高校檔案社會化服務(wù)研究

陳　玲

(無錫商業(yè)職業(yè)技術(shù)學院綜合檔案室　江蘇無錫　214153)

高校檔案社會化服務(wù)研究

陳玲

(無錫商業(yè)職業(yè)技術(shù)學院綜合檔案室江蘇無錫214153)

摘要：加強高校檔案的社會化服務(wù)，不僅對于高校的重點學科發(fā)展、人才培養(yǎng)、教學科研等方面具有重要意義，還有利于社會對高校資源的利用。分析了高校檔案社會化服務(wù)必然性、客觀要求和價值體現(xiàn)，提出了高校檔案社會化服務(wù)的主要途徑和幾點思考。

關(guān)鍵詞：高校檔案； 社會化服務(wù)； 主要途徑

0引言

高等學校是培養(yǎng)和教育學生的圣地，授予學生文化知識，并培養(yǎng)學生的道德修養(yǎng)。高校檔案實事求是地記錄著高校的歷史，凝結(jié)了師生員工的智慧與汗水，為高校的健康發(fā)展和高校領(lǐng)導的決策提供依據(jù)和保證。隨著經(jīng)濟社會和高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，信息化建設(shè)的全面推進，檔案資源的開發(fā)與利用也面臨著機遇與挑戰(zhàn)。根據(jù)社會發(fā)展的客觀要求，高校檔案館必須要提高社會化服務(wù)水平，采用多種措施更好地為師生謀福利。

1高校檔案社會化服務(wù)的必然性

高校檔案館在高校行政管理的體制下，常年實行隔離式管理，主要服務(wù)于本校師生和少數(shù)社會人員，這就使檔案信息資源得不到充分利用，同時也阻礙了高校檔案館的發(fā)展。隨著我國經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，國家大力推進信息化建設(shè)，現(xiàn)如今我國信息化水平不斷提高。高校檔案館原來的人工查閱、檢索等服務(wù)已逐漸向通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的方式轉(zhuǎn)變，提高了檔案信息資源利用率和服務(wù)效率，高校檔案社會化服務(wù)是社會進步的客觀需要，是高校檔案事業(yè)健康、有序發(fā)展的必然結(jié)果，更好地更寬廣地向有需求的師生和人民群眾提供服務(wù)則是高校檔案館的最大的目標。要實現(xiàn)這一目標，高校檔案館只有擴大服務(wù)領(lǐng)域，拓寬服務(wù)內(nèi)容，增加服務(wù)范圍。在服務(wù)對象上，不僅要服務(wù)于教職員工，服務(wù)本校廣大學生，還要服務(wù)于社會，服務(wù)于個人；要利用多種方式、創(chuàng)造多種條件、拓寬多種渠道來滿足社會日益增長的檔案利用需求。只有這樣，才能做到檔案資源的最大限度的開發(fā)利用，更好地實現(xiàn)自身價值。

2高校檔案社會化服務(wù)的客觀要求

隨著高等學校教育的快速發(fā)展，近十多年來，高校檔案在數(shù)量上、內(nèi)容上、規(guī)模上、質(zhì)量上都有了較大的發(fā)展和提高，主要體現(xiàn)在：

1) 招生規(guī)模的不斷擴大使得高校檔案的數(shù)量激劇增加。近20年來，人們越來越意識到受教育的重要性，受教育的程度普遍提高，接受高等教育的人數(shù)也在持續(xù)增長。國家宏觀政策和社會對受高等教育的需求促使高校大規(guī)模的擴招，這是我國社會進步發(fā)展的必然。招生規(guī)模、招生層次、招生人數(shù)的逐年擴大，學生的個人檔案、學籍檔案、教學檔案也隨之大量增加，呈逐年上升的趨勢。這些檔案的產(chǎn)生，都跟每一位學生息息相關(guān)，為高校檔案的社會化服務(wù)提供了基礎(chǔ)。

2) 高校新校區(qū)建設(shè)過程中基建檔案規(guī)模性增加。高校擴招后，原本的學校已經(jīng)容納不了這么多學生，很多高校都開始建設(shè)新校區(qū)。新校區(qū)建設(shè)過程中，產(chǎn)生了大量的基建檔案。這些基建檔案包括：①前期準備階段的項目建設(shè)書、可行性研究報告、建設(shè)許可證、國土局征地批復、工程地質(zhì)勘察報告、總平面規(guī)劃設(shè)計方案、施工承包合同、監(jiān)理委托合同等各種材料。②監(jiān)理文件的監(jiān)理規(guī)劃、實施細則、月報、會議紀要、質(zhì)量事故報告及處理意見、監(jiān)理驗收質(zhì)量評估報告、監(jiān)理工作總結(jié)等。③施工階段的土建工程、電氣、給排水、消防、采暖、通風、空調(diào)、燃氣、建筑智能化、電梯工程、裝修、幕墻工程、室外工程等。④竣工階段的各種綜合圖、專業(yè)竣工圖、竣工驗收報告、竣工驗收文件、決算文件、聲像、縮微、電子檔案等。⑤使用維護階段的各種文件。

3) 高校科研水平逐年提高使得科研檔案的數(shù)量逐年增加?？蒲心芰κ墙ㄔO(shè)高水平高校極其重要的內(nèi)容。近幾年，高?？蒲谐晒T果累累，專利發(fā)明、科技創(chuàng)新、教學改革、教學研究等產(chǎn)生了大量的科研項目材料、科研管理材料和教師個人科研材料。①科研項目材料包括科研準備、研究實驗、總結(jié)鑒定、申報獎勵、推廣應(yīng)用等階段形成的文件材料。②科研管理材料包括科技工作規(guī)劃、計劃、報告、總結(jié)、協(xié)議書、合同、經(jīng)費管理性材料、成果管理文件材料、各類報表等。③教師個人科研材料包括課題申請書、經(jīng)驗材料、結(jié)題報告、獲獎文件等。

高校檔案的大量增加，信息化、現(xiàn)代化手段的管理和運用，高校檔案部門已經(jīng)從原來的單一服務(wù)體系，轉(zhuǎn)變成綜合服務(wù)部門，擁有豐富館藏的檔案館，為檔案的社會化服務(wù)創(chuàng)造了良好的基礎(chǔ)。

3高校檔案社會化服務(wù)的主要功能

1) 歷史記憶。高校檔案記錄高校在發(fā)展過程中產(chǎn)生的各種信息資料，是傳承高校文化、記載高校歷史、維護高校真實面貌的重要途徑。檔案的歷史記憶，是一種客觀存在，通過文件、照片、圖紙、光盤、錄像、資料、書籍、實物遺存等很好地記錄下來。沒有檔案就沒有了歷史?，F(xiàn)在很多高校還開始做口述學校歷史的整理工作，也是為更好地保存歷史。歷史記憶本身就是文化，高校歷史記憶就是高校文化記憶，努力建設(shè)高校檔案文化，在推進高校文化建設(shè)過程中發(fā)揮重要的歷史作用。

2) 參考決策。高校檔案記錄高校在建設(shè)和發(fā)展過程中的方方面面，包括學校從建校時期到學校發(fā)展到今天所有的重要文件、會議、項目、活動、科研成果等，通過各類檔案的有效利用，總結(jié)教育管理活動的經(jīng)驗教訓，為領(lǐng)導科學決策提供依據(jù)和參考。高校檔案館工作人員，通過原始檔案資料的整理，對其進行最為合理的分類和管理，包括文件、會議、項目、活動、科研成果等方面的《匯編》和《年鑒》，為師生和社會人民群眾提供更為高效、便捷的服務(wù)。

3) 查證接待。高校檔案館向師生和社會提供的主要服務(wù)就是查閱、檢索檔案信息。目前涉及的查證接待工作根據(jù)接待對象的不同，主要有：①面向往屆畢業(yè)生：學歷、學位、學籍證明；畢業(yè)證書、學位證書鑒定；學籍檔案利用翻譯；檔案轉(zhuǎn)遞情況查詢。②面向應(yīng)屆畢業(yè)生的在校學生：學生要考軍?；蛘呷胛閰④娦鑿膫€人檔案里提供黨團材料；專升本、專接本、考研需查找錄取花名冊；辦理退學、退費、轉(zhuǎn)學、升學等需提供證明材料。③面向教師：教師評職稱過程中需要查找相關(guān)科研、課程、獲獎、參與學校重大活動等的相關(guān)檔案材料；教師行政、教學工作過程中，涉及學校各個方面的文件、照片、資料、聲像等的檔案材料；教師退休、離職等情況下需查找個人工資賬冊、會計憑證、行政文件等。④面向社會人員：這類人員的利用情況比較少，一般是利用學校的歷史檔案，但現(xiàn)在也有一些在學校經(jīng)營或者承包者，需查找學校基建圖紙，便于經(jīng)營場所改建的。這也是檔案服務(wù)社會化需要擴展的方面。

4) 展覽教育。檔案展覽對檔案信息的宣傳比較客觀、全面、直接，根據(jù)其展覽形式的不同，可分為：①固定展覽：即傳統(tǒng)的實地展覽，一般在檔案館內(nèi)舉辦，很多高校還建有校史館。國家教育部、檔案局2008年明文指出，高校的校史館主要職能之一就是培養(yǎng)學生愛國主義情操。高校的校史館每年接待新生入學教育參觀，使學生了解學校發(fā)展歷史，感受文化熏陶，激發(fā)學生愛校熱情。②網(wǎng)上展覽：隨著檔案信息化的發(fā)展，很多高校都建成了自己的專門管理檔案的網(wǎng)站。通過網(wǎng)絡(luò)開放檔案展覽，可以隨時隨地地查找自己需要的檔案信息，更為方便快捷、省時省力。網(wǎng)站上開放的檔案展覽包括了文檔、圖片、聲像等內(nèi)容豐富而形式不同的檔案信息，讀者通過這些信息可以充分了解到高校建校的歷史、高校發(fā)展現(xiàn)狀及目標、高校師資、教學成果及高校重大活動、科研資料、獲獎榮譽等。③巡回展覽：巡回展覽是根據(jù)一定的活動內(nèi)容、主題，在不同的場所進行檔案宣傳、教育的方式。高校檔案的巡回展覽可根據(jù)學校階段性工作的重要內(nèi)容或者成果，在不同的場所進行展覽。如：學校檔案文化展、校慶校史紀念展、教學成果展、科研成果展、優(yōu)秀學生事跡展、校園風景圖片展等。這些檔案展覽，立足館藏，開發(fā)資源，很好地進行了宣傳教育，擴大了檔案的社會影響。

4實現(xiàn)高校檔案社會化服務(wù)的對策

1) 加強高校檔案人員的社會化服務(wù)意識。原來的檔案工作人員被看作是“檔案保管員”，主要工作任務(wù)是把接收到的檔案保管好，不遺失是主要職責。這種消極和保守的工作方式使得檔案管理這個職業(yè)在發(fā)展過程中不斷被邊緣化，使檔案工作人員忽略了參與社會的重要性，逐漸成為社會的邊緣人。知識經(jīng)濟社會的到來，高校檔案的工作人員，必須主動適應(yīng)社會變化，變被動為主動，積極轉(zhuǎn)變角色，不再是單一的保管員，而應(yīng)是“知識的提供者”、“文檔系統(tǒng)的監(jiān)督員”、“社會記憶的記錄者、塑造者”、“工作團隊的合作參與者”等多種社會角色。作為一名高校的檔案工作者，必須轉(zhuǎn)變社會角色，在服務(wù)中體現(xiàn)價值，在服務(wù)中創(chuàng)造價值。

2) 加強高校檔案的社會化服務(wù)宣傳。高校檔案館應(yīng)根據(jù)特定的主題和內(nèi)容，定期或不定期地進行展覽，讓檔案信息資源的價值得到全面體現(xiàn)，讓人們更多地了解檔案信息資源的重要性。圍繞學校發(fā)展歷史和社會發(fā)展形勢，充分挖掘檔案的潛在資源，并將其轉(zhuǎn)變成可觀的社會服務(wù)效益。當人民群眾對檔案工作的重要性和意義得到全面了解，對檔案館的服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)范圍更加認可時，檔案工作才能得到進一步提高和發(fā)展。高校檔案館應(yīng)將檔案宣傳工作列入日常工作內(nèi)容，要采取多種方式，積極地宣傳檔案工作。高校檔案館可以在新生入學時開展校園宣講和專題講座，普及檔案知識，介紹檔案利用的方法，提高學生對于檔案的重視程度。高校檔案館還可以通過展覽、網(wǎng)站等途徑加強宣傳，在校園人口密集度高的地方開展檔案法律、檔案工作廣場咨詢活動；組織專兼職檔案人員開展檔案社會化服務(wù)專題座談會，建立檔案服務(wù)大廳，以窗口形象熱情為廣大師生服務(wù)，開展一些便民服務(wù)的措施，提高網(wǎng)上檔案展覽的可行度，拓寬檔案館為民服務(wù)的范圍和內(nèi)容。

3) 創(chuàng)新高校檔案社會化服務(wù)信息。高校檔案應(yīng)主動適應(yīng)新形勢的發(fā)展，做到服務(wù)面向全社會、服務(wù)領(lǐng)域全面化、服務(wù)內(nèi)容豐富化、服務(wù)方式多樣化。在實際過程中，深刻領(lǐng)會在做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的同時更應(yīng)著力處理檔案信息資料與當今信息化時代能否相適應(yīng)的問題。因此，要想推進檔案社會化服務(wù)，就不能局限于單一服務(wù)對象，要從思想上進行改革，多主體多方面地進行信息交流，建立一個能夠適用于所有全國所有行業(yè)所有地區(qū)的檔案網(wǎng)站。積極提高檔案信息有效利用率，從單一走向全面，服務(wù)于全國人們?nèi)罕?，實現(xiàn)高校檔案館社會化服務(wù)功能。

參考文獻：

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收稿日期：2015-06-15

作者簡介：陳玲(1979-)，女，館員，主要研究方向：檔案管理

中圖分類號：G 647.24

文獻標志碼：A

文章編號：1672-2434(2015)04-0010-03

Research on the Socialized Service of College Archives

CHEN Ling

(Archives Room, Wuxi Institute of Commerce，Wuxi 214153, China)

Abstract：To strengthen the social service of college archives is not only the key subject of development, talent cultivation, but also is significant to teaching and research work and conducive to the use of social resources in colleges and universities. The paper analyses the necessity, requirements and value of socialized service, proposes some major approaches and some reflections about it.

Key words：archives in the universities; socialized service; major approaches