物料主數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)用實(shí)現(xiàn)

徐子安，狄子良，胡紅兵，張桂云，徐 鵬

（南京南瑞集團(tuán)公司 物資分公司，江蘇 南京 211106）

1 引言

近年來，伴隨著特高壓技術(shù)、智能電網(wǎng)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，電工裝備制造企業(yè)不斷實(shí)現(xiàn)快速發(fā)展，逐漸由傳統(tǒng)的裝備制造商向成套設(shè)備和整體解決方案提供商轉(zhuǎn)變，對企業(yè)內(nèi)部管理提出了更高的要求。

作為企業(yè)信息化、標(biāo)準(zhǔn)化管理核心數(shù)據(jù)的物料主數(shù)據(jù)，受電工裝備制造規(guī)模擴(kuò)大、業(yè)務(wù)模式拓展、物資品種增多、專業(yè)跨度增大等影響，其標(biāo)準(zhǔn)化程度不斷受到?jīng)_擊，導(dǎo)致企業(yè)物料主數(shù)據(jù)數(shù)量十分龐大，但其中常用物料主數(shù)據(jù)占比較少，集團(tuán)內(nèi)各單位間復(fù)用率較低，存在大量一物多碼、歸類錯誤現(xiàn)象，物料無法較好實(shí)現(xiàn)共享和應(yīng)用，影響企業(yè)倉儲物流、物資采購等活動高效經(jīng)濟(jì)開展，制約企業(yè)供應(yīng)鏈管理水平提高。

本文在“國家電網(wǎng)裝備制造型企業(yè)物料標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)”背景下[1]，針對集團(tuán)化管理下多產(chǎn)業(yè)單位共用一套數(shù)據(jù)體系的需求，從物料主數(shù)據(jù)分類、特征項(xiàng)、編碼等要素出發(fā)，理順標(biāo)準(zhǔn)體系下各要素內(nèi)在聯(lián)系和規(guī)范要求，給出一套基于SAP系統(tǒng)應(yīng)用的物料主數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系設(shè)計思路，為提高企業(yè)物資信息化、標(biāo)準(zhǔn)化管理水平夯實(shí)基礎(chǔ)。

2 物料主數(shù)據(jù)存在的問題

2.1 主數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系不完善

物料主數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系是有關(guān)物資分類、描述、編碼等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則的集合，是物料主數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)。如果在分類劃分標(biāo)準(zhǔn)、特征項(xiàng)設(shè)置、編碼規(guī)則等方面不專業(yè)、不一致、不合理，極易造成物料歸類錯誤（見表1），如：“洗滌用品”的物資范疇中包含了“洗衣粉”和“洗衣液”，且分屬于不同的大類和中類下，物資分類設(shè)計存在劃分原則不一致、顆粒度粗細(xì)不一致等問題，給物料正確歸類帶來干擾。

表1 分類不合理舉例

2.2 物料描述缺乏指導(dǎo)手段

在組織架構(gòu)復(fù)雜的集團(tuán)化公司，物料主數(shù)據(jù)提報往往無法實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，提報權(quán)限分散于各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，受制于各類型業(yè)務(wù)對物資特性關(guān)注的深度和范圍不同以及提報人員的技術(shù)水平、思維習(xí)慣和責(zé)任心存在差異，如果對物料描述編寫缺乏細(xì)化的指導(dǎo)手段，即使具備了較完善的物料主數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系，物料描述也很難達(dá)到規(guī)范統(tǒng)一，如表2中，兩種物料實(shí)際為同一種ABB品牌微型斷路器，但由于兩位提報人員已形成的習(xí)慣稱謂風(fēng)格不同，導(dǎo)致一物多碼。

表2 一物多碼舉例

3 物料主數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系設(shè)計

3.1 總體設(shè)計

在國家電網(wǎng)公司全面建設(shè)“三集五大”體系背景下，自2010年起各電工裝備制造單位陸續(xù)部署SAP系統(tǒng)，歷經(jīng)五年發(fā)展，圍繞電工裝備的特點(diǎn)和業(yè)務(wù)需求，形成了一套適合電工裝備業(yè)務(wù)特點(diǎn)和產(chǎn)業(yè)發(fā)展的物料主數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系，包括物資分類標(biāo)準(zhǔn)、特征項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)、編碼規(guī)則、計量單位等，如圖1所示。同時針對SAP數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行了兼容設(shè)計，滿足標(biāo)準(zhǔn)化管理和系統(tǒng)應(yīng)用需要。

圖1 物料主數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

SAP物料主數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)如圖2所示，基本層數(shù)據(jù)體現(xiàn)的是物料基本信息，包括物料組、物料編碼、物料描述、計量單位等；工廠層數(shù)據(jù)體現(xiàn)的是業(yè)務(wù)信息，如MRP數(shù)據(jù)、采購組、計劃交貨期、存儲時間、倉儲數(shù)量等。

圖2 SAP物料主數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

為實(shí)現(xiàn)與SAP物料主數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)兼容，物料主數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系設(shè)計采取以下四點(diǎn)策略：

（1）使用“物資分類”管理。設(shè)置大、中、小類三個層級，與SAP“物料組”信息進(jìn)行對應(yīng)?！拔锪辖M”編碼由9位數(shù)字或字母組成，格式為X1X2X3X4X5X6X7X8X9，其中X1X2X3代表大類，X4X5X6代表中類，X7X8X9代表小類。

（2）使用“物料主數(shù)據(jù)特征項(xiàng)”管理。每個物資小類，設(shè)置若干特征項(xiàng)，由特征項(xiàng)下具體內(nèi)容（即特征值）組合成一條物料主數(shù)據(jù)完整描述，格式為“特征值1；特征值2；特征值3；…特征n值”。同時針對SAP物料描述40個字符限制，設(shè)計軟件功能，在導(dǎo)入SAP系統(tǒng)時自動截取前40個字符組成SAP物料描述，完整描述另存在SAP系統(tǒng)的文本中供需要時調(diào)閱。

（3）考慮到企業(yè)物料主數(shù)據(jù)數(shù)量龐大、新增較快等特點(diǎn)，結(jié)合SAP最佳業(yè)務(wù)實(shí)踐，使用“無意義流水編碼”作為物料編碼原則，流水碼由系統(tǒng)自動生成，有利于編碼的唯一性和擴(kuò)展性，便于管理，提升SAP系統(tǒng)應(yīng)用的靈活性。

（4）物料主數(shù)據(jù)“基本層”與“工廠層”分級管理。集團(tuán)總部負(fù)責(zé)基本層數(shù)據(jù)的規(guī)范統(tǒng)一，集團(tuán)內(nèi)各單位負(fù)責(zé)工廠層數(shù)據(jù)完整準(zhǔn)確，每個單位都有權(quán)限在一個基本層數(shù)據(jù)下面設(shè)置自己的工廠層數(shù)據(jù)，因此，物料主數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)變更為1個基本層+N個工廠層（N≥1），有利于明確管理職責(zé)，保證基本層數(shù)據(jù)規(guī)范統(tǒng)一、工廠層數(shù)據(jù)靈活有效。

3.2 分類標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計

電工裝備制造業(yè)物資分類與國家電網(wǎng)物資分類體系一脈相承，繼承了其“線分類法”的主要分類原則和架構(gòu)體系，并進(jìn)行了適當(dāng)調(diào)整，以適應(yīng)制造業(yè)企業(yè)個性化特點(diǎn)。比如增加了“電子元器件”、“結(jié)構(gòu)件”等生產(chǎn)制造原材料物資大類，刪減了部分“建筑材料”、“儀器儀表”等基建施工類和科研試驗(yàn)類物資類別，提高了物資分類的實(shí)用性。

整個物資分類體系按照大、中、小類三個層級進(jìn)行劃分，相互之間是隸屬關(guān)系，小類隸屬于唯一的中類，中類隸屬于唯一的大類，并選擇最穩(wěn)定、易于區(qū)分的物資自然屬性作為主要分類依據(jù)，抽象程度則按大類、中類、小類的次序依次降低。同一層級分類的專業(yè)維度和粗細(xì)度盡量保持一致，并能適應(yīng)業(yè)務(wù)擴(kuò)展對新增分類的需求。大類一般按照物資的應(yīng)用領(lǐng)域設(shè)立，如電力一次設(shè)備、電力二次設(shè)備、信息設(shè)備等；根據(jù)實(shí)際需要設(shè)立中類和小類。物資的某些具體特征，如電壓等級、顏色等，不宜作為小類名稱，宜將其設(shè)為該物資小類的特征項(xiàng)。

如圖3所示，大類“制造業(yè)一次設(shè)備”下有“交流電流互感器”、“直流電流互感器”等若干中類，“直流電流互感器”下有“零磁通式直流電流互感器”、“光學(xué)式直流電流互感器”等若干小類。

圖3 物資分類層次結(jié)構(gòu)

3.3 特征項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計

在物資小類下，為進(jìn)一步區(qū)分物料，分別定義特征項(xiàng)及其對應(yīng)的特征值。特征項(xiàng)是指用來定義一條具體物料的多項(xiàng)主要屬性參數(shù)，其中每一項(xiàng)參數(shù)都被稱作為一個特征項(xiàng)[2]，特征值是指每個特征項(xiàng)下包含的不同參數(shù)值。

特征項(xiàng)設(shè)計宜采用“面分類法”。一般而言，電工裝備制造業(yè)物資特征項(xiàng)設(shè)計主要存在兩類風(fēng)格：對于在業(yè)務(wù)中固化應(yīng)用、不易替換變化的物資如電子元器件，特征項(xiàng)設(shè)計一般只考慮影響其準(zhǔn)確性的最直接屬性，如“名稱”、“規(guī)格型號”、“廠家”等；對于每次業(yè)務(wù)中需要通過了解、對比關(guān)鍵參數(shù)進(jìn)行選型的物資如電力一次設(shè)備，特征項(xiàng)設(shè)計主要以關(guān)鍵技術(shù)參數(shù)為主，見表3，小類“電磁式電壓互感器”特征項(xiàng)分別為“名稱”、“規(guī)格型號”、“廠家”、“變比”、“精確等級”、“容量”、“局放”、“輔助參數(shù)”，對應(yīng)的特征值分別為“電磁式電壓互感器”、“JDZ10-10AJ”、“江蘇科興”、“10/0.1”、“0.2”、“30VA”、“標(biāo)準(zhǔn)”、“無”。

表3 特征項(xiàng)舉例

3.4 編碼設(shè)計

電工裝備制造業(yè)物資編碼體系由“分類編碼”、“特征項(xiàng)編碼”、“特征值編碼”和“物料編碼”構(gòu)成，如圖4所示，其中“分類編碼”、“特征項(xiàng)編碼”對應(yīng)物資分類和特征項(xiàng)信息，“特征值編碼”和“物料編碼”則為流水碼。這種編碼規(guī)則一方面可以滿足對物料按照不同層級實(shí)現(xiàn)分類查詢、管理和統(tǒng)計的需求；一方面又可以對不同規(guī)格型號、參數(shù)的物料使用流水碼進(jìn)行區(qū)分，滿足了企業(yè)較長時間內(nèi)物料編碼新增的需求。

圖4 編碼設(shè)計

經(jīng)過多方面科學(xué)論證，結(jié)合企業(yè)未來發(fā)展趨勢，確定電工裝備制造業(yè)大、中、小類編碼均由3位數(shù)字或字母組成，特征項(xiàng)和特征值編碼由6位數(shù)字組成，物料編碼采用9位數(shù)字流水碼，由系統(tǒng)自動生成。其中分類、特征項(xiàng)和物料編碼應(yīng)保證在整個編碼體系中唯一；特征值編碼則應(yīng)保證其在所屬特征項(xiàng)范圍的唯一性。

4 標(biāo)準(zhǔn)描述規(guī)則設(shè)計

為保證物料主數(shù)據(jù)描述規(guī)范統(tǒng)一，有必要在物資分類及特征項(xiàng)體系下制定更加細(xì)化的描述規(guī)則，即標(biāo)準(zhǔn)描述規(guī)則，作為物料主數(shù)據(jù)提報和審核工作的基礎(chǔ)指導(dǎo)文件，有效杜絕歸類錯誤、一物多碼等問題，減少人工干預(yù)工作量。

“物料主數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)描述規(guī)則”按照是否適用于所有小類分為共用規(guī)則和小類專屬規(guī)則。小類專屬規(guī)則應(yīng)以物資小類為單位，針對小類下每個特征項(xiàng)的內(nèi)容要求提供標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范定義，如明確特征項(xiàng)的內(nèi)容構(gòu)成、取值范圍、格式規(guī)范等，指導(dǎo)物料主數(shù)據(jù)特征值書寫，進(jìn)而形成標(biāo)準(zhǔn)物料主數(shù)據(jù)。

對于通用性、標(biāo)準(zhǔn)化程度較高的物資，推薦采用信息化模板的方式在管理系統(tǒng)中固化標(biāo)準(zhǔn)描述規(guī)則，提高管理效率。

4.1 共用規(guī)則

共用規(guī)則是針對所有小類物料的描述規(guī)范性要求，一般有兩類規(guī)則：一是針對相關(guān)術(shù)語、符號、代號、量與單位等參照國家、行業(yè)等標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一規(guī)范要求，比如單位“千伏”統(tǒng)一使用符號“kV”等；二是針對物料歸類、特征值填寫的基本規(guī)范要求，比如“帶圖紙的自制物料必須填寫圖號”等。

4.2 小類專屬規(guī)則

為滿足2.3節(jié)所述不同風(fēng)格特征項(xiàng)的編制要求，小類專屬規(guī)則可分為通用規(guī)則和專用規(guī)則。

4.2.1 通用規(guī)則?！巴ㄓ靡?guī)則”是指依據(jù)國標(biāo)、行標(biāo)以及某些在行業(yè)中具有指標(biāo)意義的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，針對同一物資品類下不同的物料給出統(tǒng)一規(guī)范描述的方法，一般以技術(shù)參數(shù)的書寫規(guī)則為主，如圖5小類“金屬膜電阻”特征項(xiàng)“規(guī)格型號”對應(yīng)的通用規(guī)則由“型號”、“功率”、“標(biāo)稱值”以及“精度”四部分組成，每一個參數(shù)都有其統(tǒng)一的命名方法。

圖5 特征項(xiàng)“規(guī)格型號”通用描述舉例

4.2.2 專用規(guī)則?！皩Ｓ靡?guī)則”是指針對不具備給出通用命名規(guī)則以及其他特殊情況下，采用廠家給出的屬性參數(shù)描述的方法，具體可參考廠家產(chǎn)品說明書或數(shù)據(jù)選型手冊，如圖6中VISHAY品牌金屬膜電阻“規(guī)格型號”描述方法。

圖6 VISHAY品牌金屬膜電阻“規(guī)格型號”描述

4.3 信息化管控方式

標(biāo)準(zhǔn)描述規(guī)則應(yīng)借助于信息化手段，采用諸如“標(biāo)準(zhǔn)特征值選項(xiàng)”的形式固化于管理系統(tǒng)中，并通過下拉菜單或自動生成方式支撐物料主數(shù)據(jù)提報，如圖7為金屬膜電阻規(guī)格型號的標(biāo)準(zhǔn)特征值下拉菜單。菜單中均為符合規(guī)則的特征值實(shí)例，供新物料主數(shù)據(jù)申請時參照或引用。

圖7 金屬膜電阻規(guī)格型號標(biāo)準(zhǔn)特征值選項(xiàng)

5 結(jié)語

物料主數(shù)據(jù)質(zhì)量的高低直接影響物資管理的效率和效益。建立物料主數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系和物料主數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)描述規(guī)則，夯實(shí)了標(biāo)準(zhǔn)化管控基礎(chǔ)，但值得注意的是，在此基礎(chǔ)上，仍需建立標(biāo)準(zhǔn)化管理組織，設(shè)置專職工作人員，制定標(biāo)準(zhǔn)化管理制度和流程，在數(shù)據(jù)全生命周期實(shí)行規(guī)范操作、責(zé)任到人，才能實(shí)現(xiàn)物料主數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化管理的長效化和常態(tài)化[3]，真正提高企業(yè)物資標(biāo)準(zhǔn)化水平。

[1]丁丹晨.對電網(wǎng)裝備制造型企業(yè)物料標(biāo)準(zhǔn)化研究[J].科技與企業(yè)，2013,(2):74.

[2]畢子健,王翎穎.物資主數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化管理探究[J].中國電力教育,2014,(33):172-173.

[3]鄭文,楊智偉.ERP系統(tǒng)物料主數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化管理[J].石油石化物資采購,2013,(4):92-93.