信息技術(shù)在標(biāo)準(zhǔn)資料管理中的應(yīng)用

鐘琛琛 歐陽平 孫文文

（中航工業(yè)洪都，江西 南昌 330024）

信息技術(shù)在標(biāo)準(zhǔn)資料管理中的應(yīng)用

鐘琛琛 歐陽平 孫文文

（中航工業(yè)洪都，江西 南昌 330024）

從控制標(biāo)準(zhǔn)有效性入手，通過描述傳統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)資料管理模式下產(chǎn)生的問題，提出采用信息化手段進行標(biāo)準(zhǔn)資料管理，并詳細(xì)闡述了信息化手段管理標(biāo)準(zhǔn)資料的步驟及方法。

標(biāo)準(zhǔn)資料管理；有效性；信息化

標(biāo)準(zhǔn)化是為了在一定范圍內(nèi)獲得最佳秩序，對現(xiàn)實問題或潛在問題制定共同使用和重復(fù)使用的條款的活動。其中，活動主要包括編制、發(fā)布和實施標(biāo)準(zhǔn)的過程。而標(biāo)準(zhǔn)是為了在一定的范圍內(nèi)獲得最佳秩序，經(jīng)協(xié)商一致制定并由公認(rèn)機構(gòu)批準(zhǔn)，共同使用的和重復(fù)使用的一種規(guī)范性文件。在標(biāo)準(zhǔn)化工作中，標(biāo)準(zhǔn)資料的作用是毋庸置疑的。例如為研制生產(chǎn)及時提供先進實用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，提高開發(fā)產(chǎn)品的技術(shù)水平和在國內(nèi)外市場上的競爭能力；為生產(chǎn)現(xiàn)場提供有效標(biāo)準(zhǔn)，確保標(biāo)準(zhǔn)的切實貫徹、生產(chǎn)組織的有序進行及產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定可靠等等。因此如何將這些標(biāo)準(zhǔn)資料有效地管理起來，防止誤用錯用標(biāo)準(zhǔn)資料，充分發(fā)揮標(biāo)準(zhǔn)資料在研制生產(chǎn)中的積極作用，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)資料自身應(yīng)有的價值，是企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作的一項重要任務(wù)。

1 傳統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)資料管理模式

一般標(biāo)準(zhǔn)資料的使用是以紙質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)為主。以國內(nèi)某大型企業(yè)為例，標(biāo)準(zhǔn)化部門負(fù)責(zé)歸口管理全企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)督工作場所使用的標(biāo)準(zhǔn)資料現(xiàn)行有效，督促各部門將紙質(zhì)作廢標(biāo)準(zhǔn)及時撤離現(xiàn)場；每個部門均設(shè)有資料室，存放本部門曾經(jīng)使用或正在使用的標(biāo)準(zhǔn)資料，確保工作場所使用的標(biāo)準(zhǔn)資料現(xiàn)行有效，廢止的標(biāo)準(zhǔn)隔離保管。

當(dāng)需要使用新標(biāo)準(zhǔn)時，通常是由標(biāo)準(zhǔn)使用部門提出申請，標(biāo)準(zhǔn)主管負(fù)責(zé)核對該標(biāo)準(zhǔn)的有效性并在企業(yè)內(nèi)發(fā)布，采用在紙質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)上加蓋受控印記的方式確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)有效受控，并將受控后的紙質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)分發(fā)至相關(guān)部門，之后方可在工作中使用。當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)有新版替代時，由標(biāo)準(zhǔn)主管確認(rèn)該標(biāo)準(zhǔn)在企業(yè)內(nèi)的狀態(tài)。若是廢止，則對之前下發(fā)的紙質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)加蓋廢止印記，并要求隔離保管；對老產(chǎn)品仍需使用的標(biāo)準(zhǔn)資料應(yīng)由各部門在標(biāo)準(zhǔn)資料封面上加蓋“參考”印章，并隔離保管。各部門的人員需使用的標(biāo)準(zhǔn)均存放在各自的資料室中，每個部門均需指派專人管理各類標(biāo)準(zhǔn)，增加部門管理成本。當(dāng)使用的標(biāo)準(zhǔn)越來越多，資料室存放的標(biāo)準(zhǔn)也越來越多，一般生產(chǎn)部門存放的紙質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)有1 000余份，某些部門常用標(biāo)準(zhǔn)多，存放的標(biāo)準(zhǔn)多達3 000余份。管理較好的部門會將所有庫存的標(biāo)準(zhǔn)按類別存放在不同圖包內(nèi)并對各圖包編號，整理出一份標(biāo)準(zhǔn)資料存放目錄；管理不到位的部門可能只是在每個資料圖包中對該圖包內(nèi)的所有標(biāo)準(zhǔn)編寫卷內(nèi)目錄，并未對所有庫存標(biāo)準(zhǔn)目錄匯總。當(dāng)需要查閱紙質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)時，一般先根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)資料目錄查找到所需標(biāo)準(zhǔn)存放的圖包位置，再去資料室翻查相應(yīng)的圖包，查找一份標(biāo)準(zhǔn)估計要耗時20min，極其不方便；若是沒有標(biāo)準(zhǔn)資料匯總目錄，由資料員從一張一張的資料卡片中，找出所需的標(biāo)準(zhǔn)，然后根據(jù)上面的記錄到庫房中查找，就更加費時、費力。有時需要查看的標(biāo)準(zhǔn)本部門資料室中沒有而需要去其他部門借閱，這也大大降低了標(biāo)準(zhǔn)的使用效率。

傳統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)資料管理模式下，標(biāo)準(zhǔn)資料信息源不統(tǒng)一，導(dǎo)致共享性差；查找資料費時，導(dǎo)致工作效率降低。因標(biāo)準(zhǔn)的版本多次更迭而造成新舊版本標(biāo)準(zhǔn)混用等狀況也時有發(fā)生。當(dāng)某新產(chǎn)品需要使用新版標(biāo)準(zhǔn)，卻找到舊版限用標(biāo)準(zhǔn)誤用時，極有可能對產(chǎn)品質(zhì)量造成影響。因此必須運用信息技術(shù)手段進行標(biāo)準(zhǔn)資料管理。通過圖1可以對比傳統(tǒng)模式和信息化模式下查找標(biāo)準(zhǔn)的形式。

在空客某轉(zhuǎn)包生產(chǎn)企業(yè)中，所有標(biāo)準(zhǔn)資料均存于資料室線上系統(tǒng)里，生產(chǎn)現(xiàn)場無紙化，工人工作時需要查看資料均是通過電腦查閱?？梢?，信息化模式管理標(biāo)準(zhǔn)資料是趨勢。

2 標(biāo)準(zhǔn)有效性管理

企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)有效性管理就是要使企業(yè)員工明白哪些標(biāo)準(zhǔn)能夠在企業(yè)引用, 哪些標(biāo)準(zhǔn)不準(zhǔn)在企業(yè)使用。假如在企業(yè)的技術(shù)文件中引用廢止或是錯誤的標(biāo)準(zhǔn)，造成使用廢止標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)各項工作，其標(biāo)準(zhǔn)化工作的作用不但無法體現(xiàn)，甚至有可能會給企業(yè)造成重大損失。因此，如何控制標(biāo)準(zhǔn)的有效性，確保在工作中使用有效標(biāo)準(zhǔn)是標(biāo)準(zhǔn)資料管理工作的首要任務(wù)。

2.1 動態(tài)構(gòu)建有效標(biāo)準(zhǔn)目錄

為使企業(yè)員工及時掌握標(biāo)準(zhǔn)變化的信息，使在用的標(biāo)準(zhǔn)資料和技術(shù)文件始終處于有效的狀態(tài)下，從而使產(chǎn)品設(shè)計、產(chǎn)品加工、產(chǎn)品檢驗、產(chǎn)品質(zhì)量等諸方面的最新要求得以及時準(zhǔn)確的貫徹執(zhí)行，企業(yè)需要及時了解在用標(biāo)準(zhǔn)的狀態(tài)，即標(biāo)準(zhǔn)是否有效。將在企業(yè)內(nèi)貫徹的各類標(biāo)準(zhǔn)的目錄及標(biāo)準(zhǔn)狀態(tài)匯集在一起，構(gòu)建有效標(biāo)準(zhǔn)目錄。有效標(biāo)準(zhǔn)目錄的特性是需要動態(tài)維護，因此采用信息化手段構(gòu)建有效標(biāo)準(zhǔn)目錄是最優(yōu)方案。

構(gòu)建有效標(biāo)準(zhǔn)目錄的前提是搭建企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系，包括技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系、管理標(biāo)準(zhǔn)體系、工作標(biāo)準(zhǔn)體系。以某公司為例，標(biāo)準(zhǔn)體系框架如圖2所示。

可見標(biāo)準(zhǔn)體系的重點是技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系的編制。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系表應(yīng)能充分覆蓋企業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，層次分明、全面成套，實用性強并應(yīng)具有一定的超前性。

其次需要確定有效標(biāo)準(zhǔn)目錄的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，即需要哪些字段的關(guān)鍵信息。電子版的有效標(biāo)準(zhǔn)目錄可以涵蓋體系表編號（唯一值）、分類編號（指體系分類）、分類名稱、標(biāo)準(zhǔn)級別、標(biāo)準(zhǔn)編號、標(biāo)準(zhǔn)名稱、編輯（指該標(biāo)準(zhǔn)在企業(yè)內(nèi)歸口管理的人員）、限用型號、標(biāo)準(zhǔn)狀態(tài)、發(fā)布日期、企業(yè)實施日期、分管單位（指該標(biāo)準(zhǔn)在企業(yè)內(nèi)歸口管理的部門）、密級、代替標(biāo)準(zhǔn)等多項信息，每一項信息在查詢時都能作為關(guān)鍵字模糊查詢。

確定數(shù)據(jù)庫字段后，由企業(yè)中的標(biāo)準(zhǔn)主管將其管理的標(biāo)準(zhǔn)資料信息整理成電子版，導(dǎo)入標(biāo)準(zhǔn)資料數(shù)據(jù)庫中。新增一條標(biāo)準(zhǔn)記錄時，應(yīng)該完善所有相關(guān)的關(guān)鍵字信息。當(dāng)有效標(biāo)準(zhǔn)目錄中的標(biāo)準(zhǔn)狀態(tài)發(fā)生變化時，必須第一時間修改標(biāo)準(zhǔn)狀態(tài)信息，通過有效標(biāo)準(zhǔn)目錄的動態(tài)管理，為企業(yè)員工提供及時的標(biāo)準(zhǔn)信息服務(wù)。

2.2 按型號管理

前文中提到，為保證使用標(biāo)準(zhǔn)的有效，數(shù)據(jù)庫中標(biāo)準(zhǔn)的狀態(tài)應(yīng)及時更新。對于企業(yè)來說，生產(chǎn)的產(chǎn)品種類繁多，通常都會有多個型號同時生產(chǎn)。某項已經(jīng)廢止的標(biāo)準(zhǔn)有可能在老型號上依然在用，因此，標(biāo)準(zhǔn)的狀態(tài)不能與型號脫離，不能簡單的按國家規(guī)定標(biāo)記為廢止或有效，而應(yīng)該根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)實際來確定標(biāo)準(zhǔn)的使用狀態(tài)。每個型號產(chǎn)品在初期階段，都應(yīng)該發(fā)布相應(yīng)型號的標(biāo)準(zhǔn)選用范圍，同時，在標(biāo)準(zhǔn)有效目錄中將該選用范圍內(nèi)涉及的標(biāo)準(zhǔn)的限用型號字段中添加相應(yīng)的型號信息。根據(jù)限用型號字段信息，可以通過標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫將某一型號下涉及的所有標(biāo)準(zhǔn)匯總顯示出來，如圖3所示。

圖3中，GB 8006-1987《黃銅薄壁管》是適用于XX型號的，但在國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會的網(wǎng)站查詢時發(fā)現(xiàn)該標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)被GB/T 1527-1997《銅及銅合金拉制管》代替，是廢止?fàn)顟B(tài)。只是在示例企業(yè)中，該標(biāo)準(zhǔn)依然用于XX型號，因此，在企業(yè)內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫中該標(biāo)準(zhǔn)狀態(tài)不能標(biāo)記為廢止而是限用，專用于XX型號。當(dāng)生產(chǎn)XX型號產(chǎn)品時，GB 8006-1987仍適用。

3 搭建標(biāo)準(zhǔn)資料全文數(shù)據(jù)庫

在企業(yè)內(nèi)，應(yīng)搭建一套完整的標(biāo)準(zhǔn)資料全文數(shù)據(jù)庫，停止使用紙質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)。將電子版標(biāo)準(zhǔn)全文與有效標(biāo)準(zhǔn)目錄中的標(biāo)準(zhǔn)細(xì)目相鏈接，當(dāng)企業(yè)員工需要使用標(biāo)準(zhǔn)時，進入標(biāo)準(zhǔn)全文數(shù)據(jù)庫中，檢索并查看所需的標(biāo)準(zhǔn)。檢索標(biāo)準(zhǔn)時，所有的數(shù)據(jù)庫的字段均可以作為查詢條件。標(biāo)準(zhǔn)的狀態(tài)信息是動態(tài)更新的，當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)廢止時，有效標(biāo)準(zhǔn)目錄中應(yīng)立即更新該標(biāo)準(zhǔn)的狀態(tài)為廢止；當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)限用時，應(yīng)立即更新該標(biāo)準(zhǔn)的狀態(tài)為限用，并在應(yīng)用型號字段中注明該標(biāo)準(zhǔn)的限用范圍。當(dāng)新標(biāo)準(zhǔn)在企業(yè)內(nèi)發(fā)布時，應(yīng)由相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)主管立即將該標(biāo)準(zhǔn)納入有效標(biāo)準(zhǔn)目錄中，填寫所有關(guān)鍵字信息，并將標(biāo)準(zhǔn)電子版全文在標(biāo)準(zhǔn)資料全文數(shù)據(jù)庫中添加，完善標(biāo)準(zhǔn)資料全文數(shù)據(jù)庫。

4 滿足企業(yè)信息化建設(shè)需求

隨著企業(yè)信息化應(yīng)用和推進，以標(biāo)準(zhǔn)化資料資源信息化為核心的內(nèi)容的管理和應(yīng)用模式正逐漸形成和發(fā)展。

標(biāo)準(zhǔn)管理現(xiàn)代化的一個重要前提就是所有標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容電子化，建立在線標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)平臺，從而實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)的在線閱覽、引用和實時更新等功能。對于新發(fā)布的各類標(biāo)準(zhǔn)，能夠在第一時間以電子版的形式在標(biāo)準(zhǔn)在線服務(wù)平臺上為使用者提供服務(wù)。企業(yè)信息化技術(shù)的發(fā)展，在給標(biāo)準(zhǔn)資料管理工作帶來方便快捷的同時，也給標(biāo)準(zhǔn)資料管理人員提出了更高的要求：除了應(yīng)立足本職工作，改變傳統(tǒng)的思想觀念外，還應(yīng)強化自我學(xué)習(xí)意識，努力學(xué)習(xí)信息知識，提高信息能力，掌握各種與工作相關(guān)的信息源以及信息檢索工具、檢索方法等方面知識; 除了熟悉相關(guān)的專業(yè)知識外，還熟練應(yīng)用計算機技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷提高工作技能，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。

5 實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)管理的制度化、規(guī)范化

建立制度化、規(guī)范化、程序化的標(biāo)準(zhǔn)管理模式，需要加強日常標(biāo)準(zhǔn)資料工作秩序，提高工作效率。一是加強制度建設(shè)。完善標(biāo)準(zhǔn)資料管理制度，確保一切按程序辦事，做到有章可循、有章必依，從而保障標(biāo)準(zhǔn)資料管理制度化。二是增進規(guī)范建設(shè)。規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)資料管理，建立齊全、完整、真實、準(zhǔn)確的標(biāo)準(zhǔn)資料檔案，并由專人收集和管理。三是實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一歸口管理。規(guī)范和統(tǒng)一各類標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布渠道。將多頭管理、各自為政的混亂局面真正變?yōu)榉止ず献?、?guī)范統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化流程。提高標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用的整體效率，方便使用者。

6 提升全員的標(biāo)準(zhǔn)化意識

標(biāo)準(zhǔn)化資料的應(yīng)用和管理僅靠標(biāo)準(zhǔn)化人員是不夠的, 因為它牽涉到很多技術(shù)內(nèi)容, 例如設(shè)計、工藝、制造、檢驗等方面, 因此需要設(shè)計、工藝、質(zhì)量、管理等方面的領(lǐng)導(dǎo)重視及專業(yè)人員積極投入和參與, 否則它就會脫離企業(yè)實際, 無的放矢, 達不到服務(wù)企業(yè)的目的, 更不能為企業(yè)獲取技術(shù)經(jīng)濟效益。因此提升全體人員標(biāo)準(zhǔn)化意識，強化標(biāo)準(zhǔn)化工作在研制生產(chǎn)全過程的規(guī)范作用對于企業(yè)的發(fā)展具有極其重要的作用。

7 結(jié)語

企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)資料管理的好壞直接關(guān)系到企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作的質(zhì)量和效益，采用信息化手段管理標(biāo)準(zhǔn)是適應(yīng)時代發(fā)展的產(chǎn)物，標(biāo)準(zhǔn)化部門應(yīng)積極致力于研究標(biāo)準(zhǔn)資料管理工作，開拓標(biāo)準(zhǔn)資料管理工作的新方法；在技術(shù)服務(wù)上繼續(xù)探索和努力, 不斷進行服務(wù)創(chuàng)新、改善服務(wù)手段， 強化資源建設(shè)，實現(xiàn)管理手段的現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化，走資源共享的發(fā)展道路，以適應(yīng)企業(yè)參與市場需求。

[1] 黃月桂.利用信息技術(shù)提升企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)資料管理的水平[J]. 移動通信，2012，05.

[2] 遲國華，郭丹. 淺談標(biāo)準(zhǔn)化管理信息系統(tǒng)在企業(yè)管理中的應(yīng)用[J]. 機械工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化與質(zhì)量，2014，09.

（編輯：勞邊）

T-65

C

1003-6660（2017）02-0053-04

10.13237/j.cnki.asq.2017.02.015

[收修訂稿日期] 2017-01-18