海外項(xiàng)目數(shù)字檔案管理現(xiàn)狀分析及對策

朱曉鷗,王貴振

（渤海鉆探工程有限公司國際工程公司,天津 300457）

網(wǎng)絡(luò)信息化時代的到來，對整個社會的發(fā)展造成了強(qiáng)烈沖擊，在這種沖擊力下檔案工作也受到很大影響。在未來，檔案的數(shù)字化管理將成為必然的發(fā)展趨勢。鑒于數(shù)字化十分復(fù)雜，所以檔案的數(shù)字化管理面臨著新的問題與挑戰(zhàn)，本文將主要分析海外項(xiàng)目檔案數(shù)字化管理存在的問題以及相應(yīng)的解決對策。

1 海外項(xiàng)目檔案管理工作的特點(diǎn)

海外項(xiàng)目檔案管理工作有5大特點(diǎn)：①機(jī)構(gòu)與人員具有特殊性，海外項(xiàng)目的設(shè)置基本上都很簡單，工作人員也是身兼多職，很難有專職的檔案員，規(guī)模較大的項(xiàng)目就聘請外籍員工，特殊檔案的保密問題比較顯著，加之工作人員流動性比較大，一旦交接不及時，就很容易丟失檔案資料；②受所在國家或是資源國的法律限制，不同國家在檔案資料管理方面有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)與要求，海外項(xiàng)目檔案管理必須要遵守這些標(biāo)準(zhǔn)與要求，避免不必要的麻煩；③海外項(xiàng)目檔案管理的內(nèi)容多數(shù)為行政管理、會計(jì)和業(yè)務(wù)檔案、經(jīng)營管理，很少有黨群類的檔案；④海外項(xiàng)目檔案的語種以及載體形式具有多樣性，語種有中文、英文、阿拉伯語言等，載體有光盤、移動硬盤、磁介質(zhì)等；⑤檔案安全保管受辦公條件影響較大，尤其是規(guī)模小的海外項(xiàng)目，往往都缺乏足夠的辦公設(shè)備，難以有效保障檔案管理的安全性。

2 海外項(xiàng)目檔案管理存在的問題

海外項(xiàng)目檔案數(shù)字化管理還存在以下問題：①項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員不夠重視檔案管理工作，未能將其列入日常工作的重要章程，導(dǎo)致實(shí)際開展檔案工作時很多工作人員不夠認(rèn)真、仔細(xì)、負(fù)責(zé)；②規(guī)范統(tǒng)一、切合實(shí)際的海外項(xiàng)目檔案管理制度與標(biāo)準(zhǔn)不夠完善，導(dǎo)致檔案工作開展中缺乏約束性，顯得很隨意，甚至一些檔案資料還出現(xiàn)混亂的情況；③很多海外項(xiàng)目都缺乏專門的檔案機(jī)構(gòu)或是未能明確專職檔案員以及兼職檔案員的工作職責(zé)與權(quán)限，使檔案材料呈現(xiàn)出分散性，很容易造成檔案材料的丟失或損壞，當(dāng)檔案工作出現(xiàn)問題時也容易出現(xiàn)相互推卸責(zé)任、不能及時追究相應(yīng)責(zé)任人、延誤處理問題最佳時機(jī)的情況；④檔案管理數(shù)字化建設(shè)就必然涉及到電子文件的傳輸，但因?yàn)槿狈y(tǒng)一嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫扰c規(guī)范，使得電子文件的保密管理不到位，還存在很多安全隱患，不能及時發(fā)現(xiàn)并解決這些安全隱患，就會直接導(dǎo)致檔案資料的丟失或是損壞；⑤辦公用房條件較差，沒有專門的檔案保管庫房，使得檔案資料的管理缺乏安全性和保障，容易損壞或丟失。

3 海外項(xiàng)目檔案數(shù)字化管理的有效對策

3.1 強(qiáng)化宣傳，提升檔案管理重視度

當(dāng)前，總部公司在海外的事業(yè)發(fā)展十分迅速，境外資產(chǎn)也有一定的規(guī)模，為此總部公司工作會議提出了“力爭用5～10年時間，發(fā)展成為具有較強(qiáng)國際競爭力跨國能源公司”的奮斗目標(biāo)。而檔案作為企業(yè)的重要生產(chǎn)要素與有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)的重要構(gòu)成部門，就必須要得到領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員的重視。為此，必須要強(qiáng)化檔案管理工作的宣傳，從檔案管理的重要性、意義等多方面展開多途徑、多形式的宣傳，讓海外項(xiàng)目各級領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員都能全面重視檔案管理。

3.2 完善體制，齊抓共管檔案管理工作

應(yīng)該始終堅(jiān)持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的檔案管理體制，確保檔案管理部門、海外項(xiàng)目主管單位以及外事管理部門共同參與檔案管理工作。具體職責(zé)分配如下：①總部公司辦公與外事部門負(fù)責(zé)境外檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督管理；②各駐外代表負(fù)責(zé)指導(dǎo)并監(jiān)督管理所在國或地區(qū)所有總部公司海外項(xiàng)目的檔案工作。此外，總部公司駐外代表處還可以任命其中一家公司代替自己執(zhí)行檔案工作指導(dǎo)以及監(jiān)督管理；③海外項(xiàng)目主管單位檔案部門與外事部門負(fù)責(zé)該單位的境外檔案工作指導(dǎo)與監(jiān)督管理；④各級海外項(xiàng)目結(jié)合工作實(shí)際創(chuàng)建檔案工作機(jī)構(gòu)或是配備專職或兼職檔案人員，負(fù)責(zé)該機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。

3.3 健全制度，落實(shí)檔案監(jiān)督管理

結(jié)合海外項(xiàng)目檔案工作實(shí)際，制定健全的檔案資料收集制度、檔案資料歸檔制度、檔案工作交接制度、檔案工作保密制度等，確保整個檔案工作的開展都能有條有序。同時，還應(yīng)該制定檔案工作崗位職責(zé)權(quán)限分配和檔案管理工作責(zé)任追究制度[3]，保證所有檔案工作人員都能明確自身崗位的職責(zé)與權(quán)限，一旦檔案工作出現(xiàn)問題也能及時追究相應(yīng)人員責(zé)任，并及時處理好問題。

3.4 結(jié)合實(shí)際，采取相對集中與分散的管理

在保證檔案完整性、安全性以及便于利用的基礎(chǔ)上，結(jié)合海外項(xiàng)目的實(shí)際情況，對檔案實(shí)施相對集中與分散的管理方式。規(guī)模較大的可以創(chuàng)建專門的庫房，對檔案實(shí)行統(tǒng)一保管，規(guī)模較小的涉密檔案以及永久長期檔案可以由專職或兼職檔案人員進(jìn)行集中保管，反之就由承辦部門保管。涉及到境外項(xiàng)目產(chǎn)權(quán)、債權(quán)債務(wù)、營銷策略、核心技術(shù)等方面的檔案資料也要集中保管，重要檔案還要及時向國內(nèi)主管單位報送備份的電子文件。此外，海外項(xiàng)目保管期間在6年以上的非涉密檔案，在確保其安全性的前提下，可以委托當(dāng)?shù)貦n案管理專業(yè)機(jī)構(gòu)保管，如果所在國法律允許，還可以運(yùn)回國內(nèi)保管。

3.5 落實(shí)建設(shè)，步入信息化發(fā)展軌道

海外項(xiàng)目的分散性就決定了企業(yè)管理對象難以集中，在日常工作中，海外項(xiàng)目需要來自總部公司的檔案信息支持，且要保證檔案信息傳輸?shù)目旖?、及時、有效，實(shí)現(xiàn)跟總部公司各類檔案信息的及時交流與共享。但傳統(tǒng)手工管理檔案服務(wù)方式是很難滿足要求的，為此必須要加快海外項(xiàng)目檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。而且海外項(xiàng)目形成的大量電子文件也需要有效管理，數(shù)字化建設(shè)還能解決檔案庫房不足的問題。應(yīng)該在確保公司檔案信息安全性、完整性的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化海外項(xiàng)目檔案的數(shù)字化建設(shè)與管理，對各類檔案信息進(jìn)行一體化管理，使檔案管理工作更加規(guī)范，也有效提升檔案服務(wù)的時效性。

綜上所述，海外項(xiàng)目檔案數(shù)字化管理是必然的發(fā)展趨勢，鑒于海外項(xiàng)目檔案工作的特殊性以及當(dāng)前檔案管理工作還存在的問題，各級領(lǐng)導(dǎo)以及所有工作人員都必須要樹立較強(qiáng)的檔案管理意識，嚴(yán)格依照制度和規(guī)定開展檔案管理工作，確保檔案資料的完整性、真實(shí)性、有效性和價值性。

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[3]李露，沈建忠，李明東.略談檔案數(shù)字化加工過程中的安全管理[J].信息管理，2010（6）:35-36.