工程檔案管理的典型問題及對策探索

□陳園園 尤 靜

工程檔案管理是檔案管理領(lǐng)域非常重要的一個分支，是一項很重要的工作，不僅是整個工程建設(shè)領(lǐng)域的發(fā)展基礎(chǔ)，也能夠全面反映工程項目從立項到竣工的全貌，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中不可缺少的環(huán)節(jié)。但是，目前工程檔案管理領(lǐng)域普遍存在一些典型問題，如何更好地解決問題促進檔案事業(yè)的發(fā)展是擺在檔案管理者面前的一項重要課題。

一、工程檔案管理中常見的問題

(一)工程檔案管理的重視程度亟待加強。目前普遍的情況是，相當(dāng)數(shù)量的企事業(yè)單位普遍存在對檔案管理重視程度不夠的現(xiàn)象。檔案管理的意識比較薄弱，有些人甚至認為檔案管理約等于倉庫保管，這些落后陳舊意識嚴(yán)重阻礙了檔案管理的發(fā)展。

(二)工程檔案管理信息化程度不發(fā)達。由于檔案管理意識普遍較低，很多企事業(yè)單位的檔案工作仍然滯留在書面整理的初級階段，信息化管理程度遠跟不上檔案數(shù)量的增長，缺乏完整便捷的檢索程序。紙質(zhì)文件占用空間過大，電子文件收集不規(guī)范、不完整、不系統(tǒng)、不及時，與信息發(fā)展的大時代背景很不相稱，對檔案的保管、利用缺乏有力支持。

(三)工程檔案管理的專業(yè)性人才匱乏。解決所有管理問題的關(guān)鍵是人才的問題，檔案管理作為一門支持企業(yè)發(fā)展的管理學(xué)科，人才的培養(yǎng)和發(fā)展必須放在首要位置，現(xiàn)代化的檔案管理應(yīng)當(dāng)建立在大力培養(yǎng)人才的基礎(chǔ)上，而目前很多企事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)化程度低，在職培訓(xùn)率低，青年后備力量儲備不足，檔案管理部門在很多企事業(yè)單位中地位不高受不到應(yīng)有的重視，檔案工作人員待遇普遍偏低，工作積極性不高，這些嚴(yán)重制約著檔案管理的發(fā)展。

(四)工程檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有待進一步完善。一些中小型企業(yè)往往只重視經(jīng)濟效益，而對工程檔案的歸檔不重視，對資料的收集、編制、整理的環(huán)節(jié)功夫下得不夠，對一些工程檔案資料僅重視文件資料的收集，而輕視了工程項目整個過程文件資料的前后邏輯關(guān)系，資料編制不規(guī)范、標(biāo)識不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)有偏差、修改不到位等等。

二、加強工程檔案管理的措施

(一)從根本上重視檔案管理工作。在當(dāng)今社會生產(chǎn)力大力發(fā)展的主旋律下，檔案管理的專業(yè)化和信息化已經(jīng)成為檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的主旋律，工程檔案是前人建設(shè)知識及經(jīng)驗的完整總結(jié)和歸納，這些檔案的完整、準(zhǔn)確與否，會直接影響人們的正常生活，同時也是借鑒前人經(jīng)驗、提高工作效率、科學(xué)發(fā)展的重要手段之一，因此，做好工程檔案管理工作十分重要，是做好工程建設(shè)其他工作的重要條件之一。

(二)大力發(fā)展檔案信息化。隨著各行各業(yè)經(jīng)濟的快速發(fā)展，管理領(lǐng)域的信息化對當(dāng)今社會國民經(jīng)濟與發(fā)展的影響越來越顯著。檔案作為一項專業(yè)的信息資源，面對信息化飛速發(fā)展的潮流，必須樹立科學(xué)發(fā)展的思想，拋棄陳舊過時觀念，解放思想，緊跟時代，這攸關(guān)檔案事業(yè)發(fā)展的前途，也是時代賦予檔案事業(yè)的使命。企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)樹立提高效率的總目標(biāo)，對檔案進行數(shù)字化加工，建立多媒體檔案數(shù)據(jù)庫、檔案信息目錄數(shù)據(jù)庫、在線利用數(shù)據(jù)庫等各類信息化利用模式。同時，檔案信息化的實現(xiàn)也要求企事業(yè)單位內(nèi)部各個環(huán)節(jié)對檔案工作高度重視，從各部門自身做起，共同推動檔案信息化的發(fā)展。

(三)提高對檔案專業(yè)人才的重視程度。任何一項管理事業(yè)的發(fā)展最關(guān)鍵的都是人才的培養(yǎng)和提升，人才的主觀能動作用不言而喻。一是要對檔案管理人員加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過自學(xué)、在職培訓(xùn)等方式拓寬知識面，了解檔案發(fā)展的新趨勢、新方法，培養(yǎng)勇于開拓創(chuàng)新的精神，適應(yīng)檔案工作的需要。二是提高檔案人員待遇水平，用適當(dāng)?shù)膱蟪曛螜n案人員的責(zé)任意識，樹立愛崗敬業(yè)、樂于奉獻的敬業(yè)精神，增強服務(wù)意識，通過辛勤勞動實現(xiàn)自我價值。三是檔案管理部門可以組織工作技能大賽等競賽活動，通過競賽評比來進行總結(jié)、互通有無，學(xué)習(xí)先進，督促后進。

(四)建立健全企業(yè)工程檔案管理的各項標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。做好檔案工作的前提是建立檔案各項標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，有了標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的指導(dǎo)作用，檔案的各項管理工作才能更好地實施開展，是檔案管理工作順利進行的重要保障。一是要將檔案管理制度納入企業(yè)日常管理制度，建立專門的檔案管理部門并配備專業(yè)管理人才。二是要根據(jù)本單位生產(chǎn)經(jīng)營特點，建立和健全檔案管理工作各項規(guī)章制度，并根據(jù)單位發(fā)展的新形勢及時更新升級管理制度，做到與時俱進。三是做好管理制度的宣貫工作，落實到每個部門和員工，提高員工檔案意識，樹立人人重視檔案工作的文化氛圍。從與檔案相關(guān)的各崗位職責(zé)、考核方式、管理運作制度入手，將檔案從產(chǎn)生、收集到歸檔、利用的各個環(huán)節(jié)形成閉環(huán)管理。

三、結(jié)語

工程資料檔案是過去工作和歷史的記錄，是歷史的正式憑證，是第一手的參考資料，已經(jīng)日益成為日常管理的一個重要分支。工程檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)工作規(guī)范性管理的基礎(chǔ)與前提，作為檔案管理者，必須充分認識到工程檔案管理工作在企業(yè)生存發(fā)展中具有基礎(chǔ)性作用和保護企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)的重要性，不斷發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)歸納，解決問題，進一步促進檔案事業(yè)繁榮發(fā)展。