檔案管理模式的分析與研究

王林娜

(河北廣播電視大學，河北 石家莊　050071)

檔案管理模式的分析與研究

王林娜

(河北廣播電視大學，河北 石家莊050071)

摘要：檔案管理是一項原則性、機密性很強的工作，是知識管理的重要組成部分。隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展變化，現(xiàn)行的檔案管理模式已很難滿足社會對檔案管理的新要求。需要通過檔案管理模式分析，深刻認識現(xiàn)行檔案管理模式存在的問題，并從當前檔案管理工作實際出發(fā)，構建新型檔案管理模式，以期通過檔案管理模式的不斷優(yōu)化，提高檔案管理的質量和效益，確保檔案服務對象更準確、更完整、更可靠地利用檔案。

關鍵詞：檔案管理模式；問題；改革創(chuàng)新；有效策略

檔案是人類社會歷史有文字記載以來記錄社會政治、經(jīng)濟、文化發(fā)展歷程的最原始載體，檔案管理是對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的系統(tǒng)性工作。受多種因素的影響，我國的檔案管理長期處于以政府為主導的封閉、半封閉狀態(tài)，在一定程度上影響了檔案信息資源社會公共屬性的充分發(fā)揮。隨著社會日益開放、經(jīng)濟和社會快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式在很大程度上制約著其在公共領域的廣泛應用，弱化了檔案管理的社會管理和公共服務職能。為此，檔案管理工作者要以《中華人民共和國檔案法》為指南，在“以服務為中心”的檔案管理思想指導下，從檔案管理模式的分析、現(xiàn)行檔案管理模式存在的問題以及如何構建新型檔案管理模式等方面展開深入的研究。

一、檔案管理模式的分析

檔案管理模式是檔案管理的標準性方式、方法，是促進檔案管理和諧發(fā)展的可操作性知識體系，其內涵包括檔案的收集、檔案的整理、檔案的保存、檔案的利用等四個方面。在我國作為一種歷史記錄而客觀存在的檔案實體有著悠久的歷史，從古代的甲骨檔案、石刻檔案、金文檔案、簡牘檔案、簡帛檔案發(fā)展到近代的紙質檔案和現(xiàn)代的電子檔案都是一種重要的國家資源和社會資源[1]。然而，具有現(xiàn)代意義的檔案管理模式出現(xiàn)在我國不過百余年。我國目前的檔案管理模式脫胎于計劃經(jīng)濟體制，其特征表現(xiàn)在：(1)統(tǒng)一領導，分級管理。各級政府統(tǒng)一領導本行政區(qū)域檔案工作，各級檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域的檔案事業(yè)，各級檔案館(室)是檔案資料的管理主體。(2)館(室)眾多，覆蓋廣泛。既有國家綜合檔案館，也有各類專業(yè)檔案館(室)和部門檔案館(室)，形成一個覆蓋廣泛的檔案館網(wǎng)。(3)定向收集，定期移交。各級各類檔案館(室)定向收集和保管本轄區(qū)、本專業(yè)檔案，機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織定期向檔案館(室)移交檔案。(4)期滿開放，有限利用。各級各類檔案館(室)收集保管的檔案，符合《檔案法》及其實施辦法規(guī)定的年限和條件的，要分期分批地向社會開放。[2]應該肯定，現(xiàn)行檔案管理模式在健全管理體系、完善管理制度、促進管理工作等方面具有不可抹殺的積極作用，但隨著政治、經(jīng)濟、文化的不斷發(fā)展，其暴露出的諸多問題必須引起我們高度重視。

二、現(xiàn)行檔案管理模式存在的問題

社會政治、經(jīng)濟的發(fā)展和公民維權意識的日益增強，使檔案信息資源開放共享的理念漸入人心，在民主政治、市場經(jīng)濟、信息社會以及高新技術的大環(huán)境下，現(xiàn)行檔案管理模式存在的問題日益凸顯。

1.法律法規(guī)相對滯后，難以滿足信息公開的社會要求

在檔案管理基本法律法規(guī)方面，《中華人民共和國檔案法》及其《檔案法實施辦法》均頒布于20世紀80年代，30多年過去了，隨著時代的進步和社會的發(fā)展，其中的一些條款已明顯地與新時期社會信息公開的要求不相適應。[3]比如《檔案法》規(guī)定：“利用未開放檔案的辦法，由國家檔案行政管理部門和有關主管部門規(guī)定”；《檔案法實施辦法》規(guī)定：“利用未開放的檔案，須經(jīng)保存該檔案的保存單位同意?！庇捎诜蓻]有明確檔案行政管理部門和有關主管部門應該怎么決定，如果有關主管機關出于自身利益的考慮任意行使自由裁量權，阻礙文件檔案公開，檔案利用者將難以從法律的角度提出抗辯，這顯然有悖于檔案信息“公開為原則，不公開為例外”的社會信息公開總要求。

2.檔案管理意識陳舊，不相適應社會政治、經(jīng)濟的發(fā)展

由于我國長期實行計劃經(jīng)濟體制，檔案管理對國家機構形成明顯的依附關系，中心任務是為政府及其相關業(yè)務服務，重藏輕用的檔案管理意識根深蒂固。使得檔案管理只有兩個作用：一是“保存”歷史資料，供回顧過去之用；二是“保存”現(xiàn)有信息，備將來回顧之用。[4]社會的不斷變革和發(fā)展以及新的社會領域和經(jīng)濟領域的不斷產生，檔案的現(xiàn)實意義和社會意義不斷拓展，知識產權檔案、重大項目檔案、民營企業(yè)檔案、民生檔案、誠信檔案、等新型檔案層出不窮，傳統(tǒng)、陳舊的檔案管理意識越來越不適應社會政治、經(jīng)濟的發(fā)展。必須對檔案管理工作的內涵和外延給予適當?shù)耐卣梗纫怀鰴n案記錄歷史、維護歷史真實面貌的存在價值，更要最大限度地開發(fā)其宣傳教育、資政襄政、繁榮科研、發(fā)展經(jīng)濟等社會功能。[5]

3.檔案管理方式落后，與信息社會的現(xiàn)實相背離

從目前的現(xiàn)狀看，大多數(shù)檔案館(室)都以征集、保存紙質檔案文件為主，基礎性檔案管理工作仍以手工操作為主，利用者要查閱檔案文件必須到檔案保管現(xiàn)場。盡管檔案館(室)設置有索引查閱的工具，但仍然是耗時費力，影響了社會公眾對檔案利用的認知程度。[6]隨著社會信息化程度的提高，機關團體和企事業(yè)單位都普及了辦公自動化，相應地改變了檔案的生成方式。一方面，計算機管理貫穿于檔案文件收集、篩選、歸檔的各個階段；另一方面，電子媒介越來越多地成為檔案資料的主要生成形式。[7]落后的檔案管理方式顯然難以適應信息社會在記錄信息、傳達信息、留存信息中的革命性變遷。

三、構建新型檔案管理模式

社會信息化程度的不斷提高和社會主義市場經(jīng)濟體制的日趨完善，對構建新型檔案管理模式提出了越來越明確的要求。檔案管理工作者要立足服務社會、服務用戶這一基本點，在完善法律法規(guī)、變革管理意識、優(yōu)化管理機制、健全資源體系、改進管理方式等方面展開積極的探索，以新型檔案管理模式的構建促進檔案信息資源的有效利用和共享。

1.完善檔案管理法規(guī)

完善的檔案管理法規(guī)是檔案管理的根本保障。為此，要在全面掌握新時期檔案管理現(xiàn)狀、總結檔案管理經(jīng)驗的基礎上，充分考慮不同地區(qū)、不同部門、不同經(jīng)濟形式檔案管理的特點，提煉出具有普遍指導意義的管理辦法，提高檔案立法的科學性。[8]要加快對現(xiàn)有檔案管理法規(guī)和規(guī)章的清理和修訂，消除既有法規(guī)之間相互矛盾，實現(xiàn)檔案法規(guī)的統(tǒng)一性。要充分發(fā)揮不同社會階層的檔案立法積極性，在國家機關、社會組織、公民個人的共同參與下，建立起以《中華人民共和國檔案法》為核心，由若干檔案行政法規(guī)、規(guī)章構成的檔案管理法規(guī)體系。

2.變革檔案管理意識

意識決定行動，檔案管理模式的變革要以檔案管理意識的變革為基礎。檔案管理人員要樹立與社會政治、經(jīng)濟、文化發(fā)展相適應的檔案管理意識，深刻認識新時期檔案館的人文屬性和社會屬性，明確檔案是全社會重要的不可或缺的信息資源，檔案的開發(fā)和利用是檔案自身價值得以實現(xiàn)的直接手段。[9]既要做好檔案收集、整理、鑒定、保管等基礎性管理工作，更要把為黨政機關、社會團體和各界人士提供全方位的檔案信息服務作為檔案管理的核心和最終目標。加快檔案開放步伐，適應社會需求的變化，確立服務的主攻方向，拓寬檔案利用渠道，為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步提供優(yōu)質、高效的檔案服務。

3.優(yōu)化檔案管理機制

受計劃經(jīng)濟“小而全”“大而全”的檔案管理機制影響，幾乎每個單位都建有大小不一的檔案室。受檔案管理經(jīng)費的限制，購置的檔案設施簡單，高檔、專業(yè)的檔案設施難以配備，造成各種資源的分散和浪費。[10]為了適應開放社會和市場經(jīng)濟對檔案資源的需求，檔案管理應該在機制上進行必要的優(yōu)化。由政府檔案主管機構主持、協(xié)調，整合檔案管理資源，建立統(tǒng)一、集中的檔案管理體系，對分散于各個不同檔案機關的現(xiàn)行檔案資料進行集中保管和提供利用，通過檔案資源的集約化管理，為市民提供文件檔案和信息的“一站式”服務。

4.健全檔案資源體系

檔案資源的豐富與完善是提高檔案館服務質量效率的保障。要構建起全方位的檔案資源收集渠道，形成完備的檔案資源體系。一是對于《檔案法》要求的檔案應收盡收，保持檔案的系統(tǒng)性和內在的有機聯(lián)系。二是將目光投向社會和民間，積極向社會征集檔案，發(fā)揮社會各階層在檔案資源建設中的優(yōu)勢。[11]三是結合政府OA系統(tǒng)的運行和電子公文的推行，重視對電子檔案的管理工作，構建電子檔案征集、歸類、存儲、查閱平臺，從制度上完善電子文件的歸檔管理。四是設立檔案征集專項基金，為經(jīng)濟、社會發(fā)展中的重要重要文獻、檔案收集、整理、存儲提供資金支持。

5.改進檔案管理方式

現(xiàn)代信息技術的飛速發(fā)展和廣泛應用，為檔案管理方式的改進創(chuàng)造了有利的條件。檔案管理人員要加強業(yè)務學習和提高，不僅要對檔案收集、分類整理、存檔編號、原件查詢等手工操作過程嫻熟于心，更要適應信息化社會對檔案管理的新要求，掌握數(shù)字檔案的開發(fā)、計算機程序的維護、數(shù)據(jù)庫信息導航等現(xiàn)代檔案管理技術，實現(xiàn)數(shù)字檔案的自動編目、自動統(tǒng)計、自動檢索，創(chuàng)設檔案信息資源交換和查詢網(wǎng)絡平臺，[12]在檔案信息資源共享中升華檔案管理工作的價值和意義。

對檔案管理模式的分析與研究是檔案管理工作者常講常新的課題。我們要密切關注檔案管理理論與檔案載體形式的不斷發(fā)展，適應經(jīng)濟和社會活動對檔案信息的新要求，推動檔案管理模式向標準化、信息化與規(guī)范化的升級轉型，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、高效化與系統(tǒng)化。

參考文獻：

[1][7]曾念，孫士兵.基于MVC模式的檔案管理系統(tǒng)分析與設計[J].數(shù)字技術與應用，2011(6):69.

[2][8]李曉輝.信息時代檔案管理的保密性研究和存在的問題分析[J].科技創(chuàng)新導報，2011(31):196.

[3][6][11]熊偉.檔案管理創(chuàng)新模式研究[J].中國科技博覽，2014(25):26-27.

[4][10]姜春麗.基于知識服務的檔案管理模式的理論研究[J].管理觀察，2014(19):92-93.

[5][12]呂歡弟.淺析檔案管理的創(chuàng)新與服務模式的改革研究[J].科技視界，2014(30):215.

[9][11]司臻.新時期檔案管理創(chuàng)新模式研究[J].管理觀察，2013(5)：56-57.

Analysis and Research of the Archives Management Mode

WANG Linna

(Hebei Radio & TV University, Shijiazhuang, Hebei 050071, China)

Abstract:Archives management is a kind of highly confidential work with strong discipline, which is an important part of knowledge management. With the change and development of social economy, the current files management mode has been difficult to meet the social requirements of new archives management. Through the analysis of archives management mode, there needs a profound understanding of the existing problems in archives management mode. From the reality of the current files management, research is needed on how to construct the new archives management mode. Thus to improve the quality and efficiency of archives management, through constantly optimizing the management mode, to ensure that clients can use the archives in a more accurate, more complete and more reliable way.

Key words:files management; problem; reform and innovation; effective strategy

收稿日期：2015-08-11

中圖分類號：G271

文獻標識碼：A

文章編號：1008-469X(2015)05-0102-03

作者簡介：王林娜(1979-)，女，河北石家莊人，檔案館員，主要從事檔案管理與研究。