企業(yè)內(nèi)部非招標采購管理常見風險與防控

四川明珠水利電力股份有限公司 銀月

企業(yè)內(nèi)部非招標采購，指未達到國家規(guī)定招標采購標準的企業(yè)內(nèi)部采購行為。這種采購行為盡管不受《招標投標法》和《政府采購法》約束，但在企業(yè)內(nèi)部管理中有著十分重要地位。本文主要就企業(yè)非招標采購實際工作中常見風險和防控進行簡要分析。

一、非招標采購方式

企業(yè)非招標采購包括物資采購和非物資采購兩種，通?？梢苑譃楦偁幮哉勁?、單一來源采購、詢價采購三種組織方式。實際工作中可對三種采購組織方式適用條件做如下規(guī)定：

(一)競爭性談判

競爭性談判是指采購人直接發(fā)出邀請函邀請多個質(zhì)量和服務(wù)相當?shù)墓?yīng)（服務(wù)）商，就采購標的進行談判，確定成交供應(yīng)（服務(wù)）商、成交價格以及其他技術(shù)、商務(wù)條件的一種采購方式。競爭性談判采購可以采用最低價格法，也可按照性價比最優(yōu)的原則采用綜合評分法。

具備下列條件之一的，建議采用競爭性談判方式進行采購：項目技術(shù)復雜、性質(zhì)特殊、技術(shù)標準不統(tǒng)一或采購前不能確定詳細規(guī)格等具體要求的；對專利技術(shù)或高新技術(shù)有特殊要求的；滿足條件的潛在供應(yīng)（服務(wù)）商較少，不能形成充分競爭的；兩次招標失敗的；不能事先計算出價格總額的。

(二)單一來源采購

單一來源采購是指采購人就某一采購標的與單一供應(yīng)（服務(wù)）商進行洽談，確定成交價格以及其他技術(shù)、商務(wù)條件的一種采購方式。

具備下列條件之一的，可以采用單一來源方式進行采購：采購標的只有唯一的供應(yīng)（服務(wù)）商應(yīng)答；需要向原中標人采購工程、貨物或者服務(wù)，否則將影響施工或者功能配套要求；采購行為屬于添購，是在原有采購項目上增加或者改進，而不是新購置一種工程、貨物或者服務(wù)；不可預見事件導致出現(xiàn)異常緊急情況，使公開和限制程序的時間限制難以得到滿足，不能或者來不及從其他供應(yīng)（服務(wù)）商處采購。

(三)詢價方式采購

詢價采購是指采購人就采購標的直接向多個供應(yīng)商發(fā)出詢價函件讓其應(yīng)答和報價，采購人對應(yīng)答文件和報價進行比較，確定成交供應(yīng)商、成交價格以及其他技術(shù)、商務(wù)條件的一種采購方式。詢價采購應(yīng)答人的一次性報價為最終報價。詢價評審小組原則上推薦符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的為成交候選人。

同時具備下列條件的，可以采用詢價方式采購：采購標的必須是貨物；所購貨物規(guī)格、標準一致，技術(shù)要求簡單、明確；市場現(xiàn)貨供應(yīng)充足；所購貨物價格相對穩(wěn)定、透明，在一定時期內(nèi)波動幅度不大。

二、常見風險及防控

(一)采購方式選擇不合理

風險表現(xiàn)：如果采購方式選擇不恰當，應(yīng)該采用詢價采購的通用物資采用競爭性談判，可能出現(xiàn)人為設(shè)置針對性評分標準，有意排除供應(yīng)商，操縱選擇結(jié)果，導致價格損失。特殊、專用物資如果不通過競爭性談判，比較售后服務(wù)，技術(shù)特性、銷售業(yè)績，企業(yè)規(guī)模等差異，僅以價格低為唯一衡量標準，則可能導致質(zhì)量損失。

防范措施：嚴格把握采購方式選擇原則，一是對于規(guī)格、技術(shù)標準明確一致，技術(shù)要求簡單、明確，市場現(xiàn)貨供應(yīng)充足，所購貨物價格相對穩(wěn)定、透明、市場競爭充分的通用物資，可以采用低價中選的詢價采購方式。施工、服務(wù)采購和其余的物資采購建議用競爭性談判方式；二是把握競爭性談判采購評審原則：貨物采購一般按照符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的規(guī)則，選擇成交供應(yīng)商；服務(wù)采購應(yīng)當按照采購文件公布的評審標準，并按照性價比最優(yōu)的規(guī)則，選擇成交服務(wù)商；三是采用最低價格法時，如果供應(yīng)（服務(wù)）商報價最低，但不符合質(zhì)量要求，應(yīng)終止程序重新選擇。

(二)單一來源采購方式把控不嚴謹

風險表現(xiàn)：如果市場調(diào)查不充分，或因為個人利益人為不邀請滿足條件的潛在供應(yīng)服務(wù)商、而選擇單一來源采購方式，不僅難以為企業(yè)選擇性價比最優(yōu)的供應(yīng)（服務(wù)）商，而且極易滋生腐敗行為。單一來源采購基本沒有競爭，采購效果主要取決于雙方現(xiàn)場商談，如果企業(yè)未掌握清楚市場平均價格，可能對方報價過高，談判人員也不清楚合理價位，難以達到價格控制目的。

防范措施：一是要充分認識到單一來源采購風險，申請采購部門要提出書面理由和具體要求，非招標工作領(lǐng)導小組（一般由企業(yè)高管組成）要對單一來源采購項目集體審查，沒有絕對充分理由的，原則上不采用單一來源方式；二是要充分考慮到市場調(diào)查不充分的可能性，在遇到不了解的行業(yè)、技術(shù)復雜，掌握的信息可能較少，難以確定邀請對象的項目時，可以采用公開邀請的競爭性談判方式或委托專業(yè)招標中介機構(gòu)，盡量不采用單一來源采購方式。三是把握好單一來源采購中對原招標結(jié)果的應(yīng)用，如果距原招標時間過長（一年以上），或者采購標的較之原合同比重較大，市場價格可能已經(jīng)發(fā)生變化，建議重新確定采購程序，不能直接選擇單一來源方式采購。

(三)供應(yīng)（服務(wù)）商推薦范圍過窄

風險表現(xiàn)：供應(yīng)（服務(wù)）商推薦環(huán)節(jié)是企業(yè)非招標采購中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，如果市場了解不夠，供應(yīng)商信息收集不全面，可能出現(xiàn)推薦來源單一、推薦單位質(zhì)量和服務(wù)檔次相差大、推薦單位不具備相關(guān)資質(zhì)、推薦單位不具代表性，甚至人為操縱供應(yīng)商推薦，人為傾向性推薦，出現(xiàn)串標、陪標等腐敗行為。

防范措施：一是借助各種手段，做好市場信息收集，建立企業(yè)潛在供應(yīng)商庫，確保優(yōu)質(zhì)、有行業(yè)代表性的供應(yīng)（服務(wù)）商成為選擇對象；二是注重供應(yīng)（服務(wù)）商推薦來源多元化，采用供應(yīng)商庫抽取、采購管理部門、申請采購部門、專業(yè)管理部門多方推薦相結(jié)合的方式，擴大參選面，避免一個部門或少數(shù)人員主導的狀況；三是對擬邀請單位集體進行排查篩選，確保參選者質(zhì)量和信譽位于同一檔次和水平；四是做好采購和服務(wù)情況的后續(xù)跟蹤記錄和評價，采用黑名單制度，將中選后無法滿足承諾服務(wù)要求或有內(nèi)外勾結(jié)有違規(guī)行為的不再二次邀請；五是提前了解市場價格，以便評審或談判時合理進行價格比較；六是為形成充分競爭，建議競爭性談判和詢價采購方式邀請參選供應(yīng)（服務(wù)）商數(shù)量盡可能3家及以上。

(四)操作流程設(shè)置不合理

風險表現(xiàn)：采購流程設(shè)置不合理可能因為重要手續(xù)和記錄不全、導致產(chǎn)生糾紛或法律風險；項目沒有前置審批，資金來源未得到落實，可能導致無法最終履行采購結(jié)果；采購方式的審查批準，未提前進行，可能出現(xiàn)采購方式選擇錯誤，直接影響采購效果；流程過于繁瑣或不切合實際，可能導致采購基礎(chǔ)工作量大且工作效率低下。

防范措施：一是做好前置審批，項目可行性、資金來源、采購方案、發(fā)出的談判文件等資料提前審查；二是針對三種采購方式制定固定工作流程，明確操作步驟和資料模板，以方便具體操作，流程設(shè)置可以比照公開招標相關(guān)流程，結(jié)合實際情況予以精簡，盡量簡單明了，但涉及的內(nèi)部牽制、法律文書等重要環(huán)節(jié)必須到位；三是為解決實際工作中，非招標標的不大，省外供應(yīng)商從成本考慮只能放棄參與的現(xiàn)象，具體操作時可以采用在企業(yè)紀監(jiān)人員的現(xiàn)場監(jiān)督下傳真報價、電話免提、視頻現(xiàn)場談判等方式，提高工作效率，擴大參選面。

(五)商務(wù)、技術(shù)資料支撐不夠

風險表現(xiàn)：談判現(xiàn)場資料支撐不夠，會增大現(xiàn)場談判難度，出現(xiàn)實質(zhì)性內(nèi)容變化較大，澄清、修改內(nèi)容較多的情況；技術(shù)要求如質(zhì)量標準、檢驗條件、主要技術(shù)參數(shù)、主要外協(xié)部件廠商要求等不明確，可能導致受邀單位理解失誤，導致報價差異大，影響評審結(jié)果或中選后無法滿足技術(shù)要求；商務(wù)條款如運輸裝卸費用，交貨地址、工作量等不明確，可能導致合同履行出現(xiàn)偏差，產(chǎn)生合同糾紛。

防范措施：一是業(yè)務(wù)部門盡可能明晰的提出商務(wù)技術(shù)要求、如：生產(chǎn)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、生產(chǎn)設(shè)備要求、質(zhì)量標準、檢驗方式、主要技術(shù)參數(shù)、主要外協(xié)部件廠商要求、技術(shù)力量、經(jīng)營業(yè)績等；二是如果發(fā)現(xiàn)技術(shù)資料重大失誤或遺漏，應(yīng)該及時補充公布澄清資料，給參選廠商同等時間和機會修改應(yīng)答文件。

(六)檢查、評審工作不細致

風險表現(xiàn)：在公布談判文件之前沒有認真審查，導致內(nèi)容不明確或有重大遺漏；現(xiàn)場接收資料的檢查不到位，讓不符合規(guī)定條件的供應(yīng)（服務(wù)）商參選；評審工作不細致，沒有發(fā)現(xiàn)串標陪標的雷同應(yīng)答；應(yīng)作廢的應(yīng)答沒有作廢，影響采購結(jié)果；在訂立合同時背離中選時確定實質(zhì)性內(nèi)容或者向中標人提出附加條件，出現(xiàn)合同風險；

防范措施：一是明確規(guī)定檢查內(nèi)容，制作檢查確認表，對重要要素是否說明到位，關(guān)鍵流程的文書是否正確完整，審批簽字手續(xù)是否齊全等內(nèi)容進行檢查；二是評標委員會成員必須按照非招標文件規(guī)定的評標標準和方法評標，不得人為變更；三是定選程序必須采用客觀技術(shù)參數(shù)區(qū)別質(zhì)量差異，而不能僅憑技術(shù)部門主觀意見確定，避免定選依據(jù)不夠充分，經(jīng)不起審查；四是合同條款嚴格把關(guān)，確保合同條款與中選實質(zhì)性內(nèi)容一致。

(七)違反非招標工作紀律

風險表現(xiàn)：與供應(yīng)商或者與采購結(jié)果有利害關(guān)系的人進行私下接觸；收受供應(yīng)商、中介人以及其他利害關(guān)系人的財物或者其他好處；與參選人相互串通，阻撓、排擠其他參選人公平競爭；明知本人親屬或其他利害關(guān)系人直接或間接參與或代理本項目的采購，不退出采購工作等限制正當競爭的行為。

防范措施：一是依法必須招標的項目不得拆分采用非招標采購方式；二是加強非招標紀律現(xiàn)場管理、紀監(jiān)部門現(xiàn)場監(jiān)督、建立投訴處理機制等加強監(jiān)管；三是規(guī)范邀請函公開內(nèi)容，所有公開信息必須以規(guī)范的程序發(fā)布，不得私下向參選人提供相關(guān)信息或技術(shù)資料；四是不得向任何單位或者個人明示或者暗示提出傾向或者排斥特定參選人的要求；五是不得暗示或者誘導參選人作出澄清、說明；六是不得以不合理條件限制或者排斥本地區(qū)、本系統(tǒng)以外的法人或者其他組織參與；七是明確規(guī)定非招標采購人員和供應(yīng)（服務(wù)商）接觸的禁止行為，嚴格執(zhí)行；八是嚴格執(zhí)行回避和保密制度；九是在采購過程中發(fā)生圍標、串標、惡意報價等情況時，評審小組要及時中止采購活動。

企業(yè)要充分認識非招標采購工作在企業(yè)管理中的重要作用，本著公平公正、引進競爭、堵漏補缺的原則，謹慎對待非招標工作每個細節(jié)，健全和逗硬執(zhí)行工作制度，落實內(nèi)部牽制和監(jiān)督程序、建立績效考核體系，有效防范各種風險。