關(guān)于物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制有效實(shí)施的探析

中征物業(yè)服務(wù)（上海）有限公司 許巖

關(guān)于物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制有效實(shí)施的探析

中征物業(yè)服務(wù)（上海）有限公司 許巖

內(nèi)部控制作為物業(yè)企業(yè)建設(shè)現(xiàn)代化管理體系的重要手段，其控制效果直接代表了物業(yè)企業(yè)未來的發(fā)展空間。為了完成現(xiàn)代化企業(yè)的建設(shè)，物業(yè)企業(yè)必須深入了解內(nèi)部控制的作用，根據(jù)物業(yè)企業(yè)在內(nèi)部控制過程中發(fā)現(xiàn)的問題，找出針對(duì)性解決方案，為物業(yè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)發(fā)展提供助力。

物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制 預(yù)算管理

內(nèi)部控制主要由董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、員工、經(jīng)理共同開展，通過合理的內(nèi)部控制手段，可以使現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展更加平穩(wěn)。通過準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)信息，可以保證物業(yè)企業(yè)正常的運(yùn)營活動(dòng)，不僅為企業(yè)提供良好的財(cái)產(chǎn)保障，也可以加快企業(yè)發(fā)展方針的執(zhí)行速度，為企業(yè)提高核心競爭力做出貢獻(xiàn)。

一、物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制問題

物業(yè)企業(yè)作為專業(yè)化服務(wù)企業(yè)，在1981年開始發(fā)展，已經(jīng)經(jīng)歷了30多年的發(fā)展與進(jìn)步。雖然相關(guān)政策法規(guī)不斷完善，但是卻缺少一套完善的內(nèi)部控制方案，其中也出現(xiàn)了一部分問題，影響了物業(yè)企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。

(一)缺少對(duì)內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)

許多物業(yè)企業(yè)管理者并不了解內(nèi)部控制的作用，認(rèn)為企業(yè)的業(yè)務(wù)較為單一、設(shè)計(jì)金額較少、經(jīng)營范圍有限，完全沒有必要投入大量資源建立內(nèi)部控制體系。而且一些管理人員認(rèn)為，內(nèi)部控制就是通過各項(xiàng)規(guī)章制度，明確每位員工的崗位責(zé)任制而已，并不需要花費(fèi)大量時(shí)間與精力建立系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程控制方案與評(píng)價(jià)考核方案。由于管理者并沒有了解內(nèi)部控制的重要性，所以也沒有組織員工進(jìn)行業(yè)務(wù)技能、思想教育方面的培訓(xùn)，員工無法全面了解內(nèi)部控制的重要性，使員工無法滿足崗位發(fā)展要求，導(dǎo)致內(nèi)部控制工作無法順利進(jìn)行。

(二)內(nèi)部控制體系不健全

內(nèi)部控制應(yīng)包含五大項(xiàng)目，分別為風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、信息交流、內(nèi)部環(huán)境、監(jiān)督管理、控制活動(dòng)，但是許多企業(yè)并沒有嚴(yán)格遵守五大基本要素開展相關(guān)活動(dòng)，經(jīng)營管理的水平較低，對(duì)日常經(jīng)營的約束不斷下降。導(dǎo)致物業(yè)企業(yè)無法完成內(nèi)部控制工作的表現(xiàn)為：物業(yè)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)不合理，重復(fù)與交叉的管理職能導(dǎo)致企業(yè)權(quán)責(zé)過度集中，而且部分企業(yè)為了降低管理成本，經(jīng)常出現(xiàn)一人肩負(fù)多職的現(xiàn)象，沒有清晰明確的職權(quán)劃分，也沒有完全分割相容崗位，而且對(duì)關(guān)鍵崗位也沒有采取有效的監(jiān)管措施，無法實(shí)現(xiàn)不同崗位的牽制；目前，許多崗位的職責(zé)權(quán)限審批流程十分混亂，正常的企業(yè)內(nèi)部控制方案中，審批工作需要由審核人員與審批人員共同完成，但是一些物業(yè)企業(yè)并沒有一套完善的規(guī)范制度，在執(zhí)行具體工作時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)先開展工作，之后補(bǔ)批審批手續(xù)的現(xiàn)象，在出現(xiàn)問題后，隨意推卸責(zé)任，降低工作效率；物業(yè)企業(yè)之中，并沒有一套完善的財(cái)產(chǎn)管理與清查制度，缺少資產(chǎn)的有效控制，就會(huì)增加挪用、侵占問題的發(fā)生幾率，給企業(yè)帶來較大風(fēng)險(xiǎn)，危害企業(yè)的正常發(fā)展。

(三)缺少全面預(yù)算管理制度

全面預(yù)算管理是企業(yè)資產(chǎn)管理的重要工作環(huán)節(jié)，預(yù)算編制的效果直接決定了內(nèi)部控制的最終效果。目前，物業(yè)企業(yè)普遍以小規(guī)模企業(yè)為主，企業(yè)內(nèi)部并沒有一套詳細(xì)的預(yù)算組織結(jié)構(gòu)方案，也有一部分企業(yè)建立的預(yù)算管理制度，但是管理工作并不規(guī)范，在進(jìn)行預(yù)算編制過程中，經(jīng)常出現(xiàn)問題。由于物業(yè)企業(yè)缺少有效的預(yù)算評(píng)價(jià)分析措施，在預(yù)算執(zhí)行階段就無法提高資金使用效率，而企業(yè)的預(yù)算結(jié)果準(zhǔn)確性也會(huì)不斷下降。

二、加強(qiáng)內(nèi)部控制方案

(一)加強(qiáng)企業(yè)人員的認(rèn)識(shí)

為了建設(shè)現(xiàn)代化物業(yè)企業(yè)，不能將所有工作目標(biāo)放在物業(yè)管理工作之中，而是需要不斷擴(kuò)大經(jīng)營面。在市場競爭不斷加劇的時(shí)期，物業(yè)企業(yè)面臨了更加嚴(yán)峻的問題，為了提高企業(yè)的核心競爭力，必須不斷加強(qiáng)物業(yè)企業(yè)管理效率，優(yōu)化企業(yè)的品牌信譽(yù)，降低企業(yè)的運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)，而這些工作都是需要通過內(nèi)部控制體系完成建設(shè)。

企業(yè)通過規(guī)章制度來完成崗位職責(zé)的確認(rèn)，也是指引企業(yè)發(fā)展方向的重要措施，是幫助全體員工履行工作職責(zé)的重要方法。企業(yè)制定的規(guī)章制度，必須符合企業(yè)經(jīng)營流程，通過有效的業(yè)務(wù)流程控制，可以提高企業(yè)發(fā)展效率，避免運(yùn)營環(huán)節(jié)失去控制。通過有效的考核制度，可以快速發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程中存在的問題與不足，并且可以第一時(shí)間進(jìn)行修改，為所有員工提供可以依靠的工作依據(jù)。通過提高企業(yè)人員的認(rèn)識(shí)，可以避免企業(yè)出現(xiàn)法律、財(cái)務(wù)上的問題，由所有員工組成的控制環(huán)節(jié)，可以有效提高內(nèi)部控制的使用效果。

通過內(nèi)控制度約束員工行為，加快員工了解企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程的速度，并且使員工可以根據(jù)相關(guān)規(guī)定開展工作，提高企業(yè)的工作效率，降低錯(cuò)誤發(fā)生幾率。在日?；顒?dòng)中根據(jù)內(nèi)部控制要求開展工作，對(duì)全體員工進(jìn)行思想教育培訓(xùn)，提高每位員工的業(yè)務(wù)技能水平。通過全方位的提高，構(gòu)建出完善的企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境，使員工擁有更加優(yōu)秀的工作環(huán)境。

(二)建立全面的內(nèi)部控制體系

物業(yè)企業(yè)需要根據(jù)國家相關(guān)法規(guī)，制定出合理的公司組織結(jié)構(gòu)，通過完善的管理結(jié)構(gòu)，可以提高企業(yè)的持續(xù)發(fā)展能力。合理設(shè)置企業(yè)內(nèi)部職能，明確機(jī)構(gòu)職責(zé)與權(quán)限，避免出現(xiàn)職能交叉、缺失、過度集中等問題，營造出各司其職、相互協(xié)調(diào)與制約的工作結(jié)構(gòu)。企業(yè)需要根據(jù)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)，全面梳理現(xiàn)有的管理結(jié)構(gòu)與內(nèi)部設(shè)置方案，確保企業(yè)內(nèi)部職能機(jī)構(gòu)符合現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展需求。物業(yè)企業(yè)經(jīng)理層通過設(shè)立多個(gè)職能部門，負(fù)責(zé)公司采購、人力、管理等方面的工作，下屬部門則通過管理處的方法對(duì)物業(yè)工作進(jìn)行管理，每個(gè)管理處都可以劃分為獨(dú)立的職能機(jī)構(gòu)，由管理主任負(fù)責(zé)日常工作。物業(yè)企業(yè)需要制定職責(zé)明確的工作機(jī)制，完善輪崗制度，通過兩個(gè)以上員工的制約完成工作，實(shí)現(xiàn)工作的直接監(jiān)控。該工作制度的方法就是，不將工作全部交由一個(gè)人完成，而是在一個(gè)人履行工作職責(zé)時(shí)，其他員工可以對(duì)工作情況進(jìn)行監(jiān)督，定期檢查員工工作情況。通過合理的輪崗制度，可以有效解決舞弊問題，而且可以明確在工作中存在的非故意人為問題。

物業(yè)企業(yè)需要擁有完善的授權(quán)權(quán)限指引措施，權(quán)限指引措施中，必須明確審核人與審批人負(fù)責(zé)的資金權(quán)限與業(yè)務(wù)事項(xiàng)，使各層員工在活動(dòng)過程中根據(jù)實(shí)際職責(zé)進(jìn)行授權(quán)。審批公司業(yè)務(wù)必須從申請(qǐng)階段就開始進(jìn)行審批，并且需要安排部門審核人員，審核人員需要嚴(yán)格遵守相關(guān)業(yè)務(wù)目標(biāo)，并且在出現(xiàn)重大業(yè)務(wù)事項(xiàng)時(shí)，需要明確工作的范圍、權(quán)限、職責(zé)。通過嚴(yán)格的授權(quán)控制工作，可以有效降低企業(yè)經(jīng)營漏洞發(fā)生幾率，使員工守則更加規(guī)范，加強(qiáng)物業(yè)企業(yè)日常運(yùn)營的穩(wěn)定程度。

加強(qiáng)實(shí)物監(jiān)管，保證資產(chǎn)的完整，提高企業(yè)資產(chǎn)使用效率。通過資產(chǎn)管控工作，可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)，建立安全的管理制度，保證企業(yè)不會(huì)出現(xiàn)資金浪費(fèi)問題。最佳的資金管控方法為集權(quán)式管理方法，采取該方法，可以避免資金隨意使用的問題，而且可以收集企業(yè)閑散資金，使企業(yè)資金利用率得到有效提升。

全面預(yù)算管理的基礎(chǔ)就是企業(yè)發(fā)展決策，通過準(zhǔn)確的數(shù)量與金額，可以明顯反映出企業(yè)未來某段時(shí)期內(nèi)可能出現(xiàn)的經(jīng)營、財(cái)務(wù)等活動(dòng)變化，并且制定出有效的管理計(jì)劃，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展目標(biāo)，提供詳細(xì)的資源使用計(jì)劃與企業(yè)活動(dòng)安排。全面預(yù)算管理的核心內(nèi)容就是明確不同部門與機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)，使預(yù)算管理工作更加規(guī)范，并且可以提高編制、審定、執(zhí)行工作的效率，強(qiáng)化預(yù)算管理的控制力與約束力。所以，物業(yè)企業(yè)必須優(yōu)化預(yù)算組織結(jié)構(gòu)，通過科學(xué)的預(yù)算管理體系，實(shí)現(xiàn)全面管理，也可以為各部門、崗位、員工提供明確的經(jīng)營發(fā)展目標(biāo)，各職責(zé)單位在開展預(yù)算管理工作的過程中，必須采取合理的評(píng)價(jià)管理方法，將所有預(yù)算執(zhí)行過程進(jìn)行綜合分析與整理，一旦發(fā)現(xiàn)超出預(yù)算的業(yè)務(wù)目標(biāo)，需要及時(shí)上報(bào)上級(jí)部門，并且根據(jù)上級(jí)部門制定的解決方案進(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的長期發(fā)展目標(biāo)。

三、結(jié)束語

為了在復(fù)雜的市場競爭中獲得勝利，物業(yè)企業(yè)必須不斷加強(qiáng)內(nèi)部控制水平，通過科學(xué)的內(nèi)部控制制度，發(fā)揮出內(nèi)部控制制度的真正作用。只有將內(nèi)部控制與企業(yè)管理相互結(jié)合，物業(yè)企業(yè)才能更好的完成現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)目標(biāo)，為企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展提供保障。

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