物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校實體檔案管理工作中的運用

滕月鵬

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校實體檔案管理工作中的運用

滕月鵬

[摘 要]隨著先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，我國檔案管理工作也得到較快的發(fā)展。在高校實體檔案管理中，通過充分運用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，促進(jìn)了高校實體檔案管理體系的改革與發(fā)展。但是在運用的過程中，仍然存在一定的問題，還需要相關(guān)工作人員對其問題進(jìn)行分析，以便尋找出一套科學(xué)、合理的解決方案，促進(jìn)高校實體檔案管理工作朝著更加數(shù)字化與規(guī)范化方向發(fā)展。本文基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高校實體檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行研究分析，對物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于高校實體檔案管理中存在的問題進(jìn)行闡述，并探討物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于高校實體檔案中的優(yōu)化策略，以便促進(jìn)高校實體檔案管理工作效率的提高。

[關(guān)鍵詞]物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)；高校；實體檔案；檔案管理

[作 者]滕月鵬，廣西工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院教師。

物聯(lián)網(wǎng)具有感知全面、傳遞可靠、智能管理等優(yōu)勢，在社會的各個領(lǐng)域中均得到較好的應(yīng)用，包括交通、物流、保健以及智能環(huán)境等領(lǐng)域。目前，我國各大高校也紛紛建立電子檔案館，促進(jìn)檔案管理朝著信息化、數(shù)字化方向發(fā)展。但是針對實體檔案的管理，雖然應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)取得了較好的發(fā)展，仍然存在一定的問題，還需要相關(guān)工作人員引起重視，需要加強對其應(yīng)用效率進(jìn)行分析，以便充分發(fā)揮出其最大的應(yīng)用價值。

一、基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高校實體檔案管理系統(tǒng)

（一）系統(tǒng)框架

通過將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用在高校實體檔案管理系統(tǒng)中，可以將該系統(tǒng)分為三個層次，即感知層、網(wǎng)絡(luò)層以及應(yīng)用層。在感知層中，實體檔案管理框架主要是負(fù)責(zé)收集實體檔案的相關(guān)資料與信息，對庫房環(huán)境信息進(jìn)行了解。而網(wǎng)絡(luò)層主要是依據(jù)移動通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及信息網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)構(gòu)等來獲取信息，將這些信息在用戶、檔案管理工作人員之間進(jìn)行傳遞，并對其傳遞進(jìn)行加密處理，確保信息的安全性。另外，在應(yīng)用層中，主要是以計算機(jī)技術(shù)平臺來對龐大的數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲與計算，并在此基礎(chǔ)上，建立安全管理系統(tǒng)、檔案信息管理系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等，以便更好地促進(jìn)信息的共享與傳遞。

（二）關(guān)鍵技術(shù)

其一，感知層的關(guān)鍵技術(shù)。本文主要以RFID技術(shù)與傳感器技術(shù)進(jìn)行研究，其中RFID技術(shù)指的是一種通過無線射頻的空間耦合或者反射的傳輸特性等方式對物體進(jìn)行自動識別的技術(shù)，其由讀寫器、天線以及電子標(biāo)簽等組成。在高校實體檔案的電子標(biāo)簽中，可以對該實體檔案的存放地點、來源以及內(nèi)容等信息進(jìn)行存儲，通過使用該技術(shù)的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)來提高檔案管理效率，避免差錯的發(fā)生，減輕工作人員的工作難度與強度。針對實體檔案中存在破損、缺頁等情況進(jìn)行及時清點與檢查，及時對其進(jìn)行修補。另外，傳感器技術(shù)是由轉(zhuǎn)換元件與敏感元件組成，其中敏感元件主要是對外界的溫度、濕度等環(huán)境參數(shù)進(jìn)行動態(tài)監(jiān)測與識別，并且將檢測的結(jié)果傳送到轉(zhuǎn)換元件中，轉(zhuǎn)變成為測量的電信號。在實體檔案管理中，主要包括濕度傳感器、溫度傳感器以及煙霧傳感器等，將其與移動通訊技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相互連接，可以建立實體檔案安全監(jiān)測系統(tǒng)，對高校實體檔案進(jìn)行實時監(jiān)測與管理。

其二，網(wǎng)絡(luò)層的關(guān)鍵技術(shù)。其主要包括無線通信技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)與移動通信技術(shù)等。其中無線通信技術(shù)主要指的是ZigBee技術(shù)，具有近距離、低耗能、低數(shù)據(jù)傳輸率以及低成本等優(yōu)勢，主要是負(fù)責(zé)遠(yuǎn)程監(jiān)控與自動監(jiān)控?；ヂ?lián)網(wǎng)與移動通訊技術(shù)主要是以客戶、服務(wù)器為工作模式，其中移動通訊技術(shù)包括WiFi、3G、4G等技術(shù)。

其三，應(yīng)用層的關(guān)鍵技術(shù)。其主要指的是云計算平臺的應(yīng)用，根據(jù)公開發(fā)布的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，可以將其分為公共云、私有云以及混合云幾種情況。在高校實體檔案中有關(guān)學(xué)校的歷史檔案以及基本情況的檔案是可以公開的，而人事檔案涉及個人的隱私，是不得公開的，因此，高校實體檔案需要采用混合云計算平臺來管理。云計算平臺主要存在于網(wǎng)絡(luò)層的上端，主要是對傳感器的數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲、分析與挖掘，以便更好地實現(xiàn)智能化的管理。

二、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于高校實體檔案管理中存在的問題

（一）基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高校實體檔案管理標(biāo)準(zhǔn)問題在高校實體檔案管理中，要想充分運用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)

進(jìn)行智能化的管理，就需要制定出標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度，其包括管理標(biāo)準(zhǔn)制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)制度以及信息安全標(biāo)準(zhǔn)制度等。但是針對高校實體檔案管理的實際情況進(jìn)行分析，其各個高校制定的標(biāo)準(zhǔn)制度差異較大，并且存在較差的兼容性。目前，各大高校還沒有形成統(tǒng)一的、規(guī)范的、普遍使用的管理標(biāo)準(zhǔn)。這一問題，在很大程度上，阻礙了物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校實體檔案管理中應(yīng)用范圍的擴(kuò)大，因此，制定出統(tǒng)一的、規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)是十分必要的。

（二）資金投入的問題

在基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高校實體檔案管理中，其資金投入是擴(kuò)大物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用范圍的前提條件。由于目前RFID技術(shù)以及相關(guān)設(shè)備的價格比較昂貴，需要購買大量的硬件設(shè)施，其成本較高，但是其資金投入嚴(yán)重不足，從而導(dǎo)致物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校實體檔案中的推廣使用存在較大的局限性。因此，需要通過各種途徑來加大資金的投入，可以通過社會支持，爭取社會各界的贊助，提高檔案工作人員技術(shù)的開發(fā)力度等方式來實現(xiàn)，以便推廣物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用。

（三）基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高校實體檔案技術(shù)與安全管理問題

在基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高校實體檔案管理系統(tǒng)中，其涉及的關(guān)鍵技術(shù)較多，但是有的技術(shù)還需要進(jìn)行改進(jìn)與完善，例如RFID標(biāo)簽與閱讀器等需要進(jìn)一步的改進(jìn)，數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及軟件技術(shù)需要及時更新。另外，在安全管理方面，其管理效率較低，需要采用各種有效的安全技術(shù)來提高檔案信息的安全性。

三、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于高校實體檔案管理的優(yōu)化策略

（一）提高實體檔案管理人員的綜合素質(zhì)

由于在高校實體檔案管理中充分運用到物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，因此，對實體檔案管理工作的要求越來越高，不僅需要具備專業(yè)的檔案管理知識與技能，還需要具備物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)專業(yè)知識與技能，能夠及時、熟練地掌握物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與操作流程，以便為實體檔案管理工作的順利開展提供依據(jù)。因此，需要加強對實體檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷地提高自身的專業(yè)技術(shù)水平，還需要及時掌握各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息緊急處理技術(shù)等，不斷地更新自身的管理觀念，確保思想與時俱進(jìn)，促進(jìn)實體檔案管理效率的提高。

（二）制定統(tǒng)一、規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)

基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高校實體檔案管理工作需要制定出統(tǒng)一的、規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，以便更好地落實管理工作。在管理工作中，需要建立互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，在對實體檔案進(jìn)行管理的時候，需要根據(jù)這些標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行。同時，還需要針對物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范化的管理，確保其在高校實體檔案管理中正常運行，并且還需要對其物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)設(shè)備進(jìn)行規(guī)范化的管理，為實體檔案的管理工作提供前提依據(jù)。

（三）加強檔案的安全管理

在基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高校實體檔案管理中，其檔案的信息資源均可能會通過各種傳輸方式傳送到各地。然而在高校實體檔案中部分信息與資料屬于保密的檔案文件，因此，為了有效地加強信息傳遞的安全、可靠性，需要加強檔案的安全管理。應(yīng)對檔案信息存儲、信息傳輸授權(quán)利用等方面進(jìn)行考慮：首先，在數(shù)據(jù)存儲方面，需要建立完善的防火墻系統(tǒng)，有效地防止外部的攻擊，避免內(nèi)部檔案信息的泄密，對其進(jìn)行授權(quán)管理。其次，對外可以采取監(jiān)視目錄的手段來處理，對低保密級別的文件通過授權(quán)處理后，可以通過加密的方式進(jìn)行瀏覽；對高保密級別的文件需要采用物理隔離的途徑進(jìn)行內(nèi)部局域網(wǎng)的傳遞，確保其安全性。

四、結(jié)語

由于物聯(lián)網(wǎng)以及相關(guān)技術(shù)的快速發(fā)展，并且將其運用到高校實體檔案管理中，給高校實體檔案的發(fā)展提供了新的發(fā)展機(jī)遇。但是由于目前該技術(shù)在高校實體檔案管理中的應(yīng)用還存在一定的問題，如標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)費以及技術(shù)等問題的局限性，使得物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校實體檔案管理中的應(yīng)用范圍還不夠廣，其推廣力度還不夠大。因此，需要對其問題進(jìn)行分析，以便尋找出合理、科學(xué)的優(yōu)化方案。在未來的發(fā)展過程中，高校實體檔案管理必將會朝著自動化、智能化以及數(shù)字化方向發(fā)展，并且物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用范圍將會越來越廣闊。為了達(dá)到這一目標(biāo)，還需要相關(guān)工作人員不斷地努力探索，促進(jìn)基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高校實體檔案管理體系全面、完善的發(fā)展，將其作用最大限度地發(fā)揮出來。

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