高校檔案管理的現(xiàn)存問題與解決策略探索

□李長玲 蘆久珊 劉習(xí)雅

2008年8月，為進(jìn)一步明確高校檔案工作的重要性，突出強(qiáng)調(diào)高校檔案由校長領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)一步細(xì)化高校檔案分類內(nèi)容，教育部和國家檔案局聯(lián)合制定并發(fā)布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》(第27 號令)。這是指導(dǎo)高校檔案工作可持續(xù)跨越式發(fā)展的綱領(lǐng)性文件，對于加快推進(jìn)現(xiàn)代大學(xué)制度建設(shè)，深化高校檔案管理內(nèi)涵建設(shè)，提升高等學(xué)校檔案服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展具有十分重要的實(shí)踐價值和理論意義。這也是新時期、新階段國家為促進(jìn)高等教育健康發(fā)展的一項(xiàng)重要舉措。

一、高校檔案管理工作的現(xiàn)存問題

(一)管理體制機(jī)制問題。隨著國家《普通高校檔案管理工作辦法》、《檔案法》等一系列相關(guān)法律法規(guī)的不斷推行，各大高等學(xué)校的檔案管理法規(guī)及其相關(guān)制度建設(shè)也取得了較大的進(jìn)步。但是，從目前高等學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀來看，仍然存在著檔案管理制度不健全的情況?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》(第27 號令)明確規(guī)定:“分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助校長負(fù)責(zé)檔案工作，高校檔案工作由高等學(xué)校校長領(lǐng)導(dǎo)”。這項(xiàng)規(guī)定不但明確了高等學(xué)校校長是高校檔案工作的第一責(zé)任人，更進(jìn)一步明確了高等學(xué)校校長對于負(fù)責(zé)檔案工作的具體性職責(zé)，更加同時強(qiáng)調(diào)了分管副校長要具體落實(shí)檔案工作。但是，在當(dāng)前具體工作中，部門高校仍然存在領(lǐng)導(dǎo)體制機(jī)制不健全，管理制度缺位的現(xiàn)存問題，這成為制約高校檔案管理工作的核心性問題，迫切需要加以轉(zhuǎn)變。

(二)管理人員隊(duì)伍建設(shè)問題。高校檔案工作需要一支高素質(zhì)的管理人員隊(duì)伍，這有助于檔案工作規(guī)范、有序、高效開展。當(dāng)前，高校檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)存在專職檔案人員整體水平低，結(jié)構(gòu)不合理等問題，特別是高職稱、高學(xué)歷、檔案專業(yè)人員少，非檔案專業(yè)學(xué)歷人員多、女性多、中老年人多等問題十分普遍。此外，部分高校檔案管理人員沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，多數(shù)高素質(zhì)檔案專業(yè)人才不愿從事高校檔案工作，極少數(shù)的檔案專業(yè)畢業(yè)生到高校工作，檔案員工資待遇也不盡人意?？偠灾瑱n案管理人員隊(duì)伍建設(shè)亟需加強(qiáng)。

(三)檔案管理意識問題。意識是行動的先導(dǎo)，對行動起引領(lǐng)示范作用。在我國有較多管理人員并沒有認(rèn)識到高校檔案管理工作的重要性，也沒有認(rèn)識到檔案工作的重要意義及其實(shí)際價值。因此，對于檔案管理工作并沒有給予認(rèn)真重視。并且，一部分檔案管理工作人缺乏必要的檔案管理知識，更缺少先進(jìn)的檔案管理理念。將高等學(xué)校檔案管理工作當(dāng)做一般的記錄、登記簡單化處理，部分管理人員對檔案管理的參與程度不夠，熱情不足。甚至，存在把檔案管理室當(dāng)做一般堆放垃圾的倉庫，把其當(dāng)做其他用途的房間的現(xiàn)象比比皆是。因檔案管理的工作人員的一系列不負(fù)責(zé)任現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理意識問題顯得越發(fā)嚴(yán)重。

(四)提高建設(shè)信息化水平問題。當(dāng)前，檔案庫房及其檔案柜、密集架以及檔案修復(fù)設(shè)備等一系列硬件設(shè)備在各大高校檔案館已很常見。但普遍高校檔案管理信息化水平不高。在檔案管理等方面，僅實(shí)現(xiàn)檔案目錄級管理，卻無實(shí)現(xiàn)電子文件的全文管理;在關(guān)于檔案目錄信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)上，較多的學(xué)校在早期檔案目錄信息還無著錄;在建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化的方面，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理檔案工作的高校較少，而且網(wǎng)頁功能比較初級。檔案管理信息化建設(shè)程度成為制約高校檔案管理工作的瓶頸。

二、解決高校檔案管理問題的對策措施

(一)進(jìn)一步加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè)。為進(jìn)一步提升檔案管理等一系列意識，大幅度地提升檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)，各大高校應(yīng)結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況，按《高校檔案管理辦法》、《檔案法》等相關(guān)規(guī)定的精神，制定相應(yīng)的檔案管理辦法以及日常檔案管理制度、查閱制度、保密規(guī)定、檔案分類方案等，著力推進(jìn)高校檔案管理工作的制度化建設(shè)。

(二)進(jìn)一步加強(qiáng)宣傳教育。要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，提高高校檔案管理意識;要充分利用學(xué)校校園網(wǎng)、校園廣播、校報(bào)、微信公眾平臺等宣傳輿論工具，通過召開專題會議等多種形式，加強(qiáng)檔案宣傳工作;將高校檔案管理工作納入學(xué)校整體規(guī)劃，更進(jìn)一步強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識;增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感，樹立檔案管理的新思想、新觀念，積極主動和創(chuàng)造性地探索高校檔案工作新方法和新舉措，著力做好檔案利用服務(wù)工作，更加進(jìn)一步加強(qiáng)各級檔案員的檔案意識;要切實(shí)認(rèn)識到檔案是學(xué)校各項(xiàng)活動的歷史記錄，是學(xué)校的寶貴財(cái)富，從而自覺地投身到檔案工作之中，更進(jìn)一步地加強(qiáng)產(chǎn)學(xué)研人員及其管理人員檔案管理等一系列意識。

(三)進(jìn)一步加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍建設(shè)。隨著國家高等教育建設(shè)事業(yè)的逐步發(fā)展，各大學(xué)校檔案管理人員隊(duì)伍的數(shù)量日漸增多，人員結(jié)構(gòu)也日漸復(fù)雜，需建立及完善一整套檔案隊(duì)伍建設(shè)的制度及其管理制度，如聘任制度、考核制度、晉升制度、責(zé)任制度、獎懲制度等，嚴(yán)格保證學(xué)校檔案的隊(duì)伍建設(shè)順利進(jìn)行與發(fā)展。要秉承“請進(jìn)來、走出去、多交流、多學(xué)習(xí)”的原則?！罢堖M(jìn)來、走出去”就是請檔案管理方面的專家來本校給檔案員具體指導(dǎo)工作，互相交流思想，傳授相關(guān)知識，使校檔案員精通本專業(yè)的知識并加以掌握運(yùn)用，提高其專業(yè)水準(zhǔn)，用精通的專業(yè)知識和科學(xué)方法做好檔案管理工作;和校外檔案館多加聯(lián)系，更加廣泛地參與到檔案專業(yè)學(xué)術(shù)研討會中，去學(xué)習(xí)他人的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)方法;要進(jìn)一步做好檔案員的專業(yè)培訓(xùn)工作。由于學(xué)校的檔案員大多數(shù)是非本專業(yè)出身，在檔案管理方面的專業(yè)知識理論較少，對檔案員開展專業(yè)培訓(xùn)是非常必要的;要有計(jì)劃性地接收本專業(yè)畢業(yè)生來校工作，使得各高校檔案管理人員隊(duì)伍的專業(yè)水平低的局面從根本上有所改變，使檔案工作健康有序發(fā)展。

(四)進(jìn)一步加強(qiáng)軟硬件建設(shè)。當(dāng)前，各高校檔案基本硬件設(shè)備基本得到解決，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)初具規(guī)模。各高校每年經(jīng)費(fèi)主要用于檔案專業(yè)書刊和設(shè)施更換以及添置辦公設(shè)備等，但各大高校檔案管理信息化建設(shè)尚不完善，高校檔案工作的設(shè)施設(shè)備還體現(xiàn)在相關(guān)一系列的電子信息設(shè)備上，如電腦和專門來用于檔案錄入、檔案檢索的檔案軟件，縮微閱讀器等。就各大高校目前的檔案管理方式來說，通常就是一臺電腦一套檔案管理軟件進(jìn)行檔案管理工作，這種傳統(tǒng)的工作方法已經(jīng)跟不上現(xiàn)代社會辦公自動化的要求，現(xiàn)在社會網(wǎng)絡(luò)化程度越來越深，就要求檔案管理采用現(xiàn)代化的先進(jìn)方式。

(五)進(jìn)一步開展檔案文化建設(shè)。文化是發(fā)展之魂，文化是創(chuàng)新的動力。各大高校檔案管理部門要緊緊抓住這一難得機(jī)遇來深入強(qiáng)化檔案文化建設(shè)，深入挖掘出檔案的深層文化底蘊(yùn)和內(nèi)涵，努力地保護(hù)并充分挖掘出各種類型的檔案文化相關(guān)資源，著力打造出檔案文化的特色品牌，從而更好地為建設(shè)社會主義現(xiàn)代化文明，為弘揚(yáng)中華民族文化服務(wù)。在具體工作中，要完善和加強(qiáng)檔案管理的制度建設(shè)，要明確各大高校的檔案文化具體建設(shè)標(biāo)準(zhǔn);要更加提高其檔案館的文化底蘊(yùn)和地位，加強(qiáng)高校檔案文化建設(shè);要建設(shè)史館，以校史檔案推進(jìn)校園精神文化建設(shè);要開發(fā)相關(guān)檔案文化產(chǎn)品，深入研究各大高校的檔案文化具體功能，將各大高校的檔案管理文化納入到建設(shè)社會主義大文化的框架中。

三、結(jié)語

隨著我國高等教育的不斷發(fā)展和深入建設(shè)，各高等學(xué)校的相關(guān)檔案管理工作的重要性也更進(jìn)一步地凸顯出來，檔案管理的相關(guān)工作也逐漸納入高校全面現(xiàn)代化發(fā)展的軌道上。高校檔案管理水平，也成為了高校之間競爭的一個重要因素。高校檔案管理的一系列相關(guān)工作也得到了普遍關(guān)注和認(rèn)同，更多的高校積極開始開展檔案管理的實(shí)驗(yàn)改進(jìn)工作，力爭其高校檔案管理的相關(guān)工作能盡早跟上高?，F(xiàn)代化發(fā)展的需求步伐。要清楚地認(rèn)識到，只有讓檔案管理更好地發(fā)揮其重要作用，才能促進(jìn)高校的發(fā)展更加的全面和現(xiàn)代化。

［1］ 程丹．高校教學(xué)檔案的作用與管理策略［J］．長沙鐵道學(xué)院學(xué)報(bào)(社會科學(xué)版)，2006

［2］ 王麗．中國檔案管理的新方向［J］．才智，2004