采購(gòu)項(xiàng)目?jī)?nèi)控審計(jì)問(wèn)題探究

中國(guó)船舶重工集團(tuán)公司第七一六研究所 杜順美

一、采購(gòu)項(xiàng)目?jī)?nèi)控審計(jì)的特點(diǎn)和難點(diǎn)

采購(gòu)項(xiàng)目?jī)?nèi)控審計(jì)，在《內(nèi)部審計(jì)實(shí)務(wù)指南第2號(hào)――物資采購(gòu)審計(jì)》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《采購(gòu)審計(jì)》）中被稱(chēng)為“審查、評(píng)價(jià)內(nèi)部控制”，其內(nèi)容包括“包括控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)管理、控制活動(dòng)、信息與溝通以及監(jiān)督五個(gè)要素”。雖然，在敘述序列中，《采購(gòu)審計(jì)》把采購(gòu)內(nèi)控審計(jì)列示在物資采購(gòu)前期審計(jì)中，不過(guò)諸如控制活動(dòng)等方面事項(xiàng)的推進(jìn)均應(yīng)該落實(shí)在采購(gòu)過(guò)程審計(jì)及后續(xù)審計(jì)等環(huán)節(jié)，應(yīng)該說(shuō)幾乎涉及到采購(gòu)審計(jì)的大部分內(nèi)容，在采購(gòu)審計(jì)中有較高的地位，對(duì)企業(yè)等系列組織的采購(gòu)工作來(lái)說(shuō)也相當(dāng)關(guān)鍵，是制約其成本控制甚至項(xiàng)目運(yùn)行績(jī)效甚至是價(jià)值實(shí)現(xiàn)的重要事項(xiàng)。

在采購(gòu)項(xiàng)目?jī)?nèi)控審計(jì)推進(jìn)過(guò)程中，基于利益等多方面因素作祟，往往遭遇到多方面障礙，面臨著系列難點(diǎn)。

其一是內(nèi)控審計(jì)的時(shí)點(diǎn)及范圍局限，基于《采購(gòu)審計(jì)》規(guī)定敘述序列的影響，部分企業(yè)僅在采購(gòu)前的審計(jì)跟進(jìn)中推進(jìn)采購(gòu)內(nèi)控審計(jì)，或者僅在諸如招標(biāo)等特定環(huán)節(jié)中強(qiáng)化實(shí)施內(nèi)控審計(jì)，而對(duì)時(shí)點(diǎn)及控制點(diǎn)的關(guān)注審視度偏低。

其二是因?yàn)椴少?gòu)工作中涉及到復(fù)雜的不當(dāng)利益訴求，違規(guī)現(xiàn)象較多，甚至可以說(shuō)相當(dāng)普遍，而且違規(guī)手段往往比較隱蔽，導(dǎo)致包括內(nèi)控審計(jì)在內(nèi)的系列審計(jì)工作的難度較大。

其三是部分企業(yè)或采購(gòu)項(xiàng)目，本身不注重內(nèi)控機(jī)制構(gòu)建的落實(shí)，使其內(nèi)控機(jī)制的形式化色彩嚴(yán)重，甚至可能導(dǎo)致內(nèi)控審計(jì)無(wú)從推動(dòng)。

其四是，采購(gòu)內(nèi)控審計(jì)需要審計(jì)人員兼顧采購(gòu)及內(nèi)控等多方面的素養(yǎng)，而且需要進(jìn)行較大范圍較深深度的基礎(chǔ)調(diào)查，對(duì)審計(jì)人員素質(zhì)、數(shù)量及所掌控資源等方面的要求和挑戰(zhàn)較高。

二、強(qiáng)化采購(gòu)項(xiàng)目?jī)?nèi)控審計(jì)的要點(diǎn)

一是切實(shí)落實(shí)深入調(diào)查。詳實(shí)而且有深度的調(diào)查，是進(jìn)行采購(gòu)內(nèi)控審計(jì)的前提和基礎(chǔ)。正因?yàn)槿绱?，《采?gòu)審計(jì)》專(zhuān)門(mén)設(shè)計(jì)了內(nèi)容詳實(shí)的“物資采購(gòu)內(nèi)部控制調(diào)查表”。特定企業(yè)在推進(jìn)采購(gòu)內(nèi)控審計(jì)的開(kāi)始，應(yīng)該根據(jù)自身組織的具體情況，借助或者微調(diào)《采購(gòu)審計(jì)》所設(shè)計(jì)的調(diào)查表，進(jìn)而靈活利用其他各種輔助方式切實(shí)落實(shí)比較深入和到位的調(diào)查，力求避免過(guò)于形式化。

二是確定并緊抓重點(diǎn)內(nèi)容。應(yīng)該在系統(tǒng)梳理特定組織采購(gòu)流程的基礎(chǔ)上，立足于特定公司等系列組織的實(shí)際情況，尋找各流程控制點(diǎn)中的重點(diǎn)或關(guān)鍵控制點(diǎn)，以作為審計(jì)對(duì)象。對(duì)此，一應(yīng)該遵循重要性原則，借助業(yè)內(nèi)共識(shí)層面的經(jīng)驗(yàn)，確定大概的重點(diǎn)范圍；二應(yīng)該根據(jù)初步風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的情況，將薄弱的或者說(shuō)風(fēng)險(xiǎn)較大的環(huán)節(jié)列為重中之重。另外，還應(yīng)該注意的就是，諸如規(guī)模性采購(gòu)、應(yīng)急采購(gòu)、非正常采購(gòu)等不同情況或不同項(xiàng)目的采購(gòu)應(yīng)有不同的重點(diǎn)，避免一招應(yīng)對(duì)所有項(xiàng)目的惰性思維。

三是基于預(yù)設(shè)方案有序推進(jìn)。如上所言，物資采購(gòu)內(nèi)控審計(jì)涉及內(nèi)容較多，審計(jì)難度較大，需要以系統(tǒng)化的思路有序推進(jìn)。對(duì)此，應(yīng)該事先根據(jù)流程梳理及審計(jì)重點(diǎn)確定情況，制定科學(xué)而審計(jì)工作計(jì)劃或者規(guī)劃方案，該方案應(yīng)該包括審計(jì)程序、時(shí)間安排、人員配備、資源調(diào)配、關(guān)鍵控制點(diǎn)的評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)或整改信息傳遞及反饋等系列內(nèi)容。借助類(lèi)似方案，統(tǒng)一而整體性的調(diào)配資源，有序推進(jìn)每一步每一個(gè)環(huán)節(jié)的審計(jì)工作，以確保盡量高效的落實(shí)實(shí)施。

四是強(qiáng)化現(xiàn)場(chǎng)內(nèi)控審計(jì)。這里的現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)不僅包括對(duì)采購(gòu)工作各環(huán)節(jié)現(xiàn)場(chǎng)的評(píng)估和判斷，還包括對(duì)采購(gòu)物資需求方內(nèi)控情況的評(píng)估和審視，比如特定工程項(xiàng)目需要采購(gòu)根據(jù)的時(shí)候，應(yīng)該進(jìn)入施工現(xiàn)場(chǎng)，考慮其倉(cāng)儲(chǔ)、入庫(kù)、消耗、反饋等過(guò)程及環(huán)節(jié)的控制，以避免采購(gòu)物品質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，同時(shí)還可以推動(dòng)采購(gòu)成本的降低或者說(shuō)管控。

五是強(qiáng)化審計(jì)整改環(huán)節(jié)的跟進(jìn)。在采購(gòu)內(nèi)控審計(jì)工作中，面對(duì)風(fēng)險(xiǎn)或者薄弱環(huán)節(jié)及問(wèn)題，應(yīng)該注意及時(shí)和需求方或者采購(gòu)負(fù)責(zé)主體溝通，提出建議，力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)即時(shí)性的整改；審計(jì)管理負(fù)責(zé)人員及其他有責(zé)任的主體，應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)審計(jì)建議提出及落實(shí)應(yīng)用等方面的督導(dǎo)工作，確保采購(gòu)內(nèi)控審計(jì)整改的徹底落實(shí)。

三、推動(dòng)采購(gòu)項(xiàng)目?jī)?nèi)控審計(jì)工作的配套保障

一應(yīng)該構(gòu)建相對(duì)完善的內(nèi)控機(jī)制。特定企業(yè)或者采購(gòu)項(xiàng)目在推進(jìn)具體采購(gòu)工作的過(guò)程中，應(yīng)該從采購(gòu)決策、請(qǐng)購(gòu)一直到驗(yàn)收、存檔等系列環(huán)節(jié)，設(shè)置細(xì)致而到位的流程，配備有一定選擇空間的多樣舉措，構(gòu)建完善采購(gòu)內(nèi)控機(jī)制，既讓采購(gòu)內(nèi)控審計(jì)得以推進(jìn)，同時(shí)也推動(dòng)整個(gè)采購(gòu)審計(jì)工作的高效進(jìn)展。

二應(yīng)該盡量確保審計(jì)工作的獨(dú)立性。采購(gòu)工作涉及到很多利益問(wèn)題，破壞采購(gòu)內(nèi)控執(zhí)行落地的干擾因素往往也會(huì)干擾采購(gòu)內(nèi)控審計(jì)的推進(jìn)。從這個(gè)角度上來(lái)看，推進(jìn)采購(gòu)內(nèi)控審計(jì)，對(duì)審計(jì)獨(dú)立性及其所附帶的權(quán)威性的要求更高，特定公司應(yīng)該盡量提高審計(jì)組織的領(lǐng)導(dǎo)角色，并且賦予盡可能充分的權(quán)限及資源。

三應(yīng)該實(shí)現(xiàn)審計(jì)成果在較大范圍內(nèi)共享。這種共享既是信息溝通及審計(jì)整改的必要，同時(shí)也是采購(gòu)內(nèi)控審計(jì)汲取其他相關(guān)審計(jì)工作成果避免重復(fù)勞動(dòng)的必要。對(duì)此，應(yīng)該在審計(jì)部門(mén)及生產(chǎn)部等其他系列部門(mén)及機(jī)構(gòu)之間，借助制度的力量及信息系統(tǒng)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，打造溝通及交流通道網(wǎng)絡(luò)。

另外，還應(yīng)該注意推動(dòng)構(gòu)建長(zhǎng)效機(jī)制。在中長(zhǎng)期的審計(jì)項(xiàng)目安排中，注意適當(dāng)安排采購(gòu)內(nèi)控審計(jì)項(xiàng)目，及在其他審計(jì)形態(tài)的項(xiàng)目中盡量強(qiáng)化相關(guān)的微觀(guān)工作推進(jìn)，使其成為采購(gòu)審計(jì)工作在實(shí)務(wù)層面現(xiàn)實(shí)存在的重要組成部分，同時(shí)還能為采購(gòu)內(nèi)控審計(jì)在持續(xù)的實(shí)踐積淀中不斷成長(zhǎng)提供機(jī)會(huì)和可能。

[1]梁慧.物資采購(gòu)內(nèi)部控制審計(jì)推進(jìn)方案——以中信重工機(jī)械股份有限公司為例[J].中國(guó)內(nèi)部審計(jì).2013(10)

[2]劉芬.材料采購(gòu)審計(jì)路徑選擇——基于內(nèi)部控制管理審計(jì)和真實(shí)合法性審計(jì)并行路徑[J].審計(jì)月刊.2004(01)

[3]李三喜.如何進(jìn)行采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制審計(jì)？[N].財(cái)會(huì)信報(bào).2014-07-28