淺談如何加強工程監(jiān)理單位的財務(wù)管理與合同管理

廣州賽寶聯(lián)睿信息科技有限公司 鐘曉宇

一、前言

隨著市場競爭的日益激烈，工程監(jiān)理單位加強財務(wù)管理與合同管理所產(chǎn)生的經(jīng)濟效益會遠遠大于技術(shù)革新、人力資源管理創(chuàng)新等所產(chǎn)生的經(jīng)濟效益。加強工程監(jiān)理單位的財務(wù)管理與合同管理，能夠確保工程監(jiān)理單位實現(xiàn)健康、有序、穩(wěn)定發(fā)展的道路，具有極為重要的作用及意義。本文就如何加強工程監(jiān)理單位的財務(wù)管理與合同管理進行初探。

二、工程監(jiān)理單位財務(wù)管理與合同管理的基本原則

堅持以制度管人、以制度管事的原則，務(wù)必要修訂完善多項管理制度，把財務(wù)管理全面納入制度管理范疇，使財務(wù)管理的各項工作有法可依、有章可循。要求對票據(jù)的領(lǐng)發(fā)、核算、填寫、使用、保管都有嚴格規(guī)定和要求，并將票據(jù)管理工作作為每年財務(wù)審計工作的一項重要內(nèi)容。實行審計工作責任制和責任追究制度，從而提高領(lǐng)導和財務(wù)人員的責任意識、風險意識和廉政從政意識。

堅持勤儉辦公的原則，嚴格做到“五個控制”。控制日常辦公用品經(jīng)費，對購置辦公用品涉及資金數(shù)額較大的實行工程監(jiān)理單位領(lǐng)導辦公會議研究決定，對零星購置的事先提出購置計劃，報經(jīng)工程監(jiān)理單位一把手審批同意后實行專人負責、統(tǒng)一購置、統(tǒng)一管理。

合同管理是核心，貫穿于整個工程項目，如果工程監(jiān)理單位沒有形成有效的合同管理機制，那么必將無法形成高效率、規(guī)范、快捷的監(jiān)理環(huán)境，也無法實現(xiàn)整體項目目標。與此同時，合同管理也能夠促進工程監(jiān)理單位的監(jiān)理工作的順利開展，合同管理與成本管理、進度管理、質(zhì)量管理等都具有同等的地位，并且對于工程監(jiān)理單位的成本控制、進度控制、質(zhì)量控制都會產(chǎn)生巨大的影響。

三、加強工程監(jiān)理單位財務(wù)管理的思路

(一)建立健全工程監(jiān)理單位財務(wù)管理工作的監(jiān)督機制

建立健全工程監(jiān)理單位財務(wù)管理工作的監(jiān)督機制通常都是從兩個方面入手來加強，分別是內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督。對于內(nèi)部監(jiān)督而言，第一，務(wù)必要堅決執(zhí)行工程監(jiān)理單位財務(wù)管理民主監(jiān)督機制；第二，務(wù)必要對工程監(jiān)理單位職工定期進行財務(wù)公開,由職工代表大會來審核工程監(jiān)理單位近期財務(wù)資金流動情況，這樣一來，既能夠提高工程監(jiān)理單位的財務(wù)管理水平、規(guī)范辦學行為，又能夠增強工程監(jiān)理單位財務(wù)管理的透明度。對于外部監(jiān)督而言，第一，政府相關(guān)部門要定期開展工程監(jiān)理單位資金使用情況的專項檢查，尤其是工程監(jiān)理單位主要領(lǐng)導離任時，務(wù)必要嚴格執(zhí)行離任經(jīng)濟責任審計。第二，政府要聘請會計師事務(wù)所，或者政府財政部門、物價部門、審計部門來共同審計檢查工程監(jiān)理單位的財務(wù)收支情況，尤其是重點審計工程監(jiān)理單位的修繕工程項目、基建工程。

(二)培養(yǎng)成本控制意識

加強與完善工程監(jiān)理單位財務(wù)管理，往往會與工程監(jiān)理單位每一位職工的成本控制意識息息相關(guān)。為了能夠培養(yǎng)他們的成本控制意識，需要讓他們意識到成本控制會對工程監(jiān)理單位財務(wù)管理的可持續(xù)性發(fā)展產(chǎn)生極為深遠的影響；其次，要實施全員參與成本控制，要將成本控制轉(zhuǎn)化為每個職工的自覺行動，形成一種平等競爭、責利掛鉤的良好局面；為了能夠更好地加強與完善工程監(jiān)理單位財務(wù)管理，還應(yīng)該要堅持開展全員管理成本，讓工程監(jiān)理單位的全部部門、全部人員都關(guān)心成本、重視成本、以自己的行動來控制成本支出。眾所周知，成本支出會在各個部門發(fā)生，成本支出直接關(guān)系到工程監(jiān)理單位的財務(wù)管理，因此，成本控制不僅僅只是工程監(jiān)理單位財務(wù)部門的責任，而更是每個部門、每位員工的責任，只有這樣，才能夠?qū)崿F(xiàn)全過程控制成本、全方位控制成本。

(三)加強工程監(jiān)理單位國有資產(chǎn)管理,防止國有資產(chǎn)流失

工程監(jiān)理單位各項工作的物質(zhì)基礎(chǔ)在于國有資產(chǎn)，加強工程監(jiān)理單位國有資產(chǎn)管理，也是工程監(jiān)理單位財務(wù)管理的重要方面。建議工程監(jiān)理單位對每一項固定資產(chǎn)都建立了相對應(yīng)的一個固定資產(chǎn)卡片，卡片詳細登記了該項固定資產(chǎn)的參數(shù)、使用人、所屬科室等信息，依據(jù)卡片信息對固定資產(chǎn)實行動態(tài)管理，當相關(guān)科室固定資產(chǎn)發(fā)生變化時，固定資產(chǎn)卡片就能發(fā)出預(yù)警，此舉既保證了固定資產(chǎn)管理工作的可靠性、嚴謹性、固定資產(chǎn)信息的安全性，又具有一定的靈活性。此外，把好固定資產(chǎn)維護保養(yǎng)。眾所周知，工程監(jiān)理單位的固定資產(chǎn)，尤其是儀器設(shè)備在使用一段時間之后很容易出現(xiàn)磨損、老化、變形等現(xiàn)象，也會讓儀器設(shè)備出現(xiàn)問題，如果不能合理加以維護保養(yǎng)，那么甚至還有可能會完全喪失使用功能，由此可見，采用先進理念來做好固定資產(chǎn)維護保養(yǎng)是極為重要的。值得注意的是，務(wù)必要以科學管理為指導、以動態(tài)管理為主導、以經(jīng)濟性為原則，最大限度地讓儀器設(shè)備維護保養(yǎng)率降低，盡量做到維護保養(yǎng)費用的高產(chǎn)出、低投入。

(四)加強工程監(jiān)理單位預(yù)算管理

工程監(jiān)理單位財務(wù)部門務(wù)必要加大重視預(yù)算管理細節(jié)，在預(yù)算方案中要提前合理評估所可能會遇到的風險，以便能夠進一步加強控制風險、管理風險的能力。在預(yù)算過程中，往往會同時面臨多種預(yù)算方案，那么務(wù)必要結(jié)合各種先進的預(yù)算工具來制定合適的預(yù)算方案。此外，工程監(jiān)理單位財務(wù)部門還應(yīng)該要提前控制、提前管理未來可能出現(xiàn)的風險，并且在預(yù)算方案中予以體現(xiàn)，以便能夠讓各種風險盡量降低。

(五)嚴格財務(wù)管理程序

定期還要組織工程監(jiān)理單位的全體財務(wù)人員學習新的財務(wù)專業(yè)知識和財務(wù)管理制度，提高財務(wù)人員自身素質(zhì)，夯實財務(wù)管理基礎(chǔ)。認真抓好每個細小環(huán)節(jié)的工作，每張原始憑證都經(jīng)過經(jīng)辦人簽字、科室負責人簽批、財務(wù)科長審核、主管領(lǐng)導審批、報銷等各個環(huán)節(jié)，規(guī)范會計憑證的錄入、記賬、財務(wù)報表的編報、財務(wù)檔案歸檔。另外，在工程監(jiān)理單位預(yù)算管理中，務(wù)必要以科學管理為指導、以動態(tài)管理為主導、以經(jīng)濟性為原則，合理設(shè)置預(yù)算目標，最大限度地提高預(yù)算管理效率。

四、加強工程監(jiān)理單位合同管理的措施

在工程監(jiān)理單位合同管理過程中，不僅需要有專業(yè)的合同管理部門和合同管理人員，還需要監(jiān)理人員都對合同管理工作予以熟悉和理解。工程監(jiān)理單位定期務(wù)必要組織全體合同管理人員學習最新的專業(yè)知識和相關(guān)法律制度，提高合同管理人員自身素質(zhì)，夯實合同管理基礎(chǔ)，認真抓好每個細小環(huán)節(jié)的工作。另外，在工程監(jiān)理單位合同管理中，務(wù)必要以科學管理為指導、以動態(tài)管理為主導、以經(jīng)濟性為原則，合理設(shè)置目標，最大限度地提高合同管理效率。值得注意的是，在設(shè)定目標時不可脫離實際，要基于工程監(jiān)理單位及工程項目的實際情況來合理設(shè)定，目標設(shè)定得越具體、越詳細，那么就越會取得較佳的效果，只有在這種良好的范圍中才能夠?qū)崿F(xiàn)合同管理目標。此外，要創(chuàng)新體系建設(shè)，把合同管理同風險、內(nèi)控管理緊密結(jié)合起來，強化流程管理，有序推進合同管理格式化、規(guī)范化。隨著工程監(jiān)理單位的發(fā)展，對外簽訂的合同越來越多，每一份合同都必須進行嚴格審核。工程監(jiān)理單位應(yīng)該考慮針對一些同類型的項目擬定專業(yè)的標準合同范本，對合同條款逐條進行認真推敲，防止發(fā)生歧義和誤解，需要簽訂該類型的合同時，只需在范本上進行簡單修改即可。這樣既能提高效率，又能避免法律風險的發(fā)生。

此外，在對合同投標文件進行編制時，為了防止出現(xiàn)不必要的理解錯誤及糾紛，應(yīng)該對合同條款項目的內(nèi)容予以充分明確及理解，并且對各條款項目的特殊性都進行全面的考慮，以便能夠讓所編制出來的投標文件更加有效、更加合理。

五、結(jié)束語

總之，工程監(jiān)理單位的財務(wù)管理與合同管理務(wù)必要與時俱進、開拓創(chuàng)新，要緊密結(jié)合國家有關(guān)財經(jīng)法規(guī)、制度的要求，更好地為工程監(jiān)理單位的可持續(xù)性發(fā)展服務(wù)。

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