基于ERP系統(tǒng)的海關(guān)財(cái)務(wù)管理提升方案研究

朱天樂

(天津財(cái)經(jīng)大學(xué)商學(xué)院，天津 300222)

一、ERP與會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息和數(shù)據(jù)呈現(xiàn)爆炸式的增長(zhǎng)，對(duì)信息和數(shù)據(jù)的處理和管理方式也發(fā)生了本質(zhì)的變化，而且這種變化仍在加速。ERP(Enterprise Resource Planning)，即企業(yè)資源計(jì)劃，允許提供數(shù)據(jù)的不同部門(如制造、采購、銷售、財(cái)務(wù)等)之間的數(shù)據(jù)共享，促進(jìn)了企業(yè)部門間的信息流動(dòng)，也與外部的利益相關(guān)者建立了相關(guān)聯(lián)系［1］。

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是指利用信息技術(shù)對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行收集、存儲(chǔ)、處理和傳遞，完成會(huì)計(jì)核算工作，并能提供會(huì)計(jì)所需管理、分析、決策輔助信息的人機(jī)系統(tǒng)［2］。會(huì)計(jì)信息化是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者獲取財(cái)務(wù)信息的主要渠道，但卻只是一個(gè)單獨(dú)的系統(tǒng)，與分銷、制造、運(yùn)輸、人力資源等其他系統(tǒng)之間沒有“連通”，不能實(shí)現(xiàn)所有企業(yè)信息的集成。而ERP系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)管理模塊卻能實(shí)現(xiàn)這一功能。

二、我國海關(guān)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的現(xiàn)狀

1.程序繁多，系統(tǒng)搭建平臺(tái)不一

目前海關(guān)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)呈現(xiàn)構(gòu)建平臺(tái)不一、程序繁多的特點(diǎn)。“中國海關(guān)財(cái)務(wù)管理平臺(tái)”分核算系統(tǒng)和綜合系統(tǒng)，集合了12個(gè)財(cái)務(wù)程序，另外每年有通過財(cái)政部網(wǎng)站下發(fā)安裝的預(yù)算、決算系統(tǒng)、住房改革決算系統(tǒng)、固定資產(chǎn)投資決算系統(tǒng)，此外還有中央預(yù)算單位銀行賬戶管理系統(tǒng)、政府采購系統(tǒng)等，平臺(tái)不一，數(shù)據(jù)不能共享。

2.溝通不暢，部門之間數(shù)據(jù)割裂

從橫向上來說，同一海關(guān)內(nèi)部的不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)存在割裂。以固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)為例，目前的操作模式是固定資產(chǎn)管理部門在固定資產(chǎn)系統(tǒng)中錄入固定資產(chǎn)卡片，生成固定資產(chǎn)增加單或是減少單，財(cái)務(wù)部門憑紙質(zhì)的固定資產(chǎn)增加、減少單據(jù)進(jìn)行固定資產(chǎn)賬務(wù)處理。在實(shí)際的操作中，由于各種人為的原因，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)固定資產(chǎn)管理部門進(jìn)行固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)操作時(shí)未生成固定資產(chǎn)變動(dòng)單據(jù)，或是未將固定資產(chǎn)增加、減少單據(jù)送交財(cái)務(wù)部門等情況，這種部門間人為的溝通交流失誤在短時(shí)間內(nèi)不會(huì)被發(fā)現(xiàn)，必須要財(cái)務(wù)部門和資產(chǎn)管理部門進(jìn)行對(duì)賬時(shí)才能夠查出。

3.功能簡(jiǎn)單，目標(biāo)設(shè)計(jì)有待優(yōu)化

從縱向上來說，上下級(jí)海關(guān)之間的同一系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的傳輸設(shè)置過于簡(jiǎn)單，均為具體數(shù)據(jù)，缺少比較分析數(shù)據(jù)，應(yīng)從單純的財(cái)務(wù)核算向管理決策轉(zhuǎn)變。以海關(guān)經(jīng)費(fèi)系統(tǒng)為例，目前每月的月報(bào)主要表格為資產(chǎn)負(fù)債表、收入支出明細(xì)表、項(xiàng)目支出明細(xì)表等，主要為具體數(shù)字的羅列。近兩年來，在報(bào)表的優(yōu)化設(shè)計(jì)上增加了進(jìn)度分析功能，但這還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。筆者認(rèn)為，需參考ERP系統(tǒng)的設(shè)計(jì)理念，從管理層決策需求的角度出發(fā)，基于具體的數(shù)據(jù)，作出更多的功能設(shè)計(jì)。比如，對(duì)于各種不同的支出類型占比情況，與往年同期相比情況，人員、公用比例情況，預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度以及預(yù)警功能等等，均可以在系統(tǒng)中加以設(shè)計(jì)完善，通過基層財(cái)務(wù)程序的統(tǒng)計(jì)上報(bào)，上級(jí)財(cái)務(wù)部門可以直接掌握到更多必要的財(cái)務(wù)信息和管理信息。

4.內(nèi)外脫節(jié)，造成資源無端消耗

從海關(guān)內(nèi)部財(cái)務(wù)系統(tǒng)與海關(guān)外部單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)上來講，也需要借鑒企業(yè)ERP系統(tǒng)的理念加以改進(jìn)。在這方面最主要的就是在稅收征繳方面海關(guān)與人民銀行之間的數(shù)據(jù)共享問題。目前稅收的關(guān)庫聯(lián)網(wǎng)實(shí)施正在進(jìn)入推進(jìn)階段，但是在此前一直實(shí)行紙質(zhì)單據(jù)的對(duì)賬制度。海關(guān)是進(jìn)出口貨物的關(guān)稅和增值稅的征繳部門(進(jìn)口貨物增值稅為代國稅局征收)，海關(guān)根據(jù)企業(yè)的申報(bào)，開具稅單，由企業(yè)從其開戶銀行將稅收最終繳交至人民銀行。由于海關(guān)開具的稅單有兩周的繳款期限，因此海關(guān)統(tǒng)計(jì)的稅款開單數(shù)與人民銀行統(tǒng)計(jì)的稅款入庫數(shù)是不可能一致的，而有意義的數(shù)據(jù)是人民銀行統(tǒng)計(jì)的稅款入庫數(shù)。因此，最合理也最簡(jiǎn)潔的方法就是直接獲取人民銀行的數(shù)據(jù)。但是實(shí)際操作卻是海關(guān)每日從人民銀行拿回紙質(zhì)的稅單錄入稅收系統(tǒng)進(jìn)行核銷，數(shù)據(jù)和人民銀行的日?qǐng)?bào)表進(jìn)行核對(duì)，如有不一致，調(diào)整為與人民銀行的月報(bào)一致。這些重復(fù)性事務(wù)極大增加了財(cái)務(wù)人員的工作量，而這些原本是可以通過關(guān)庫聯(lián)網(wǎng)，或者是協(xié)調(diào)溝通都能夠解決的問題。

5.海關(guān)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)存在問題的原因分析

(1)整體水平仍處在會(huì)計(jì)核算為導(dǎo)向的階段

從整個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的功能設(shè)置來看，雖然遠(yuǎn)遠(yuǎn)超越此前的手工核算，但是大部分還是停留在會(huì)計(jì)核算階段，為管理層服務(wù)的決策輔助功能缺失。

(2)財(cái)務(wù)信息質(zhì)量普遍不高

由于財(cái)務(wù)人員本身業(yè)務(wù)水平、人力資源配置、財(cái)務(wù)系統(tǒng)限制等等原因，造成了海關(guān)財(cái)務(wù)系統(tǒng)中體現(xiàn)出來的財(cái)務(wù)信息質(zhì)量不高，指標(biāo)設(shè)置缺失或不合理，財(cái)務(wù)信息的取得需要大量后續(xù)的數(shù)據(jù)提取并人工分析才能獲得。

(3)財(cái)務(wù)管控力度不夠，財(cái)務(wù)分析與決策手段匱乏

在企業(yè)單位中，財(cái)務(wù)部門的職能至關(guān)重要，但是在行政單位中，財(cái)務(wù)部門的作用被極大弱化。以海關(guān)單位為例，很多基層海關(guān)甚至未設(shè)置獨(dú)立的財(cái)務(wù)部門，人員配置也嚴(yán)重不足，在管控的力度上完全發(fā)揮不了應(yīng)有的作用。

三、基于ERP系統(tǒng)的海關(guān)財(cái)務(wù)管理提升方案

1.海關(guān)統(tǒng)一核算平臺(tái)的構(gòu)建

當(dāng)前海關(guān)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中單個(gè)的系統(tǒng)內(nèi)部已經(jīng)搭建了統(tǒng)一的核算平臺(tái)，比如海關(guān)經(jīng)費(fèi)系統(tǒng)可以做到從基層預(yù)算單位生產(chǎn)報(bào)表逐級(jí)上報(bào)，到海關(guān)總署層面進(jìn)行匯總分析。但是，在不同子系統(tǒng)之間，尚未建立統(tǒng)一的核算平臺(tái)，各個(gè)子系統(tǒng)之間如果有數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，很難通過系統(tǒng)的方式直接解決，仍然必須通過手工核算來進(jìn)行匯總。在ERP軟件中，各個(gè)子系統(tǒng)之間都是互相關(guān)聯(lián)的，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，這是進(jìn)行管理提升的基礎(chǔ)。

2.上下級(jí)海關(guān)之間核算縱向一體化

在ERP系統(tǒng)中管理層可以隨時(shí)隨地直接掌控企業(yè)的各項(xiàng)生產(chǎn)、管理信息。所謂上下級(jí)海關(guān)之間核算縱向一體化就是指以上級(jí)海關(guān)財(cái)務(wù)主管部門為管理層，在財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)中做到將所需信息及時(shí)、全面地采集匯總和上報(bào)。比如近年來在海關(guān)經(jīng)費(fèi)和緝私警察經(jīng)費(fèi)系統(tǒng)的報(bào)表中不斷增加的關(guān)于預(yù)算執(zhí)行、三公經(jīng)費(fèi)等方面的指標(biāo)，筆者認(rèn)為指標(biāo)還可以進(jìn)一步細(xì)化增加，比如人員經(jīng)費(fèi)、公用經(jīng)費(fèi)的占比，地方財(cái)政撥款的數(shù)額及在收支中的比重，并設(shè)置警戒線及時(shí)提醒。

3.基層海關(guān)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)橫向一體化

財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)橫向一體化是指參考ERP系統(tǒng)中各個(gè)模塊之間的資源共享，將海關(guān)業(yè)務(wù)工作中與財(cái)務(wù)部分有關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)可以直接接入到財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)。比如此前實(shí)行的業(yè)務(wù)部門保證金管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)稅費(fèi)核算系統(tǒng)的結(jié)合就是很好的例證。但是這方面還可以繼續(xù)深入，在其他方面，比如固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)與海關(guān)經(jīng)費(fèi)和緝私警察經(jīng)費(fèi)系統(tǒng)也可以進(jìn)行一體化，這樣從固定資產(chǎn)的卡片錄入環(huán)節(jié)到最后的報(bào)損報(bào)廢環(huán)節(jié)都可以與財(cái)務(wù)部門進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，財(cái)務(wù)部門直接獲取數(shù)據(jù)生成單證，可以有效避免固定資產(chǎn)管理部門和財(cái)務(wù)部門之間因?yàn)榧堎|(zhì)單據(jù)流轉(zhuǎn)不暢而造成的數(shù)據(jù)不符。不論是上下級(jí)海關(guān)之間核算縱向一體化還是基層海關(guān)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)橫向一體化，都有助于解決每年預(yù)算決算編制時(shí)財(cái)務(wù)、人事、固定資產(chǎn)部門之間紛繁復(fù)雜的對(duì)賬工作。

4.以預(yù)算管理為核心，建立全面的預(yù)算管控體系

ERP成就了預(yù)算管理的全面實(shí)現(xiàn)，全面預(yù)算管理與ERP系統(tǒng)體現(xiàn)了相同的管理思想［3］。預(yù)算管理是大中型企業(yè)普遍采用的一種管理模式，它包括全要素、全過程、全方位的預(yù)算，通過預(yù)算為企業(yè)內(nèi)各部門、各崗位提出經(jīng)營目標(biāo)，使之明確自己在預(yù)算年度內(nèi)的努力方向［4］。建立全面預(yù)算管理制度，能夠以成本為基礎(chǔ)，以現(xiàn)金流量為核心，對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施預(yù)算編制、執(zhí)行、分析和考核［5］。2015年是海關(guān)系統(tǒng)施行三年滾動(dòng)預(yù)算的第一年，中期財(cái)政規(guī)劃在國際上已經(jīng)有二十多年的歷史，但是在我國還是一個(gè)新生事物，其有助于解決各級(jí)政府預(yù)算長(zhǎng)期存在的預(yù)算與政策脫節(jié)問題，為系統(tǒng)促進(jìn)公款管理的三個(gè)基本目標(biāo)(可持續(xù)、優(yōu)先性配置和績(jī)效)作出貢獻(xiàn)。預(yù)算是對(duì)財(cái)政收支的計(jì)劃，預(yù)算的管理必須要通過財(cái)務(wù)核算體現(xiàn)出來。借鑒企業(yè)ERP系統(tǒng)中對(duì)于資金管控的手段和理念，對(duì)海關(guān)財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，有助于建立海關(guān)系統(tǒng)的全面預(yù)算管控體系，從而為海關(guān)系統(tǒng)的中期財(cái)政規(guī)劃作出決策輔助。

5.完善財(cái)務(wù)分析與決策支持功能

在現(xiàn)有的海關(guān)財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)基礎(chǔ)上，借鑒ERP系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思路和功能，自動(dòng)生成財(cái)務(wù)報(bào)告及合并報(bào)表，提供多視角的管控報(bào)告，可以有效地為海關(guān)系統(tǒng)各層面的管理部門提供財(cái)務(wù)分析和決策支持。比如，設(shè)置預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度、三公費(fèi)用、人員經(jīng)費(fèi)、辦案經(jīng)費(fèi)、現(xiàn)金使用比率、資金結(jié)余等指標(biāo)，設(shè)置警戒線，可以及時(shí)提醒。同時(shí)可以根據(jù)海關(guān)財(cái)務(wù)工作中的重點(diǎn)問題和不同的管理層級(jí)，建立管理駕駛倉分析體系，形成相應(yīng)的分析指標(biāo)，提供個(gè)性化的多維分析功能。ERP系統(tǒng)使企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)在一定程度上趨于扁平化，信息的共享與傳遞在企業(yè)內(nèi)部形成動(dòng)態(tài)的工作流，創(chuàng)造了良好的內(nèi)部控制環(huán)境;通過信息實(shí)時(shí)、同步的傳遞，有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，對(duì)內(nèi)部控制進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整 ，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)的監(jiān)督與控制［6］。

［1］郭翠梅.CY集團(tuán)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)優(yōu)化研究［D］.青島:中國海洋大學(xué)，2011:21.

［2］朱小雪，邢云翮.ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的發(fā)展［J］.對(duì)外經(jīng)貿(mào)，2012(5):149.

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［5］徐文娟，歐佩玉.ERP系統(tǒng)實(shí)施對(duì)我國企業(yè)會(huì)計(jì)人員角色和技能影響的實(shí)證研究［J］.管理評(píng)論，2013(2):149－160.

［6］黃嵐.淺析ERP系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制［J］.現(xiàn)代物業(yè)，2010(9):48－49.