學術期刊出版時效管理的個例實踐

伊 蘭

學術期刊出版時效管理的個例實踐

伊 蘭

[摘 要]以《氣象學報》中、英文版的出版時效管理為例，通過對稿件運動過程各階段時滯特點進行分析，采取了八條措施，有效縮短了學報稿件的審稿、待刊和刊發(fā)時滯，加快了科研成果的出版和傳播，并結合最新國際數(shù)字出版技術，提出做好時效管理的進一步設想。

[關鍵詞]出版時滯；時效管理；退稿率；預出版；數(shù)字化

[作 者]伊蘭，《氣象學報》中、英文版編輯部。

科技期刊登載的學術創(chuàng)新成果能否得到專業(yè)領域同行的及時確認，能否獲得學術競爭的優(yōu)先權，與期刊的出版時滯長短密切相關?？萍计诳某霭鏁r滯是指從刊物收到稿件日期到文章刊出日期的間隔。結合《氣象學報》中、英文版的業(yè)務工作流程，我們將出版時滯劃分為三個階段：一是審稿時滯，指從收到稿件到稿件錄用日期之間的時間間隔；二是待刊時滯，指從稿件錄用到稿件進入編校流程之間的間隔；三是刊發(fā)/編校時滯，指從稿件進入編校流程至文章正式在紙版刊物刊出之間的間隔。對審稿、待刊、編校三個階段進行有效的時間和效率管理，就能控制和縮短期刊的整體出版時滯，提高出版工作效率。

在當今信息爆炸的時代，學術期刊的時效管理非常重要。期刊若能以最快的速度傳播學術成果和研究動態(tài)，就會在學界和社會獲得最早的反響和討論，會引領相關專業(yè)人員在該領域的研究向深度發(fā)展，體現(xiàn)該成果的學術價值和實效價值。與此同時，加快稿件信息傳播速度，對期刊文章的轉摘率、他引和被引等引用率都有積極影響，其結果會擴大期刊影響，吸引好稿件投向刊物，最終帶來傳播速度與期刊質量提升的良性循環(huán)?？梢哉f，在保證審稿質量的前提下，期刊的出版時滯越短，期刊的活力就越大，影響力也就越大。為此，我們提出了“以質量為核心，以速度為命脈”的辦刊原則，并對原有工作流程進行了一系列的調整和改革。

一、出版時效管理的具體措施

（一）優(yōu)化審稿流程、調動編委辦刊積極性

在編輯部預審環(huán)節(jié)邀請常務編委參與預審，對稿件進行二次預審，提高了初選稿質量，節(jié)省了審稿資源，縮短了稿件平均審理周期即審稿時滯?！稓庀髮W報》中文版復審結束后的稿件，不必等待進入每年兩次的編委會集體評議，視專家初、復審意見和退修情況，由每月一次的編輯部例會討論確定，提前送常務編委進行終審；初、復審已有常務編委參與并給出肯定意見的，可不必終審，直接錄用。另外，《氣象學報》英文版與國際審稿模式接軌，實行責任編委制，由科學家全程負責英文稿件的送審，可直接做出退稿和錄用決定。對審稿流程的優(yōu)化措施如下：邀請常務編委參加預審和提前終審，由科學家擔任送審編輯，使得稿件的話語權更多更早地交給了編委，在稿件源頭處就有效過濾了低質稿件，調動了科學家辦刊的積極性，縮短了審稿時滯。

（二）嚴格控制預審退稿率、做好源頭把關

在編輯部人力資源固定的情況下，編輯部的出刊能力或說刊物可刊載論文數(shù)是固定的。由于外審退稿率不受編輯部控制，基本可視為常數(shù)。如果投稿量增加，要有效地控制論文發(fā)表周期，編輯部就要想辦法控制預審退稿率，即花大力氣做好稿件的源頭把關工作。除了邀請常務編委參加預審這一措施之外，編輯部專職副主編投入大量精力和時間進行快速的稿件預審，對稿件進行邏輯性審讀，增加對參考文獻引用質量的評估，推行結構化摘要和結構化引言，對稿件創(chuàng)新性做出明確要求。把稿件按質量分成低、中、高三檔，低檔稿件3天之內退稿，中檔稿件送常務編委預審，高質量稿件直接送外審。這一措施使得期刊審稿專家資源有的放矢，集中到較高質量稿件的審理和完善上，專家審稿的興趣提高，返回意見較之前加快，縮短了審稿時滯。

（三）明確時間節(jié)點和時限要求、建立有序工作流程

對專職副主編和常務編委預審的時間規(guī)定為10個工作日，并制定了詳細和明確的稿件預審流程。對預審通過的稿件，其初審和復審的時間規(guī)定是最長不超過2個月，20天開始催審，之后每10天催審一次，共催審5次；期間編輯可視情況增加審稿人；2個月期滿仍未有任何音訊的審稿人將被撤換。對常務編委（或編委）終審的時間要求是2周之內。對稿件錄用后作者進行格式修改的時間規(guī)定是1周以內。在編校階段，對期編校責編設立目標出刊日期，調整忙季9月至次年2月和閑季5—7月的編校節(jié)奏，將刊發(fā)時滯控制在3個月以內。對這些時間節(jié)點的

梳理和對相關時限的公開合理的要求，使得編輯、編委及作者對各自的任務節(jié)點和時限心中有數(shù)，大家協(xié)同努力，建立了以出版時滯最短為目標的有序工作流程。

（四）建立月工作例會制度、量化工作績效

要求每位送審編輯制作送審統(tǒng)計表，要求期責編制定編校進展表，對送審和編校工作進行量化，每月月底更新，在月例會上滾動公布稿件送審數(shù)量和進程以及編校進程，表揚送審效率高和出刊效率高的編輯。對超過60天仍在初審狀態(tài)的稿件單獨列出，并在例會上集體討論，找到稿件拖審不歸的原因和妥善的解決辦法。通過編校進展表進行編校流程的量化調控。對年內各期次出刊期間的節(jié)假日進行規(guī)避，并協(xié)調與排版印刷公司的時間安排，“擠出”刊發(fā)提前量。指定專人負責審稿流程和編校流程之間的銜接環(huán)節(jié)，并對銜接環(huán)節(jié)的工作進行細化，使稿件無障礙流通。定期召開工作例會，使得送審編輯和編校編輯產生工作競賽意識，審稿時滯和刊發(fā)時滯顯著縮短。

（五）進行網上預出版、縮短待刊時滯

以一篇出版時滯是1年的稿件為例，對稿件運動過程各階段進行時滯分析，發(fā)現(xiàn)稿件的審稿時滯通常是3—5個月（少數(shù)多次修改、久修不回的稿件除外），刊發(fā)時滯（編輯+校對+印刷）是3個月以內，錄用后待刊狀態(tài)則占用了剩余4—6個月，即出版時滯（1年）=審稿時滯（3—5個月）+待刊時滯（4—6個月）+刊發(fā)時滯（3個月），待刊時滯成了出版時滯的一個重要組成。待刊階段的稿件處于完全的靜止和隔離狀態(tài)，待刊時滯作為一種時間投入沒有對稿件質量產生正的效益貢獻，反而造成稿件信息傳播的延誤，應該盡量縮短。

很多國際期刊都采用了在線預出版的方式，將待刊稿件發(fā)布在刊物的網頁上及時傳播，避免待刊時滯產生的負面影響?！稓庀髮W報》中、英文版安排專人對錄用稿件進行粗排版，并在錄用后2周左右上網發(fā)布。我們隨機抽取一些稿件，對預出版效果進行跟蹤，發(fā)現(xiàn)預出版上網后20天左右文章的點擊量和下載量已接近或達到正式出刊文章網上發(fā)布2個月左右的點擊量和下載量。這一措施，解決了編輯部人力不足導致的待刊時滯過長的問題，加快了期刊學術成果的傳播。

（六）制定稿件格式標準、減少重復勞動

編輯應承擔促進學術論文發(fā)育和成熟及培養(yǎng)年輕作者的任務。對稿件中重復出現(xiàn)的錯誤進行歸納總結，制定稿件模板，并用注釋和清單方式列出作者需要格外注意的格式規(guī)范細節(jié)，要求作者在提交最終修改稿時對照模板注釋和格式清單進行自查，并對清單進行逐條回復。自查清單除對字體、公式、物理量單位寫法等做出明確規(guī)定外，還對結構化摘要的4要素和結構化引言進行具體要求，對參考文獻格式和圖形精度提出具體要求，對內容的一致性（如結論中的定量和定性結果是否和正文及摘要中的一致）提出要求。安排專人對作者返回的自查清單和最終格式修改稿進行檢查，對圖形質量進行檢查，對彩圖出版進行確認，避免編校階段后期彩圖改黑白造成的時間延誤。這些措施大大減少了編輯的重復勞動，提高了編校工作效率，縮短了刊發(fā)時滯。

（七）強化編校重點、發(fā)揮人員結構特長

建立和落實“期編校責編制”，由期責編負責管理期刊的刊發(fā)時滯，負責與作者就本期稿件編校問題進行溝通，并負責與排版公司進行溝通。另外，融合外力，將圖形精度檢查、參考文獻核對、預出版文章上網、現(xiàn)刊文章上網等瑣碎事務性工作外包，讓期責編和跟班編輯有更多精力、更專注于需要專業(yè)背景知識的編輯加工工作。同時，舉辦國外刊物最新高引用文章點評會和編校經驗交流會，以老帶新，優(yōu)勢互補，拓寬知識面，帶動提高編輯部的整體業(yè)務素質；密切跟蹤本學科國際最新學術和出版動態(tài)，提高編輯出版業(yè)務能力，提升編輯響應出版時滯要求的緊迫感和自覺性。這些措施也間接幫助縮短了刊發(fā)時滯。

（八）加強數(shù)字化建設、提高工作效率

刊物的數(shù)字化程度與期刊出版時滯關系密切。日新月異的計算機和信息技術為稿件送審、文章編排和印制出版提供了巨大便利，為編輯工作的各個環(huán)節(jié)節(jié)約了時間?！稓庀髮W報》中、英文版建有獨立網站和互聯(lián)網域名，購置了用于采編系統(tǒng)和刊物網站的專用服務器，加強了系統(tǒng)的穩(wěn)定性和遠程文件的可獲取性，期刊送審稿全程電子化，提高了審稿效率。網刊實時發(fā)布，開放獲取（OA）。網上電子版先于紙版一周左右刊出。網站提供文章定制（RSS）、郵件訂閱（Email-Alert）、稿件評分等功能，錄用文章提前3—6個月在線預出版?！稓庀髮W報（英文版）》采用Scholar One Manuscripts稿件處理系統(tǒng)，系統(tǒng)具備國際化的用戶界面，采用審稿人定位服務，稿件在線處理平臺達到國際先進水平。這些都間接幫助縮短了期刊的出版時滯，提高了期刊的出版時效。

二、進一步提高出版時效的設想

在數(shù)字出版和行業(yè)轉型的大形勢下，在國際期刊出版商對中國科技期刊虎視眈眈、搶占資源的激烈競爭氛圍里，中國科技期刊必須學習國外先進經驗，在出版時效管理上下功夫，提高期刊出版時效，讓中國期刊更快地走上國際舞臺。

（一）學習國外期刊管理模式，進行“篇出版”

國際期刊出版正在向“在線出版”轉型。在這種模式下，發(fā)表先于印刷，“篇出版”基本代替了“期出版”。篇出版可以大幅縮短待刊時滯，很多高影響國際刊物已經使用了這個出版流程。每篇稿件錄用后即可進入編校加工，而不必等待本期其他稿件全部錄用后才開始編輯；加工好的文章依次進入網上虛擬刊期進行在線發(fā)表，隨好隨發(fā)；虛擬刊期的文章在線收齊后，再做紙質印刷出版。國內目前還少有這樣的出版模式?！捌?/p>

編”需要有更嚴格的時間觀念和大局意識，編輯部需要更細致的分工合作，才能使“篇出版”模式順利實施。

（二）挖掘新技術，完善數(shù)字出版平臺，提升期刊信息和服務績效

提升期刊出版時效，還要學習和借鑒國外主流科技期刊的數(shù)字出版平臺建設特點。比如，美國斯坦福大學圖書館開發(fā)的High Wire出版平臺提供基于XML的原稿提交、跟蹤、審查和出版的系統(tǒng)，文章從投稿到出版一站式服務，快捷迅速。英國皇家物理學會出版社的在線出版平臺IOPscience提供文章檢索與導航功能、期刊主頁系統(tǒng)功能等四大模塊，使數(shù)字出版的效率發(fā)揮到極致，為學者更快更高效地獲得所需信息提供了很大便利。另外，美國數(shù)字出版技術與服務提供商Pub Factory采用流線式的設計系統(tǒng)，短短的10個工作日內即可在線發(fā)布產品。他山之石可以攻玉，根據(jù)目前刊物水平，可以嘗試采用XML排版，開啟數(shù)字出版平臺建設的第一步。

三、結語

在對與期刊相關的運作關系有所了解的基礎上，通過對期刊稿件運動過程各階段時滯特點的分析探索，規(guī)劃設計出一個通暢的審稿和編校出版流程，并對稿件運動環(huán)節(jié)進行無障礙處理，對相關環(huán)節(jié)的時滯進行較為精確和適度的控制，切合本刊實際，采取了8條措施，有效縮短了審稿、待刊和刊發(fā)時滯，實現(xiàn)了對期刊出版時滯的有效管理。

2014年，《氣象學報》中、英文版的審稿時滯縮短至3—5個月，中文版出版時滯為317天，較2012年減少307天，英文版出版時滯為250天，較2012年減少130天。我們將進一步總結經驗，結合國內特有的辦刊環(huán)境，學習國際一流刊物的出版管理經驗和先進的數(shù)字出版平臺建設經驗，不斷創(chuàng)新，爭取在學術期刊的出版時效管理和實踐上更進一步。

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