精細化管理下高校檔案管理工作的機遇與挑戰(zhàn)

盧希

摘 要：高校檔案管理運用精細化管理理念和管理技術(shù)，特別是數(shù)字化檔案館的建設(shè)使檔案精細化管理落實到了實處，檔案管理工作在這樣新的機遇下有了突破性的發(fā)展，同時對檔案管理工作者來說也是新的挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：精細化；檔案管理；機遇；挑戰(zhàn)

檔案管理工作存在于我們生活中的方方面面，小到我們的個人檔案的管理，大到全國人口的戶籍管理，以往手工管理手段面對如今海量的信息只能望洋興嘆，所以引進先進的管理理念與技術(shù)迫在眉睫。精細化管理是一種先進的理念與技術(shù)，它運用嚴謹?shù)墓芾硪?guī)范和信息化管理手段解決了海量的數(shù)據(jù)和以往管理中散漫、難以量化的實際問題。對于這些有保存價值的檔案材料，如何能夠在有效保護的同時，更好地利用其價值成為各級各類檔案管理人員在管理工作中面臨的新挑戰(zhàn)。在這樣的重要轉(zhuǎn)型階段，作為高校的檔案管理工作者，應(yīng)從以下幾個方面進行改進。

一、完善檔案制度

“沒有規(guī)矩，不成方圓?！焙玫墓芾眢w系需要一系列完善的制度來支持。在精細化管理運行的實際過程中，與以往的管理方式與方法難免有一些差異，包括在部門職責、各崗位職責、精細的管理分類制度、考核制度、獎懲制度等方面的區(qū)別。高校檔案館作為檔案管理的主要部門，要在實際運行中統(tǒng)籌處理好這些矛盾，把精細管理層層落實，摒棄落后的管理方式，吸納新的管理觀念，在自身部門制度完善的同時，對各教學院部和職能部門檔案人員的崗位職責也要明確、細化。專職的高校檔案館的工作人員對各種檔案工作流程都較熟悉和規(guī)范，但對于二級學院以及各部門的兼職檔案人員來說，各項事務(wù)還需要用明確的要求和制度來規(guī)范，如歸檔材料的范圍、種類、存放方式、檔案材料等按要求撰寫、按規(guī)范收取、按時間歸檔等都要有專門的制度和規(guī)范來約束，細化的工作流程能明確工作中每一個細小的環(huán)節(jié)。

二、抓住機遇，優(yōu)化技術(shù)

數(shù)字化檔案館是運用數(shù)字化管理手段對檔案進行信息化處理，是當前檔案管理工作的主流，但與其他行業(yè)信息化處理能力和水平相比，檔案信息化水平還有待進一步提高。各大高校正在抓住這一機遇大力推動數(shù)字化檔案館的建設(shè)，利用這一機遇更新管理手段和技術(shù)、爭取充足的資金來推動檔案管理向信息化、開放化邁進。

數(shù)字化檔案館的建設(shè)是一項復(fù)雜的信息化工程，與傳統(tǒng)的檔案管理與利用相比，它給檔案管理工作帶來了新的生機和活力。傳統(tǒng)的檔案管理在檔案歸檔后，保存質(zhì)量不穩(wěn)定，查詢利用率低，不便于開放利用。而數(shù)字檔案館作為一個開放的平臺，各種檔案進行數(shù)字化處理后能夠永久保存和查閱利用，其檔案利用率是以往傳統(tǒng)手段遠遠不能比擬的，其功能強大的信息化處理平臺、高效的訪問速度和高效的利用率都充分體現(xiàn)了檔案管理業(yè)務(wù)與現(xiàn)代管理方法的整合。在今后的發(fā)展過程中，更需要這種傳統(tǒng)與現(xiàn)在相結(jié)合的互動方式。

三、更新管理人才

數(shù)字化檔案管理的建立需要大量的信息技術(shù)人才。根據(jù)當前高校檔案從業(yè)人員的整體情況來看，信息技術(shù)人才較為缺乏，大部分檔案從業(yè)人員都沒有信息技術(shù)背景。所以，培養(yǎng)一支能夠達到信息化建設(shè)需要的高水平人才是保證數(shù)字化檔案館建立和運行的必要條件。在建設(shè)數(shù)字化檔案管理工作團隊時，筆者認為應(yīng)以建設(shè)信息技術(shù)團隊為主，再配以具有多年檔案管理經(jīng)驗的人員，以業(yè)務(wù)需求為指引，在對現(xiàn)有人才進行新知識的培訓基礎(chǔ)上，引進高素質(zhì)的跨學科人才，推動數(shù)字化檔案館的建設(shè)。

四、檔案管理人員應(yīng)具有良好的職業(yè)道德

1.遵循保密原則。“不該說的秘密，絕對不說；不該知道的秘密，絕對不問?！边@是檔案管理人員在工作的過程中必須遵守的檔案保密制度。對于保密類檔案嚴格按照權(quán)限規(guī)定管理查看，杜絕保密檔案泄密的事件發(fā)生。另外，尊重他人個人隱私也是檔案人員應(yīng)具備的基本職業(yè)道德。檔案管理人員在工作過程中會接觸到個人檔案文件，其中包含的個人隱私、以往經(jīng)歷等內(nèi)容切不可違規(guī)公之于眾。

2.注重服務(wù)意識的培養(yǎng)。檔案管理看起來是對各類物體和資料的管理，但在收集檔案和檔案查詢利用的過程中都是要與各類人群有交流的。作為一個窗口服務(wù)型的部門，從業(yè)人員除了在完成自身業(yè)務(wù)工作的同時，好的服務(wù)態(tài)度能影響整個部門的形象。在收集檔案材料時，檔案管理工作者與檔案來源單位是合作關(guān)系，而不是上下級關(guān)系；與來訪人員交流時，對其權(quán)限查詢范圍內(nèi)的要求應(yīng)盡力滿足；與學校其他部門的協(xié)同工作時，檔案管理工作者要認真履行本部門的責任與義務(wù)。

高校檔案精細化管理是一個系統(tǒng)工程，其管理水平的高低是學校有效統(tǒng)籌、各部門積極配合、檔案從業(yè)人員認真工作的共同結(jié)果。目前，各高校數(shù)字檔案館的建設(shè)已初步成形，但距離精細化管理的要求還有一定的距離，還需要大量的檔案工作者對其內(nèi)容和功能進一步完善。

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