淺析辦公室檔案管理的現(xiàn)狀與優(yōu)化策略

姜黎黎

（青島市市南區(qū)綜合行政執(zhí)法局）

一、檔案管理的重要性分析

（一）是政務(wù)活動(dòng)的重要參考依據(jù)

辦公室的檔案資料通常記錄了政府單位的公務(wù)活動(dòng)、人事變動(dòng)、員工業(yè)績(jī)等，不僅能夠反映政府單位業(yè)務(wù)活動(dòng)的發(fā)展軌跡，而且為以后的政務(wù)活動(dòng)開展奠定了良好的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。辦公室檔案管理是機(jī)關(guān)單位中不可忽視的輔助工具，在處理政務(wù)工作、履行社會(huì)職能方面發(fā)揮著重要的職能作用。在實(shí)際操作中，政府單位通過對(duì)檔案資料的統(tǒng)計(jì)、整理、分析，從而了解社會(huì)民眾的本質(zhì)需求，確定合理的政務(wù)發(fā)展方向，提高政府單位的政務(wù)服務(wù)水平。

（二）為政府單位內(nèi)部改革提供方向

在新的時(shí)代背景下，社會(huì)對(duì)政府單位提出了越來越高的要求，這就需要政府單位對(duì)內(nèi)部結(jié)構(gòu)進(jìn)行大刀闊斧的改革，此時(shí)，檔案管理工作發(fā)揮著重要的職能作用。檔案管理對(duì)過去的政務(wù)活動(dòng)做出了詳細(xì)的記錄，政府單位可以從中發(fā)現(xiàn)過去政務(wù)活動(dòng)的缺陷與不足，明確未來的政務(wù)活動(dòng)目標(biāo)，優(yōu)化政務(wù)活動(dòng)方案。從這個(gè)角度分析，檔案管理工作為政府單位的內(nèi)部改革提供了重要的指導(dǎo)作用，在一定程度上保證了政府單位內(nèi)部改革的有效性和科學(xué)性。

（三）是政府單位宣傳教育的最佳素材

檔案管理記錄著歷史的發(fā)展進(jìn)程，是文藝創(chuàng)作、活動(dòng)開展、社會(huì)實(shí)踐、愛國(guó)教育、文化宣傳的重要素材。政府單位可以借助檔案管理評(píng)選出一些光榮事跡、勞動(dòng)模范、愛國(guó)先鋒，面向廣大社會(huì)宣傳艱苦奮斗、熱愛祖國(guó)的社會(huì)主義核心觀，從而提升廣大群眾的思想素質(zhì)，強(qiáng)化宣傳教育的成果。在政府單位內(nèi)部改革的時(shí)代背景下，檔案管理是最好的宣傳和教育工具，因此在以后的檔案管理過程中，相關(guān)人員除了收集、鑒別、記錄檔案信息之外，還需要充分挖掘檔案信息中的閃光點(diǎn)，加大宣傳教育力度，使得檔案管理發(fā)揮出更大的職能作用。

二、檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）政府單位辦公室檔案管理模式分析

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的時(shí)代背景下，我國(guó)政府單位的檔案管理建設(shè)迎來了巨大的機(jī)遇，同時(shí)面臨著巨大的挑戰(zhàn)。尤其是在鄉(xiāng)村振興、美麗鄉(xiāng)村建設(shè)等多個(gè)國(guó)家戰(zhàn)略逐步落實(shí)的時(shí)代背景下，政府單位檔案管理的數(shù)量、級(jí)別都呈現(xiàn)出高速增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，這給檔案管理帶來了不小難度。如今鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道辦公室的檔案管理主要有四種形式：第一種是鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道綜合檔案室管理模式；第二種是區(qū)縣級(jí)檔案館分管模式；第三種是鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案管理模式；第四種是委托第三方檔案管理模式。各個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)需要根據(jù)當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)發(fā)展水平，選擇合適的檔案管理模式。就目前來看，我國(guó)很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)使用的都是鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道綜合檔案室管理模式，這種管理模式能夠有效地提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道各個(gè)部門、各個(gè)站所、各個(gè)門類檔案的資源利用率，確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案的集中統(tǒng)一管理。與此同時(shí)，我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道的文書檔案、業(yè)務(wù)檔案由鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道綜合檔案室管理，年代久遠(yuǎn)的文書檔案則由檔案局統(tǒng)一管理，定期移交給區(qū)檔案館。

（二）辦公室檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，很多行業(yè)都受到了新型電子信息技術(shù)的影響，政府單位辦公室檔案管理也不例外。傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)材料為主，但是在5G技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)逐步應(yīng)用的今天，紙質(zhì)檔案的弊端也慢慢顯露出來，紙質(zhì)檔案在調(diào)取、檢索時(shí)，只能依靠人工慢慢查找。假如將信息技術(shù)引入其中，可以在短時(shí)間內(nèi)檢索到人們需要的信息資料。因此，我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)辦公室檔案管理也逐步開展檔案信息化建設(shè)，例如有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)根據(jù)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)計(jì)劃綱要》的相關(guān)要求，逐漸建立了檔案管理軟件尚德檔案館一體化建設(shè)系統(tǒng)，并為各個(gè)部門、各個(gè)單位配備了尚德檔案館一體化軟件賬號(hào)，逐步完善檔案管理信息化配套設(shè)施，積極開展檔案管理數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)等工作。有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)將信息技術(shù)引入到檔案管理當(dāng)中，逐漸整合了照片檔案、重大活動(dòng)檔案、專項(xiàng)工作檔案為一體的數(shù)據(jù)資源中心，使得檔案管理信息化建設(shè)又邁出了一大步。

（三）檔案資料服務(wù)利用情況

最近幾年，我國(guó)很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)的檔案資料的數(shù)量和規(guī)模呈現(xiàn)高速增長(zhǎng)趨勢(shì)，政府單位與普通民眾之間的距離進(jìn)一步拉近，但是檔案資料的利用價(jià)值卻沒有明顯的提升，不管是政務(wù)公開，還是宣傳教育，檔案管理始終處于獨(dú)立運(yùn)作狀態(tài)，并沒有發(fā)揮出相應(yīng)的職能作用。如今很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位的檔案管理人員的意識(shí)較為薄弱，片面地認(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單地統(tǒng)計(jì)、收集相關(guān)信息，不了解檔案資料的利用價(jià)值和利用途徑，檔案信息的內(nèi)在資源始終得不到有效發(fā)揮，極大地弱化了檔案管理的職能作用。在政府單位內(nèi)部改革方面，很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位管理層都是根據(jù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指示開展內(nèi)部改革工作，沒有對(duì)檔案管理進(jìn)行深入的分析研究，在不了解鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位發(fā)展歷程、發(fā)展特點(diǎn)的情況下，機(jī)械化地開展政府單位內(nèi)部改革工作，使得內(nèi)部改革脫離了政府單位的基本面，最終的改革成果也非常一般。

三、辦公室檔案管理的問題分析

（一）檔案管理的意識(shí)淡薄

截至目前，很多政府單位根本不理解檔案管理的重要性，檔案管理的意識(shí)非常淡薄，具體表現(xiàn)如下所示：首先，很多政府單位領(lǐng)導(dǎo)人覺得檔案管理只是一個(gè)簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)工作，只要保證檔案資料齊全、不丟失、不遺漏就可以了，還有的領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)為檔案管理不會(huì)產(chǎn)生政績(jī)，也不會(huì)給單位帶來可觀的價(jià)值和利潤(rùn)，更不會(huì)將檔案管理放在心上。然后，很多政府單位都沒有將檔案管理放在重要地位，沒有為檔案管理提供充足的人力支持、資金支持和物質(zhì)支持，很多時(shí)候隨便派遣一個(gè)業(yè)余人員，簡(jiǎn)單整理一下資料就認(rèn)為萬事大吉了，這樣的檔案管理工作始終停留在表面，無法推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展。最后，有的檔案管理員缺乏正確的檔案管理意識(shí)，在檔案管理工作中不思進(jìn)取、得過且過，很多時(shí)候只是為了完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指派的任務(wù)，在檔案管理工作中毫無建樹，拉低了政府單位檔案管理的整體水平。

（二）檔案管理設(shè)施不齊全

雖然我國(guó)部分政府單位在檔案管理工作中引入了信息化設(shè)備，但是從整體角度分析，檔案管理的配套設(shè)施建設(shè)依然比較落后，阻礙了檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。首先，很多政府單位的檔案管理工作依然采用傳統(tǒng)的手工管理模式，諸如檔案資料的收集、整理、編目都是由人工完成的，大大降低了檔案管理的效率，由此引發(fā)的檔案信息錯(cuò)誤也時(shí)有發(fā)生。然后，如今很多政府單位還沒有設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)完善的檔案室，檔案資料的收發(fā)、借閱都沒有登記造冊(cè)，導(dǎo)致檔案文件丟失的問題層出不窮，不利于政府單位辦公室的檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。最后，檔案管理信息化建設(shè)需要大量的配套設(shè)施，諸如計(jì)算機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)施，但是很多政府單位辦公室以檔案資料少、人員數(shù)量少為由，拒絕采購(gòu)計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，導(dǎo)致檔案管理與現(xiàn)代社會(huì)相脫節(jié)，不利于政府單位辦公室檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展。

（三）檔案管理人才匱乏

檔案管理優(yōu)秀人才短缺是政府單位辦公室面臨的普遍問題，這也是檔案管理工作始終處于低下水平的重要因素。首先，很多政府單位的檔案管理人員都沒有接受系統(tǒng)的培訓(xùn)，這些人員的檔案管理觀念比較落后，在實(shí)際操作過程中經(jīng)常出錯(cuò)，一方面影響了檔案管理工作的進(jìn)程，而且給檔案資料的實(shí)踐應(yīng)用帶來了極大的不利影響。然后，政府單位沒有根據(jù)實(shí)際工作需求，沒有選擇合適的檔案管理人員，而是隨便從其他部門調(diào)派幾個(gè)員工來負(fù)責(zé)檔案管理工作，這些人員往往身兼數(shù)職，沒有充足的時(shí)間和精力來處理檔案管理工作，更不會(huì)主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，導(dǎo)致檔案管理逐漸趨于無序化運(yùn)作狀態(tài)。最后，政府單位的檔案管理人員不夠固定，檔案管理的人員調(diào)動(dòng)十分頻繁，導(dǎo)致檔案資料的收集、整理、歸檔都存在諸多紕漏，對(duì)檔案工作帶來了極大的不利影響。

（四）檔案管理制度不健全

當(dāng)前，政府單位辦公室的檔案管理制度漏洞百出，在一定程度上抑制了檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展。首先，目前不少政府單位辦公室沒有制定完善的檔案管理流程，使得檔案管理工作沒有合理的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)，檔案管理工作想到哪兒、做到哪兒，再加上檔案管理制度不夠健全，使得檔案管理人員在具體操作過程中我行我素，違反規(guī)定、執(zhí)行不到位的事情時(shí)有發(fā)生。然后，當(dāng)前政府單位在檔案管理方面尚未制定科學(xué)合理的監(jiān)督機(jī)制，即便檔案管理工作出現(xiàn)了較大的瑕疵，相關(guān)人員也不會(huì)受到相應(yīng)的懲罰，導(dǎo)致以前出現(xiàn)的問題在以后的檔案管理過程中還會(huì)出現(xiàn)，不利于檔案管理的健康穩(wěn)定發(fā)展。最后，我國(guó)政府單位辦公室的檔案管理體系更新速度非常慢，而且很多時(shí)候檔案管理工作的更新都是被動(dòng)進(jìn)行的，落后的檔案管理體制與現(xiàn)實(shí)需求產(chǎn)生了巨大的偏差，如何解決這些問題是政府單位需要考慮的重要問題。

四、辦公室檔案管理的優(yōu)化建議

（一）強(qiáng)化檔案管理的意識(shí)

不斷強(qiáng)化檔案管理人員的管理意識(shí)，是提高政府單位辦公室檔案管理水平的重要舉措。首先，政府單位辦公室人員要清晰意識(shí)到檔案管理工作的重要性，檔案管理不僅是政務(wù)活動(dòng)的重要參考依據(jù)，而且是宣傳教育工作的重要基礎(chǔ)，將檔案管理作為政府工作的重要內(nèi)容，從根本上提高對(duì)檔案管理工作的重視力度。然后，政府單位辦公室應(yīng)該在檔案管理方面投入大量的人力支持和資源支持，為檔案管理工作的順利開展奠定良好的基礎(chǔ)，定期對(duì)檔案管理工作開展審核檢查工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中的漏洞與不足，并督促檔案管理人員及時(shí)改正，形成一個(gè)良性的檔案管理機(jī)制。最后，檔案管理人員要不斷提高自身的意識(shí)思維，除了做好檔案資料的獲取、整理與歸納等基本工作之外，還需要深入研究檔案資料的利用價(jià)值，將檔案管理引申到內(nèi)部改革、宣傳教育、政務(wù)活動(dòng)上來，從而提高檔案管理工作的職能作用。

（二）加強(qiáng)檔案管理設(shè)施建設(shè)

政府單位辦公室在檔案管理工作中要不斷加強(qiáng)信息化建設(shè)，優(yōu)化完善檔案管理配套設(shè)施，具體作法如下所示：首先，政府單位辦公室要緊跟時(shí)代潮流，努力打造完善的檔案管理信息平臺(tái)，引進(jìn)電子政務(wù)，提高檔案信息資源的共享水平。政府單位辦公室可以模仿大型國(guó)有企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)狀況，采購(gòu)先進(jìn)的檔案管理硬件設(shè)施，及時(shí)引進(jìn)市場(chǎng)上熱門的檔案管理軟件，從而推動(dòng)檔案管理工作的信息化建設(shè)。政府單位辦公室要摒棄傳統(tǒng)落后的手工管理模式，盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的電子化，建設(shè)專業(yè)的政府信息公開網(wǎng)站，方便廣大民眾對(duì)政務(wù)動(dòng)態(tài)信息的獲取，以檔案管理資料為依托，通過官方網(wǎng)站、微博等平臺(tái)大力宣傳優(yōu)秀的人物事跡，強(qiáng)化宣傳教育的職能效用。最后，政府單位辦公室應(yīng)該利用信息技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)化管理，利用計(jì)算機(jī)、云數(shù)據(jù)平臺(tái)對(duì)財(cái)務(wù)信息檔案、政府業(yè)務(wù)檔案、人事資源檔案進(jìn)行分類管理，一方面可以提高檔案管理的信息化水平，另一方面可以為后期的檔案調(diào)用提供更大的方便。

（三）培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人才

政府單位辦公室要想進(jìn)一步提高檔案管理水平，就需要培養(yǎng)大量的檔案管理人才，具體做法如下：首先， 政府單位辦公室要高度重視檔案管理工作的人才支持，適當(dāng)提高檔案管理人員的選聘標(biāo)準(zhǔn)，盡可能從專業(yè)畢業(yè)生中挑選出優(yōu)秀的檔案管理人員，這些人員往往能夠在短時(shí)間內(nèi)適應(yīng)檔案管理工作環(huán)境，在檔案管理方面做出突出的貢獻(xiàn)。然后，政府單位辦公室應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)考核，從而發(fā)現(xiàn)檔案管理人員的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，幫助檔案管理人員改正自己的缺陷與不足，不斷提升檔案管理人員的素質(zhì)和能力。最后，政府單位辦公室要盡可能減小檔案管理人員調(diào)動(dòng)的頻率，派遣專業(yè)人員專門負(fù)責(zé)檔案管理工作，當(dāng)政務(wù)活動(dòng)較多，檔案管理工作壓力較大時(shí)，可以抽調(diào)一些人員來幫助檔案管理人員，提高檔案管理工作的靈活性，不僅可以降低檔案管理人員的工作壓力，還可以提高檔案管理水平。

（四）完善檔案管理制度體系

在以后的發(fā)展過程中，政府單位辦公室要加強(qiáng)檔案管理制度的優(yōu)化建設(shè)，推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化運(yùn)作。首先，政府單位辦公室要優(yōu)化檔案管理流程，細(xì)化檔案管理內(nèi)容，對(duì)檔案信息的獲取、整理、鑒別、分析、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)則、制度、要求作出明確的說明，并督促檔案管理人員嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)開展檔案管理工作。然后，政府單位辦公室要制定科學(xué)完善的檔案管理監(jiān)督機(jī)制，對(duì)檔案管理人員的工作表現(xiàn)、行為活動(dòng)實(shí)施嚴(yán)格的監(jiān)督管理，杜絕我行我素、徇私舞弊的行為發(fā)生。尤其是檔案管理人員的日?？己朔矫?，要制定一套切實(shí)可行的考核體系，對(duì)考核成績(jī)較差的檔案管理人員給予嚴(yán)厲的批評(píng)，督促檔案管理人員嚴(yán)格按照規(guī)范制度開展檔案管理工作。最后，政府單位辦公室要?jiǎng)?chuàng)新檔案的開發(fā)與利用形式，堅(jiān)持“以人為本”的理念，利用檔案管理信息為廣大民眾提供更加優(yōu)質(zhì)的政務(wù)服務(wù)。例如，在政務(wù)公開背景下，政府單位應(yīng)該及時(shí)公布政務(wù)活動(dòng)的目的、方法、資金使用情況等，接受廣大群眾的監(jiān)督與指導(dǎo)，廣泛吸取廣大群眾的意見，從而建設(shè)一個(gè)公眾滿意、社會(huì)滿意的服務(wù)型政府。

五、總結(jié)

檔案管理是政務(wù)活動(dòng)的重要參考依據(jù)，是政府內(nèi)部改革的重要指引，是宣傳教育的重要基礎(chǔ)。通過對(duì)政府單位辦公室檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行詳細(xì)地分析探討，從中發(fā)現(xiàn)了諸多問題，即檔案管理的意識(shí)淡薄、檔案管理設(shè)施不齊全、檔案管理人才匱乏、檔案管理制度不健全等，不僅拉低了政府單位辦公室的檔案管理水平，而且極大地弱化了檔案管理的職能效用。在以后的檔案管理過程中，政府單位辦公室要強(qiáng)化檔案管理的意識(shí)、加強(qiáng)檔案管理設(shè)施建設(shè)、培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人才、完善檔案管理制度體系，從而形成一個(gè)科學(xué)完善、系統(tǒng)全面的檔案管理體系，更好地開展政務(wù)活動(dòng)、宣傳教育，為政府機(jī)構(gòu)的優(yōu)化改革提供強(qiáng)大的動(dòng)力支持。