事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的思路與策略

□蔡成斌

一、事業(yè)單位檔案創(chuàng)新的特點(diǎn)

(一)具有社會(huì)活動(dòng)性質(zhì)，保存了重要的社會(huì)信息。事業(yè)單位包含了社會(huì)中多個(gè)行業(yè)，主要集中在教育、科技等單位，是國家中基礎(chǔ)的社會(huì)活動(dòng)，而事業(yè)單位中檔案主要就是對(duì)社會(huì)活動(dòng)的一種記載。文化檔案為人們留下了精神財(cái)富，科技檔案則有利于提高國家文化軟實(shí)力和科技競(jìng)爭(zhēng)力，教育檔案有利于提高國民素養(yǎng)，醫(yī)療檔案有利于提高國民健康體質(zhì)。這些檔案在一定程度上可以為國家提高大量的社會(huì)活動(dòng)信息記載，同時(shí)也是國家與社會(huì)寶貴的財(cái)富。因而事業(yè)單位檔案管理在國家發(fā)展中的作用是不可忽視的。在某種程度上來說，雖然事業(yè)單位是不屬于政府機(jī)構(gòu)的，但是卻可以為國家各種機(jī)關(guān)提供大量的信息。事業(yè)檔案中包含從業(yè)人員的檔案，這種檔案稱作是人事檔案，到人事檔案僅僅是事業(yè)單位檔案中一小部分。檔案主要就是各種工作中所產(chǎn)生的工作記錄記載，這不僅是事業(yè)單位中現(xiàn)有工作的一種材料準(zhǔn)備，也是國家科技興國的準(zhǔn)備。因此，我們可以檔案管理是每個(gè)事業(yè)工作中必須要進(jìn)行的一個(gè)單位。事業(yè)單位檔案管理對(duì)單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展起著重要的推動(dòng)作用，有利于維護(hù)群眾的利用。所以，科學(xué)管理檔案，對(duì)于事業(yè)單位具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

(二)事業(yè)單位檔案管理具有服務(wù)性質(zhì)。事業(yè)單位檔案是由國家出資設(shè)置的，主要的目的就是為了保存各種各樣的檔案文件，為社會(huì)各行業(yè)進(jìn)行資料的匯總。這些行業(yè)沒有辦法自己進(jìn)行匯總，這個(gè)時(shí)候就需要借用事業(yè)單位來進(jìn)行檔案管理。這種類型的事業(yè)單位是不具有盈利目的的，是無條件為國家提供信息的查詢，以為社會(huì)服務(wù)為宗旨的，具有一定的服務(wù)性質(zhì)。在社會(huì)中這種類型的事業(yè)單位其實(shí)很多，為廣大人民群眾無償?shù)姆?wù)。

二、事業(yè)單位檔案管理的不足

在事業(yè)單位檔案管理中，存在一些不足的地方，在一定程度上影響著事業(yè)單位的發(fā)展，阻礙其進(jìn)步與發(fā)展。

(一)事業(yè)單位中缺少專業(yè)檔案管理人員。目前，在我國事業(yè)單位檔案管理在發(fā)展存在一定的問題，這些問題若不及時(shí)解決在一定程度上就會(huì)阻礙事業(yè)單位的發(fā)展。其中最大的問題就是缺少專業(yè)檔案管理的人才。在事業(yè)單位中工作的人員很多都是沒有經(jīng)過正規(guī)培訓(xùn)就上崗的人員，這些人員在工作中多多少少都會(huì)出現(xiàn)誤差，這樣就使得檔案管理起不到應(yīng)有的作用。有的事業(yè)單位在檔案管理中沒有相應(yīng)的管理人員，只是由其他部門人員進(jìn)行管理，這樣在檔案管理中不但會(huì)使得檔案管理過程沒有辦法順利進(jìn)行，同時(shí)也會(huì)造成工作人員在工作的時(shí)候出現(xiàn)敷衍了事的情況，工作人員的責(zé)任感喪失，沒有辦法順利完成檔案建設(shè)工作，乃至發(fā)掘檔案管理中的失誤。

(二)事業(yè)單位檔案管理中離職人員缺少交接環(huán)節(jié)。在各個(gè)事業(yè)單位中工作人員相互交替是存在著必然性的，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展目前很少有人可以在一個(gè)職位一直做到退休了。在事業(yè)單位檔案管理中，檔案管理人員在離職交接的時(shí)候出現(xiàn)一些都是檔案管理部門中的重要問題。若是檔案管理人員在工作中突然出現(xiàn)離職、或是生病等情況，這樣在一定程度上都會(huì)對(duì)檔案管理工作的進(jìn)程產(chǎn)生一定的影響。在當(dāng)前我國大多數(shù)的檔案管理部門都缺少比較完善的交接手續(xù)，這樣在一定程度上就會(huì)導(dǎo)致相關(guān)工作人員在工作交替的時(shí)候沒有相關(guān)章程來遵守，最終就會(huì)導(dǎo)致很多的檔案變成了沒有用的檔案，給事業(yè)單位造成一定的損失。

(三)事業(yè)單位在管理檔案的時(shí)候沒有相應(yīng)的措施。事業(yè)單位中檔案管理的重要步驟之一即電子化，即使現(xiàn)在事業(yè)單位中已經(jīng)普遍應(yīng)用了電子檔案，但是其中多數(shù)情況下相對(duì)于一些貴重檔案目前還是利用紙質(zhì)檔案來保存的。在事業(yè)單位檔案建設(shè)的時(shí)候，一般對(duì)于機(jī)密性、重要的檔案來說還是缺少相應(yīng)的管理措施，這樣就會(huì)造成電子檔案與紙質(zhì)檔案管理制度互相不配套。電子文件對(duì)應(yīng)用程序具有一定的依附性，設(shè)備與系統(tǒng)在更新的時(shí)候就會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)中沒有辦法進(jìn)行讀取，這樣就會(huì)造成系統(tǒng)中一些重要文件丟失，失去了檔案應(yīng)有的意義。在查找使用中，又沒有辦法使得檔案信息發(fā)揮其應(yīng)有的最大價(jià)值，這樣在很大程度上就會(huì)使得事業(yè)單位在發(fā)展中受到一定的阻礙。

(四)事業(yè)單位一般缺少高科技管理檔案的意識(shí)。隨著時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步，事業(yè)單位管理方式與設(shè)備上已經(jīng)沒有辦法適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展了，但是在我國的事業(yè)單位中還沒有認(rèn)清這一問題的嚴(yán)重性，在日常的工作中，很多事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，信息沒有辦法進(jìn)行及時(shí)更新，或者是沒有根據(jù)社會(huì)發(fā)展與工作的需要來進(jìn)行統(tǒng)計(jì)安排。因而，在事業(yè)單位中引用高科技來進(jìn)行檔案的修復(fù)與處理，這樣有利于提高檔案保護(hù)的意識(shí)。

三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的策略

(一)轉(zhuǎn)變事業(yè)單位思想認(rèn)知。這里所說的事業(yè)單位思想，其實(shí)并不是指檔案管理方面認(rèn)識(shí)出現(xiàn)了誤差，而是指事業(yè)單位中對(duì)于檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不清楚。第一，應(yīng)該要轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)者的思想認(rèn)識(shí)，只有他們重視了檔案管理的重要性，才能夠作出符合事業(yè)單位整體利益的決策。第二，應(yīng)該要使社會(huì)對(duì)事業(yè)單位的認(rèn)識(shí)有所改變，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理監(jiān)督力度，這樣才有利于在宏觀上更加關(guān)注事業(yè)單位，在社會(huì)生活中也應(yīng)該利用報(bào)紙、廣播等途徑來進(jìn)行宣傳。

(二)加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)。第一，若是想要對(duì)管理進(jìn)行培訓(xùn)，應(yīng)該要著重于檔案管理技巧、修復(fù)等方面。讓相應(yīng)的管理人員可以從中提高自身的專業(yè)素質(zhì)與修養(yǎng)。第二，加強(qiáng)對(duì)工作人員的管理，對(duì)每個(gè)部門要分清他們的職責(zé)，這樣在出現(xiàn)重大事故的時(shí)候就可以及時(shí)解決，不會(huì)出現(xiàn)互相推諉等情況。第三，適當(dāng)增加管理人員的福利政策，為他們提供良好的上升空間。

(三)完善檔案管理制度。完善檔案管理政策，在一定程度有利于保證信息的完整性，需要及時(shí)更新的可以按時(shí)更新，需要?jiǎng)h除的也可以按時(shí)經(jīng)過審查進(jìn)行刪除，同時(shí)也可以做好安全防護(hù)措施，保護(hù)檔案安全的整體性質(zhì)。在完善檔案管理制度時(shí)，首先注意的應(yīng)該是檔案保管制度、檔案機(jī)密制度、檔案監(jiān)督制度等。事業(yè)單位也應(yīng)該做好內(nèi)部的監(jiān)督，這樣在一定程度上才會(huì)保證檔案不會(huì)外泄，保證了檔案的安全，同時(shí)也會(huì)進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位的整體發(fā)展。

四、結(jié)語

綜合上述，只有科學(xué)的管理制度才會(huì)進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展，在事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展過程中面臨諸多的問題，其中有管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高，單位在思想上還沒有得到重視，這都會(huì)限制到事業(yè)單位發(fā)展的速度。但是其中還是有著諸多的優(yōu)點(diǎn)是不能否認(rèn)的，事業(yè)單位檔案管理為社會(huì)提供服務(wù)，為廣大群眾提供服務(wù)，這些都是不可否認(rèn)的。因而，在未來的發(fā)展中要揚(yáng)長(zhǎng)避短，更好地服務(wù)社會(huì)。

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