探討強(qiáng)化出版社內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的方法

張宏毅

摘 要：本文簡(jiǎn)單闡述了出版社內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的重要意義，分析了其中存在的問(wèn)題，如內(nèi)部會(huì)計(jì)制度有缺陷、資金使用不當(dāng)、會(huì)計(jì)核算方式落后等，并提出了幾點(diǎn)控制措施，包括完善內(nèi)部控制制度、實(shí)行全面預(yù)算、合理利用資金、信息化核算方式，為出版社的管理人員提供一定的參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：出版社；會(huì)計(jì)；內(nèi)部控制；信息化；問(wèn)題；相應(yīng)控制措施；全面預(yù)算

前言：內(nèi)部控制是指企業(yè)內(nèi)部的各級(jí)管理層對(duì)于經(jīng)濟(jì)進(jìn)行協(xié)調(diào)、控制管理的措施，其主要目的是保障各項(xiàng)資源的安全性、會(huì)計(jì)信息的真實(shí)可靠性，并有效的控制各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，并通過(guò)企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)崗位形成一定的約束力，使之在互相協(xié)作的基礎(chǔ)上也互相監(jiān)督制度，從而形成完整、規(guī)范的系統(tǒng)。出版社作為現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)主體中十分重要的組成部分，其在發(fā)展的過(guò)程中受到歷史因素的影響，使得其會(huì)計(jì)內(nèi)部控制出現(xiàn)個(gè)各種問(wèn)題，對(duì)于管理效果起到了嚴(yán)重的制約作用，需要管理人員采取有效的措施，解決該類(lèi)問(wèn)題，對(duì)其進(jìn)行深入的研究與探索也是十分有必要的。

一、出版社內(nèi)部會(huì)計(jì)控制存在的問(wèn)題

（一）內(nèi)部會(huì)計(jì)制度有缺陷。出版社的內(nèi)部會(huì)計(jì)制度還是沿用計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期的制度，對(duì)現(xiàn)代企業(yè)管理內(nèi)部控制的重要性認(rèn)識(shí)不足，事前預(yù)算、執(zhí)行追蹤、結(jié)果評(píng)估沒(méi)能形成一整套科學(xué)的相互監(jiān)督機(jī)制。出版流程各個(gè)環(huán)節(jié)責(zé)、權(quán)不夠清晰，流程設(shè)計(jì)不夠科學(xué)。結(jié)果造成財(cái)務(wù)預(yù)算雖然做了，但預(yù)算執(zhí)行跟蹤跟不上，出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)責(zé)任難以劃分清楚，使得財(cái)務(wù)預(yù)算流于形式，內(nèi)部控制也起不到作用。

（二）資金使用不當(dāng)。出版社內(nèi)部資金的利用、運(yùn)營(yíng)等，對(duì)于出版社的經(jīng)濟(jì)利益、效益等有著決定性的影響。許多出版社資金籌措與資金利用及運(yùn)營(yíng)是相互獨(dú)立的，管理人員非常重視資金的籌措，而對(duì)于資金的利用、控制及管理方面，沒(méi)有予以相應(yīng)的重視。在資金的使用方面，目標(biāo)不明確、沒(méi)有規(guī)劃、使用方向不明，缺乏詳細(xì)的論證，甚至出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)拍腦袋決定的情況，造成資金不能發(fā)揮出其基本效能，資金的利用率不佳，直接影響到出版社的經(jīng)濟(jì)效益。

（三）會(huì)計(jì)核算方式落后。部分出版社的會(huì)計(jì)核算方式還是沿用傳統(tǒng)的手動(dòng)的方式進(jìn)行記賬、結(jié)賬等工作，如日常工作中需要使用到各種報(bào)表，包括進(jìn)度表、物品采購(gòu)報(bào)表、經(jīng)費(fèi)清單及其他各項(xiàng)報(bào)表等，采用手動(dòng)的方式，不僅財(cái)務(wù)人員的工作效率較低，內(nèi)容較多，工作量大且較為混亂，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。另外，一些會(huì)計(jì)人員本身的技能水平較為有限，或者責(zé)任心不佳，在做報(bào)表時(shí)容易就弄錯(cuò)數(shù)據(jù)、計(jì)算錯(cuò)誤等，導(dǎo)致信息的質(zhì)量不佳，會(huì)計(jì)信息失真。

二、強(qiáng)化會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的措施

（一）完善內(nèi)部控制制度。完善會(huì)計(jì)內(nèi)部控制是出版社需要及時(shí)進(jìn)行的強(qiáng)化措施，主要由以下三個(gè)方面，具體內(nèi)容如下：①理清出版流程，加強(qiáng)流程管理。大多出版社由于沒(méi)有自己的紙張、制版和印刷廠(chǎng)，所做的工作都集中在圖書(shū)編輯和圖書(shū)銷(xiāo)售環(huán)節(jié)，圖書(shū)的印制都有第三方完成。供、產(chǎn)、銷(xiāo)、倉(cāng)儲(chǔ)和財(cái)務(wù)五個(gè)環(huán)節(jié)，需要相互配合，緊密協(xié)作，相互監(jiān)督才能保證企業(yè)內(nèi)部控制真正有效。因此必須針對(duì)流程設(shè)計(jì)內(nèi)部控制制度，特別是采購(gòu)與付款和銷(xiāo)售與回款環(huán)節(jié)要尤其重視；②構(gòu)建監(jiān)管部門(mén)，強(qiáng)化監(jiān)督。出版社內(nèi)部需要構(gòu)建相應(yīng)的監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)，逐步的完善內(nèi)部會(huì)計(jì)控制機(jī)制。監(jiān)督管理部門(mén)的主要工作是根據(jù)出版社內(nèi)部的各種制度來(lái)審查核實(shí)每個(gè)部門(mén)的活動(dòng)、績(jī)效等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制的不足之處，或者人員操作中不規(guī)范的情況，及時(shí)提出來(lái)，并校正。該措施能夠改善財(cái)務(wù)部門(mén)工作質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)不明確的現(xiàn)象，使得會(huì)計(jì)預(yù)算更加準(zhǔn)確，工作效率更高；③實(shí)施全面預(yù)算管理。全面預(yù)算管理作為對(duì)現(xiàn)代企業(yè)成熟與發(fā)展起過(guò)重大推動(dòng)作用的管理系統(tǒng)，是企業(yè)內(nèi)部管理控制的一種主要方法。建立完善的全面預(yù)算體系才能使內(nèi)部控制的作用發(fā)揮到最大，真正做到事前有計(jì)劃、事中有控制、事后能考評(píng)、追溯。好的內(nèi)部控制預(yù)算管理一定也做的很好，由此建立內(nèi)部控制制度必須要先建立全面預(yù)算體系。④責(zé)、權(quán)、利要一致。出版社需要將各個(gè)流程，各個(gè)崗位的工作內(nèi)容、職能、權(quán)利、責(zé)任范圍等明確的劃分出來(lái)，并構(gòu)建相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制。對(duì)沒(méi)有按照規(guī)范工作而出現(xiàn)錯(cuò)誤，造成損失的，需要根據(jù)該制度進(jìn)行相應(yīng)的處罰，而表現(xiàn)良好的人員則應(yīng)予以一定的鼓勵(lì)，提高人員的工作熱情。

（二）合理利用資金。出版社需要在內(nèi)部設(shè)置內(nèi)審制度，并不斷對(duì)其進(jìn)行完善，使得審計(jì)工作更加有力度，且有可靠的依據(jù)，更加適應(yīng)出版社的發(fā)展及社會(huì)形勢(shì)的變化。財(cái)務(wù)監(jiān)督方面不僅需要較為注重資金使用的合法性，也需要充分重視資金的使用的效果，即重視資金其是否能夠發(fā)揮出最大的效能，創(chuàng)造出更多的效益。在進(jìn)行投資決策時(shí)，出版社要及時(shí)收集相關(guān)數(shù)據(jù)，對(duì)投資項(xiàng)目進(jìn)行準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)，包括可行性、效益、風(fēng)險(xiǎn)、資金的利用率等，并結(jié)合單位的資金情況，選擇對(duì)單位最有利的項(xiàng)目。不僅需要在宏觀上整體把握資金的大流動(dòng)方向，也需要在微觀方面把握細(xì)節(jié)。資金的使用程序也需要嚴(yán)格管理，在使用資金時(shí)需要填寫(xiě)申請(qǐng)單，其中需要詳細(xì)說(shuō)明資金的用途、金額、所屬部門(mén)、責(zé)任人等，相關(guān)管理部門(mén)對(duì)其進(jìn)行審核，并按照相應(yīng)的程序得到各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，避免出現(xiàn)資金流失的現(xiàn)象，減少成本支出，使得資金的利用率更高。

（三）信息化核算方式。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)的普及，信息化技術(shù)已經(jīng)滲透到了各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域，出版社也需要緊跟時(shí)代的步伐，并結(jié)合自身的實(shí)際情況，利用信息化技術(shù)來(lái)轉(zhuǎn)變會(huì)計(jì)核算方式，實(shí)現(xiàn)信息化核算。具體方法有以下幾種：①硬件配套 。首先需要出版社在硬件設(shè)置方面加大投入，構(gòu)建計(jì)算機(jī)等設(shè)備，強(qiáng)化信息化建設(shè)工作，使得各項(xiàng)設(shè)備能夠適應(yīng)現(xiàn)代化的會(huì)計(jì)核算工作；②內(nèi)部推行管理型會(huì)計(jì)核算模式。及時(shí)、準(zhǔn)確記錄資金流動(dòng)的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，構(gòu)建專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)，將整個(gè)出版流程各項(xiàng)活動(dòng)的數(shù)據(jù)與會(huì)計(jì)核算結(jié)合起來(lái)。有條件的單位實(shí)行“ERP”管理，各個(gè)部門(mén)將各自的不同數(shù)據(jù)輸入數(shù)據(jù)庫(kù)，并及時(shí)更新數(shù)據(jù)，使得資金的流向等清晰明了，有效避免信息失真，實(shí)現(xiàn)信息共享。詳盡的數(shù)據(jù)庫(kù)又為績(jī)效考核、內(nèi)部控制、投資決策等提供了依據(jù)。③需要抽調(diào)專(zhuān)門(mén)的人員維護(hù)系統(tǒng)，保障其正常運(yùn)行。使用資金時(shí)也能夠通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)查詢(xún)到各類(lèi)數(shù)據(jù)，賬目也十分清晰；④做好人員技術(shù)平培訓(xùn)。出版社需要積極組織人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，培訓(xùn)的內(nèi)容包括會(huì)計(jì)電算化的技術(shù)、會(huì)計(jì)理論知識(shí)、計(jì)算機(jī)的使用方法、數(shù)據(jù)庫(kù)的利用及思想教育等，不僅使得人員能夠更好的正握各項(xiàng)信息技術(shù)，科學(xué)的使用計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)等，不斷的提高工作效率及質(zhì)量，也能夠充分的認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)工作的重要性，對(duì)工作更加認(rèn)真負(fù)責(zé)。

總結(jié)：社會(huì)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的變化，出版社的性質(zhì)發(fā)生了根本的變化，其從事業(yè)單位轉(zhuǎn)變?yōu)橐话愕挠云髽I(yè)，在適應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)的同時(shí)，其也受到了計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的影響，出現(xiàn)了許多問(wèn)題，需要管理人員予以高度的重視，強(qiáng)化內(nèi)部控制成為了管理人員的主要工作內(nèi)容之一。本文簡(jiǎn)單的分析了出版社會(huì)計(jì)內(nèi)部控制中存在的問(wèn)題，并提出了幾點(diǎn)建議，實(shí)踐的管理過(guò)程中，還需要出版社的管理人員結(jié)合自身的實(shí)際情況制定相應(yīng)的控制方案，保障期運(yùn)營(yíng)的經(jīng)濟(jì)性，從本質(zhì)上更加適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)形勢(shì)，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中獲得良好的發(fā)展。

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