL / DEPARTURE DATE， THE PORTS' SECURITY LEVEL FOR EACH PORT）;II）. LAST ORI PORT CLEARANCE; JJ）. PASSPORTS OR SEAMAN'S BOOKS;KK）. 2 COPIES OF SECURITY CERT;LL） 2 COPIES OF STOWAGE PLAN;PLS CONF YR REV THE LETTER.endprint

B.RGDS

KEVIN DENG AS AGENT

（尊敬的船長(zhǎng)：已收到瑪麗號(hào)預(yù)計(jì)到港的信息，感謝。下面信息供你參考：

1.防城港海域位置東經(jīng)108度北緯21.45度是船舶正常的等待海域及引水區(qū);與上次一樣，請(qǐng)?jiān)谠撐恢玫哪喜?到4海里的位置拋錨等待引水。2.白天要掛檢疫黃旗，晚上要開(kāi)3盞檢疫紅燈。3.防城港海事局對(duì)港口情況查得非常嚴(yán)，請(qǐng)?zhí)崆白龊脺?zhǔn)備;4.請(qǐng)告知船舶在港口將要補(bǔ)充的食物及必需品以及所要加的淡水，并出示上一個(gè)港口簽發(fā)的衛(wèi)生檢驗(yàn)證書(shū)。5.以下的文件是船舶進(jìn)港口辦手續(xù)需要的，請(qǐng)準(zhǔn)備好并簽名及蓋章包括：①船員名單復(fù)印件8份，船員姓名要全稱;②船員物品清單4份;③船舶物料包括食物及必需品清單4份;④船舶登記證明復(fù)印件2份;⑤國(guó)際船舶噸位證明復(fù)印件2份;⑥關(guān)于船舶特征的報(bào)告復(fù)印件2份;⑦在上一個(gè)港口檢查報(bào)告復(fù)印件2份;⑧掛靠港的清單3份，要列出船舶最近掛靠的10個(gè)港口名稱，以及進(jìn)出這些港口的日期，每個(gè)港口的安全級(jí)別;⑨最近的一個(gè)港口的清關(guān)證明;⑩船員護(hù)照或船員記錄;1111船舶安全證明2份;12船船積載計(jì)劃2份。請(qǐng)回復(fù)確認(rèn)您已收到此函。 祝好！Kevin代理。）

二、船務(wù)代理人在信函寫(xiě)作中存在的主要問(wèn)題

盡管船務(wù)代理人在受理外國(guó)船舶的船務(wù)代理工作期間，每天24小時(shí)都處于隨時(shí)接受船長(zhǎng)或大副指令的工作狀態(tài)，在寫(xiě)信中大量用詞匯的縮寫(xiě)的確給他們節(jié)省了很多時(shí)間，但是通過(guò)比較船務(wù)代理人的信函與外國(guó)船長(zhǎng)的信函，可見(jiàn)船長(zhǎng)的來(lái)信既通俗易懂又不失船代英語(yǔ)所具有的正式文體的風(fēng)格，而船務(wù)代理人的信函存在一些比較突出的問(wèn)題如下：

（一）過(guò)多使用縮寫(xiě)形式并自編縮略詞

由上面的信函可見(jiàn)，船務(wù)代理人在英語(yǔ)寫(xiě)信中除全部用大寫(xiě)之外，大量使用詞匯的縮寫(xiě)是最突出的問(wèn)題;另一個(gè)問(wèn)題是，信函中出現(xiàn)的一些縮寫(xiě)詞不是國(guó)際公認(rèn)及通用的，例如POSITION（位置）、SUBJECT（標(biāo)題）、LONGITUDE（經(jīng)度）、CONFIRM（確認(rèn)）、REQUIRED（需要）、ORIGIANL（原件）等詞不能分別自編縮寫(xiě)為P/S、SUBJ、LT、CONF、RQD和ORI的形式，這樣會(huì)給收件人或其他閱讀信函的人在理解信函內(nèi)容上帶來(lái)很大的困難，這點(diǎn)說(shuō)明了船務(wù)代理人對(duì)外經(jīng)貿(mào)英語(yǔ)書(shū)面表達(dá)中對(duì)外經(jīng)貿(mào)英語(yǔ)縮寫(xiě)的運(yùn)用原則應(yīng)該不是很清楚，否則在寫(xiě)信中就不會(huì)出現(xiàn)這種自編詞匯的縮略式。按照國(guó)際慣例，涉外經(jīng)貿(mào)行業(yè)的英語(yǔ)函電中專業(yè)術(shù)語(yǔ)是可以用其縮寫(xiě)形式，但所用的縮寫(xiě)必須是國(guó)際公認(rèn)的并且行業(yè)中最常見(jiàn)常用的，保證收信人或者行業(yè)相關(guān)的人都能看懂，而且并不是每個(gè)英語(yǔ)單詞或短語(yǔ)都能用縮略式來(lái)表示，如果這樣就很容易引起別人的費(fèi)解、誤解甚至不解。例如信函中的MOTOR VESSEL（船舶），METRIC TON（公噸），CERTIFICATION（證書(shū)、證明），ADVISE（通知、告知），INCLUDING（包括）等詞國(guó)際通用的縮寫(xiě)分別為M/V，M/T，CERT，ADV，INDLG .

（二）句法結(jié)構(gòu)不嚴(yán)謹(jǐn)，語(yǔ)言表達(dá)不夠精確

船代英語(yǔ)信函的語(yǔ)法問(wèn)題比較突出，表現(xiàn)為有時(shí)候句子結(jié)構(gòu)省略主語(yǔ)，有點(diǎn)類(lèi)似電報(bào)電傳的格式如：WELL RECEIVED YR ETA MSG WITH THKS.FLWG MSG FOR YR REF.（已收到瑪麗號(hào)預(yù)計(jì)到港的信息，感謝。下面信息供你參考）。有時(shí)候句子特別長(zhǎng)，如船長(zhǎng)的來(lái)函一句話就是一個(gè)段落;有時(shí)候船務(wù)代理人把曾經(jīng)與收件人提過(guò)的事物省略而致使結(jié)構(gòu)很不完整，如信函中句子FANGCHENG P/STN： N 2145， E 108 . USUAL WAITING AREA & PILOT BOARDING AREA： SAME AS ABOVE.（防城港海域位置東經(jīng)108度北緯21.45度是船舶正常的等待海域及引水區(qū);與上次一樣）。如果不是與信函有關(guān)的當(dāng)事人或者該行業(yè)的其他從業(yè)者，有可能看不明白這個(gè)句子的意思。由此可見(jiàn)，船務(wù)代理人在業(yè)務(wù)信函寫(xiě)作中，沒(méi)有很好地去考慮所寫(xiě)的句子在結(jié)構(gòu)上、語(yǔ)言表達(dá)方面是否符合英語(yǔ)語(yǔ)法。

（三）英語(yǔ)聽(tīng)力水平以及書(shū)面表達(dá)能力較差

船務(wù)代理公司一般對(duì)船代這個(gè)工作崗位的從業(yè)者都有英語(yǔ)上的要求，一般都要求船務(wù)代理人不僅要熟悉國(guó)際貿(mào)易操作流程以及貨運(yùn)代理的操作，而且英語(yǔ)聽(tīng)力和書(shū)面表達(dá)都要比較好，畢竟船務(wù)代理人的工作既要用英語(yǔ)與船長(zhǎng)或大副進(jìn)行口頭或書(shū)面上的溝通，也要接觸船舶所要裝或要卸的進(jìn)出口貨物有關(guān)事情或相關(guān)的單據(jù)如信用證、銷(xiāo)售合同、匯票等。2014年5月，作者到廣西防城港一些船務(wù)代理公司如金橋國(guó)際船舶代理有限公司、廣西外運(yùn)公司防城港分公司、防城港港務(wù)集團(tuán)、中環(huán)球國(guó)際船舶代理有限公司等公司進(jìn)行調(diào)研后發(fā)現(xiàn)，目前我們船務(wù)代理人在英語(yǔ)聽(tīng)力及書(shū)面表達(dá)方式上還存有諸多的不足，原因是有一些船務(wù)代理人在大學(xué)里主修英語(yǔ)專業(yè)的，英語(yǔ)聽(tīng)說(shuō)基本上沒(méi)有問(wèn)題，但在國(guó)際貿(mào)易、國(guó)際物流等業(yè)務(wù)方面的知識(shí)是非常薄弱的;有一些船務(wù)代理人在大學(xué)如果主修國(guó)際貿(mào)易或運(yùn)輸專業(yè)的，業(yè)務(wù)知識(shí)是很好很熟練，但英語(yǔ)聽(tīng)說(shuō)讀寫(xiě)運(yùn)用能力卻很差。由于很多英語(yǔ)聽(tīng)說(shuō)讀譯流利的大學(xué)生畢業(yè)后怕辛苦而不愿意到港口碼頭從事船務(wù)代理的工作，因此船務(wù)代理人中大部分是非英語(yǔ)專業(yè)的，或者有一些是擔(dān)任了幾年的貨運(yùn)代理工作之后改換崗位從事船務(wù)代理的，為此幾乎在船務(wù)代理企業(yè)工作的船務(wù)代理人都需要經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)時(shí)間（一般3年以上）的從業(yè)鍛煉，英語(yǔ)日常的表達(dá)才比較流利，但書(shū)面表達(dá)方面如果涉及英語(yǔ)基礎(chǔ)知識(shí)上，用詞用句問(wèn)題就出來(lái)了;而有一些英語(yǔ)專業(yè)畢業(yè)的船務(wù)代理人，英語(yǔ)聽(tīng)說(shuō)讀寫(xiě)是沒(méi)有很大的障礙，但他們的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)比較差，對(duì)一些習(xí)慣的表達(dá)、專業(yè)術(shù)語(yǔ)的理解不到位?？傊?，目前我國(guó)船務(wù)代理人員的英語(yǔ)水平以及業(yè)務(wù)能力參差不齊，這制約了我國(guó)國(guó)際船舶代理業(yè)的發(fā)展。

三、提高船代英語(yǔ)信函寫(xiě)作的對(duì)策

隨著我國(guó)國(guó)際貿(mào)易的發(fā)展，進(jìn)出我國(guó)港口的運(yùn)載貨物的外國(guó)船舶也越來(lái)越多，承擔(dān)外國(guó)船舶進(jìn)出我國(guó)港口并完成貨物裝載手續(xù)工作的船務(wù)代理人，在工作中掌握必要的寫(xiě)作技巧將非常重要。作者根據(jù)從業(yè)經(jīng)驗(yàn)及近年來(lái)到企業(yè)調(diào)研結(jié)果并結(jié)合船務(wù)代理人在信函寫(xiě)作中存在的主要問(wèn)題，從行業(yè)的角度對(duì)如何寫(xiě)好船代英語(yǔ)信函提出了下面幾點(diǎn)建議。endprint

（一）按照國(guó)際慣例正確使用縮寫(xiě)詞

船務(wù)代理信函與其它外經(jīng)貿(mào)類(lèi)的業(yè)務(wù)信函例如外貿(mào)英語(yǔ)函電和國(guó)際貨運(yùn)代理信函一樣，在信中出現(xiàn)單詞或?qū)I(yè)術(shù)語(yǔ)的縮寫(xiě)是可以的，但是，我們?cè)谑褂每s略詞時(shí)一定要清楚兩個(gè)原則：第一，要使用國(guó)際公認(rèn)通用的縮寫(xiě)，不能自編某些單詞的縮略式例如CONFIRM（確認(rèn)），RECEIVED（收到），MESSAGES國(guó)際公認(rèn)的縮略式分別是：CFM，RCVD，MSGS而不是CONF，RCV，MSG;第二，寫(xiě)作中適當(dāng)穿插使用縮略詞。在一個(gè)句子、一段話甚至一封信中如果大量地使用縮略詞，會(huì)給信函閱讀者帶來(lái)理解上的困難甚至不解，除非他一直都是信函的收件人。船務(wù)代理人在寫(xiě)作中把握好使用縮寫(xiě)詞的度可以讓信函不僅通俗易懂，更突顯它特獨(dú)的專業(yè)英語(yǔ)的魅力和展示了發(fā)函人在實(shí)務(wù)中運(yùn)用專業(yè)英語(yǔ)的能力。

（二）直譯專業(yè)術(shù)語(yǔ)

在實(shí)務(wù)中，專業(yè)術(shù)語(yǔ)的英漢互譯一般采用直接翻譯的方法，例如：進(jìn)港手續(xù)、船員名單、拋錨、安全證明等直接譯成英語(yǔ)分別是：ENTRY FORMALITIES、CREW LIST、DROP ANCHOR、SECURITY CERTIFICATE;專業(yè)術(shù)語(yǔ)INSPECTION REPORT、SEAMAN'S BOOKS、CREWS EFFECTS、STORAGE PLAN等可直接分別譯成檢驗(yàn)報(bào)告、船員手冊(cè)、船員物品、積載計(jì)劃。船代英語(yǔ)雖然涉及到商流和物流領(lǐng)域，但對(duì)它涉及的專業(yè)術(shù)語(yǔ)的翻譯不能用意譯，只需按照每個(gè)單詞的字面意思用直接翻譯的方法來(lái)譯。這種直接翻譯的方式譯出來(lái)的專業(yè)術(shù)語(yǔ)可能讓一些讀者感覺(jué)貌似中國(guó)式的英語(yǔ)，但實(shí)際上，對(duì)船代英語(yǔ)詞匯或?qū)I(yè)術(shù)語(yǔ)的翻譯就如同科技英語(yǔ)一樣，用直接翻譯的方法即按照每個(gè)單詞所表達(dá)的意思逐字逐句進(jìn)行英漢互譯。

（三）聯(lián)系實(shí)務(wù)并遵從行業(yè)習(xí)慣選用句子

船代英語(yǔ)屬于行業(yè)英語(yǔ)，所用的詞匯及句子專業(yè)性非常強(qiáng)。一些在普通英語(yǔ)里出現(xiàn)的單詞，如果在船代英語(yǔ)里出現(xiàn)，意思完全改變。例如信函中的FRESH WATER，PROVISION，STRORES LIST，EFFECTS，CALL，PILOT在普通英語(yǔ)里分別表示新鮮的水、條款、商店的目錄、效果、打電話、飛行員;在船代英語(yǔ)里分別表示：淡水、食物、物料清單、物品、掛靠、引水或引水員。對(duì)船代英語(yǔ)的理解必須聯(lián)系操作實(shí)務(wù)，否則將產(chǎn)生誤解或者不解，例如句子：FROM THIS DAY/TIME IS IN ALL RESPECTS READY TO DISCHARGE HER INTENDED CARGO FO IRON ORE IN BULK ABOUT 147 349，716MT IN ACCORDANCE WITH THE RELEVANT CHARTER PARTY.要結(jié)合實(shí)務(wù)理解為：從今天起"MAGDALENE"各方面已各方面已準(zhǔn)備妥當(dāng)，可以按照有關(guān)的租船合同把147 349，716公噸的散裝鐵礦石卸到碼頭上。

（四）信函結(jié)構(gòu)要用正式文體格式并要注意措辭禮貌

船代英語(yǔ)信函所傳遞的信息客觀性強(qiáng)，幾乎不帶主觀色彩。因此，在操作中，為了突出信息的客觀性和重要性，在船代英語(yǔ)信函寫(xiě)作中要以祈使句或者一般現(xiàn)在時(shí)的被動(dòng)語(yǔ)態(tài)為主，并且注意在寫(xiě)作時(shí)，如果需要用兩個(gè)詞來(lái)傳遞信息就不要用一個(gè)詞，如果需要用一句話來(lái)說(shuō)明事情的來(lái)龍去脈時(shí)就不能用一個(gè)短語(yǔ)。寫(xiě)信時(shí)一定做到句子的結(jié)構(gòu)要緊湊、表達(dá)要嚴(yán)密、邏輯性要強(qiáng)，這才符合船代英語(yǔ)文體的要求。例如：AGENTS ARE KINDLY REQUESTED TO FORWARD THIS NOR TO ALL PARTIES CONCERNED. （請(qǐng)船代把船舶裝卸就緒通知傳給相關(guān)的人員。） 另外，船代英語(yǔ)信函是涉外經(jīng)貿(mào)類(lèi)的信函，在寫(xiě)作時(shí)要經(jīng)常用 “PLEASE”（請(qǐng)）， “KINDLY”（善意地） ， “BEST REGARDS（最好）....” 等詞表示禮貌。一封用詞禮貌又專業(yè)的信函不僅會(huì)給外輪船長(zhǎng)留下良好的印象，給雙方創(chuàng)造良好的交流氛圍，而且也體現(xiàn)了發(fā)函的船務(wù)代理人的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，有利于樹(shù)立公司良好的形象，有助于留住老客戶，吸引新客戶，提升公司在同行中的競(jìng)爭(zhēng)力。

（五）要熟悉國(guó)際貿(mào)易的業(yè)務(wù)操作并且多聽(tīng)多閱讀涉外經(jīng)貿(mào)類(lèi)的英語(yǔ)

國(guó)際船舶代理業(yè)務(wù)涉及國(guó)際貿(mào)易、國(guó)際運(yùn)輸、現(xiàn)代物流、信息技術(shù)、金融保險(xiǎn)和商貿(mào)法律等知識(shí)。當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，我國(guó)船舶代理企業(yè)之間競(jìng)爭(zhēng)日益劇烈，企業(yè)能否在競(jìng)爭(zhēng)中取得長(zhǎng)足的發(fā)展取決船務(wù)代理從業(yè)人員的英語(yǔ)專業(yè)水平、基本素質(zhì)和貿(mào)易和物流方面業(yè)務(wù)知識(shí)經(jīng)驗(yàn)水平。因此，船務(wù)代理人要堅(jiān)持每天閱讀一些有影響力的英語(yǔ)報(bào)紙和雜志例如《China Daily》、《Readers Digest》，每天堅(jiān)持聽(tīng)恒星英語(yǔ)學(xué)習(xí)網(wǎng)提供的BBC，VOA或CNN外國(guó)電臺(tái)節(jié)目以及我國(guó)中央電視臺(tái)第9臺(tái)的英語(yǔ)節(jié)目，用心去識(shí)記工作中接觸過(guò)的關(guān)于國(guó)際貿(mào)易和國(guó)際貨代中常用的專業(yè)術(shù)語(yǔ)、習(xí)慣表達(dá)，工作中認(rèn)真去熟悉國(guó)際貿(mào)易和國(guó)際貨代的操作流程，只有這樣才能有效地提高英語(yǔ)聽(tīng)說(shuō)讀寫(xiě)譯的能力和業(yè)務(wù)水平，才能為外國(guó)船舶提供優(yōu)質(zhì)的高效率的船務(wù)代理服務(wù)，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)的強(qiáng)勢(shì)發(fā)展。

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