醫(yī)院往來賬管理存在的問題與對策

□胡兆禮HU Zhao-li 楊 靈YANG Ling 鄭彩霞ZHENG Cai-xia

醫(yī)院往來賬是指醫(yī)院在醫(yī)療業(yè)務(wù)和經(jīng)營管理活動中與其他單位、個人產(chǎn)生的，以及醫(yī)院內(nèi)部因工作需要與科室、職工之間產(chǎn)生的應(yīng)收、應(yīng)付款項，具體包括應(yīng)收在院病人醫(yī)療款、應(yīng)收醫(yī)療款、其他應(yīng)收款、預付賬款、應(yīng)付賬款、預收醫(yī)療款、其他應(yīng)付款等。往來賬涉及醫(yī)院經(jīng)營的各個方面，往來賬的問題可以反映出醫(yī)院經(jīng)營管理中存在的弱點和缺陷。強化往來賬管理，是做實財務(wù)管理的基礎(chǔ)性工作，是內(nèi)部控制功能的重要體現(xiàn)，有利于盤活醫(yī)院資產(chǎn)、防范財務(wù)風險、提高資金使用效率和真實反映會計信息。

背景簡介

臺州恩澤醫(yī)療中心（集團） 2012年在對中心本級及下屬5家公立醫(yī)院的財務(wù)檢查和外部審計中發(fā)現(xiàn)，各家醫(yī)院往來賬均存在累積時間久、跨期長、清理進度慢、往來關(guān)系復雜和管理簿弱等情況，已成為財務(wù)管理中一個較為突出的問題。為此，中心（集團）在2013年將往來賬清理作為財務(wù)年度重點工作，由中心（集團）領(lǐng)導督辦并多次召開專門會議，針對往來賬管理中存在的問題進行了討論，并分解任務(wù)，落實責任，提出清理進度要求。經(jīng)過專項清理，往來賬管理狀況得到了明顯改善。在此次往來賬專項清理中，共清理了往來款項660筆，涉及金額近1000萬元。筆者結(jié)合此次專項清理，對目前醫(yī)療單位往來賬管理存在的主要問題以及相應(yīng)的改進措施進行探討。

醫(yī)院往來賬管理存在的主要問題

1.記賬信息簡單，分類不規(guī)范。記賬信息簡單，是指往來賬憑證摘要、輔助明細錄入簡單，以及輔助明細信息不全等情況，例如工資發(fā)放退回未具體注明是哪位職工。記賬信息簡單，不能全面直觀的分析了解往來資金的信息需求或出現(xiàn)串戶及一單位多戶現(xiàn)象[1]。

分類不規(guī)范，是指往來款項掛賬沒有統(tǒng)一的標準，例如預付物資款，有時掛在預付賬款，有時又掛在應(yīng)付賬款借方。往來賬分類不規(guī)范，容易出現(xiàn)債權(quán)債務(wù)不明確，會發(fā)生沖賬錯誤，借貸同時掛賬的情況。

記賬信息簡單，分類不規(guī)范，容易造成往來賬信息查詢與梳理困難，結(jié)果導致清理難度大，形成長期掛賬。目前醫(yī)療單位往來賬賬齡在3年以上的大量存在，甚至個別醫(yī)院賬齡在10年以上的也不少。

2.處理主觀，缺乏信息溝通。處理主觀是指財務(wù)人員處理往來賬審批手續(xù)不規(guī)范，憑主觀判斷進行借貸對沖或轉(zhuǎn)壞賬等。缺乏信息溝通，是指財務(wù)人員在記錄往來賬信息時，沒有及時與職能部門或員工進行溝通，不能及時了解往來款項的性質(zhì)與信息，只是簡單地記錄在其他應(yīng)收（付）款項中，導致長期得不到清理，最終形成不明款項。

3.管理不重視，清理不及時。管理不重視，清理不及時，是指醫(yī)院管理層對往來賬管理意識薄弱，對往來賬形成呆賬、壞賬，造成醫(yī)院資產(chǎn)損失的風險認識不足，同時，對往來賬管理缺乏主動性，認為往來賬并不影響醫(yī)院的收入與支出，只是財務(wù)賬務(wù)處理時間的問題，因此將往來賬處理放在次要位置，因而忽視或推遲往來賬的清理工作。另一方面，在日常工作中，有時受月度結(jié)賬時間要求的影響，將部分會計核算業(yè)務(wù)簡單化處理，臨時掛賬，后期又未能及時跟進，日積月累，往來賬金額越來越大，發(fā)生筆數(shù)越來越多，從而造成往來賬管理越來越力不從心，清理難度越來越大。

4.內(nèi)控不健全，制度落實不到位。內(nèi)控不健全，是指一些單位缺少往來賬管理制度和往來賬處理的操作流程，或者說，雖然有往來賬管理制度，但是制度內(nèi)容不夠完善，責任不明確，缺乏可操作性和可考核性。如制度規(guī)定體檢中心負責體檢費用的催收，但是對于發(fā)生體檢費用損失時，又缺乏具體的懲罰措施。

制度落實不到位，是指醫(yī)院雖然制訂了往來賬的管理制度，但是對于制度中規(guī)定的條文往往流于形式，在實際執(zhí)行中并沒有得到落實，缺乏執(zhí)行力。如往來賬管理制度規(guī)定要求編制往來賬賬齡分析表，但是實際工作中，很少有醫(yī)院編制賬齡分析表。

5.特定環(huán)境下形成的往來賬。特定環(huán)境下形成的往來賬，是指醫(yī)院在特定的經(jīng)營背景下，因管理因素或政府行為等原因產(chǎn)生的往來賬款，如醫(yī)院“三產(chǎn)”單位，醫(yī)院內(nèi)部設(shè)立臨時機構(gòu)“眼鏡店”、“咖啡吧”等，基建工程所涉及的政府部門，以及醫(yī)院兼并重組等形式而產(chǎn)生的往來賬款。這一類往來賬往往由于管理政策先行，而后續(xù)操作細則未能及時跟進而產(chǎn)生，清理難度較大，通常需要專項進行清理。

醫(yī)院往來賬管理的改進措施

1. 完整信息，規(guī)范分類。針對往來賬信息不完整，分類不規(guī)范的問題，首先是要詳細摘要信息的錄入，如職工借款，必須要注明是某位職工以及借款用途，往來賬摘要要能表述經(jīng)濟事項的工作過程，其次，往來賬分類一般按項目、單位或個人設(shè)置明細賬，涉及往來單位必須要全稱，避免一單位多名稱造成多頭掛賬，然后，對于相同經(jīng)濟事務(wù)的會計處理要有延續(xù)性，不能隨意變換。

2.加強溝通，客觀處理。針對處理主觀，缺乏信息溝通的問題，關(guān)鍵在于財務(wù)人員，要能主動聯(lián)系業(yè)務(wù)的經(jīng)辦人員、相關(guān)部門進行溝通，做到業(yè)務(wù)信息的及時反饋及判斷。如財務(wù)收到財政、科技部門的撥款時，要及時與科教、醫(yī)務(wù)等部門聯(lián)系，明確撥款的用途。加強溝通，減少不明業(yè)務(wù)事項，是減少往來賬產(chǎn)生的最有效的途徑，但這一事項的關(guān)鍵在于培養(yǎng)財務(wù)人員的工作主動性與責任心。

3.提高意識，及時反饋。為了提高醫(yī)院管理層對往來賬事項的重視，財務(wù)部門必須要主動匯報往來賬的管理狀況，要讓管理層認識到，往來賬不僅是賬務(wù)處理時間的問題，更是涉及醫(yī)院資產(chǎn)安全、財務(wù)風險的大問題。為了掌握往來賬的變動情況，以及能及時地發(fā)現(xiàn)異常往來業(yè)務(wù)，財務(wù)部門需要定期編制往來賬賬齡分析表。建立賬齡分析表，能讓管理者和財務(wù)人員較直觀地了解往來賬業(yè)務(wù)，同時，這也是推進往來賬管理的常規(guī)動力，因為財務(wù)主管或是主辦會計為了賬齡分析表的“美觀性”，肯定會產(chǎn)生一種有意識地加強往來賬管理的主動性和責任心。

4.健全內(nèi)控，落實制度

4.1 健全內(nèi)控。健全內(nèi)控制度，是強化往來賬管理的根本途徑。涉及往來賬管理的內(nèi)控內(nèi)容主要有：（1）現(xiàn)金管理。嚴格現(xiàn)金管理制度，盡量減少借支，會議差旅費等必須逐筆借支。（2）備用金。建立備用金領(lǐng)用和報銷制度，備用金年終必須收回，次年再借。（3）欠費管理。病人欠費情況下的費用發(fā)生，需建立財務(wù)、醫(yī)務(wù)、院長等分級授權(quán)制度。同時，設(shè)立專人專職負責病人欠費管理。（4）定期編制賬齡分析表，定期分析。（5）建立壞賬審批流程。（6）票據(jù)管理。對于涉及收入的票據(jù)要跟蹤管理，確保收入及時入賬。（7）對賬。建立定期對賬制度，以防賬實不符。

4.2 落實制度。落實往來賬管理制度,必須先建立往來賬管理制度。往來賬管理制度要明確工作流程，強化責任。如明確財務(wù)部每月編制在院病人和出院病人欠費情況報表報送醫(yī)務(wù)部，預付賬款報表報送采購部門，體檢收入欠費報表報送體檢中心，涉及其他應(yīng)收、應(yīng)付往來款報表報送相關(guān)部門，同時，醫(yī)務(wù)部負責在院病人與出院病人欠費的管理，體檢中心負責體檢費的收取與清欠工作，采購部門負責醫(yī)院預付賬款及應(yīng)付賬款等往來款的管理等。

為了提高制度的執(zhí)行力，管理制度還需要完善的考核獎罰細則，實現(xiàn)誰經(jīng)辦誰負責。并將管理結(jié)果納入部門、個人責任考核范圍，并與績效獎金聯(lián)系。如對超過三個月以上的應(yīng)收體檢費、檢驗費、篩查費等欠費，可根據(jù)往來款管理規(guī)定編報扣除科室獎金清單，報送領(lǐng)導審批，審批后提交相關(guān)部門實施。另外，對往來款清理工作完成情況較好的個人或部門也應(yīng)酌情給予適當獎勵。

4.3 細化職責。細化職責，主要是指明確財務(wù)人員往來財務(wù)的核算和催收的工作職責。

收入會計主要負責應(yīng)收醫(yī)療款中的醫(yī)?？睢Ⅲw檢費、出院病人欠費、病人預交款、協(xié)議單位醫(yī)療費、干部保健醫(yī)療費等醫(yī)療費用的核算，對超過三個月的未收款項應(yīng)督促相關(guān)部門或責任人進行催收。

支出會計主要負責預付賬款的核算，對超過一個月的預付款項如設(shè)備（三個月）采購、材料采購、預訂圖書款等尚未結(jié)算的預付款要及時通知相關(guān)人員進行核對，取得相應(yīng)發(fā)票或做好相應(yīng)催收記錄。

主辦會計主要負責其他應(yīng)收款中的院外往來（如房租、水電費、篩選費等院外往來款、財政往來）、其他應(yīng)付款中院外往來（如各種押金、質(zhì)保金）的核算，同時，協(xié)調(diào)和督促收入會計、支出會計、出納做好往來款項的結(jié)算工作。

出納負責其他應(yīng)收款中的院內(nèi)個人往來的催收，對于院內(nèi)職工借款需在公事結(jié)束后半個月（進修、其他特殊情況除外）內(nèi)進行結(jié)算，同時，協(xié)助收入會計負責應(yīng)收醫(yī)療款中的體檢費、檢驗費等收入款項的催收工作。

與此同時，以上各類人員需按月、按季分別編制相應(yīng)往來款項賬齡分析表。對于超過三年以上確實無法收回的或無法支付的往來款項，在年底整理申報資料，提出處理建議并報領(lǐng)導審批進行壞賬處理。

5.細則跟進，專項清理。對于在特定背景下的產(chǎn)生業(yè)務(wù)往來，必須要及時地跟進操作細則，以免因業(yè)務(wù)先行，而財務(wù)處理滯后，造成既定事實的往來賬。例如筆者所在單位，前期因重組成立醫(yī)療集團，各醫(yī)院間隨即出現(xiàn)大量的物資調(diào)撥，同時，集團內(nèi)無統(tǒng)一的物資調(diào)撥規(guī)定，期間因流程不合理、手續(xù)不規(guī)范等情況，形成了院區(qū)間物資出入庫金額不相符的狀況，結(jié)果使得往來賬清理難度非常大。對于此類的往來賬清理，必須要集中力量進行專項清理。

6.內(nèi)外審計，促進管理。與此同時，為了強化往來賬的管理，需要通過內(nèi)外部審計的監(jiān)督來促進往來賬工作的改進。外部專業(yè)審計會對醫(yī)院內(nèi)部控制程序設(shè)計、對風險進行充分評估，通過抽樣審計等審計手段，發(fā)現(xiàn)醫(yī)院業(yè)務(wù)流程問題、財務(wù)數(shù)據(jù)是否真實[2]。內(nèi)部審計可通過對賬務(wù)的常規(guī)審計，以及其他事項專項審計，發(fā)現(xiàn)內(nèi)控制度是否完善、結(jié)算秩序是否存在缺陷。

通過內(nèi)外部審計的監(jiān)督與建議，可以有效地促進醫(yī)院管理層和相關(guān)部門給予財務(wù)部門支持、配合進行往來賬的管理，因為只靠單獨財務(wù)部門是無法實現(xiàn)對往來賬的有效管理的。

1 李俊磊.對醫(yī)院往來賬管理的思考[J].中國中醫(yī)藥現(xiàn)代遠程教育，2010,8(9)：77-78

2 劉玲.經(jīng)濟業(yè)務(wù)中關(guān)于加強往來賬管理的幾點思考——以醫(yī)院為例[J].中國集體經(jīng)濟，2012,(27)：138-139