論出版編輯的時(shí)間管理

■劉慧靜

論出版編輯的時(shí)間管理

■劉慧靜

在速食文化盛行和快節(jié)奏生活的今天，時(shí)效性是圖書競(jìng)爭(zhēng)力的重要表現(xiàn)。隨著互聯(lián)網(wǎng)的興起及其在各個(gè)行業(yè)中的滲透和應(yīng)用，信息的傳播速度加快，人們的閱讀需求不斷加大。面對(duì)市場(chǎng)多樣化的需求，我們常常會(huì)發(fā)現(xiàn)出版編輯案頭的工作越堆越高，事情越積越多，時(shí)間總是不夠用，編輯在各種書稿和編輯活動(dòng)中捉襟見肘，騰挪不開。讓人不禁感慨：時(shí)間都去哪兒了？那么，出版編輯的時(shí)間都去哪兒了？是如何流逝的？又該如何解決？這正是本文力圖與大家一起分析探討的：如何做好出版編輯的時(shí)間管理。

一、探尋出版編輯時(shí)間流逝的方向

在出版編輯的實(shí)際工作中，從策劃到市場(chǎng)，圖書出版往往需要的時(shí)間跨度較長(zhǎng)，有時(shí)是幾個(gè)月甚至是幾年，加之牽涉部門及人員又多，致使時(shí)間管理的難度加大。即便制定了計(jì)劃，如果缺乏有效的時(shí)間管理，時(shí)間也會(huì)悄然流逝，造成效率低下，管理混亂。因此，學(xué)習(xí)掌握時(shí)間管理方法前，我們先要弄清時(shí)間流逝的方向，然后才能有的放矢，進(jìn)行科學(xué)調(diào)整。

1.流逝在無(wú)計(jì)劃的被動(dòng)工作中。有些編輯沒有時(shí)間觀念，工作沒有計(jì)劃和目標(biāo)，每天上班只是應(yīng)付工作，被動(dòng)等待分配，工作無(wú)效率。

2.流逝在對(duì)時(shí)間的容忍度上。有些編輯雖然事前也做了精細(xì)的規(guī)劃，甚至認(rèn)真做了時(shí)間進(jìn)度表，但卻因?yàn)閷?duì)時(shí)間的容忍度比較高，不能保證計(jì)劃如期完成，從而任時(shí)間“流逝”。有調(diào)查顯示，在我們的日常生活和工作中，人們平均每八分鐘就會(huì)受到一次打擾，每次被打擾的時(shí)間大約五分鐘，而每次被打擾后重新回到原來(lái)的思路就需要三分鐘。很多時(shí)候工作完成的速度常常取決于我們對(duì)時(shí)間的容忍度。如果對(duì)時(shí)間期限的容忍度比較高，或是沒有期限，那問題就永遠(yuǎn)懸在那里，工作只會(huì)越來(lái)越亂，我們?cè)絹?lái)越忙，越來(lái)越無(wú)力。同時(shí)，因?yàn)椴荒馨从?jì)劃完成的挫敗感也會(huì)影響我們的情緒，長(zhǎng)此以往，也會(huì)影響對(duì)個(gè)人的認(rèn)識(shí)，產(chǎn)生負(fù)面心理。

3.流逝在網(wǎng)絡(luò)上。網(wǎng)絡(luò)這個(gè)深潭，隨時(shí)就可能把我們吸引過(guò)去而讓人不自知。有時(shí)候我們?yōu)榱瞬橘Y料而上網(wǎng)，資料還未找到，問題未弄清，卻被某個(gè)鏈接給拽了去，常常會(huì)因此浪費(fèi)了三四倍的時(shí)間，甚至到最后忘了查找資料的初衷。還有些人把網(wǎng)絡(luò)當(dāng)成工作間隙的放松，卻一不小心就會(huì)將“放松”變成了“放縱”。正是在這個(gè)擋箭牌下，我們讓時(shí)間流失在了關(guān)注朋友動(dòng)態(tài)，閱讀心靈雞湯、勵(lì)志故事等活動(dòng)中，卻將正常的工作時(shí)間擠得少之又少，由此又生發(fā)了時(shí)間不夠用之感。

二、認(rèn)識(shí)時(shí)間管理的概念

時(shí)間管理是各種商務(wù)培訓(xùn)中經(jīng)常提到的名詞，但對(duì)我們出版編輯工作者來(lái)說(shuō)，同樣需要。拋卻高深的理論解釋，對(duì)于出版編輯來(lái)說(shuō)，時(shí)間管理就是對(duì)自我行為的管理。出版工作必須要未雨綢繆，設(shè)定好工作目標(biāo)，做出合理的計(jì)劃，統(tǒng)籌安排，把握好關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，才能實(shí)現(xiàn)圖書出版的價(jià)值最大化。

哲學(xué)家說(shuō)時(shí)間是物質(zhì)運(yùn)動(dòng)的循序性和持續(xù)性，其特點(diǎn)是一維性，是一種特殊的資源。這種特殊的資源有四個(gè)特性：供給定量，毫無(wú)彈性；無(wú)法蓄積，必須消費(fèi)；無(wú)法取代和無(wú)法失而復(fù)得。時(shí)間管理所探索的正是如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便高效達(dá)成目標(biāo)。所以，時(shí)間管理的本質(zhì)上并不是對(duì)“時(shí)間”的研究，而是指對(duì)自我的管理，即在可支配的時(shí)間內(nèi)，管理自我的行為和方法，運(yùn)用技巧合理有效地利用時(shí)間，以期高效完成目標(biāo)。①但有效地利用時(shí)間，并不是指必須要加快速度完成所有的工作任務(wù)，因?yàn)檫@種不分主次的辛苦忙碌，不僅會(huì)讓自己覺得疲憊，還容易欲速則不達(dá)，影響工作效率和目標(biāo)的達(dá)成。運(yùn)用時(shí)間管理就是要從自身的角度出發(fā)，剔除前進(jìn)道路上的雜草，不被急事所奴役，不被他人所左右，對(duì)面前的事務(wù)做出正確的取舍和排序，朝著工作目標(biāo)堅(jiān)定邁進(jìn)。而這種取舍，正是自我管理的行為訓(xùn)練。時(shí)間管理方法不是完全的掌控和對(duì)計(jì)劃的絕對(duì)遵從，而是為了降低計(jì)劃的變動(dòng)性，確保工作按計(jì)劃進(jìn)行。②

三、做好科學(xué)的時(shí)間管理

1.統(tǒng)籌考慮，制定計(jì)劃

詳盡完善的計(jì)劃是做好時(shí)間管理的前提。在制定工作計(jì)劃時(shí)，要盡可能地落實(shí)步驟細(xì)節(jié)，制定量化標(biāo)準(zhǔn)，以便日后對(duì)照查漏補(bǔ)缺。對(duì)于出版編輯來(lái)說(shuō)，一本書的誕生大致要經(jīng)歷幾個(gè)流程：搜集資料、提出選題、遴選作者、組織約稿、編輯加工、宣傳營(yíng)銷、跟蹤總結(jié)。這幾個(gè)流程中每一條的牽涉面的都很大，需要我們?cè)谶x題誕生之初就要做好謀劃，在腦海中建立模型，制定出詳細(xì)的工作計(jì)劃，才能著力推行，提高效率。同時(shí)，每一本書的出版過(guò)程都是獨(dú)一無(wú)二的，從書稿內(nèi)容到版式都具有唯一性，可以說(shuō)每一本書的出版都是一次創(chuàng)新。鑒于圖書出版的不可復(fù)制性特點(diǎn)，需要編輯根據(jù)每個(gè)選題及作者的特點(diǎn)，合理分配管理時(shí)間，量身訂做每本圖書的編輯出版流程和時(shí)間節(jié)點(diǎn)計(jì)劃表?？蓮牧鞒套詈笠粋€(gè)環(huán)節(jié)倒退，排產(chǎn)時(shí)從市場(chǎng)需求見書的最后時(shí)間出發(fā)倒計(jì)時(shí)，根據(jù)每個(gè)環(huán)節(jié)的工作量及具體經(jīng)辦人員的情況合理規(guī)劃時(shí)間，直至得出最初策劃選題開始的時(shí)間。③

我們不僅要求出版編輯在做圖書策劃方案時(shí)列出詳細(xì)的出版計(jì)劃，更為發(fā)稿圖書制作了流程表，流程表隨初審稿件發(fā)稿，流經(jīng)環(huán)節(jié)都需簽上收稿及退稿時(shí)間，把控每個(gè)節(jié)點(diǎn)，促使各環(huán)節(jié)工作人員注意時(shí)間，提高效率，更有效地達(dá)成出版目標(biāo)。

2.科學(xué)管理，掌握方法

出版編輯流程因?yàn)樯婕安块T多、人多，時(shí)間節(jié)點(diǎn)多，前一環(huán)節(jié)不完成就無(wú)法開展后一階段的工作，因此對(duì)工作的時(shí)間節(jié)點(diǎn)要求更強(qiáng)烈，要想達(dá)成目的，探尋適合自己的、科學(xué)有效的時(shí)間管理方式是非常必要的。

（1）做到計(jì)劃分解，要事為先。出版計(jì)劃的完成不是一蹴而就的，我們需要將出版計(jì)劃逐步分解，制定出周計(jì)劃和日計(jì)劃。我們每天工作和生活要分清輕重緩急，可以給事情排序；但要注意要事并不等于急事，不能總被所謂的“急事”綁架而放棄原則，打亂計(jì)劃。④（2）掌握好二八原則。這里所謂的二八原則即指時(shí)間管理領(lǐng)域內(nèi)頗為著名的帕累托原則（Pareto Principle）——用20%的專注時(shí)間投入達(dá)到80%的成果效率。人們每天的精力是有限的，也有波峰和波谷，如果我們能夠把一天中頭腦最清醒、思維最敏捷的時(shí)間用在解決要事上，就能取得事半功倍的效果。反之，如果我們是在精力波谷期處理要事，即便投入80%的時(shí)間也只會(huì)有20%效率。因此，我們要根據(jù)自身情況（每個(gè)人的精力高峰期到來(lái)的時(shí)間點(diǎn)不同），找出精力波峰，把握一天中關(guān)鍵的 20%。（3）對(duì)計(jì)劃的全程管控。對(duì)于出版編輯來(lái)說(shuō)，并不是做出一個(gè)漂亮的計(jì)劃就可以做好時(shí)間管理，達(dá)到增產(chǎn)高效了。我們還需要跟蹤計(jì)劃的推進(jìn)，對(duì)計(jì)劃做到全程管控。一旦某個(gè)環(huán)節(jié)遇到困難和矛盾，要及時(shí)調(diào)整方法，進(jìn)行疏通。（4）做好溝通配合。一本圖書的順利出版涉及多個(gè)人和多重環(huán)節(jié)，必須大家協(xié)同配合才能達(dá)成。每個(gè)部門或個(gè)人都有自己的計(jì)劃安排，要想按計(jì)劃推進(jìn)，編輯就要及時(shí)做好溝通，與相關(guān)人員積極配合。比如前期組織約稿時(shí)與作者保持良好的溝通，為作者出謀劃策，提供好服務(wù)和幫助，可以給作者提交一份盡可能詳細(xì)的編寫工作方案，寫作過(guò)程中，關(guān)心作者疾苦，保證寫作進(jìn)度按計(jì)劃行事。作者交稿后，編輯還需要安排排版、設(shè)計(jì)和文字加工等，要確保溝通做在流程的前一站，才能推進(jìn)出版按期完成。同時(shí)，圖書出版后后續(xù)的圖書營(yíng)銷、稿酬發(fā)放等等，也需緊跟完成。只有將工作排好序，利用好時(shí)間管理，及時(shí)與其他部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，積極配合，才能順利完成出版。（5）減少對(duì)網(wǎng)絡(luò)的依賴。（6）學(xué)會(huì)利用“碎片時(shí)間”，化零為整。

總之，在“互聯(lián)網(wǎng)＋”的高效時(shí)代，掌握好時(shí)間管理，做好時(shí)間的統(tǒng)籌安排是我們必備的基本能力。出版編輯的時(shí)間管理觀念和能力越強(qiáng)，就越善于管理時(shí)間，越能提高圖書本身的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，從而增加出版的活力。

注釋：

① 張甲祥：《工作計(jì)劃與時(shí)間管理》，http://wenku.baidu.com/view/551333f9f705cc17552709cd.html，2012年4月20日。

② 呂曉鳳：《向時(shí)間管理要效益——談圖書編輯的高效工作方法》，《現(xiàn)代出版》，2012年第6期。

③④［美］史蒂芬柯維：《高效能人士的七個(gè)習(xí)慣》，高新勇等譯，中國(guó)青年出版社2009年版，第126－135頁(yè)。

（作者系大象出版社有限公司教材分社副總編輯）

【責(zé)任編輯：張毓強(qiáng)】