淺析銷售與收款循環(huán)的內(nèi)部控制

南京經(jīng)天緯地會(huì)計(jì)師事務(wù)所　陳娟

淺析銷售與收款循環(huán)的內(nèi)部控制

南京經(jīng)天緯地會(huì)計(jì)師事務(wù)所陳娟

摘要:內(nèi)部控制建設(shè)是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要內(nèi)容，由于銷售和收款在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)中占有極其重要的地位，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)價(jià)值實(shí)現(xiàn)的最終環(huán)節(jié)，其管理質(zhì)量直接決定和影響企業(yè)的資金效率和利潤(rùn)水平，因此加強(qiáng)銷售與收款的內(nèi)部控制尤其重要。本文從不相容職務(wù)的分離、授權(quán)審批制度、會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制、內(nèi)控的監(jiān)督幾個(gè)方面對(duì)銷售與收款的內(nèi)部控制進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞:重要性內(nèi)部控制銷售與收款

內(nèi)部控制是以專業(yè)管理制度為基礎(chǔ)，以防范風(fēng)險(xiǎn)、有效監(jiān)督為目的，通過(guò)全方位建立過(guò)程控制體系描述關(guān)鍵控制點(diǎn)和以流程形式直觀表達(dá)各業(yè)務(wù)過(guò)程而形成的管理規(guī)范。我國(guó)的內(nèi)部控制建設(shè)起步較晚，直至2001年6月財(cái)政部才頒布了第一部以加強(qiáng)企業(yè)自身管理的內(nèi)部控制規(guī)范：《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制基本規(guī)范》該規(guī)范的制定和實(shí)施，推動(dòng)了內(nèi)部控制在我國(guó)的發(fā)展，為深化經(jīng)濟(jì)體制改革，建立現(xiàn)代企業(yè)制度奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

就目前而言，總體上我國(guó)的內(nèi)部控制建設(shè)還比較薄弱，特別是一些中小型企業(yè)。有的企業(yè)老總根本就沒(méi)有內(nèi)部控制的意識(shí)，他們覺(jué)得有自己親自在公司坐鎮(zhèn)有無(wú)內(nèi)部控制不影響其公司的經(jīng)營(yíng)；有的企業(yè)將內(nèi)部控制片面地理解為內(nèi)部成本控制、內(nèi)部會(huì)計(jì)控制等，未能全面理解內(nèi)部控制的含義；更有甚者，認(rèn)為內(nèi)部控制只是掛在墻上的一條條管理制度僅僅是為了應(yīng)付上級(jí)或?qū)徲?jì)部門的檢查；還有一些企業(yè)雖然設(shè)計(jì)了比較好的內(nèi)控制度卻未能得到有效的執(zhí)行。

設(shè)計(jì)良好、執(zhí)行有效的內(nèi)部控制可以合理保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理合法、合規(guī)、資產(chǎn)安全、財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息真實(shí)完整、提高經(jīng)營(yíng)效率和效果、促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。銷售和收款在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)中占有極其重要的地位，是單位實(shí)現(xiàn)價(jià)值目標(biāo)的最終環(huán)節(jié)，是企業(yè)現(xiàn)金流入的主要來(lái)源。在當(dāng)今以銷定產(chǎn)的市場(chǎng)環(huán)境下，企業(yè)的生存和發(fā)展一定程度上依賴于銷售和收款業(yè)務(wù)的發(fā)展，銷售上不去、下滑會(huì)導(dǎo)致企業(yè)規(guī)模萎縮，大量的貨款收不回將導(dǎo)致企業(yè)資金鏈斷裂更為嚴(yán)重的將使企業(yè)無(wú)法正常經(jīng)營(yíng)甚至破產(chǎn)。銷售與收款這一環(huán)節(jié)一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤和舞弊現(xiàn)象，企業(yè)將會(huì)承受較大的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。因此有關(guān)銷售與收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制對(duì)企業(yè)尤為重要。有了設(shè)計(jì)良好、運(yùn)行有效的銷售與收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，企業(yè)可以更好地管理資金、管理企業(yè)，可以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。下面就有關(guān)銷售與收款循環(huán)的內(nèi)部控制做點(diǎn)簡(jiǎn)單的介紹：

一、不相容職務(wù)要分離

在銷售與收款循環(huán)中不相容的崗位有：銷售合同的審批與簽訂；銷售合同的審批與發(fā)貨的管理；銷售貨款的回收與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄；售出商品退回的驗(yàn)收、處置與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄；銷售具體業(yè)務(wù)的經(jīng)辦與發(fā)票的開具；壞賬準(zhǔn)備的計(jì)提與審批；壞賬的核銷與審批等。如果由一人同時(shí)兼任了上述不相容崗位的職務(wù)，將會(huì)使企業(yè)存在一定的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。比如貨款的回收與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄如同為一人兼任，會(huì)使銷售人員鉆了空子把企業(yè)的資金占為己有，特別是一些企業(yè)為了少繳稅，對(duì)售出產(chǎn)品的業(yè)務(wù)不開具發(fā)票，財(cái)務(wù)人員就無(wú)法將該業(yè)務(wù)納入會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)進(jìn)行核算，銷售貨款的收回一般也不匯入公司賬戶而匯入老板或銷售人員的個(gè)人賬戶，這樣發(fā)生舞弊的可能性就會(huì)增加。對(duì)此企業(yè)應(yīng)設(shè)立制度避免銷售人員直接接觸現(xiàn)金或會(huì)計(jì)記錄。合同的審批與簽訂職務(wù)如為同一人兼任將會(huì)使銷售人員把信譽(yù)不好的客戶也納入賒銷的范圍，使企業(yè)增加壞賬的風(fēng)險(xiǎn)。售出商品退回的驗(yàn)收、處置與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄的職務(wù)不分離，將會(huì)導(dǎo)致企業(yè)資產(chǎn)的安全性產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)。壞賬的核銷和審批如為同一人，將會(huì)發(fā)生銷售人員、會(huì)計(jì)人員和客戶串通隨意核銷本不應(yīng)該核銷的賬款并從中獲取不法利益。

二、授權(quán)審批制度

銷售與收款循環(huán)的授權(quán)審批制度可分為常規(guī)授權(quán)審批制度和特別授權(quán)審批制度。企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定各個(gè)崗位辦理具體業(yè)務(wù)的權(quán)限范圍、審批權(quán)限和相應(yīng)責(zé)任，對(duì)于超出權(quán)限范圍的業(yè)務(wù)，相關(guān)人員有權(quán)不予辦理。這是常規(guī)授權(quán)的內(nèi)容。對(duì)于超出常規(guī)授權(quán)的業(yè)務(wù)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定其他制度以使其逐級(jí)上報(bào)直至董事會(huì)、股東會(huì)，必要時(shí)實(shí)行集體決策。具體的授權(quán)審批制度如下：

(一)銷售預(yù)算和定價(jià)的審批

古話說(shuō)的好，“凡事預(yù)則立，不預(yù)則費(fèi)”。銷售部門要根據(jù)市場(chǎng)情況、銷售計(jì)劃和生產(chǎn)能力制定銷售預(yù)算，它是全面預(yù)算的起點(diǎn)。經(jīng)審核后的銷售預(yù)算應(yīng)層層分解，以便在銷售過(guò)程中進(jìn)行有效控制。對(duì)于銷售部制定的產(chǎn)品價(jià)目表，賒銷及折扣等優(yōu)惠政策要報(bào)銷售總監(jiān)審批后實(shí)施。銷售人員對(duì)常規(guī)業(yè)務(wù)（按價(jià)目表中的價(jià)格和規(guī)定的信用條件）由銷售部門經(jīng)理審批后執(zhí)行，特殊業(yè)務(wù)由銷售總監(jiān)或總裁審批后執(zhí)行或集體討論決定后執(zhí)行。

(二)客戶信用控制和合同審批

企業(yè)應(yīng)在充分調(diào)查的基礎(chǔ)上對(duì)客戶進(jìn)行信用等級(jí)評(píng)估，對(duì)不同信用等級(jí)的客戶給予不同的銷售政策。評(píng)估后的信用等級(jí)要經(jīng)審批后實(shí)施，變更客戶信用等級(jí)時(shí)也應(yīng)報(bào)銷售經(jīng)理或總監(jiān)審核。

銷售業(yè)務(wù)員在與客戶訂立合同時(shí)應(yīng)按規(guī)定的權(quán)限處理，比如公司規(guī)定銷售合同總額在10萬(wàn)元以下的，銷售業(yè)務(wù)員可以自主決定無(wú)需報(bào)批直接訂立；銷售合同總額在10萬(wàn)元以上～50萬(wàn)元以下的，由銷售部經(jīng)理審批后訂立；銷售合同總額在50萬(wàn)元以上～100萬(wàn)元以下的，由銷售總監(jiān)審批后訂立；銷售合同總額在100萬(wàn)元以上的由董事會(huì)審批后訂立。

(三)發(fā)貨與退貨的審批

合同訂立后銷售人員開具發(fā)貨通知單，倉(cāng)庫(kù)人員對(duì)經(jīng)審批的發(fā)貨通知單進(jìn)行核對(duì)后按發(fā)貨通知單的內(nèi)容準(zhǔn)備貨物，嚴(yán)禁未經(jīng)審批就發(fā)貨。

銷售人員接到客戶提出的退貨申請(qǐng)，相關(guān)人員需經(jīng)銷售經(jīng)理審批后方可辦理相關(guān)手續(xù)。先由質(zhì)檢員負(fù)責(zé)對(duì)退回的產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量檢查并做相應(yīng)的記錄和證明，之后由倉(cāng)庫(kù)對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行清點(diǎn)入庫(kù)并填制相應(yīng)單據(jù)，最后銷售部對(duì)客戶的退貨原因進(jìn)行調(diào)查、分析，以確定相關(guān)部門及人員的責(zé)任。

(四)收款和壞賬計(jì)提審批

財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)編制應(yīng)收賬款的明細(xì)表，督促銷售部及時(shí)催收貨款。會(huì)計(jì)根據(jù)實(shí)際情況并在與法律顧問(wèn)溝通后計(jì)提相應(yīng)的壞賬準(zhǔn)備，對(duì)于確實(shí)無(wú)法收回的應(yīng)收賬款報(bào)財(cái)務(wù)經(jīng)理、銷售總監(jiān)審批后才能進(jìn)行會(huì)計(jì)處理予以核銷。

三、會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制

建立良好的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)可以及時(shí)、準(zhǔn)確地反映銷售、發(fā)貨、回款、退貨等業(yè)務(wù)信息，保證會(huì)計(jì)記錄、銷售記錄和倉(cāng)庫(kù)記錄相一致，可以減少錯(cuò)誤或防止舞弊的發(fā)生。在銷售與收款循環(huán)中有關(guān)會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制包括：開具發(fā)票的崗位要與銷售發(fā)貨的崗位相分離；記錄收款的崗位要與憑證審核的崗位相分離；記錄收款的崗位要與登記債權(quán)、債務(wù)的崗位相分離；登記債權(quán)、債務(wù)的崗位要與發(fā)函詢證的崗位相分離。

有一些企業(yè)為了公司少繳稅，銷售業(yè)務(wù)不開票，會(huì)計(jì)部門無(wú)法做賬導(dǎo)致銷售、發(fā)貨、回款、退貨等業(yè)務(wù)信息無(wú)法在會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)中反映，有時(shí)就會(huì)出現(xiàn)客戶已付款但銷售人員不知道仍在催收或欠款已發(fā)生很長(zhǎng)時(shí)間卻無(wú)人催收的現(xiàn)象，不利于企業(yè)對(duì)客戶的管理。財(cái)務(wù)部門也無(wú)法對(duì)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行有效的監(jiān)督。所以企業(yè)不要為了眼前的一些利益而置內(nèi)部控制予不顧，把一些業(yè)務(wù)不納入會(huì)計(jì)核算體系使其流離于企業(yè)內(nèi)部控制的管理。

四、內(nèi)部控制的監(jiān)督

不管多么完善的內(nèi)部控制制度，如果沒(méi)有得到有效的執(zhí)行對(duì)企業(yè)而言也是毫無(wú)意義的。如何保證設(shè)計(jì)良好的內(nèi)部控制制度得到有效的執(zhí)行，內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制是不可或缺的部分。

目前大部分中小企業(yè)由于規(guī)模的限制或受成本效益原則的限制，無(wú)法配備足夠人員以實(shí)現(xiàn)職務(wù)分離的需要也無(wú)法設(shè)置專門的內(nèi)部審計(jì)部門進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督，在這種情況下可以指定專門人員對(duì)內(nèi)部控制的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。在銷售與收款循環(huán)中可以配備專門的人員對(duì)銷售與收款業(yè)務(wù)的處理和記錄進(jìn)行核查。核查內(nèi)容主要包括：檢查銷售與收款循環(huán)中相關(guān)工作崗位是否存在不相容職務(wù)未分離的現(xiàn)象；檢查銷售與收款業(yè)務(wù)是否是按照公司制定的相關(guān)授權(quán)批準(zhǔn)制度進(jìn)行的；檢查客戶的信用管理情況，重點(diǎn)檢查銷售過(guò)程中對(duì)已批準(zhǔn)的信用政策及相關(guān)規(guī)章制度的執(zhí)行情況；檢查銷售與發(fā)貨的內(nèi)部控制，重點(diǎn)檢查銷售發(fā)票的連續(xù)性、計(jì)價(jià)和計(jì)算的正確性、及所附原始憑證的真實(shí)性；檢查發(fā)運(yùn)憑證的連續(xù)性，并將其與主營(yíng)業(yè)務(wù)收入核對(duì)；檢查銷售發(fā)票的數(shù)量與發(fā)運(yùn)憑證的數(shù)量是否一致；檢查保管的未開票發(fā)運(yùn)憑證，確定是否包括所有應(yīng)開票的發(fā)運(yùn)憑；檢查應(yīng)收賬款管理是否到位，重點(diǎn)檢查銷售收入是否及時(shí)登賬，是否進(jìn)行了應(yīng)收賬款的催收，是否及時(shí)對(duì)賬，壞賬核銷比率及方法是否恰當(dāng)。

銷售與收款是決定企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理績(jī)效的主要環(huán)節(jié)，其管理質(zhì)量直接決定和影響企業(yè)的資金效率和利潤(rùn)水平。在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，加強(qiáng)對(duì)銷售與收款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制建設(shè)，對(duì)保持和提高企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效益和效果具有重要意義是企業(yè)建立健全內(nèi)部控制體系的一項(xiàng)重要而緊迫的任務(wù)。