高等醫(yī)學院校實驗用品詢購系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)

王 瑩， 徐善東， 王京宇

(1. 北京大學醫(yī)學部 設備與實驗室管理處， 北京 100191；2. 北京大學 公共衛(wèi)生學院， 北京 100191)

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高等醫(yī)學院校實驗用品詢購系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)

王 瑩1， 徐善東1， 王京宇2

(1. 北京大學醫(yī)學部 設備與實驗室管理處， 北京 100191；2. 北京大學 公共衛(wèi)生學院， 北京 100191)

為了更有效地執(zhí)行國家關于加強科研經(jīng)費管理和科研領域廉潔從業(yè)風險防控的要求，北京大學醫(yī)學部堅持服務支撐與管理監(jiān)督并重的原則，將信息化技術和電子商務模式運用到教學科研實驗用品采購管理工作中，開發(fā)了實驗用品詢購系統(tǒng)。該系統(tǒng)從操作程序上實現(xiàn)了網(wǎng)上采購的全程信息化和科研經(jīng)費的動態(tài)化管理，通過技術手段規(guī)范科研人員的采購行為，同時也提高了管理部門的工作效率和服務水平。

實驗用品； 采購管理； 風險防控； 管理信息系統(tǒng)

隨著我國創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略的實施，高等教育事業(yè)實現(xiàn)了跨越式發(fā)展，國家財政對于高校科研經(jīng)費的投入也有較大的增加[1]。如何更加規(guī)范、高效地使用好教學、科研經(jīng)費，避免腐敗現(xiàn)象的發(fā)生，是高等院校反腐倡廉建設的一項重要任務[2]。

高等醫(yī)學院校試劑、耗材等實驗用品的采購是科研經(jīng)費的主要支出項目之一，是高校流動資產(chǎn)中重要的組成部分[3]。以北京大學醫(yī)學部(簡稱北醫(yī))為例，實驗試劑和耗材的支出約占總經(jīng)費支出的50%左右。對這部分經(jīng)費的管理也是高校物資保障、服務質(zhì)量、工作效率以及管理水平的綜合體現(xiàn)[4]。

1 建立實驗用品詢購系統(tǒng)的背景

高等醫(yī)學院校使用的試劑、耗材類實驗用品具有品種繁多、采購頻繁、應用面廣、采購計劃變化快的特點[3,5-6]。很多高校試劑、耗材的采購方式是課題組直接向供應商購買。這種分散采購模式對采購過程缺乏有效的監(jiān)管，易發(fā)生假采購、價虛高等問題，在需求的合理性、供貨商的可靠性、交易的真實性等方面存在諸多風險[5]。由于學校主管部門也無法準確掌握采購的詳細情況，缺乏管理所需要的相關信息，也無法滿足審計部門對項目結題審計的要求。

此外，北京大學醫(yī)學部和不少高校一樣，已通過社會化方式將實驗用品供應職能剝離出去。在這樣的背景下，信息化管理成為高校實驗用品管理的必然要求[3]。本文借鑒現(xiàn)代化企業(yè)管理信息系統(tǒng)，利用電子商務的技術和方法，將信息化建設與實驗用品采購管理工作有機結合，設計了一套基于校園網(wǎng)的實驗用品查詢采購管理系統(tǒng)，對于更好地執(zhí)行國家關于加強科研經(jīng)費管理和風險防控的規(guī)定、規(guī)范采購行為、提高工作效率都具有非常重要意義。

2 系統(tǒng)的建立與系統(tǒng)結構

北京大學醫(yī)學部實驗用品在線詢購系統(tǒng)(簡稱“詢購系統(tǒng)”)是結合國家關于科研領域廉潔從業(yè)風險防控要求和科研人員的需求而設計的，相當于“B2B2C”模式的實驗用品電子商務交易平臺。一般意義的B2B2C是一種電子商務類型的網(wǎng)絡購物商業(yè)模式，即企業(yè)—企業(yè)—消費者模式[7]。但這種模式應用于詢購系統(tǒng)中，就有了新的內(nèi)涵，可以稱之為“B2M2T”模式，即企業(yè)—管理部門—課題組模式。B(business)是指實驗用品或技術服務的供應商，M(management)是指學校的管理部門，T(team)則表示課題組。

在B2M2T模式中，供應商是通過公開招標方式確定的，學校管理部門則統(tǒng)一對供應商的商品和服務、課題組終端進行整合，是供應商和課題組之間的橋梁。詢購系統(tǒng)主界面如圖1所示。

圖1 系統(tǒng)主界面示意圖

詢購系統(tǒng)采用C/S(客戶端/服務器)與B/S(瀏覽器/服務器)混合模式的多層體系架構開發(fā)。數(shù)據(jù)庫使用SQL server 2008[8]；采用ASP.NET技術實現(xiàn)前端應用程序[9]；Web服務器為IIS7；客戶端應用環(huán)境為微軟操作系統(tǒng)。

3 系統(tǒng)的功能

詢購系統(tǒng)根據(jù)供應商、管理部門、課題組的不同需求，分別設計了應用子系統(tǒng)——供貨商管理子系統(tǒng)(B/S模式)、采購管理子系統(tǒng)(C/S模式)和網(wǎng)上詢購平臺(B/S模式)。每個子系統(tǒng)又根據(jù)功能不同，從邏輯上進行了模塊劃分，每個模塊包含多個程序、實現(xiàn)特定的功能[10-11]。系統(tǒng)的主要功能結構如圖2所示。

3.1 網(wǎng)上詢購平臺

(1) 用戶登錄或注冊：賬戶分為一級賬戶和二級賬戶，擁有有效賬戶方可進行網(wǎng)上采購。

(2) 我的賬戶：包括個人基本信息、收貨地址、二級賬戶審批、課題經(jīng)費等內(nèi)容，可添加和維護。

(3) 我的訂單：其中未結賬訂單用于提交結賬申請和歷史訂單的查詢；訂單查詢除支持采購明細數(shù)據(jù)批量導出功能外，還可追蹤訂單狀態(tài)及供貨商反饋的交貨日期等信息。

(4) 系統(tǒng)外采購：沿用賬號分級管理模式，二級賬戶僅有錄入發(fā)票明細的權利，一級賬戶才能提交系統(tǒng)外采購并最終生成PDF格式的系統(tǒng)外采購明細單。

圖2 系統(tǒng)主要功能結構圖

(5) 物資調(diào)劑：對于閑置物資的調(diào)劑，可通過此模塊發(fā)布信息，提供物資有效再利用的平臺。

3.2 采購管理子系統(tǒng)

(1) 賬號及權限管理：用于新建和維護用戶賬號，設置不同級別的管理員權限。

(2) 產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫維護：用于新建和維護供貨商提供的商品目錄，支持批量導入、導出功能，并可按同一供貨商提供的同一品牌產(chǎn)品目錄自動篩選，實現(xiàn)按品牌更新產(chǎn)品數(shù)據(jù)的功能。

(3) 到貨核收出入庫：分為未到貨和已到貨2個模塊，用于虛擬庫房的出入庫管理。

(4) 財務結算管理：校內(nèi)結算部分可根據(jù)時間段、課題組、經(jīng)費卡號等信息進行查詢、篩選，與學校財務管理信息系統(tǒng)對接完成經(jīng)費核銷或轉(zhuǎn)賬業(yè)務；供貨商結算部分由系統(tǒng)自動生成結賬單，供貨商核對無誤后完成確認結賬工作，發(fā)票由系統(tǒng)管理員核對整理后交給計財處進行統(tǒng)一匯款。

(5) 數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析：分為訂單匯總、訂單查詢、課題組采購情況匯總、供應商銷售情況匯總等模塊，主要實現(xiàn)各類采購明細數(shù)據(jù)查詢、統(tǒng)計、分析功能。

3.3 供貨商管理子系統(tǒng)

(1) 基礎信息：包括供貨商聯(lián)系人、聯(lián)系方式、公司主頁鏈接、開戶銀行、收款賬號等信息的新建和維護。

(2) 維護產(chǎn)品目錄：供貨商可自行對供貨目錄進行新增、停售及已有產(chǎn)品目錄內(nèi)容的修改。

(3) 待處理訂單管理：查詢已有訂單，及時提供交貨日期，并根據(jù)產(chǎn)品特殊需要(如有)給出備注信息，也可在電子訂單后標注公司管理系統(tǒng)標示的訂單號，以便供貨商的內(nèi)部訂單進度管理。

(4) 歷史訂單查詢：根據(jù)不同時間段及訂單狀態(tài)查詢歷史訂單明細。

(5) 結賬單管理：結賬單包括開票金額和賬單明細信息。供貨商核對收款單位、收款賬號、收款銀行、收款地區(qū)的電子信息，要求與發(fā)票信息完全一致。

4 特點分析

設備與實驗室管理處是實驗用品采購管理的主管部門，秉承“服務支撐與管理監(jiān)督并重”和“操作方便、程序規(guī)范、過程透明、管理高效”的原則，按照科研經(jīng)費、管控化學品管理的要求進行詢購管理。詢購系統(tǒng)主要具有5個特點。

(1) 以課題組為單位對賬戶進行分級管理。課題組負責人(以下簡稱PI)為一級賬戶，享有提交訂單、提交結賬申請、查詢名下所有經(jīng)費項目及二級賬戶采購記錄的權限；課題組其余成員(包括教師和學生)以注冊方式成為二級賬戶，二級賬戶需一級賬戶批準方可開通，并且只有加入購物車和查詢自己名下采購記錄的權限。此項功能的設計旨在加強PI對課題組內(nèi)部的管理，使其不受時間和地域的限制對課題組的訂單進行審核，對于訂單進程、項目整體支付情況、歷史采購明細等進行有效的監(jiān)控。

(2) 增加信息到貨環(huán)節(jié)。課題組負責實物驗收，管理部門憑簽收的送貨單在詢購系統(tǒng)中完成確認到貨。此項功能的設計與管理部門進行實物驗貨的做法相比，仍存在一定的管理缺陷需要彌補。但實物驗貨需配備相應的管理人員，驗貨過程也會造成送貨速度的延遲，另外在實際的采購過程中，經(jīng)常發(fā)生課題組先電話訂貨，試用一段時間滿足課題需要后再通過系統(tǒng)補訂單的情況。信息到貨的設計既可以滿足管理部門對整個訂購過程到貨進度的控制，又可以節(jié)約管理成本，提高工作效率。

(3) 全校統(tǒng)一結算。系統(tǒng)自動生成結賬單，由課題組一級賬戶選擇結賬的貨項，根據(jù)課題經(jīng)費的情況選擇結賬的經(jīng)費號。課題經(jīng)費統(tǒng)一轉(zhuǎn)入系統(tǒng)的公共賬戶中，再由管理部門與供貨商統(tǒng)一結賬，省去了課題組分散報銷的手續(xù)。

(4) 系統(tǒng)外采購方式。因科研項目的特殊需求而采購的實驗用品，課題組需逐條錄入采購明細并與發(fā)票內(nèi)容一致，在經(jīng)辦人、PI和設備與實驗室管理處負責人三方簽字同意后，方可報銷。系統(tǒng)外采購方式作為一個補充手段，使得系統(tǒng)實現(xiàn)采購記錄的全過程痕跡管理。系統(tǒng)外采購明細單如圖3所示。

圖3 系統(tǒng)外采購明細單式樣

(5) 管控化學品控“入口”。針對劇毒品、易制毒品、精神麻醉品、放射性物品，系統(tǒng)在產(chǎn)品展示頁面自動標注成紅色字體，點擊購買時自動鏈接到申購流程中，課題組須通過管理部門按正規(guī)途徑購買。此設計有效地控制了管控化學品的采購入口，避免了“誤購”現(xiàn)象的發(fā)生。

5 系統(tǒng)的應用

詢購系統(tǒng)經(jīng)過一年多的運行和完善，登記的供貨商已累計超過1 300家，其中系統(tǒng)內(nèi)準入供貨商240多家，提供產(chǎn)品數(shù)據(jù)超過1 500萬條，已建成的產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫可以滿足絕大多數(shù)課題組的采購需求。北京大學醫(yī)學部的300多個課題組所需的通用實驗試劑、實驗耗材均通過詢購系統(tǒng)采購。目前，該詢購系統(tǒng)性能穩(wěn)定、各項統(tǒng)計功能和采購明細數(shù)據(jù)準確，各功能模塊的總體運行情況良好。2014年6月，醫(yī)學部與北京大學第一醫(yī)院簽署了“軟件產(chǎn)品使用許可及服務合同”，通過“產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫共享，管理服務各自獨立”的模式與臨床醫(yī)院進行合作，為系統(tǒng)的進一步推廣和應用創(chuàng)造了條件，已取得良好的效果。

詢購系統(tǒng)啟用后，北京大學醫(yī)學部的實驗用品采購管理和服務工作比以往更加科學、規(guī)范和優(yōu)質(zhì)，主要體現(xiàn)在：

(1) 利用現(xiàn)代信息化手段服務于教學和科研，節(jié)約了科研人員采購實驗用品的尋源、詢價、比價時間；產(chǎn)品信息全公開，供貨商間的競爭能夠讓科研人員享受更優(yōu)惠的價格，節(jié)約科研經(jīng)費；

(2) 規(guī)范了采購行為，從操作程序上實現(xiàn)了網(wǎng)上采購的全程信息化，訂購、收貨、結算等各個環(huán)節(jié)在系統(tǒng)中均有記錄；

(3) 可根據(jù)時間、課題組、供貨商、經(jīng)費卡、品名、貨號、價格購物類型、訂單狀態(tài)等字段查詢采購明細和統(tǒng)計數(shù)據(jù)，為學校有關領導和結題審計部門提供全面、客觀和詳盡的信息，同時也規(guī)范了決策程序[4]；

(4) 全校每雙月統(tǒng)一進行結算，實現(xiàn)科研人員一次轉(zhuǎn)賬、供貨商一張發(fā)票，從而節(jié)約了科研人員在報銷環(huán)節(jié)花費的時間，大幅降低了供貨商及學校財務部門的收支管理成本；

(5) 產(chǎn)品目錄將所有管控化學品都進行了標紅處理，并通過技術手段限制課題組直接購買，使國家管控物品的采購行為得到有效控制，也為實驗室安全管理部門提供了使用過程安全監(jiān)管的依據(jù)。

6 結束語

實驗用品詢購系統(tǒng)已成為北京大學醫(yī)學部科研經(jīng)費管理中實驗用品采購管理的重要條件，在醫(yī)學部多部門(科研、計財、信息、審計、紀檢)聯(lián)動支持和廣大供應商的積極配合下，大大加強了對采購試劑、耗材等實驗用品的監(jiān)管，提高了管理效率，也提升了服務水平[12]，為教學科研人員提供了尋源—采購—到貨—結算的一站式服務，受到了科研人員的普遍歡迎。

References)

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Design and implementation of consumables inquiry-purchase management system in medical colleges

Wang Ying1， Xu Shandong1， Wang Jingyu2

(1. Department of Equipment and Laboratory Management , Peking University Health Science Center，Beijing 100191，China；2. School of Public Health，Peking University Health Science Center，Beijing 100191，China)

For more effective implementation of national research funding management and risk control requirements, Peking University Health Science Center facilitates service as the goal for researchers, adheres to the principle of service support and management oversight, the information technology and E-commerce have been used to manage purchasing consumables, design and implementation of Peking University Health Science Center consumables inquiry-purchase management system. The system has been successfully running more than a year and has reached a good effect, achieving an online purchase of full information and dynamic management of research funding from the operating procedures. The technical means can not only standardize the purchasing behavior of researchers, but also improve the efficiency and service level of management.

consumable purchase; management; risk prevention and control; information system

2014- 10- 30

王瑩(1981—)，女，黑龍江哈爾濱，博士，助理研究員，實驗室管理辦公室副主任，研究方向為物資供應與實驗室管理.

E-mail：wy7002@bjmu.edu.cn

G647；F253.2

A

1002-4956(2015)2- 0141- 04