糧油加工企業(yè)內(nèi)部控制實(shí)施初探

（中央儲(chǔ)備糧上海直屬庫 上海200241）

一、糧油加工行業(yè)的特點(diǎn)

糧油食品關(guān)乎國計(jì)民生，糧油加工行業(yè)的健康發(fā)展是社會(huì)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)?，F(xiàn)階段，我國糧油加工行業(yè)具有以下特點(diǎn)：（1）行業(yè)競爭激烈，行業(yè)集中度不高，進(jìn)入門檻低，跨國企業(yè)、大型國有企業(yè)和小規(guī)模私營企業(yè)并存，行業(yè)毛利率相對(duì)較低。（2）產(chǎn)品具有重量或體積較大、價(jià)值較低、毛利率低的特點(diǎn)，一般不適于采用線上銷售的模式，商超渠道是糧油食品的主要銷售渠道，商超企業(yè)獨(dú)特的進(jìn)貨、銷售、退貨模式對(duì)糧油加工企業(yè)具有很大影響。（3）產(chǎn)品、半成品可食用，易攜帶，容易發(fā)生偷盜事件。（4）原材料、產(chǎn)成品保質(zhì)期限較短，易變質(zhì)，對(duì)原材料采購、產(chǎn)成品銷售提出了很高的時(shí)效要求。（5）原材料及產(chǎn)成品一般屬于大宗商品，存貨管理難度較大，單位管理成本相對(duì)較高。

二、糧油加工企業(yè)的關(guān)鍵控制活動(dòng)

（一）重要管理權(quán)限垂直化

近年來，隨著食品安全事件不斷發(fā)生，國家有關(guān)部門也日益重視食品安全問題，陸續(xù)出臺(tái)了更為嚴(yán)格的食品安全措施，并啟動(dòng)了《食品安全法》的修訂工作，試圖通過增加經(jīng)營者違法成本和監(jiān)管者的監(jiān)管責(zé)任，迫使食品企業(yè)和有關(guān)部門不敢枉為。糧油加工企業(yè)也日益認(rèn)識(shí)到食品安全的重大責(zé)任，加大了對(duì)企業(yè)食品安全的控制力度，健全了食品安全方面的控制措施，其中之一就是組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化和關(guān)鍵管理職能的垂直化。

目前很多規(guī)模較大的糧油加工企業(yè)都采取董事會(huì)（下設(shè)戰(zhàn)略、薪酬、審計(jì)等委員會(huì)）、監(jiān)事會(huì)、管理層的治理結(jié)構(gòu)，而管理層下設(shè)不同的事業(yè)部和職能部門，職能部門與事業(yè)部權(quán)力平行。總部職能部門對(duì)事業(yè)部下屬重要職能部門實(shí)施職能部門垂直管理和事業(yè)部雙重管理的管理模式，當(dāng)二者指令發(fā)生沖突時(shí)，規(guī)定要以上級(jí)職能部門的意見為主。比如，為加強(qiáng)對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量和安全生產(chǎn)的控制，品控部門和安全管理部門直接由總部相應(yīng)部門委派人員駐廠管理，根本不受工廠控制，保證了品控和安全生產(chǎn)的獨(dú)立性，有效保障了糧油產(chǎn)品的質(zhì)量和安全生產(chǎn)。

（二）強(qiáng)化集團(tuán)財(cái)務(wù)管控

1.實(shí)施財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人委派制度。實(shí)施財(cái)務(wù)總監(jiān)集團(tuán)委派制度是企業(yè)降低委托－代理風(fēng)險(xiǎn)的一項(xiàng)重要措施，是降低子公司總經(jīng)理和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人合謀風(fēng)險(xiǎn)的主要手段。財(cái)務(wù)總監(jiān)委派制的核心是保證財(cái)務(wù)總監(jiān)的獨(dú)立性，這種獨(dú)立性主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是人事關(guān)系獨(dú)立，財(cái)務(wù)總監(jiān)由集團(tuán)任命，獨(dú)立于子公司總經(jīng)理；二是經(jīng)濟(jì)關(guān)系獨(dú)立，財(cái)務(wù)總監(jiān)由上級(jí)公司考核，薪酬發(fā)放數(shù)額由總部決定；三是職權(quán)獨(dú)立，財(cái)務(wù)總監(jiān)有獨(dú)立的職權(quán)和明確的責(zé)任關(guān)系，負(fù)責(zé)對(duì)子企業(yè)全體會(huì)計(jì)人員的管理。只有確立了財(cái)務(wù)總監(jiān)對(duì)會(huì)計(jì)人員的絕對(duì)主導(dǎo)權(quán)，才能確保財(cái)務(wù)總監(jiān)職權(quán)的有效履行。財(cái)務(wù)總監(jiān)的主要職責(zé)是監(jiān)督企業(yè)經(jīng)營者和企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng)，參與企業(yè)重大決策，但一般不干涉企業(yè)正常經(jīng)營活動(dòng)，與企業(yè)經(jīng)營者職權(quán)相互分離，相互制衡。

2.審批權(quán)限上移。糧油加工企業(yè)采購活動(dòng)具有采購批次多，單次采購數(shù)量小的特點(diǎn)，為控制采購權(quán)限濫用，有些企業(yè)甚至完全上收下屬企業(yè)資金支付審批權(quán)。上收審批權(quán)限雖然可以有效降低費(fèi)用開支的隨意性，但對(duì)采購價(jià)格的控制效果并不一定理想，因?yàn)橐话闱闆r下上級(jí)審批者并不能深入當(dāng)?shù)亓私庠牧鲜袌?chǎng)的真實(shí)情況，再加上農(nóng)產(chǎn)品原材料的多樣性和可替代性，原材料采購的議價(jià)空間很大，這就決定了采購人員有很多自己把控的空間，所以上收審批權(quán)限并不能確保采購價(jià)格的合理性，反而有可能減輕下級(jí)的審批責(zé)任。較為合理的方式是在總部成立采購委員會(huì)，由采購經(jīng)驗(yàn)豐富的人員組成，共同協(xié)商采購價(jià)格的高低。

上收審批權(quán)限的另一方面是費(fèi)用報(bào)銷集團(tuán)統(tǒng)一審批制度。每筆費(fèi)用按照集團(tuán)統(tǒng)一審批程序，按權(quán)限逐級(jí)審批，少一個(gè)程序無法報(bào)銷，有的企業(yè)甚至需要七、八級(jí)審批程序，對(duì)基層事業(yè)部管理人員形成一定的心理威懾，雖然降低了審批效率，但卻有效減少了跑冒滴漏和違規(guī)報(bào)銷的情形。

3.實(shí)施資金集中管控。集團(tuán)實(shí)施嚴(yán)格的資金日預(yù)算和零余額管理，各事業(yè)部資金每日下午固定時(shí)間將賬戶資金余額自動(dòng)歸集到集團(tuán)資金池，每日需要資金時(shí)，也在下班前上報(bào)預(yù)算，集團(tuán)批準(zhǔn)后第二天上午撥付到指定賬戶。真正做到了“收支兩條線”，提高了資金使用效益，也有效防控了資金風(fēng)險(xiǎn)。

4.制定嚴(yán)格的賒銷預(yù)付辦法。集團(tuán)總部對(duì)工廠的采購和銷售業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一控制，貿(mào)易部門的購銷業(yè)務(wù)受集團(tuán)相應(yīng)的專業(yè)總監(jiān)和工廠總經(jīng)理的雙重監(jiān)管和指導(dǎo)。一是對(duì)純貿(mào)易商實(shí)施嚴(yán)格的不予賒銷預(yù)付政策，對(duì)國際知名企業(yè)和國內(nèi)中字頭的部分企業(yè)，允許一定額度的賒銷預(yù)付；二是對(duì)終端客戶實(shí)行分類管理，對(duì)國內(nèi)大型、著名的優(yōu)質(zhì)終端客戶，由集團(tuán)總部每年下達(dá)名錄并確定賒銷額度；對(duì)中小規(guī)模的客戶，與工廠常年合作的優(yōu)質(zhì)終端客戶，由工廠根據(jù)考察情況，每年上報(bào)調(diào)整名錄及最大賒銷額度，報(bào)集團(tuán)總部核準(zhǔn)。如遇特殊情況工廠需調(diào)增某終端客戶的信用額度，可向總部申請(qǐng)；三是建立嚴(yán)格預(yù)警機(jī)制，遇到臨近賬期或者已經(jīng)超過信用期限仍未收到款項(xiàng)的，及時(shí)報(bào)警，各方共同協(xié)商采取措施。

賒銷預(yù)付是現(xiàn)代企業(yè)購銷環(huán)節(jié)常見的行為，對(duì)貿(mào)易商和終端客戶的分類管理，既實(shí)現(xiàn)了購銷業(yè)務(wù)較好、較快發(fā)展，又能有效控制風(fēng)險(xiǎn)。

（三）加強(qiáng)原材料采購的驗(yàn)收控制

由于糧油產(chǎn)品及其原材料保質(zhì)期較短，為保證市場(chǎng)供應(yīng)，企業(yè)只能采取單次小批量、多批次的采購模式，而不能采取較常見的經(jīng)濟(jì)批量采購模式。另外，糧油加工企業(yè)原材料大多屬初級(jí)農(nóng)產(chǎn)品，根據(jù)我國農(nóng)產(chǎn)品種植的特點(diǎn)，很多農(nóng)產(chǎn)品需要向不同的種植戶采購，采購業(yè)務(wù)存在質(zhì)量參差不齊、難以控制的缺陷，這為原材料的質(zhì)量控制提出了很高的要求，也增加了品質(zhì)控制的難度。上述特點(diǎn)，決定了糧油加工企業(yè)原材料采購過程中“驗(yàn)收”的重要性?！霸牧向?yàn)收”屬于關(guān)鍵控制點(diǎn)，該控制點(diǎn)對(duì)于采購業(yè)務(wù)的完整性、原材料的安全性是至關(guān)重要的。

根據(jù)上述特點(diǎn)，可以有針對(duì)性地設(shè)置控制措施，比如各生產(chǎn)工廠原材料品控人員由總公司統(tǒng)一委派，其考核、薪酬管理由總部品控部門統(tǒng)一管理，并實(shí)施定期輪崗制度。制定嚴(yán)格的品控人員管理獎(jiǎng)懲措施，一旦發(fā)現(xiàn)品控人員與采購人員合謀的情況，要嚴(yán)肅處理，以提高制度的威懾力。

當(dāng)然，糧油加工企業(yè)原材料采購?fù)渌少彉I(yè)務(wù)一樣，也需要合格供應(yīng)商選擇程序、詢價(jià)程序、審批權(quán)限設(shè)置等控制程序。

（四）強(qiáng)化市場(chǎng)促銷活動(dòng)內(nèi)部控制

糧油加工行業(yè)競爭激烈，為爭奪市場(chǎng)份額，加工企業(yè)要經(jīng)常開展一些促銷活動(dòng)。另外，超市商場(chǎng)為提高客流量，也會(huì)在店慶、過年過節(jié)等時(shí)點(diǎn)要求糧油企業(yè)贊助開展一些促銷活動(dòng)，比如收取一定數(shù)額的海報(bào)費(fèi)、堆樁費(fèi)，要求提供贈(zèng)品等。由于促銷費(fèi)用占企業(yè)總費(fèi)用的比重較高，促銷活動(dòng)又分散于全國各地的商場(chǎng)和超市，而促銷活動(dòng)的真實(shí)性、有效性又難以評(píng)估，所以加強(qiáng)促銷環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制也便成為糧油加工企業(yè)內(nèi)部控制的重中之重。

針對(duì)上述特點(diǎn)，市場(chǎng)促銷活動(dòng)可采取如下控制措施：一是促銷活動(dòng)要由市場(chǎng)部與營銷部共同安排，每月制定促銷方案報(bào)總經(jīng)理審批，并按順序編號(hào)；二是將編號(hào)的促銷方案送財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部將相關(guān)促銷數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，并根據(jù)不同費(fèi)用項(xiàng)目設(shè)置不同的控制點(diǎn)，合同費(fèi)用在收到超市扣款發(fā)票時(shí)要與合同條款核對(duì)。其他費(fèi)用需要提供相應(yīng)的促銷活動(dòng)情況報(bào)告，超預(yù)算費(fèi)用要由總經(jīng)理審批；三是對(duì)所有的促銷活動(dòng)，要求業(yè)務(wù)員提供堆樁、促銷現(xiàn)場(chǎng)以及包含日期信息的圖片，上交集團(tuán)有關(guān)部門核查。集團(tuán)有關(guān)部門應(yīng)根據(jù)促銷活動(dòng)的日期，不定期前往商場(chǎng)、超市抽查促銷活動(dòng)開展情況，以確保促銷活動(dòng)的真實(shí)性。一旦發(fā)現(xiàn)虛假促銷活動(dòng)，要予以嚴(yán)懲，以便起到殺一儆百的作用。

（五）加強(qiáng)商超渠道銷售管理

對(duì)糧油加工企業(yè)而言，商超渠道與經(jīng)銷商渠道的銷售比例一般為7∶3，商超是糧油加工企業(yè)主要的銷售渠道。在這個(gè)“渠道為王”的時(shí)代，糧油加工企業(yè)議價(jià)能力和談判能力遠(yuǎn)低于商超企業(yè)，這也為糧油加工企業(yè)的銷售控制和貨款回籠帶來了很多麻煩。商超渠道有如下幾個(gè)特點(diǎn)：一是銷售發(fā)票開具要以超市賣場(chǎng)信息系統(tǒng)確認(rèn)的收貨數(shù)量為準(zhǔn)，而不是以企業(yè)出庫單確認(rèn)的數(shù)量為依據(jù)，這無形中增加了生產(chǎn)企業(yè)運(yùn)輸環(huán)節(jié)的貨損成本。二是超市賣場(chǎng)一般都采取賒賬方式，超過賬期不付款的情況非常普遍，這增加了生產(chǎn)企業(yè)的資金成本。對(duì)于經(jīng)銷商的賒銷，加工企業(yè)可參照前述賒銷管理的措施進(jìn)行控制，而對(duì)于商超企業(yè)的賒銷，要重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)賬期的管理和貨款的催收。三是退貨頻繁。由于存在保質(zhì)期，超市經(jīng)常會(huì)找各種借口將銷售不暢的產(chǎn)品退給生產(chǎn)企業(yè)。有時(shí)是因?yàn)槠焚|(zhì)問題導(dǎo)致實(shí)物退貨，有時(shí)是將在超市中的貨物損耗算作退貨，強(qiáng)加給企業(yè)承擔(dān)；有時(shí)超市甚至?xí)扇　暗瓦M(jìn)高退”的方式，將促銷期間的貨物按照平常的進(jìn)貨價(jià)退給企業(yè)，導(dǎo)致糧油加工企業(yè)承擔(dān)比原銷售價(jià)格高得多的退貨成本。

針對(duì)上述情況，可采取以下一些措施進(jìn)行控制：一是強(qiáng)化對(duì)運(yùn)貨司機(jī)的控制，提高運(yùn)輸環(huán)節(jié)的責(zé)任，將運(yùn)輸過程中的貨物損耗交由運(yùn)輸方承擔(dān)，減少物流環(huán)節(jié)損耗；二是加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)員的管理，將超市貨款回籠作為業(yè)務(wù)員考核的重要依據(jù)，提高業(yè)務(wù)人員的自覺性；三是強(qiáng)化退貨流程管理，強(qiáng)化對(duì)營銷人員的管理，促使他們及時(shí)處理和反饋退貨信息，常規(guī)退貨應(yīng)有營銷人員負(fù)責(zé)查看現(xiàn)場(chǎng)，確認(rèn)品種和數(shù)量，給物流開具退貨單，物流人員不得擅自退貨，確保實(shí)物退貨數(shù)量與倉庫收貨數(shù)量一致；四是將退貨計(jì)入銷售人員考核業(yè)績，提高銷售人員的責(zé)任心和業(yè)績壓力。另外，加工企業(yè)還要加強(qiáng)與超市賣場(chǎng)的對(duì)賬工作，確保雙方記錄能及時(shí)核對(duì)清楚，有時(shí)也可以采取一定的變通措施，比如給予超市一定的價(jià)格優(yōu)惠，要求超市降價(jià)促銷，而不是退貨。