辦公自動(dòng)化在疾控工作的應(yīng)用

王薇

摘要：辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡(jiǎn)稱OA）是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代化辦公結(jié)合形成的一種新型辦公模式，受到廣泛的應(yīng)用和認(rèn)可。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，人們的疾病防控意識(shí)不斷加強(qiáng)，對(duì)疾病防控工作提出了更高的要求，傳統(tǒng)的辦公模式已不能適應(yīng)現(xiàn)代化高效的辦公需求。該文結(jié)合疾控工作現(xiàn)狀闡述辦公自動(dòng)化應(yīng)用的必要性，分析現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，并對(duì)今后的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng)；辦公自動(dòng)化；疾控；高效；資源共享；決策

中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2015）01-0209-02

疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)是疾病預(yù)防控制與公共衛(wèi)生技術(shù)管理和服務(wù)的社會(huì)公益性事業(yè)單位，承擔(dān)著疾病預(yù)防控制、食品安全、免疫規(guī)劃、放射衛(wèi)生、環(huán)境衛(wèi)生、婦女兒童保健、衛(wèi)生監(jiān)測(cè)檢驗(yàn)、科研培訓(xùn)、健康教育、突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急等各項(xiàng)防病、應(yīng)急和科學(xué)研究的工作。隨著醫(yī)改十二五規(guī)劃的進(jìn)行，信息化建設(shè)對(duì)衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展極為重要，傳統(tǒng)的辦公方式已經(jīng)難以滿足疾控工作發(fā)展的新形勢(shì)新要求。 OA作為一種新型辦公模式，以其高效、便捷的優(yōu)越性逐步取代了傳統(tǒng)辦公模式，受到廣泛認(rèn)可和使用，在新形勢(shì)下疾控工作中也發(fā)揮著重要作用。

1 使用OA系統(tǒng)的必要性

1.1 提高工作效率

自1946年第一臺(tái)計(jì)算機(jī)問(wèn)世至今，信息技術(shù)經(jīng)過(guò)幾十年的發(fā)展，從實(shí)驗(yàn)室走向了大眾化，它的應(yīng)用從國(guó)防、辦公、數(shù)據(jù)處理、教育、娛樂(lè)等等變得無(wú)所不在，日益深入到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域。OA作為一種以信息技術(shù)為基礎(chǔ)發(fā)展起來(lái)的新型辦公模式，改變了傳統(tǒng)辦公方式，對(duì)辦公效率的提高起到了積極的促進(jìn)作用。OA以采用計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等辦公設(shè)備為開(kāi)始，發(fā)展到以互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)為使用的階段。OA系統(tǒng)利用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，范圍涉及各種事項(xiàng)的審批、遠(yuǎn)程辦公、日常行政管理、多人多部門之間的協(xié)同工作以及各類信息的溝通與傳遞，使相關(guān)工作人員可以方便快捷地共享、處理信息，進(jìn)行協(xié)同辦公[1]。OA系統(tǒng)的高效性表現(xiàn)在：①日常工作報(bào)表、公文等通過(guò)OA系統(tǒng)直接自動(dòng)生成，不需要進(jìn)行制表、打印等費(fèi)時(shí)費(fèi)力的操作，同時(shí)減少了人工操作造成的錯(cuò)誤。②上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)只需經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單的查看、審批操作即可完成報(bào)表、公文的瀏覽、審批工作，全面提高工作效率。③改變了傳統(tǒng)以紙張為主要介質(zhì)的信息共享、傳遞、審批的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)了環(huán)保、便捷、安全的信息共享和處理，減少了人工操作帶來(lái)的錯(cuò)誤。OA系統(tǒng)在疾控部門的采用，可以解決疾控部門因業(yè)務(wù)繁雜、職工眾多、經(jīng)常出差在外，整體管理復(fù)雜度高，帶來(lái)的信息處理不及時(shí)，溝通不暢，協(xié)同工作效率低下、重復(fù)勞動(dòng)等問(wèn)題，提高工作效率，加強(qiáng)各部門之間的溝通協(xié)作，同時(shí)規(guī)范了辦公流程，提高管理水平，提升疾了病防控和突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應(yīng)對(duì)能力。

1.2 提高信息安全性

1.2.1 訪問(wèn)權(quán)限

在日常辦公中，審批簽字及內(nèi)部文件傳閱是辦公流程不可避免的一部分，在傳統(tǒng)辦公中，這些信息都是由人工傳遞完成的，在傳遞過(guò)程中就不可避免的出現(xiàn)信息泄露等問(wèn)題。同時(shí)，疾控工作還涉及對(duì)大量數(shù)據(jù)的采集、操作問(wèn)題。OA系統(tǒng)采用安全口令等權(quán)限控制措施，使文件在審批簽字及傳閱過(guò)程中只有指定的人輸入口令才能查看，有效預(yù)防了人為的信息泄露，對(duì)辦公中所涉及的數(shù)據(jù)，實(shí)行權(quán)限管理、查看訪問(wèn)記錄等信息，有效的進(jìn)行管理。

1.2.2 網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境的安全性

在互聯(lián)網(wǎng)高度開(kāi)放和廣泛使用的今天，人們更習(xí)慣于利用網(wǎng)絡(luò)的方便快捷性完成一些工作，例如：用網(wǎng)易、新浪等第三方服務(wù)器來(lái)收發(fā)郵件、使用QQ等聊天軟件來(lái)傳遞信息或傳送文件。信息的泄露，很多時(shí)候就是在這樣的信息轉(zhuǎn)存、轉(zhuǎn)寄等時(shí)候發(fā)生的。信息的傳遞以明文的方式通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器進(jìn)行，使信息不但很容易被截獲破譯，而且傳輸過(guò)程中在第三方軟件服務(wù)器中也留下了痕跡，信息安全產(chǎn)生了隱患。隨著疾控事業(yè)的發(fā)展，各種疾病的監(jiān)測(cè)控制，數(shù)據(jù)分析、突發(fā)公共衛(wèi)生事件處理等工作，涉及大量數(shù)據(jù)，對(duì)數(shù)據(jù)的安全性和隱私性要求也越來(lái)越高。OA系統(tǒng)采用一定的信息安全技術(shù)，通過(guò)采用防止非法用戶侵入、權(quán)限控制、存儲(chǔ)和傳輸加密，以及電子簽名等等方式使文件、數(shù)據(jù)等信息在網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境下安全性得到了保障。

1.2.3 監(jiān)控非法或異常操作

OA系統(tǒng)可以控制、監(jiān)控所有的非法和異常操作，防止誤操作帶來(lái)的不必要的損失，并根據(jù)異常情況劃分等級(jí)做出相應(yīng)的記錄、警示或緊急處理[2]。疾控工作涉及數(shù)據(jù)種類多，數(shù)據(jù)量大，數(shù)據(jù)丟失將帶來(lái)極大的損失，采用OA系統(tǒng)，使數(shù)據(jù)安全性得到了保障。

1.3 節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)

近年來(lái)，隨著政府和社會(huì)對(duì)疾控工作日益重視，各級(jí)衛(wèi)生行政管理部門也在不斷加緊公共衛(wèi)生體系建設(shè)步伐，但財(cái)力的缺乏一直是影響疾控工作發(fā)展的重要因素之一。OA系統(tǒng)采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了辦公的無(wú)紙化和遠(yuǎn)程化。①減少紙張的使用，將各類文件、學(xué)習(xí)材料等資料以電子文件形式發(fā)放，不但節(jié)時(shí)，也大幅減少了紙張的使用，節(jié)約了經(jīng)費(fèi)。②減少辦公設(shè)備和耗材，隨著無(wú)紙化辦公的實(shí)施，打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的使用率下降，從而降低了辦公設(shè)備配置，減少了耗材使用。③減少交通、通訊等費(fèi)用，內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公。OA系統(tǒng)采用視頻會(huì)議、遠(yuǎn)程培訓(xùn)、電子郵件收發(fā)信息等方式，相關(guān)辦公、會(huì)議、培訓(xùn)等事宜都可在此平臺(tái)上進(jìn)行討論交流，減少相關(guān)的溝通、交通費(fèi)用和培訓(xùn)支出，節(jié)約開(kāi)支。

1.4 領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力保障

OA系統(tǒng)的使用有利于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和全面掌握各項(xiàng)工作的進(jìn)展情況，對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，為疾控工作的開(kāi)展提供決策。同時(shí)，有利于上級(jí)部門掌握各級(jí)疾控部門工作開(kāi)展情況，及時(shí)應(yīng)對(duì)各類公共衛(wèi)生事件的發(fā)生，提高突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應(yīng)對(duì)能力，合理分配公共衛(wèi)生資源，加強(qiáng)對(duì)各類疾病、公共衛(wèi)生事件的預(yù)防控制和監(jiān)管[3]。

1.5 信息化建設(shè)的必經(jīng)之路

在醫(yī)改十二五規(guī)劃中，國(guó)務(wù)院提出要加快推進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)，進(jìn)一步提高醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)水平。到2015年，基層醫(yī)療衛(wèi)生信息系統(tǒng)基本覆蓋鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)和有條件的村衛(wèi)生室。OA系統(tǒng)作為應(yīng)用先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代化辦公結(jié)合的一個(gè)高效率、高智能辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了資源信息共享、無(wú)紙化辦公、遠(yuǎn)程辦公以及各部門、各級(jí)疾控部門之間的協(xié)同辦公，直觀反映了信息化建設(shè)的成果，推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的信息化發(fā)展，是信息化建設(shè)的一個(gè)重要組成部分，為醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)全面實(shí)現(xiàn)信息化奠定了基礎(chǔ)。

2 現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題

隨著醫(yī)改十二五規(guī)劃的進(jìn)行，一個(gè)高效、統(tǒng)一的OA系統(tǒng)的全覆蓋對(duì)疾控部門長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著十分重要的作用。但就目前而言，在部分疾病預(yù)防機(jī)構(gòu)中，辦公自動(dòng)化并未發(fā)揮其應(yīng)有的作用，其原因是多方面的。首先，有些縣級(jí)鄉(xiāng)鎮(zhèn)及一些偏遠(yuǎn)地區(qū)疾控部門由于資金缺乏，存在硬件設(shè)施不完善、信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)不健全等問(wèn)題，導(dǎo)致OA系統(tǒng)無(wú)法使用。其次，辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)不單單包括硬件、網(wǎng)絡(luò)、軟件，更重要的是人員的參與意識(shí)。由于疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)大部分工作人員是公共衛(wèi)生等專業(yè)，信息化意識(shí)不強(qiáng)，缺乏相關(guān)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)知識(shí)，在使用過(guò)程中存在困難并有抵觸心理。再者，由于各級(jí)疾控部門之間采用不同供應(yīng)商開(kāi)發(fā)OA系統(tǒng)軟件，導(dǎo)致信息共享困難，從而形成一個(gè)個(gè)信息孤島，極大的浪費(fèi)資源，不利于高效決策[4]。

3 發(fā)展趨勢(shì)

隨著信息科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和國(guó)內(nèi)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，醫(yī)改十二五規(guī)劃對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展提出了更高的要求，傳統(tǒng)的辦公方式已經(jīng)難以滿足疾控工作發(fā)展的新形勢(shì)新要求，全面實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化已經(jīng)是提高辦公效率、規(guī)范化管理的必然趨勢(shì)。新模式下的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)逐步整合越來(lái)越多的應(yīng)用，日趨變得復(fù)雜，也遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了傳統(tǒng)OA的范疇，它將為使用人員提供一個(gè)集成化的、多功能的辦公桌面環(huán)境，解決辦公人員因不同工作地點(diǎn)、處理不同事務(wù)而需要使用不同工作環(huán)境的問(wèn)題，集成了人、財(cái)、物、信息、知識(shí)等諸多資源，逐步成為一個(gè)員工辦公、中層管理、領(lǐng)導(dǎo)決策的知識(shí)協(xié)同的平臺(tái)。新一代的OA系統(tǒng)更應(yīng)該是融合了協(xié)同、知識(shí)管理、門戶等精髓[5]。通過(guò)不斷的改進(jìn)辦公自動(dòng)化這棵“老樹(shù)”將隨著疾控工作的不斷變化和改進(jìn)，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

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