會(huì)計(jì)電算化檔案管理在醫(yī)療系統(tǒng)中的思考

溫州市衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì) 王驄

會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)核算準(zhǔn)確性、及時(shí)性強(qiáng)有力的保障，隨著電算化發(fā)展，會(huì)計(jì)工作日益趨向規(guī)范化，促進(jìn)會(huì)計(jì)工作效率及質(zhì)量提升，降低了財(cái)務(wù)人員工作強(qiáng)度。當(dāng)前，財(cái)務(wù)人員最佳工作伙伴即計(jì)算機(jī)，但鑒于會(huì)計(jì)電算化工作環(huán)境的特殊性，無(wú)論操作模式、信息存儲(chǔ)模式等均有所改變，故探討會(huì)計(jì)電算化管理現(xiàn)存問(wèn)題，提出針對(duì)性解決措施至關(guān)重要。

一、現(xiàn)存問(wèn)題

(一)缺乏保密性

由于電磁遞質(zhì)容易受損，且受損后修復(fù)困難，故易增加會(huì)計(jì)信息毀壞或丟失風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，鑒于部分軟件無(wú)記錄操作日志功能，不利于出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)究責(zé)。再加上未加設(shè)保密措施保護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)，這無(wú)疑為外部打開(kāi)進(jìn)行修改操作提供了便利。另外為占領(lǐng)軟件市場(chǎng)，部分商業(yè)軟件還提供給用戶修改既往賬目等功能。諸如此類情況均會(huì)降低會(huì)計(jì)資料的保密性，影響其可靠性和真實(shí)性。

(二)檔案內(nèi)容不完善

會(huì)計(jì)電算化檔案雖然在近幾年發(fā)展較快，但仍有部分人員對(duì)其認(rèn)識(shí)不全，不清楚其組織內(nèi)容，常出現(xiàn)會(huì)計(jì)軟件、數(shù)據(jù)的光盤、磁遞質(zhì)及其相關(guān)文檔資料歸檔不及時(shí)的情況，特別是醫(yī)院進(jìn)行會(huì)計(jì)軟件更換升級(jí)，通常不會(huì)立即整理歸檔原有文檔材料和文件軟件。所以，導(dǎo)致會(huì)計(jì)電算化檔案殘缺不全。

(三)缺少專業(yè)人才

眾所周知，會(huì)計(jì)電算化屬于一門邊緣學(xué)科，它融合了會(huì)計(jì)學(xué)、管理學(xué)、計(jì)算機(jī)學(xué)以及信息學(xué)，而會(huì)計(jì)專業(yè)培訓(xùn)課程雖開(kāi)設(shè)了計(jì)算機(jī)培訓(xùn)等課程，但其所教不適用實(shí)際工作中。當(dāng)前，我國(guó)緊缺具備會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)和財(cái)務(wù)經(jīng)營(yíng)管理知識(shí)，與精通網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的復(fù)合型人才。另外，最關(guān)鍵的問(wèn)題在于會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn)內(nèi)容跟不上時(shí)代發(fā)展腳步，相對(duì)較為滯后。

(四)安全性較低

電算化系統(tǒng)需要眾多應(yīng)用程序作為支撐，故當(dāng)這些應(yīng)用程序受到惡意攻擊或存在BUG，便會(huì)對(duì)系統(tǒng)安全造成危害。特別是針對(duì)病毒黑客的入侵，Web平臺(tái)運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)的實(shí)行，確保網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)以及操作系統(tǒng)的安全性問(wèn)題將極為關(guān)鍵。

二、改進(jìn)策略

(一)整合紙質(zhì)檔案與電子檔案

雖然會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，醫(yī)院不再依賴傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，但仍無(wú)法改變紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期存在的現(xiàn)狀，故而，針對(duì)會(huì)計(jì)電算化環(huán)境，有效整合電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案形成注互意補(bǔ)明，確有會(huì)利計(jì)于檔促案進(jìn)內(nèi)檔容案范管圍理，工包作括的4個(gè)有方效面性：和首科先學(xué)，與性會(huì)。計(jì)整業(yè)合過(guò)務(wù)程相中關(guān)需的原始憑證，計(jì)算機(jī)打印輸出或手工填制的各類會(huì)計(jì)報(bào)表、賬簿等會(huì)計(jì)資料。其次，計(jì)算機(jī)軟硬件中所有的文檔資料，如計(jì)算機(jī)硬件存儲(chǔ)空間、系統(tǒng)型號(hào)等；計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)及漢字操作系統(tǒng)等；相關(guān)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件、程序文件等。其三，各時(shí)段財(cái)務(wù)情況對(duì)比分析資料，各類經(jīng)濟(jì)合同等書面文件。其四，計(jì)算機(jī)硬盤或脫機(jī)磁盤、光盤等遞質(zhì)內(nèi)存儲(chǔ)的目標(biāo)程序、源程序等文件資料。

(二)提高財(cái)務(wù)人員專業(yè)水平

要提高財(cái)務(wù)人員專業(yè)水平，醫(yī)院必須做到兩點(diǎn)：首先，招收高校會(huì)計(jì)電算化專業(yè)人才，選撥院內(nèi)財(cái)會(huì)骨干到高校進(jìn)修，學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識(shí)以及計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)。其次，院方應(yīng)積極引導(dǎo)院內(nèi)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化理論知識(shí)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，以確保會(huì)計(jì)電算化檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，促進(jìn)檔案管理水平進(jìn)一步提升。

(三)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范

易復(fù)制、處理、傳遞和高效率是電子檔案的特點(diǎn)，故要發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)必須加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范，即保證信息傳遞和存儲(chǔ)的安全性。電子檔案以光盤、磁盤、硬盤及可移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)為主要存儲(chǔ)介質(zhì)，但任何存儲(chǔ)形式均有出錯(cuò)可能性，因此，可采取數(shù)據(jù)備份方法可避免該問(wèn)題。而針對(duì)信息傳遞過(guò)程中面臨的安全問(wèn)題，可采取網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)權(quán)限控制結(jié)合專網(wǎng)專用的方法解決此問(wèn)題。

(四)完善管理制度

建立健全管理制度，是檔案管理工作開(kāi)展的前提，隨著會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理制度明顯跟不上時(shí)代變更的步伐。故結(jié)合《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》等現(xiàn)有會(huì)計(jì)電算化檔案管理法規(guī)所提出的基本要求，以及信息化建設(shè)的特點(diǎn)，制定約束會(huì)計(jì)電算化檔案管理責(zé)任的相關(guān)規(guī)章制度刻不容緩。主要包括3個(gè)方面：其一，明確工作職責(zé)；其二，制定定期檢查備份制度；其三，建立嚴(yán)格使用權(quán)限制度與借閱手續(xù)制度。同時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案設(shè)置加密保護(hù)，明確規(guī)定未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得替外界拷貝存有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁遞質(zhì)；會(huì)計(jì)電算化檔案借閱僅限于檔案室內(nèi)不得帶出，必須在獲得單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能進(jìn)行會(huì)計(jì)資料查詢，且在借閱過(guò)程中應(yīng)登記相關(guān)信息，以備日后問(wèn)責(zé)等。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上，隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化發(fā)展是必然，其不僅有利于提高管理效率，還有利于整合、匯總信息等，但醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用還存在檔案內(nèi)容殘缺，安全性、保密性不足以及專業(yè)人才匱乏的問(wèn)題，故為避免這些問(wèn)題，必須加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn)，明確檔案管理內(nèi)容，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防范措施，完善管理制度，以促進(jìn)會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作正常有序的運(yùn)行。

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