會計信息化下事業(yè)單位內(nèi)部控制問題研究

黑龍江八一農(nóng)墾大學(xué)　王永德　李艷秋

會計信息化下事業(yè)單位內(nèi)部控制問題研究

黑龍江八一農(nóng)墾大學(xué)王永德李艷秋

摘要:隨著會計信息化在各領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，事業(yè)單位也在逐步推進(jìn)會計信息化的建設(shè)。會計信息化的運用在提高事業(yè)單位財會工作效率的同時，也對事業(yè)單位的內(nèi)部控制產(chǎn)生了很大影響?；诖?，本文分析了在會計信息化背景下事業(yè)單位內(nèi)部控制存在的問題，并提出相應(yīng)的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞:事業(yè)單位 會計信息化 內(nèi)部控制

會計信息化是會計與信息技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物，它在保障事業(yè)單位管理、控制、決策和運行的同時，也為事業(yè)單位提供了全面、及時、有效的會計信息。事業(yè)單位財務(wù)工作的減化，使決策人員和執(zhí)行人員溝通更加及時有效，責(zé)任分工更加明確，效率明顯提高。但是，會計信息化在提高會計工作效率的同時，也給事業(yè)單位的內(nèi)部控制工作帶來了一定困難，在其影響下事業(yè)單位在內(nèi)部控制方面產(chǎn)生了一系列變化，還暴露出了許多問題。因此，應(yīng)重視此背景下的事業(yè)單位內(nèi)控問題，完善的事業(yè)單位內(nèi)控制度，能夠更好地促進(jìn)其管理水平的提高。

一、會計信息化下事業(yè)單位內(nèi)部控制的變化

(一)內(nèi)部控制的環(huán)境更加復(fù)雜

與傳統(tǒng)的會計環(huán)境相比，會計信息化實現(xiàn)后，會計部門的人員結(jié)構(gòu)發(fā)生了變化，原有的由專業(yè)會計人員組成的會計部門已無法滿足會計信息化的需求，會計部門中還應(yīng)新增數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)分析、系統(tǒng)維護(hù)等相關(guān)人員。會計信息化不僅使傳統(tǒng)的會計核算崗逐步轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?shù)據(jù)錄入、憑證符合等崗位，會計部門的職能也由傳統(tǒng)的核算型逐步向管理型轉(zhuǎn)變。會計部門在參與基本工作的同時，還可以利用計算機參與到全新的業(yè)務(wù)活動中，如人力資源管理、參與各種決策等等，會計人員在日常工作中的職能得到了進(jìn)一步的擴展。在這種背景下，內(nèi)部控制的環(huán)境變得更加復(fù)雜。

(二)內(nèi)部控制的范圍逐步擴大

信息化在會計領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，給會計工作增加了很多新的內(nèi)容，也對內(nèi)部控制提出了新的要求。一方面，盡管財務(wù)軟件可以對各種憑證進(jìn)行整理分類、數(shù)據(jù)分析并做出相關(guān)評估，但它卻無法識別憑證的真實性和合法性，因此，會計軟件并不能完全代替固有的會計職能，會計軟件的這種缺陷恰恰可以通過內(nèi)部控制范圍的擴大進(jìn)行彌補。另一方面，會計信息化使單位原本處于封閉模式的會計信息系統(tǒng)逐漸呈現(xiàn)出了共享性、分散性和開放性的特征。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，單位工作人員可以基于計算機平臺上的數(shù)據(jù)庫對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，使得內(nèi)部控制范圍也從原有的會計人員擴展到事業(yè)單位的所有相關(guān)人員。由此，事業(yè)單位內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)發(fā)生了變動，導(dǎo)致內(nèi)部控制需增設(shè)對會計信息系統(tǒng)的管控，所以會計信息化的實現(xiàn)促使內(nèi)部控制范圍有所擴大。

(三)內(nèi)部控制的要求不斷提高

傳統(tǒng)的會計資料由原始憑證、記賬憑證、各類賬簿及損益表組成，多為紙質(zhì)資料，數(shù)據(jù)不易被篡改，內(nèi)部控制比較容易實現(xiàn)，而且，對內(nèi)部控制制度的要求也處于較低的層次。隨著會計信息化的實現(xiàn)，會計數(shù)據(jù)的載體也隨之發(fā)生了變化，傳統(tǒng)的“有形”記錄逐漸被摒棄，取而代之的是各種不易被識別的“無形”記錄。會計憑證、會計賬簿等相關(guān)數(shù)據(jù)基本上都需要依賴計算機進(jìn)行閱讀和查詢，存儲在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)，更可以輕易被修改，并且不易留下痕跡，如果內(nèi)部控制制度不完善，會計資料就存在更大的受到不規(guī)范運作的風(fēng)險，因此，復(fù)雜的新環(huán)境對內(nèi)部控制提出了更高的要求。

二、會計信息化下事業(yè)單位內(nèi)部控制存在的問題

(一)會計操作控制不嚴(yán)格

會計信息化的實現(xiàn)對事業(yè)單位在數(shù)據(jù)錄入階段的工作提出了更高的要求，因為在利用計算機進(jìn)行會計信息處理時，所有數(shù)據(jù)的處理都是以會計憑證的錄入為起點。如果在錄入階段發(fā)生錯誤，就會對接下來的會計賬簿、會計報表的生成環(huán)節(jié)產(chǎn)生直接影響，倘若發(fā)現(xiàn)不夠及時，會在今后的工作中產(chǎn)生大量的工作，如果同時產(chǎn)生多個錯誤，那么找出錯誤根源的工作便是難上加難，這種情況在批量處理業(yè)務(wù)時最為突出。許多事業(yè)單位為了避免會計數(shù)據(jù)被任意修改，會對財務(wù)軟件進(jìn)行一定的設(shè)置，如數(shù)據(jù)一旦錄入就不能再對原始數(shù)據(jù)、單據(jù)進(jìn)行修改、刪減，導(dǎo)致在找到錯誤根源后還需新增單據(jù)進(jìn)行修正。這就需要事業(yè)單位要強化會計信息系統(tǒng)的操作控制，以保證會計信息的準(zhǔn)確性、完整性。

(二)存在系統(tǒng)設(shè)備風(fēng)險

會計信息化下的系統(tǒng)風(fēng)險主要指來自于計算機硬件和軟件方面的風(fēng)險。硬件風(fēng)險主要包括不可抗拒因素和人為因素，如火災(zāi)、停電、操作失誤等，這些因素都會導(dǎo)致計算機出現(xiàn)系統(tǒng)故障，嚴(yán)重者更可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)癱瘓等問題。硬件系統(tǒng)還存在系統(tǒng)一體化、信息生成自動化、數(shù)據(jù)邏輯化等特點，內(nèi)部控制都無法觸及，所以一旦出現(xiàn)故障，損失會相當(dāng)嚴(yán)重。軟件方面的風(fēng)險主要是指應(yīng)用軟件過程中存在的各種風(fēng)險。由于會計信息化下，各種軟件在運用于事業(yè)單位時存在著一些功能不足或潛在的軟件缺陷問題，如軟件的成熟性、穩(wěn)定性、與事業(yè)單位需求的契合度上存在問題，這些都會影響會計信息系統(tǒng)的運行，對內(nèi)部控制存在潛在的風(fēng)險。

(三)控制會計人員舞弊的難度加大

會計信息化后，會計信息以記錄、文件等形式存儲在磁性介質(zhì)上，實現(xiàn)了真正的“無紙化”存儲，在這種情況下，傳統(tǒng)會計工作中的簽名、蓋章轉(zhuǎn)而被密碼、口令所取代，而這些密碼和口令極易被盜取或破譯，數(shù)據(jù)一旦被篡改也不易留下任何痕跡。除了會計相關(guān)人員外，信息技術(shù)人員如果別有用心也極易產(chǎn)生越軌操作，給單位造成經(jīng)濟損失。而數(shù)據(jù)庫技術(shù)的提高，使現(xiàn)有數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出高度的集中，未經(jīng)授權(quán)的人員如果通過計算機和網(wǎng)絡(luò)瀏覽單位的相關(guān)數(shù)據(jù)文件，并對其進(jìn)行復(fù)制、偽造等行為，也會對單位造成巨大威脅。這些使得會計信息化環(huán)境下單位的內(nèi)部控制要應(yīng)對各種計算機技術(shù)手段，防范舞弊的難度大大增加。

(四)缺少高素質(zhì)復(fù)合型人才

在會計信息化的背景下，因為信息化的存在從會計核算過程到會計信息處理過程，再到內(nèi)部控制環(huán)境都發(fā)生了質(zhì)的轉(zhuǎn)變，如果財務(wù)人員仍保持舊的會計處理方法，根本無法適應(yīng)會計信息環(huán)境。而許多事業(yè)單位的財務(wù)工作人員雖然堅持定期參加會計培訓(xùn)，但是其在其他專業(yè)知識的掌握方面仍有欠缺。因此，單位要重視對新型會計人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，使其在精通財會專業(yè)知識的同時，也熟悉事業(yè)單位會計軟件的使用和管理，培養(yǎng)一定的風(fēng)險意識，懂得內(nèi)部控制和數(shù)據(jù)安全對事業(yè)單位會計系統(tǒng)運行的重要性。

三、完善會計信息化下事業(yè)單位內(nèi)部控制的建議

(一)強化會計信息系統(tǒng)的操作控制

事業(yè)單位應(yīng)設(shè)置會計信息系統(tǒng)的專用服務(wù)器，使會計人員通過電腦終端進(jìn)行相關(guān)的操作。對所有崗位進(jìn)行操作權(quán)限設(shè)置，使所有工作人員都做其職能權(quán)限范圍內(nèi)的工作。按照操作系統(tǒng)的工作內(nèi)容，這一階段的內(nèi)部控制可以劃分為輸入、數(shù)據(jù)處理、輸出三個方面的控制:輸入控制。輸入控制作為控制環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)，只有控制好輸入環(huán)節(jié)，才能保證會計基礎(chǔ)錄入的真實、完整和準(zhǔn)確，因此，對于輸入控制的把控必須對錄入、授權(quán)進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定。所有數(shù)據(jù)在錄入后要經(jīng)過嚴(yán)格的審核校驗，以保證數(shù)據(jù)輸入無誤;數(shù)據(jù)處理控制。數(shù)據(jù)處理控制往往是會計軟件后臺通過計算機程序自動生成的。所以控制的關(guān)鍵點主要集中在處理的環(huán)節(jié)控制、數(shù)據(jù)信息修改控制、數(shù)據(jù)有效性檢驗;輸出控制。在此過程中，要經(jīng)過相關(guān)授權(quán)才可以將數(shù)據(jù)進(jìn)行輸出，在對輸出結(jié)果進(jìn)行分析時，要對數(shù)字、代碼、數(shù)值有效范圍等內(nèi)容進(jìn)行檢查，及時發(fā)現(xiàn)可能存在的錯誤，經(jīng)過審核操作后，生成標(biāo)準(zhǔn)化的報告，由計算機處理系統(tǒng)將數(shù)據(jù)發(fā)送給相關(guān)的操作人員。

(二)加強系統(tǒng)安全建設(shè)

要確保安全穩(wěn)定運行的會計環(huán)境不僅要保障計算機等硬件設(shè)施，同時還要確保財務(wù)軟件的安全，財務(wù)數(shù)據(jù)和其他信息數(shù)據(jù)的操作安全。為了給計算機系統(tǒng)提供正常的運行環(huán)境，要嚴(yán)格限制無關(guān)人員接觸計算機系統(tǒng)，要從源頭上避免計算機的硬件和軟件被惡意破壞，保證會計系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定運行，保證會計信息的可用性。第一，加強對計算機的保護(hù)不僅要保障計算機軟硬件的安全運行，而且還要保障財務(wù)軟件及其生成數(shù)據(jù)的安全保密性，加強網(wǎng)絡(luò)病毒的預(yù)防管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員接近計算機，電源防水、防火、防盜，購買正版殺毒軟件及時殺毒等。第二，加強會計信息系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)方面的控制，會計信息系統(tǒng)的開發(fā)控制是事前預(yù)防性控制的關(guān)鍵所在，這種控制在會計軟件系統(tǒng)開發(fā)過程中就應(yīng)進(jìn)行全面考慮。軟件開發(fā)前要進(jìn)行有效的可行性研究，總體框架的設(shè)計要定位在事業(yè)單位的實際流程需求上，建立有事業(yè)單位自身特色，整合事業(yè)單位所有經(jīng)濟資源的會計信息系統(tǒng)，財務(wù)軟件的使用要有長效性，要有不斷更新升級擴充的能力，要賦予事業(yè)單位自己修改軟件的能力。

(三)加強風(fēng)險管理

事業(yè)單位的會計信息系統(tǒng)存在著許多風(fēng)險，如財務(wù)風(fēng)險、軟件風(fēng)險、員工風(fēng)險，如不重視這些風(fēng)險，極易造成舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。第一，建立單位內(nèi)外各聯(lián)網(wǎng)單位內(nèi)網(wǎng)不可上網(wǎng)，主要用于保證相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)的安全，財務(wù)人員的電腦不可私自上網(wǎng)，單位外網(wǎng)主要用于兄弟單位之間的聯(lián)系，整合相關(guān)內(nèi)部資源。第二，完善相關(guān)的會計制度，相關(guān)工作人員的工作職責(zé)，合理配置，規(guī)范人員各種權(quán)限口令密碼的使用，形成一個有效的會計檔案管理制度。第三，建立相關(guān)人員的相互監(jiān)督和約束機制，完善計算機操作人員的相關(guān)授權(quán)，減少責(zé)任不明的現(xiàn)狀，杜絕徇私舞弊的違規(guī)行為，保證會計信息的準(zhǔn)確性。

(四)培養(yǎng)高素質(zhì)的復(fù)合型人才

信息技術(shù)時代，財務(wù)人員只有不斷的學(xué)習(xí)才能適應(yīng)時代的發(fā)展。傳統(tǒng)模式下培養(yǎng)出的會計人員已經(jīng)不能適應(yīng)事業(yè)單位發(fā)展對人才的需求。這就要求事業(yè)單位在做好相關(guān)內(nèi)部控制建設(shè)的同時，加強對財務(wù)、計算機復(fù)合型人才的培養(yǎng)。事業(yè)單位應(yīng)提高會計相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)，為內(nèi)部控制工作打下良好的基礎(chǔ)。首先，在會計信息化的背景下，職業(yè)道德建設(shè)對會計從業(yè)人員顯得更加重要。會計信息化系統(tǒng)提高了會計工作的效率，但也為會計人員徇私舞弊違規(guī)行為創(chuàng)造了新的條件。因此，事業(yè)單位必須加強會計人員的職業(yè)道德建設(shè)．避免發(fā)生人為的信息數(shù)據(jù)泄露等情況。其次，事業(yè)單位的會計人員不僅需要扎實的會計專業(yè)技能．還要熟練掌握計算機信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以適應(yīng)會計信息化系統(tǒng)帶來的沖擊和變化。最后，事業(yè)單位的各項經(jīng)濟管理活動，往往被全面的納入了會計信息化系統(tǒng)，因此需要會計人員掌握相關(guān)的管理、法律、金融等知識，這要求會計人員.日常要不斷進(jìn)修，提升自己的綜合素質(zhì)。

四、結(jié)束語

內(nèi)部控制是事業(yè)單位內(nèi)部管理的核心工作，內(nèi)部控制的完善程度決定著事業(yè)單位整體管理水平的高低。會計信息化的實施給事業(yè)單位會計工作帶來便利的同時，也給內(nèi)部控制帶來了一定的挑戰(zhàn)。在會計信息化的背景下，事業(yè)單位唯有結(jié)合會計信息化的特點以及本單位自身的情況，建立與之相適應(yīng)的內(nèi)部控制制度，完善相關(guān)的制度措施，才能使會計信息化在事業(yè)單位的內(nèi)部控制建設(shè)中發(fā)揮更加有效的作用。

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Abstract:With accounting information being widely used in each field, public institutions also advance the construction of accounting infor?mation step by step. By applying this method, improvements in the effi?ciency of finance and accounting in public institutions are achieved,this in turn has a significant influence on public institution control of accounting information and new ideas for improvement

Key words:Public institution; accounting information; internal con?trol