對人民法院電子文檔管理的幾點認識

●黃愛華 王欣

對人民法院電子文檔管理的幾點認識

●黃愛華 王欣

日新月異的信息技術，方興未艾的知識經(jīng)濟，洶涌而來的大數(shù)據(jù)浪潮賦予了檔案更加豐富而深刻的內涵，檔案工作職能及其管理得到了前所未有的延伸和拓展。大數(shù)據(jù)時代的到來，傳統(tǒng)紙質卷宗靜態(tài)管理方法已經(jīng)無法處理。大量的信息和更為復雜的檔案文件，已經(jīng)顯得不堪重負，而電子科技的發(fā)展使得電子檔案應運而生，電子檔案的到來，有效的緩解了檔案信息量大、容易丟失等諸多問題。

一、 電子檔案管理的基本概述

所謂的電子檔案的管理就是在傳統(tǒng)的檔案管理經(jīng)驗和形式上，電子檔案文件和紙質檔案相結合，采用先進的計算機和網(wǎng)絡技術，具有針對性的汲取文字信息，將文字信息以計算機為載體，從而進行文件的管理，實現(xiàn)高效、快捷的管理模式。電子文件檔案化管理采用先進的網(wǎng)絡技術和信息化理念，大大提高了檔案利用與管理水平。

近幾年來，電子信息技術飛速發(fā)展，辦公自動化、網(wǎng)絡化以及全球化日趨完善，電子化管理日漸替代大量繁冗的辦公行文，來往函件，隨著先進的技術和管理理念產(chǎn)生了電子文檔。而法院檔案工作的社會化趨勢明顯加強，檔案的服務功能越來越得以發(fā)揮，以山東省高院檔案科為例，2011年之后的檔案全是電子檔案和紙質檔案并存，方便當事人查閱，而2011年之前的，都是紙質檔案，與電子檔案相比利用較低。2013和2014年的檔案利用，兩年接待當事人查閱卷宗34348余人，查閱內容涉及民事、刑事、行政、執(zhí)行等各個方面，尤以民商事居多。目前檔案利用群體，檔案利用目的已經(jīng)逐步向多元化發(fā)展，電子檔案的利用越來越廣泛。但是現(xiàn)階段，我國各級法院的電子檔案發(fā)展并不完善，不同地區(qū)之間有著很大的差異，有的偏遠縣區(qū)甚至沒有建立電子檔案，需要不斷完善，尋求更好地發(fā)展，才能有效地利用檔案。

二 電子檔案管理的優(yōu)勢及存在問題

(一)與傳統(tǒng)紙質卷宗相比，電子檔案有以下幾方面的優(yōu)勢

1.存儲、查詢方便快捷

傳統(tǒng)的檔案管理主要是采用手工方法進行檔案的上架、排架、修復、查閱、借還等工作；根據(jù)檔案的實體的八防工作需要，還需要對檔案庫房進行定期巡查、溫濕度檢查，館藏檔案盤查等工作。電子檔案不需要紙質檔案那么龐大的存儲空間。利用者用自己的計算機就可以查找檔案資料，也可以委托法院系統(tǒng)查找、打印、直接傳送或者復制傳送資料等。檔案管理機構外的利用者在經(jīng)過審核、授權后通過互聯(lián)網(wǎng)也可以查閱數(shù)據(jù)中心有關的檔案資料。

2.信息較完備

傳統(tǒng)紙質檔案是被動的、靜態(tài)的、孤立的，而電子檔案不僅可以包括文字材料，還包括多媒體信息，視頻資料、音頻資料、聲像等等，而傳統(tǒng)的紙質檔案，只有枯燥的文字信息。

運用電子檔案信息管理，文字、圖片、視頻、音頻等材料彼此可以鏈接訪問，而傳統(tǒng)的紙質檔案無法做到，僅有文字信息，必須另外檢索查詢。借助先進的超鏈接技術，例如在查閱某件電子檔案時，可以更加高效便捷地獲取相關信息，使檔案的生命獲得延續(xù)和發(fā)展。

3.時效性強

紙質檔案從產(chǎn)生、入庫，經(jīng)過處理到可供檢索需要一個相對漫長的時間，而電子檔案則不同，運用相關系統(tǒng)，更加高效，使得檔案工作擺脫了只能提供“歷史”信息的困局。社會上需要查詢到歷史卷宗以及最新、最近檔案的需求量很大，使用者對檔案的時效性提高的呼聲一直很高，而電子檔案的產(chǎn)生正好解決了這一紙質卷宗無法解決的問題。

4.效率高，速度快

快速查閱相關檔案資料，大大提高了工作效率。電子檔案的產(chǎn)生，可以從傳統(tǒng)的手工編目和查詢等工作中解脫出來，有利于推動檔案事業(yè)的發(fā)展。電子檔案實現(xiàn)了資源共享?？僧惖貙崟r為利用者提供電子檔案信息，打破了傳統(tǒng)利用方式和時空局限，并可多人在各自計算機上同時查找利用同一份電子檔案，大大提升了檔案利用服務的總體水平。

(二)電子文檔在管理上遇到的問題

吳寶康教授曾說：“對于利用問題，檔案部門先提到‘利用’，后來提到‘開放’，當現(xiàn)在有提到開發(fā)。我認為從利用導開放，到開發(fā)，這是對檔案問題認識的深化與發(fā)展。”從目前總體上來看，我國的電子檔案管理水平仍處于初級階段，不僅有技術問題，還有制度方面的原因。很多辦公自動化系統(tǒng)設計時沒有專門的的檔案工作者參與進來，或者因為檔案工作者缺乏相關知識無法參與意見，使得電子文檔從生成到歸檔存在很多的問題。有的電子檔案管理不嚴密，存在易更改性，改后不留任何痕跡。對于法院檔案來說，這是一個相當大的隱患，一旦發(fā)生，后果不堪設想。電子檔案實“打破時間和空間”的限制，使得檔案管理更加方便，當事人及其委托代理人閱卷也更加方便。但電子檔案對設備的依賴性和與載體的相互分離性，直接影響著電子檔案的真實性、可靠性和完整性。法院檔案是真實的審判記錄，是重要的歷史資源，它代表著國家司法的公平與正義，檔案的原始性不容更改，必須還原歷史，而電子檔案會遇到計算機黑客的的刪除、更改等等，它具有一定的安全隱患，這是不容忽視的，也是我們電子檔案管理的關鍵所在。

三 加強檔案電子信息建設，推進科學化管理

法院的檔案工作者要規(guī)范借閱檔案手續(xù)，做好檔案利用工作。對于符合條件應該給予查檔的熱情服務，盡快予以查檔，避免出現(xiàn)查檔人為查找一份檔案，跑好幾趟法院的情況。但在為當事人提供服務的同時，對于法律涉及國家秘密、個人隱私、商業(yè)秘密的檔案一定要注重保護，嚴格把關，切實做到司法為民的同時，以法律為依據(jù)，推進科學化管理。

(一)促進電子檔保護管理與紙質卷宗優(yōu)勢互補，共同發(fā)展

電子文檔，在相當一段時間里將會與紙質卷宗共存，先紙質卷宗與電子文件的特點不同，決定了只有同時管理才能揚長避短，優(yōu)勢互補。傳統(tǒng)紙質檔案保護時間周期短，而且容易毀壞，一旦丟失很難恢復等等，存在很多問題，不斷走向沒落，同時新興的電子檔案在不斷發(fā)展過程中還需不斷完善，因此要想完整保護好法院審判活動的原始記錄需要突破單一的管理保護策略，形成一種“雙軌制”管理體系，也就是說雙規(guī)歸檔，但是二者不是獨立地，都是依賴于電子文件和紙質檔案的相互對應互為前提的。

與傳統(tǒng)紙質卷宗檔案相比，電子檔案的優(yōu)勢在于快速檢索與利用，但是由于計算機應用水平、先進程度以及電子文檔的保存壽命等原因，決定著電子文件取代紙質卷宗需要很長一段時間。他們既互相獨立，各自發(fā)展，又相互依存，互相影響。一方面，電子文件以紙質檔案為依據(jù)，確保紙質檔案的長期保存，不斷得到開發(fā)和利用、更深。另一方面，紙質文件的管理促進電子文檔管理的完善，雖然兩種管理方法有許多不同之處，但其管理目標一致。電子文檔與紙質文檔的管理相互借鑒，互補長短，兩種管理方法分屬靜態(tài)管理與動態(tài)管理，可以逐步融合為一套新的檔案管理辦法，突破單一的管理模式，使電子檔案保護管理與紙質卷宗協(xié)調發(fā)展。

(二)加強硬件設施建設，服務為民

檔案管理是一門綜合性的科學，如何搞好這項工作，除了人的因素外，還有設備的因素。由于檔案管理的特殊性，所以檔案的保存在防蟲、防潮、防火等方面有著更高的要求，同時，也要求檔案在查詢時更方便，更快捷。對檔案實行人工管理的同時，要充分利用現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，對案卷進行微機化管理，有條件的要數(shù)字化。對各類卷宗要全部輸入微機，實行微機檢索，既方便查閱，服務當事人，又便于進行管理，切實做到司法為民。

(三)建立完善管理制度，實施文檔安全管理全覆蓋

檔案工作是一門實踐性很強的工作，面對日益繁重的檔案查詢需求，既顯現(xiàn)出了法律法規(guī)和制度上的不足，也顯現(xiàn)出了在實際操作中的欠缺。這些不足給我們的檔案工作帶來了諸多不便，有些甚至引起了群眾的不滿。解決問題的辦法，一是不斷加強自身的學習，在工作中摸索出行之有效的方法；二是加強交流，不斷吸取外部的先進管理方法，結合本地區(qū)的相關情況，完善相關制度，盡快出臺一套檔案管理服務方面的規(guī)定，以更好地保護檔案信息的安全。

(四)加強檔案管理隊伍建設，深化思想認識

提高道德素質以及檔案管理隊伍素質，加強專職檔案人員培訓，邀請上級檔案部門領導指導培訓，主動向檔案工作先進法院學習，拓寬思路，固強補弱。新的形勢下，檔案工作已不能僅僅滿足于檔案有人管，查檔有人拿，歸檔有人收的狀態(tài)。面對日益增長的查檔需求，僅僅依靠人工調閱是不夠的，這就需要法院的檔案工作者具有一定的法律知識和計算機知識，還要有較強的責任心和較高的檔案資料的檢索能力，以適應當前檔案管理工作的需要。在配備檔案管理人員時，應注重把知識豐富、責任感強的一些年輕人充實到檔案工作隊伍中來，培養(yǎng)一批業(yè)務能力強、政治水平高的檔案服務隊伍。

總之，檔案是人類各種活動記錄最真實，最可靠，最具有權威性的一種憑證。加強檔案信息化建設，形成電子文檔的高效管理，是信息化時代的必然要求。法院檔案的管理應跟上信息化的要求，為當事人提供更便捷的服務。

(作者單位：山東省高級人民法院)

責任編校：劉曉華