如何對學會分支機構有效實施財務管理

周　謹

（湖南省醫(yī)學會，湖南　長沙　410008）

如何對學會分支機構有效實施財務管理

周謹

（湖南省醫(yī)學會，湖南長沙410008）

學會分支機構組成人員來自不同的單位和組織，他們的人事和工資關系都不在學會，因此學會對分支機構的財務管理手段有限。但是，通過建立健全財務制度、制定財務工作指南、工作流程指引、人員培訓、預算制度、督查指導、評價考核等途徑，仍然能取得好的管理效果。

學會分支機構財務管理督查指導

依法注冊登記的專業(yè)學會除專職工作人員外，學會的普通會員和分支機構的組成人員，甚至學會的理事會成員基本上都是來自不同的單位和組織，他們的人事和工資關系都不在學會，因此學會對分支機構人員的約束力大打折扣，管理效力受制于分支機構工作人員的積極性和配合程度。在學會沒有直接參與分支機構學術活動的情況下，如果有分支機構以種種借口違反財務制度，隱瞞收入、違規(guī)開支、拖延報賬結賬時間等都會對財務管理工作帶來隱患。因此，如何對分支機構實施有效的財務管理，就成了各學會積極探索研究的課題。根據我們的經驗，可以從以下幾方面入手。

一、建立健全財務管理制度

（一）制定《分支機構財務管理辦法》

在建立健全學會的財務管理制度的基礎上，可以依法依規(guī)有針對性地建立與分支機構財務管理相適應的便于理解和操作的各項制度，并且嚴格執(zhí)行。

（二）編寫《學會分支機構財務管理工作指南》

將財務制度和有關涉及學會分支機構的部分政策編寫成簡明扼要的辦事指南，發(fā)給相關人員閱讀和掌握。《分支機構財務管理工作指南》可以包括以下內容：（1）各專業(yè)委員會不具有法人資格，由學會統(tǒng)一進行會計核算。開展學術活動需要收費的，必須統(tǒng)一使用學會的稅務發(fā)票和捐贈專用收據。（2）在舉辦學術活動時，應提前兩周提交活動財務預算，同時提交與賓館等簽訂的與會議有關的合同、協(xié)議或復印件，預算經批準后才能執(zhí)行。另外，因專業(yè)委員會不具有法人資格，因此開展學術活動的有關合同、協(xié)議必須由學會統(tǒng)一簽署。為了保證年終能及時地辦理好財務決算，學術活動應盡量避免在12月中、下旬舉行。（3）會議應遵循厲行節(jié)約、反對浪費、規(guī)范簡樸、務實高效的原則。省內學術年會應當在四星級以下（含）酒店舉行，嚴禁在風景名勝區(qū)開會，嚴禁宴請或提供高檔菜肴、高檔酒水和高檔香煙，一般應安排自助餐。另外，接待專家一般應在召開會議的酒店內進行，住宿一般安排標準間，不得安排高檔套房。會議不放氣球拱門，不制作背景板，不擺花草，不提供水果。不組織與會議無關的參觀和旅游，不組織專場文藝演出，不組織營業(yè)性娛樂和健身活動。嚴禁發(fā)放禮品、紀念品，不得開支與會議無關的其他費用。嚴禁濫發(fā)勞務報酬，理性邀請外國專家講課，控制相關費用開支。（4）因稅務部門限定了發(fā)票周轉使用數量，因此必須提前15天與財務部門聯(lián)系預約領票時間和使用發(fā)票的數量，且領發(fā)票時必須交發(fā)票押金。（5）財務部負責指導或協(xié)助使用收費票據，并監(jiān)督和指導財務管理。使用發(fā)票必須嚴格遵守《發(fā)票使用規(guī)定》，如有不符合規(guī)定的，必須及時糾正。（6）我會具有公益性捐贈稅前扣除資格，因此接受企業(yè)等社會捐贈（資助）必須簽訂捐贈協(xié)議，開具捐贈專用收據，捐贈方憑此收據依法享受國家企業(yè)所得稅稅前扣除的優(yōu)惠政策。公司、廠商等不得以接待專家的名義，將交通、餐飲、旅游等項目沖抵捐贈，使活動支出票據直接作為報銷憑據，而上述費用應在捐贈收入入賬后由會議統(tǒng)一開支。另外，社會捐贈匯款應注明學術活動項目名稱。（7）專業(yè)委員會所有收費必須向付款人開具本會收費票據。對收入不入賬、私分公款、貪污、設立“小金庫”等行為，應依照國家法律法規(guī)嚴肅處理。（8）結賬時應填報財務決算表（電子表格）和社會捐贈（贊助）明細表，應根據開具發(fā)票收入的總額，按法定稅率交納增值稅及附加，然后再按總收入的比例繳納基金管理費。（9）費用開支必須遵守國家法律法規(guī)和財務制度，憑正規(guī)稅務發(fā)票或財政收款收據報銷。重大開支必須遵循財務預算，費用支出票據應來源合法、內容真實完整、合規(guī)。費用支出票據的“客戶”欄，必須填寫為“××××學會”，并且詳細注明開支用途。發(fā)放勞務報酬時須有領款人本人簽字，并填寫身份證號碼。提倡以銀行轉賬的方式支付勞務報酬，并打印付款清單交財務部作憑證附件。（10）賓館費用和金額較大的對公支出，必須通過銀行轉賬。賓館的開支以及其他大筆的費用必須附明細清單。（11）主任委員必須對專業(yè)委員會的財務收支情況負責。所有支出票據、勞務報酬表依次由經辦人、主任委員簽字后報銷。市內車票全部粘貼好后，填寫市內交通費報銷單簽字報銷；火車票、路橋費、停車費等粘貼后，填寫差旅費報銷單簽字報銷。（12）學術活動剩余資金應交由學會統(tǒng)一管理。日常開支按財務制度憑據報銷，固定資產購置及金額較大的日常開支必須事先向學會提交報告和經費預算，經批準后實施。需要借支資金的，必需填寫借支單，由主委簽字。（13）學術活動結束后，須在兩周內到學會辦理財務決算，并上交會議資料和總結，如有客觀原因不能按時結賬的，須及時向財務部說明情況，另定結賬日期。根據年終財務決算要求，規(guī)定每年12月25日為年終結賬、報賬截止日，當年的發(fā)票當年報銷，過期不報。

二、做好分支機構工作人員的培訓工作

分支機構的工作人員一般是各學科的專家，而不是專業(yè)的財務人員，他們對國家政策和財務制度知之甚少，加之分支機構換屆改選，工作人員變動頻繁，因此做好分支機構工作人員的培訓工作極為重要。

（一）設計編寫分支機構工作流程表

設計編寫分支機構工作辦事流程表，為分支機構辦事人員提供明確、直觀的指引和方便、快捷的服務，提高辦事效率和質量。

（二）擇機對分支機構工作人員講解財經政策和財務制度

在召開分支機構工作會議或學會活動中，擇機實地對分支機構工作人員進行有關財經政策和財務制度的講解，幫助其提高業(yè)務水平。

（三）利用網絡平臺與分支機構工作人員保持溝通聯(lián)系

充分利用電話、網絡、微信、QQ等平臺，及時地與分支機構工作人員保持溝通聯(lián)系，提高工作效率，督促有關人員認真、積極地履行職責，及時地發(fā)現問題，解決問題。

三、實行預算制度是財務管理的重要手段

（一）提前編制學術活動財務預算表

在舉辦學術活動前，要求分支機構編制學術活動財務預算表及說明，對各類收支金額和開支標準做出詳細的預算和說明，有簽署合同或其他文件資料的應作為附件一起提交。預算經學會審核批準后要嚴格執(zhí)行，如需調整，必須經過學會批準方可實施。

（二）預算表與決算表設計在一起

預算表可以與決算表設計在一起，便于決算時和預算數據進行比較分析。充分利用EXCEL表格的功能，將合計項和計算項設置為自動計算，避免人工計算可能產生的錯誤。為了防止不同的填表人隨意修改有關設置，引起格式和數據錯誤，應對不允許修改的欄目設置表格保護。

（三）嚴格按照預算控制開支

為了保證按照預算進行開支的控制，學會財務部門必須了解學術活動的收入，掌握資金控制的主動權，防止經辦人員掌握過多的現金，隨意開支。在進行學術活動財務決算時，應嚴格按照預算審批的有關開支，未經批準，不得隨意調整開支額度。擅自超過預算標準和違紀違規(guī)的開支不予報銷。

（四）進行現場督查

學會財務人員應到分支機構學術活動現場及時了解、掌握詳細情況。比如了解會場布置、報到人數、收費票據使用情況、贊助企業(yè)情況、開支標準、日程安排等等，收集有關資料或拍攝照片和視頻，對有關人員宣傳財務制度，并指導使用票據。應根據預算對活動安排進行審核評估，對違法違規(guī)行為應及時糾正處理。

（五）建立對分支機構的考核評價制度

每年末組織對分支機構的工作進行評價考核，獎優(yōu)罰劣，褒揚先進，鞭策落后。財務管理方面可設置若干記分項目，如設置預算執(zhí)行情況、有無隱瞞收入截流收入行為、是否及時報賬結賬、有無違反財務制度行為、有無節(jié)余資金等項目。

四、結語

綜上所述，只要制度健全，要求明確，措施得力，堅持原則，嚴格遵守國家法律法規(guī)，嚴格遵守單位財務制度，分支機構的財務管理必將會卓有成效。