對企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷監(jiān)管問題及對策的探討

云南冶金集團(tuán)股份有限公司 喬霏

在企業(yè)的經(jīng)營活動(dòng)中，企業(yè)費(fèi)用的增加會(huì)導(dǎo)致企業(yè)利潤的減少，企業(yè)費(fèi)用能夠科學(xué)反映出企業(yè)在某一段時(shí)間內(nèi)消耗資源的實(shí)際情況，而且，費(fèi)用通常都是通過財(cái)務(wù)部門進(jìn)行處理以及整理的，緊接著才把不同的費(fèi)用安放在不同的費(fèi)用項(xiàng)目中。雖然企業(yè)費(fèi)用的來源以及用途都不一樣，但是都能夠?qū)ζ髽I(yè)的經(jīng)營活動(dòng)產(chǎn)生一定的影響，可見，費(fèi)用的支出在企業(yè)的內(nèi)部管理中具有不容忽視的作用。

一、企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷監(jiān)管中的問題

(一)費(fèi)用預(yù)算編制環(huán)節(jié)

第一，費(fèi)用預(yù)算編制科學(xué)性不足，計(jì)劃過于籠統(tǒng)。比如，有部分單位在編制業(yè)務(wù)招待費(fèi)、辦公費(fèi)、差旅費(fèi)等預(yù)算支出時(shí)，沒有全面考慮各個(gè)部門的工作強(qiáng)度以及對外經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)多少等問題，而是采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，從而促使實(shí)際要用到的費(fèi)用不足，而指標(biāo)有剩余的就會(huì)在使用的過程中浪費(fèi)，最終會(huì)導(dǎo)致員工的工作積極性降低。

第二，費(fèi)用預(yù)算的編制過于死板。由于費(fèi)用預(yù)算編制之后，都是經(jīng)過辦公會(huì)或董事會(huì)審定通過的，一般不輕易更改，但是由于企業(yè)為適應(yīng)市場競爭環(huán)境，會(huì)對部門進(jìn)行整合或人員進(jìn)行調(diào)整，導(dǎo)致實(shí)際費(fèi)用支出時(shí)難以用原來的費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行審查考核，年度終了又難以將實(shí)際費(fèi)用支出與費(fèi)用預(yù)算比照，考核執(zhí)行率。

第三，參與費(fèi)用預(yù)算編制人員財(cái)務(wù)知識(shí)欠缺。費(fèi)用預(yù)算編制時(shí)，不是全部都由財(cái)務(wù)人員完成，因?yàn)楹芏噘M(fèi)用的支出都和業(yè)務(wù)部門掛鉤，勢必就需要業(yè)務(wù)部門的人員參與到費(fèi)用預(yù)算的編制過程中，但是由于業(yè)務(wù)部門人員缺少財(cái)務(wù)相關(guān)知識(shí)，想早做完早了事，在編制費(fèi)用預(yù)算時(shí)一般都會(huì)抄襲曾經(jīng)的費(fèi)用預(yù)算，并沒有根據(jù)當(dāng)前的實(shí)際情況編制，造成實(shí)際費(fèi)用發(fā)生時(shí)，預(yù)算不夠，或不在預(yù)算范圍內(nèi)。此外，一部分的單位制定費(fèi)用預(yù)算只是為了達(dá)到上級(jí)的要求，實(shí)際上費(fèi)用預(yù)算是可有可無的，在企業(yè)內(nèi)部根本不能夠?qū)嵤?/p>

(二)審核費(fèi)用環(huán)節(jié)

第一，審核的職責(zé)模糊，會(huì)出現(xiàn)推卸責(zé)任的情況。一部分的單位在進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷的時(shí)候并沒有具體明確審批程序、權(quán)限以及人員的制度，從而導(dǎo)致業(yè)務(wù)人員在進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷審批的時(shí)候往往會(huì)出現(xiàn)推卸責(zé)任的情況，從而進(jìn)一步降低了工作人員的辦事效率。

第二，責(zé)任感不足，過度講究關(guān)系，而輕視原則。在一些單位中，往往會(huì)出現(xiàn)好人主義的現(xiàn)象，在領(lǐng)導(dǎo)以及熟人面前往往會(huì)隨意批示所呈報(bào)的費(fèi)用，從而不利于企業(yè)的利益。

第三，審批透明度不足，監(jiān)督難度大。根據(jù)財(cái)務(wù)制度的有關(guān)要求，企業(yè)的財(cái)務(wù)收支事項(xiàng)通常都是運(yùn)用一支筆審批原則。然而在實(shí)行的時(shí)候，一部分的財(cái)管領(lǐng)導(dǎo)過度重視一支筆審批的作用，習(xí)慣獨(dú)攬大權(quán)，而不聽取下屬的意見，從而導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員并不重視報(bào)銷費(fèi)用，最終導(dǎo)致會(huì)計(jì)監(jiān)督的作用無法發(fā)揮。

(三)使用發(fā)票環(huán)節(jié)

發(fā)票是納稅人經(jīng)營活動(dòng)的關(guān)鍵商事憑證，通過發(fā)票能夠了解過去所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)情。然而，當(dāng)前的發(fā)票使用比較混亂，造假等情況頻頻出現(xiàn)。

第一，發(fā)票不符合規(guī)定或是虛假。虛假發(fā)票主要包括：變造“真”發(fā)票和“拿來”假發(fā)票兩種情況，變造“真”發(fā)票是指在真發(fā)票中通過使用挖補(bǔ)、擦等方法來變更發(fā)票上的內(nèi)容，達(dá)到報(bào)銷費(fèi)用的目的；而“拿來”假發(fā)票是指報(bào)銷人通過違法分子買來采用版面印色、字體、紙質(zhì)等與真發(fā)票相類似的發(fā)票，用以欺騙財(cái)務(wù)人員，達(dá)到報(bào)銷費(fèi)用的目的，但是，該類發(fā)票在號(hào)碼、字跡以及順序上都會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)位情況而且發(fā)票所顯示的單位也與稅局預(yù)留單位不一致。同時(shí)，還會(huì)出現(xiàn)本地發(fā)生費(fèi)用外地報(bào)銷的情況，而且，發(fā)票的業(yè)務(wù)并不符合實(shí)際。比如，有的單位為了遵循會(huì)計(jì)制度的相關(guān)規(guī)定，對費(fèi)用報(bào)銷采用正規(guī)的票據(jù)，然而，實(shí)際情況就是，一部分的費(fèi)用比如招待客戶的禮品費(fèi)用等，經(jīng)辦人員一般都會(huì)因?yàn)榇祟愘M(fèi)用難以報(bào)銷，而采取不正當(dāng)手段購買假發(fā)票或用其他非正常發(fā)票來代替稅務(wù)發(fā)票，從而能夠節(jié)約一定的費(fèi)用，有時(shí)也能夠順利報(bào)銷。

第二，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不合理，運(yùn)用假發(fā)票魚目混珠。這種情況，主要是為了把不能入賬的費(fèi)用變成合理的賬，同時(shí)，也要運(yùn)用虛假發(fā)票。而且，會(huì)通過夸大費(fèi)用開支，通過虛假發(fā)票來獲取現(xiàn)金。此外，對于不能夠報(bào)銷的項(xiàng)目，一部分的單位會(huì)把這一類發(fā)票混合在能夠報(bào)銷的發(fā)票中進(jìn)行報(bào)銷。

第三，開具的發(fā)票不符合規(guī)定。此類情況主要是指，經(jīng)辦人員報(bào)銷的發(fā)票是真稅務(wù)發(fā)票，但是在開具時(shí)單位名稱書寫不正確或不規(guī)范，缺字少字等，如：“***股份有限公司”，開具為“***有限責(zé)任公司”或“***股份公司”，甚至有經(jīng)辦人員直接開具為個(gè)人名字等情況，均為不符合規(guī)定。

二、解決企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷監(jiān)管問題的有效對策

(一)重視對資金的管理，促使費(fèi)用開支的減少，并要制定科學(xué)的費(fèi)用預(yù)算

第一，費(fèi)用預(yù)算要科學(xué)合理。企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)是不斷創(chuàng)造價(jià)值的過程，為此，企業(yè)費(fèi)用通常都是由經(jīng)辦人以及經(jīng)辦部門花費(fèi)。為了能夠有效的減少費(fèi)用開支，利用最小的支出獲取最高的回報(bào)，企業(yè)一定要根據(jù)實(shí)際情況，認(rèn)真分析費(fèi)用開支的多少，并要確定費(fèi)用開支的前后順序，同時(shí)也要根據(jù)資金供應(yīng)的實(shí)情，編制科學(xué)的費(fèi)用預(yù)算。

第二，適時(shí)調(diào)整費(fèi)用預(yù)算。在開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)之前，一定要制定費(fèi)用預(yù)算計(jì)劃，因?yàn)樨?cái)務(wù)活動(dòng)是可變的，所以，就算費(fèi)用預(yù)算有多完美，都需要及時(shí)了解市場的情況，留意企業(yè)內(nèi)部的重大變化，有效的結(jié)合所有的情況，適時(shí)調(diào)整費(fèi)用預(yù)算。

(二)加大對費(fèi)用報(bào)銷的管理力度

為了加大對費(fèi)用報(bào)銷的管理力度，一定要重視對費(fèi)用報(bào)銷的監(jiān)管。當(dāng)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)候，再進(jìn)行評(píng)價(jià)，就不能充分發(fā)揮評(píng)價(jià)的作用。而且財(cái)務(wù)報(bào)銷一定要引起每一個(gè)環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人的重視，唯有做到環(huán)環(huán)相扣認(rèn)真負(fù)責(zé)，才能提高資金的使用率。

第一，加強(qiáng)費(fèi)用預(yù)算編制的科學(xué)性。首先，制定費(fèi)用預(yù)算相關(guān)制度，并規(guī)劃使用目的、標(biāo)準(zhǔn)、范圍以及類別。就日常費(fèi)用而言，如維修費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、辦公費(fèi)，人員費(fèi)用等，重要部門以及經(jīng)理一定要細(xì)化到日以及周，而對于普通的員工而言，要根據(jù)月或是年的使用計(jì)劃。而對于不是經(jīng)常花費(fèi)的開支，如差旅費(fèi)、咨詢費(fèi)，科研費(fèi)等，要根據(jù)用途的大小以及使用效率等來劃分等級(jí)。緊接著，在制定費(fèi)用預(yù)算時(shí)，一定要全面，同時(shí)也要根據(jù)實(shí)際的情況進(jìn)行修訂以及調(diào)整，從而確保費(fèi)用預(yù)算更具科學(xué)性。然后，在制定完費(fèi)用預(yù)算后，一定要交由部門審核通過方才能落實(shí)。通常情況下，在審核費(fèi)用計(jì)劃的時(shí)候，主要是采用層層審核的方式。此外，考核部門要定期對企業(yè)員工以及部門主管進(jìn)行考核，從而能夠有效的把工作績效與費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行的進(jìn)度相掛鉤。而且，一定要定期公示計(jì)劃，并要通過全體員工的監(jiān)督，根據(jù)所反饋的建議，對不合理的費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行調(diào)整。

第二，加大對費(fèi)用報(bào)銷的監(jiān)督的重視力度。在進(jìn)行監(jiān)督的時(shí)候，當(dāng)發(fā)現(xiàn)問題出現(xiàn)在某個(gè)負(fù)責(zé)人身上，應(yīng)當(dāng)追究該負(fù)責(zé)人的責(zé)任，同時(shí)，也要確保各個(gè)環(huán)節(jié)是否相互起到牽制作用。此外，當(dāng)出現(xiàn)嚴(yán)重問題的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)要及時(shí)向部門匯報(bào)，并要不斷健全責(zé)任制度，并加以落實(shí)，進(jìn)而防止該制度形同虛設(shè)。

(三)重視對財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn)，并要建立健全的費(fèi)用報(bào)銷細(xì)化制度

第一，為了提高財(cái)務(wù)人員在報(bào)銷環(huán)節(jié)中的判斷和分析能力，一定要定期安排財(cái)務(wù)人員進(jìn)行相關(guān)的財(cái)務(wù)培訓(xùn)，比如財(cái)務(wù)案例剖析、會(huì)計(jì)準(zhǔn)側(cè)法規(guī)培訓(xùn)等。同時(shí)，因?yàn)楹芏嗟馁M(fèi)用報(bào)銷經(jīng)辦人都不是財(cái)務(wù)人員，費(fèi)用預(yù)算編制也不都是財(cái)務(wù)人員，為此，一定要加大對經(jīng)辦人的有關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)。

第二，財(cái)務(wù)人員要實(shí)行定期輪崗制度，從而能夠促使財(cái)務(wù)人員綜合素質(zhì)以及工作能力的提高。當(dāng)前，一部分的單位并不重視對財(cái)務(wù)崗位的輪換制。原因在于企業(yè)主要是根據(jù)工作的實(shí)際需要來安排工作的，而不適按照特點(diǎn)來安排工作，有一些會(huì)計(jì)人員，從事會(huì)計(jì)工作已經(jīng)很多年，從而不利于會(huì)計(jì)人員工作積極性的提高。同時(shí)，一部分的會(huì)計(jì)人員因?yàn)槠渌诘膷徫桓＠龆己芎茫⑶乙呀?jīng)習(xí)慣了當(dāng)前的工作方式，并不愿意調(diào)換崗位。

三、結(jié)束語

總而言之，企業(yè)一定要加大對企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷的重視力度，并要采用有效的措施減少費(fèi)用報(bào)銷過程中的漏洞，同時(shí)，要根據(jù)企業(yè)的實(shí)情，盡可能控制企業(yè)費(fèi)用支出，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，增加企業(yè)競爭力，保障企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。

[1]葉華.企業(yè)費(fèi)用支出合理性、相關(guān)性判斷與規(guī)范淺析[J].中國外資,2012

[2]趙莉.淺談中小企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制[J].遼寧經(jīng)濟(jì)職業(yè)技術(shù)學(xué)院(遼寧經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)),2010