我國電子文件法律效力的影響因素及其強(qiáng)化對(duì)策分析

李 明

湖南城建職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖南 湘潭 411101

電子文件是紙質(zhì)文件發(fā)展到一定程度為適應(yīng)檔案信息化發(fā)展的一種新型的信息記錄形式，它給人們的工作、生活帶來了極大便利的同時(shí)也因其自身信息安全性、穩(wěn)定性等因素削弱了電子文件的法律效應(yīng)，電子文件法律效力的認(rèn)可度明顯低于紙質(zhì)文件法律效力。

一、電子文件法律效力的影響因素

(一)影響電子文件法律效力的內(nèi)在因素

一方面，來自于電子文件內(nèi)容的原有屬性問題。電子文件內(nèi)容本身易修改(同一份電子文件也可在各種不同儲(chǔ)存設(shè)備中儲(chǔ)存，因而其內(nèi)容本身被修改的可能性大)、內(nèi)容形式易于變化(電子文件的格式、軟件的升級(jí)等技術(shù)手段均可以引起電子文件內(nèi)容形式的變化)、內(nèi)容字跡可變更性(電子文件的內(nèi)容字跡是可以隨意變更的，在法律認(rèn)證的文件的原始唯一性上，而電子文件是很難從字體、字號(hào)、版式上辨別其原有屬性);另一方面，來自于電子文件的應(yīng)用管理方式。電子文件由于存儲(chǔ)載體的不確定(電子文件由于其可以隨意將內(nèi)容復(fù)制粘貼任意儲(chǔ)存變換載體形式，因而其原始屬性難以保證)、電子文件所處環(huán)境的不確定(電子文件所處環(huán)境也存在很多不安全因素，如存儲(chǔ)設(shè)備故障、病毒侵入等因素均可能破壞電子文件內(nèi)容的原有屬性)、電子文件管理制度與方法的不完善(電子文件作為一種新型的信息記錄形式，其管理制度與方法仍存在很多的弊端，至今我國尚未形成一套完善的電子文件標(biāo)準(zhǔn)化管理方法)。

(二)影響電子文件法律效力的外在因素

通常情況下，電子文件法律效力低于紙質(zhì)文件法律效應(yīng)，這不僅與電子文件的原有屬性與特點(diǎn)有關(guān)，而且與信息行業(yè)的發(fā)展(電子文件本身安全風(fēng)險(xiǎn)的降低有賴于信息行業(yè)技術(shù)的革新發(fā)展與進(jìn)步)、相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)范(在影響電子文件法律效力的外在因素中，法律的規(guī)范與政策的支持是非常重要的，但法律支持電子文件的法律效力也要建立在政策支持，電子文件各項(xiàng)法規(guī)、管理均規(guī)范化的前提之下，只有當(dāng)電子文件管理各方面都規(guī)范合理了，電子文件在法律上的效力才會(huì)得到進(jìn)一步認(rèn)可)、人們對(duì)電子文件的接納程度(當(dāng)提到文件，人們往往第一時(shí)間想到的卻僅僅是紙質(zhì)文件，大多數(shù)人只認(rèn)可紙質(zhì)文件，并將“紙質(zhì)文件作為信息記錄的主要載體”)等外在因素有關(guān)。

二、強(qiáng)化電子文件法律效力的措施

(一)加強(qiáng)信息技術(shù)的創(chuàng)新與實(shí)踐，確保電子文件的真實(shí)與完整

對(duì)于電子文件來說，保證其本身內(nèi)容的真實(shí)與完整是至關(guān)重要的，這也是保障電子文件法律效力的根本之道，這就需要加強(qiáng)元數(shù)據(jù)等信息技術(shù)的創(chuàng)新與實(shí)踐。(1)利用元數(shù)據(jù)與背景信息的管理，確保電子文件的原有屬性。元數(shù)據(jù)能夠忠實(shí)記錄電子文件的形成等整個(gè)管理過程，不僅可以確保其文件的原有屬性，也可以判斷電子文件在進(jìn)行法律認(rèn)定時(shí)與其原始信息內(nèi)容是否一致。而通過對(duì)背景信息的管理，能夠監(jiān)控電子文件的整個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)流程，確保電子文件在各項(xiàng)工作中的正常記錄與存儲(chǔ)。因此，結(jié)合元數(shù)據(jù)與背景信息的實(shí)際功用，我們可以充分利用對(duì)元數(shù)據(jù)和背景信息的管理來確保電子文件法律效力。(2)加強(qiáng)電子文件的應(yīng)用管理，確保電子文件的正常運(yùn)行。及時(shí)為電子文件配備合適的系統(tǒng)環(huán)境，能有效避免系統(tǒng)的不兼容，在系統(tǒng)升級(jí)或更新時(shí)提前做好電子文件的格式轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)、歸檔、加密、解密等工作。(3)加強(qiáng)信息安全技術(shù)創(chuàng)新與實(shí)踐，確保電子文件的安全。需加強(qiáng)信息安全技術(shù)的創(chuàng)新與實(shí)踐，采取有效的安全技術(shù)保障措施，以防范黑客攻擊、病毒入侵，加強(qiáng)反病毒軟件、防火墻等技術(shù)的研究。

(二)加強(qiáng)法律法制建設(shè)，提升電子文件的法律效力

電子文件的法律效力最終還應(yīng)專門的法律來對(duì)電子文件進(jìn)行界定，加強(qiáng)電子文件的法律法制建設(shè)。(1)加快電子文件的立法工作，確認(rèn)電子文件的法律效力。目前，我國僅發(fā)布了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》國家標(biāo)準(zhǔn)，該標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生，具有保存價(jià)值電子文件的形成、積累、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、利用的一般方法，對(duì)電子文件的管理應(yīng)用提供了較為詳實(shí)的參考。2003年頒布的《電子簽章條例》也首次確認(rèn)了電子文件與電子簽章的法律效力，而2005年正式頒布實(shí)行的《電子簽名法》則成為了“中國首部真正意義上的信息化法律”，對(duì)電子簽名做出了法律明文規(guī)定，也為電子文件管理法制化提供了基本依據(jù)。在《檔案法》中也明文規(guī)定國家檔案館所保管的電子文件具有法律效力是可行的，但專門針對(duì)電子文件的立法還未有出臺(tái)。(2)修改完善現(xiàn)行法律法規(guī)，提升電子文件的法律效力。目前我國已有法律法規(guī)規(guī)定的傳統(tǒng)證據(jù)類型中，還未有完全認(rèn)定電子文件的法律效力，這與當(dāng)時(shí)制定這些法律法規(guī)的時(shí)代發(fā)展和科學(xué)技術(shù)水平的有關(guān)，而根據(jù)現(xiàn)在的情況來說，完全可以結(jié)合實(shí)際工作在已有立法的基礎(chǔ)上對(duì)相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行修訂和完善，明確電子文件的法律地位，并制定法律法規(guī)相配套的切實(shí)可行的電子文件相關(guān)法規(guī)及細(xì)則。

(三)合理有效整合資源、加大投入與宣傳，加強(qiáng)電子文件的法制建設(shè)

電子文件的法制建設(shè)離不開檔案的信息化建設(shè)，無論是檔案、信息平臺(tái)的建設(shè)還是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫等建設(shè)，都需要大量的人力、物力、財(cái)力的投入。(1)加強(qiáng)政府對(duì)電子文件的法制管理與重視程度，加大對(duì)電子文件的資金投入力度。(2)合理有效整合資源，加強(qiáng)社會(huì)化合作。有效吸收優(yōu)質(zhì)資金投入到電子文件的法制建設(shè)中來，拓寬資金來源渠道，提升電子文件的社會(huì)與經(jīng)濟(jì)效益。(3)加大對(duì)電子文件的編研工作。加大對(duì)電子文件的開發(fā)與利用，根據(jù)對(duì)電子文件相關(guān)產(chǎn)業(yè)的需求構(gòu)建獨(dú)特的電子文件相應(yīng)產(chǎn)品，將電子文件的法律效力與電子文件的知識(shí)產(chǎn)權(quán)有效結(jié)合。同時(shí)，加強(qiáng)相應(yīng)的理論與實(shí)踐應(yīng)用研究，為電子文件的法律效力提供論證依據(jù)。(4)重視專技人員的培養(yǎng)，促進(jìn)技術(shù)的交流與共享。拓寬專技人員的培養(yǎng)領(lǐng)域，采用多渠道培養(yǎng)具有綜合職業(yè)能力與法律化、信息化的專業(yè)復(fù)合型人才，同時(shí)，不斷促進(jìn)各部門間的技術(shù)交流與共享以達(dá)到優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。(5)加強(qiáng)電子文件法律法規(guī)的相關(guān)宣傳力度，提高民眾對(duì)電子文件的利用與認(rèn)可程度，提高電子文件的法律效力。

(四)加強(qiáng)跨區(qū)域部門間合作與授權(quán)，推進(jìn)電子文件的法律認(rèn)證體系建設(shè)

當(dāng)前，電子文件實(shí)現(xiàn)法律效力主要通過兩種方式，一種是通過文件制發(fā)單位按照法定程序來確保電子文檔的法律效力，另一種是通過授權(quán)第三方(如檔案館等公共機(jī)構(gòu))賦予電子文件的法律效力。在過去傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件時(shí)代，若當(dāng)事人要取得完全有法律效力的文件就必須取得發(fā)文單位的主管簽名并加蓋公章，這種方式不但手續(xù)繁瑣而且效率低下，也容易受到人為因素干擾，而隨著信息技術(shù)的發(fā)展加強(qiáng)跨區(qū)域部門間合作與授權(quán)則能夠改變這種局面。權(quán)利相關(guān)認(rèn)證部門可通過簽署法律形式認(rèn)證文件將已具有法律效力的官方電子文件授予檔案館等公共機(jī)構(gòu)的第三方，民眾只需要對(duì)公共機(jī)構(gòu)中的電子檔案進(jìn)行查詢，由該第三方機(jī)構(gòu)對(duì)電子文件進(jìn)行認(rèn)定后即可確認(rèn)其法律效力，這樣既簡(jiǎn)化了電子文件法律認(rèn)定的工作流程又避免了人為干擾維護(hù)了法律公正。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，民眾已可以足不出戶通過電子簽章等技術(shù)的支持在政府的信息公開網(wǎng)站查閱就獲得到關(guān)乎自身利益的具有法律效力的信息。因此，各區(qū)域部門間應(yīng)加強(qiáng)合作與授權(quán)，構(gòu)筑法律的電子政務(wù)平臺(tái)，整合各類信息資源，促進(jìn)電子政務(wù)信息的公開與共享，通過法律的電子政務(wù)平臺(tái)的認(rèn)證授權(quán)，確保電子文件的法律效力，推進(jìn)電子文件的法律認(rèn)證體系建設(shè)。

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