內(nèi)部控制在固定資產(chǎn)管理中的應(yīng)用分析

南京市科技創(chuàng)新投資有限責(zé)任公司 戴媛媛

隨著經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，固定資產(chǎn)作為國有企業(yè)內(nèi)部的重要生產(chǎn)資料，在企業(yè)自身持續(xù)、健康發(fā)展中起著舉足輕重的作用。如果固定資產(chǎn)得不到科學(xué)、有效的管理，就有可能導(dǎo)致固定資產(chǎn)的流失或損失，從而影響到企業(yè)的日常正常工作與運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，加強(qiáng)國有企業(yè)內(nèi)部固定資產(chǎn)的管理與控制，是保障企業(yè)生存和發(fā)展的的重要措施。特別是現(xiàn)階段，經(jīng)濟(jì)增長放緩，產(chǎn)品出口進(jìn)一步下滑，對(duì)固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制提出了更高的要求，加強(qiáng)與完善固定資產(chǎn)的內(nèi)部體系建設(shè)勢(shì)在必行。

一、國有企業(yè)對(duì)固定資產(chǎn)管理所存在的問題

(一)缺乏有效、科學(xué)的管理理念

國有企業(yè)現(xiàn)存的內(nèi)部管理制度本身就存在許多需要不斷完善的地方，而且制度的建立與管理人員的執(zhí)行力之間還存在一定的現(xiàn)實(shí)差距，這就導(dǎo)致了國企的固定資產(chǎn)由于管理不善導(dǎo)致了資產(chǎn)閑置，難以發(fā)揮固定資產(chǎn)的利用價(jià)值。

(二)管理體系不夠完善

國有企業(yè)的固定資產(chǎn)管理由于缺乏一個(gè)固定的職能部門，導(dǎo)致固定資產(chǎn)存在多頭管理、分工不清、職責(zé)不明、使用混亂的狀況。固定資產(chǎn)的核算主要依賴于財(cái)務(wù)部門的帳面資產(chǎn)，但固定資產(chǎn)又分布在不同的部門進(jìn)行使用，各個(gè)部門在管理工作中出現(xiàn)互相推諉、互相踢皮球的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致了固定資產(chǎn)的管理、使用與核算部門的脫節(jié)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)重復(fù)記賬或漏記等現(xiàn)象。

(三)各部門對(duì)固定資產(chǎn)的管理難以協(xié)調(diào)統(tǒng)一

目前，國有企業(yè)的固定資產(chǎn)管理有很多不盡人意的地方，具體表現(xiàn)在固定資產(chǎn)的購置缺乏前瞻性、協(xié)調(diào)統(tǒng)一性，對(duì)市場(chǎng)的研究少、對(duì)部門外的研究少，盲目追求自己部門的使用方便性，出現(xiàn)了許多固定資產(chǎn)重復(fù)購置的情況；資產(chǎn)日常維護(hù)不當(dāng)，長期閑置，可能導(dǎo)致資產(chǎn)使用年限減少，使用效率低下；固定資產(chǎn)更新改造不夠、使用效能低下、維護(hù)不當(dāng)、產(chǎn)能過剩，可能導(dǎo)致企業(yè)缺乏競爭力、資產(chǎn)價(jià)值貶損、安全事故頻發(fā)或資源浪費(fèi)。資產(chǎn)的管理機(jī)制松散，資產(chǎn)領(lǐng)用、發(fā)出缺乏嚴(yán)格登記審批制度，沒有建立資產(chǎn)臺(tái)帳和定期盤點(diǎn)制度，可能導(dǎo)致許多資產(chǎn)流失、資產(chǎn)信息失真、賬實(shí)不符；資產(chǎn)處置隨意性大，未經(jīng)過資產(chǎn)管理部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，不經(jīng)過技術(shù)部門的鑒定，私自將資產(chǎn)進(jìn)行變賣以及沒有及時(shí)將達(dá)到使用期限的資產(chǎn)進(jìn)行上報(bào)，影響資產(chǎn)的變現(xiàn)價(jià)值。

(四)財(cái)務(wù)管理不科學(xué)

由于沒有建立較為完善的內(nèi)部控制機(jī)制導(dǎo)致了企業(yè)單位固定資產(chǎn)的財(cái)務(wù)管理出現(xiàn)了較為混亂的局面。主要表現(xiàn)在資產(chǎn)的購置，驗(yàn)收，報(bào)賬等環(huán)節(jié)均由一個(gè)人或一個(gè)部門擔(dān)任，未實(shí)現(xiàn)不相容職務(wù)相互分離制度；對(duì)實(shí)物沒有進(jìn)行嚴(yán)格的驗(yàn)收就登記造冊(cè)；部分部門對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行自行購置，沒有統(tǒng)一進(jìn)行登記；對(duì)于需要進(jìn)行報(bào)廢處理的固定資產(chǎn)，沒有及時(shí)履行相關(guān)手續(xù)，導(dǎo)致資產(chǎn)的賬務(wù)出現(xiàn)混亂的狀況；企業(yè)對(duì)資產(chǎn)缺乏及時(shí)的盤查，以致出現(xiàn)企業(yè)的固定資產(chǎn)與賬面價(jià)值難以對(duì)應(yīng)，最后形成賬無可查的狀況。這些登記信息失實(shí)直接導(dǎo)致了管理工作的混亂，所以，加強(qiáng)國有企業(yè)內(nèi)部控制機(jī)制的建立對(duì)于促進(jìn)企業(yè)單位管理工作的正常開展具有決定性的意義。

二、建立相對(duì)成熟的固定資產(chǎn)內(nèi)部控制體系

固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制體系的建立有利于國有企業(yè)在資產(chǎn)購置時(shí)更有計(jì)劃性，能夠提高固定資產(chǎn)利用率，減少重復(fù)購置以及資產(chǎn)閑置等狀況的發(fā)生，除此之外，也能夠幫助相關(guān)資產(chǎn)進(jìn)行及時(shí)的入庫，帳面登記等手續(xù)的履行，以保證資產(chǎn)手續(xù)的公開，公正，透明。

(一)購置前審批制度的建立

1、進(jìn)行崗位分工

資產(chǎn)購置缺乏協(xié)調(diào)性主要表現(xiàn)在預(yù)算的編制與審批，固定資產(chǎn)的預(yù)算申請(qǐng)應(yīng)該包括資產(chǎn)的增加、減少、維修這三方面的預(yù)算變動(dòng)。在具體的操作過程中，固定資產(chǎn)的管理部門可以要求相關(guān)部門的預(yù)算申請(qǐng)固定在每一年的某個(gè)月份（如10月份）做好詳細(xì)的資產(chǎn)購置計(jì)劃，在11月上旬交給審核部門進(jìn)行批示，然后管理部門將企業(yè)各部門的預(yù)算進(jìn)行匯總，這樣有助于從宏觀上對(duì)資產(chǎn)的預(yù)算做出合理的規(guī)劃。

2、審核制度控制

資產(chǎn)預(yù)算的審核需要進(jìn)行嚴(yán)格的審批方可通過，要根據(jù)不同級(jí)別的預(yù)算申請(qǐng)金額大小設(shè)置不同的審批層次。嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請(qǐng)購手續(xù)。對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目，應(yīng)先履行調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再行辦理請(qǐng)購手續(xù)。在進(jìn)行具體操作的過程中，對(duì)于不符合規(guī)范的業(yè)務(wù)審批，必須拒絕辦理，但是需要及時(shí)將相關(guān)情況提交上級(jí)部門。對(duì)于審批合格的固定資產(chǎn)購置計(jì)劃，需要統(tǒng)一交給專門的物資采購部門，進(jìn)行統(tǒng)一購置。

(二)采購制度控制

1、崗位分工控制

資產(chǎn)購置環(huán)節(jié)經(jīng)常出現(xiàn)的問題是資產(chǎn)的獲得、驗(yàn)收與付款等操作流程的不規(guī)范。固定資產(chǎn)的購置主要由三個(gè)部門進(jìn)行合作分工，采購統(tǒng)一交給物資采購部門進(jìn)行處理，驗(yàn)收由管理以及采購部門協(xié)同處理，最后交由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行付款。

2、采購過程控制

采購部門在進(jìn)行采購的過程中必須確認(rèn)采購計(jì)劃被審核通過，并且對(duì)審核計(jì)劃的有效性，開支來源的可靠性進(jìn)行進(jìn)一步的驗(yàn)證。除此之外，采購部門還需要依據(jù)市場(chǎng)情況和不同的采購特點(diǎn)、以及相關(guān)的要求采取招標(biāo)、詢價(jià)或定向采購、直接采購、談判等多樣化的采購方式，合理選擇采購方式。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的采購驗(yàn)收制度，確定檢驗(yàn)方式，由專門的驗(yàn)收機(jī)構(gòu)或驗(yàn)收人員對(duì)購買的固定資產(chǎn)進(jìn)行驗(yàn)收，出具驗(yàn)收證明。對(duì)于驗(yàn)收合格的固定資產(chǎn)進(jìn)行及時(shí)的登記，并且入庫；但是對(duì)于不符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的資產(chǎn)，負(fù)責(zé)驗(yàn)收的機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)向上級(jí)部門報(bào)告，查明原因并及時(shí)處理。履行完所有的入庫手續(xù)后，需要就所有的原始資料憑據(jù)交由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核，驗(yàn)證經(jīng)費(fèi)來源，審批的合理性，相關(guān)手續(xù)的辦理，賬單金額是否一致等相關(guān)材料。驗(yàn)證完成后，財(cái)務(wù)部門可以進(jìn)行最后的財(cái)務(wù)支出。

三、固定資產(chǎn)保管控制

(一)授權(quán)控制

固定資產(chǎn)的領(lǐng)用需要交由企業(yè)相關(guān)資產(chǎn)管理人員進(jìn)行批示，在領(lǐng)用前必須辦理好領(lǐng)用的相關(guān)手續(xù)，仔細(xì)對(duì)應(yīng)認(rèn)領(lǐng)資產(chǎn)的外觀等信息進(jìn)行一一確認(rèn)，確認(rèn)完畢后需要填寫認(rèn)領(lǐng)的基本信息，登記在冊(cè)。

(二)資產(chǎn)保管的控制

明確固定資產(chǎn)使用和保管責(zé)任人，落實(shí)資產(chǎn)使用人在資產(chǎn)管理中的權(quán)利與義務(wù)。建立卡片賬（實(shí)行信息化管理的按信息系統(tǒng)要求處理），在卡片賬上明確資產(chǎn)的使用人、存放地、購買日期、使用壽命等內(nèi)容；對(duì)固定資產(chǎn)應(yīng)當(dāng)帖上標(biāo)簽，內(nèi)容與卡片賬類似。在日常工作中應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行固定資產(chǎn)日常維修與大修理計(jì)劃，定期對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，對(duì)有故障的固定資產(chǎn)備案在冊(cè)，進(jìn)行及時(shí)的維修，切實(shí)消除安全隱患；強(qiáng)化對(duì)生產(chǎn)線等關(guān)鍵設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)的監(jiān)控，嚴(yán)格操作流程，實(shí)行崗前培訓(xùn)和崗位許可制度，確保安全運(yùn)轉(zhuǎn)；同時(shí)應(yīng)加大技改投入，不斷促進(jìn)固定資產(chǎn)技術(shù)升級(jí)，淘汰落后的設(shè)備，切實(shí)做到保持本企業(yè)的固定資產(chǎn)技術(shù)的優(yōu)進(jìn)性與企業(yè)發(fā)展的可持續(xù)性。最后，固定資產(chǎn)的清查制度建立也不可忽視，可以細(xì)化到小組人員各負(fù)其責(zé)，包括保管，賬目，管理人員，各司其職，互相協(xié)調(diào)，保證清查工作的有序開展，確保帳實(shí)相符。企業(yè)每年至少進(jìn)行一次全面清查，對(duì)于固定資產(chǎn)清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)當(dāng)查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任，妥善處理。

(三)創(chuàng)新獎(jiǎng)懲制度

可引進(jìn)相關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)制度來促進(jìn)對(duì)固定資產(chǎn)的使用控制。如通過詳細(xì)的清查工作后，核實(shí)固定資產(chǎn)的使用狀況，對(duì)資產(chǎn)使用狀況保持良好的部門可以進(jìn)行通報(bào)表揚(yáng)，也可以適度的增加來年的預(yù)算額度，對(duì)于具體的工作人員，管理突出的，或者沒有出現(xiàn)較大的工作失誤的，嚴(yán)格按照規(guī)章制度展開工作的，可以進(jìn)行一定程度的精神以及物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)，以激發(fā)管理部門工作人員的工作積極性以及效率，形成你追我趕的工作態(tài)勢(shì)。但是對(duì)于使用狀況出現(xiàn)問題的部門，情節(jié)較為嚴(yán)重的可以追究相關(guān)人員的責(zé)任，必要時(shí)可以進(jìn)行一定程度的賠償。所以，在國有企業(yè)的固定資產(chǎn)管理中必須建立內(nèi)部管理控制機(jī)制。

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