論高校設(shè)備檔案管理的作用和建設(shè)

文/李小飛

論高校設(shè)備檔案管理的作用和建設(shè)

文/李小飛

設(shè)備檔案是高校資產(chǎn)管理工作的重要組成部份，規(guī)范化的設(shè)備檔案可以促進(jìn)高校資產(chǎn)管理。結(jié)合工作實(shí)踐，總結(jié)了高校設(shè)備檔案建立的重要性，分析了高校設(shè)備檔案管理存在的問題，最后探討了高校設(shè)備檔案管理的改進(jìn)措施。

高校；儀器設(shè)備；檔案管理

設(shè)備檔案建設(shè)是高校資產(chǎn)檔案的重要組成部分，也是高校資產(chǎn)管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。強(qiáng)化設(shè)備檔案的資產(chǎn)意識，建立和完善設(shè)備檔案，提高設(shè)備檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的作用，對加強(qiáng)高校資產(chǎn)管理、為資產(chǎn)管理提供有效的服務(wù)、提高資產(chǎn)使用效率具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、設(shè)備檔案建設(shè)對促進(jìn)資產(chǎn)管理的重要性

1.資產(chǎn)管理工作的查考憑證。檔案是未摻水的史料，是我們藉以完成工作的基本行政工具。設(shè)備檔案詳細(xì)記錄了設(shè)備從申購到毀損整個生命周期的活動過程，可以為資產(chǎn)管理工作提供證據(jù)和咨詢資料，有助于處理好各類資產(chǎn)問題，保證資產(chǎn)管理工作正常、有序地進(jìn)行，有助于加強(qiáng)學(xué)校對資產(chǎn)的管理和監(jiān)督，防止資產(chǎn)的流失。

2.資產(chǎn)使用效能的重要保證。設(shè)備檔案能夠系統(tǒng)地、完整地搜集設(shè)備各個環(huán)節(jié)中直接產(chǎn)生的文件材料，科學(xué)地管理和有效地開發(fā)這些設(shè)備檔案的參考價(jià)值和憑證作用，有利于我們正確地總結(jié)過去，指導(dǎo)現(xiàn)在，規(guī)劃未來，促進(jìn)資產(chǎn)的優(yōu)化配置，避免重復(fù)購置造成資產(chǎn)的閑置浪費(fèi)，并確保設(shè)備在質(zhì)保期內(nèi)充分享受維修質(zhì)保服務(wù)，使設(shè)備得到及時(shí)地維修和保養(yǎng)，縮短因維修造成的停機(jī)時(shí)間，保證設(shè)備正常、有序地使用，為高校節(jié)約不必要的開支[1]。

3.資產(chǎn)管理研究的可靠資料。高校設(shè)備檔案是管理人員從事資產(chǎn)管理工作的勞動結(jié)晶和智慧積累，是資產(chǎn)管理工作的真實(shí)記錄和客觀評價(jià)，它可以從兩方面為資產(chǎn)管理研究提供可靠的資料：一方面，設(shè)備檔案的有效數(shù)據(jù)和原始記錄可供現(xiàn)實(shí)的研究工作直接借鑒；另一方面，從設(shè)備檔案記錄的廣泛事實(shí)和經(jīng)驗(yàn)中，為管理研究提供了理論概括和闡述的基礎(chǔ)資料。

二、高校設(shè)備檔案管理中存在的問題

目前，高校設(shè)備檔案管理存在三種管理模式：一是由資產(chǎn)管理部門管理；二是由設(shè)備使用單位管理；三是由學(xué)校檔案部門管理[3]。這種多部門管理模式使得儀器設(shè)備檔案管理工作不明晰，存在諸多問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.設(shè)備檔案意識缺乏。高校設(shè)備檔案存在多部門管理，職能分工不明確，硬件設(shè)施不齊全，無法有效地建立和使用設(shè)備檔案。一種情況，由于缺乏有效的宣傳和培訓(xùn)，使管理人員對設(shè)備檔案建設(shè)的重視程度不到位，致使一些有價(jià)值的資料無法歸檔。另一種情況，為了迎接某些考核，臨時(shí)拼湊一些無價(jià)值的材料來填充檔案的缺失，影響了檔案的質(zhì)量。

2.設(shè)備檔案制度不健全。有些高校對于設(shè)備的建檔認(rèn)識不到位，意識不到其重要性，沒有建立一套完整的關(guān)于設(shè)備檔案的歸檔制度，以至于設(shè)備檔案工作無法并入到資產(chǎn)管理的日常工作中去。

3.設(shè)備檔案人員的隊(duì)伍建設(shè)不完善。設(shè)備檔案的管理人員沒有經(jīng)過正規(guī)的培訓(xùn)，管理工作大部分憑借平時(shí)工作經(jīng)驗(yàn)的積累，缺乏一套科學(xué)合理的檔案管理理論。同時(shí)，設(shè)備檔案的專職人員較少，人員更替頻繁，交接工作不完整。

三、加強(qiáng)高校設(shè)備檔案管理的措施

鑒于設(shè)備檔案在高校的科研、教學(xué)以及其他高?；顒又械闹匾匚?，并且結(jié)合目前高校設(shè)備檔案存在的問題，提出以下管理措施：

1.確保材料的完整性。設(shè)備檔案材料大部分由使用部門提供，這就需要職能部門加強(qiáng)與使用部門的溝通，加大檔案管理的宣傳，使更多的設(shè)備管理人員意識到設(shè)備檔案管理的重要性。同時(shí)，要求相關(guān)部門確保存檔材料的完整性。以大型設(shè)備為例，將隨機(jī)文件[4]材料以及設(shè)備開箱、調(diào)試驗(yàn)收、使用記錄等文件材料的積累、收集并整理歸檔。具體內(nèi)容包括：開箱記錄及裝箱單；設(shè)備說明書及全套隨機(jī)文件材料；安裝調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件、保修單；使用、培訓(xùn)、檢修、故障事故記錄；重大事故的調(diào)查分析及處理意見；技術(shù)改造和開發(fā)過程中形成的技術(shù)文件；設(shè)備的盤虧或者報(bào)廢材料。

2.制定相關(guān)的規(guī)章制度。合理的規(guī)章制度，能提高高校設(shè)備檔案的管理效率，使高校的設(shè)備檔案管理有章可循。高校應(yīng)該按照“一法兩令(一法即《檔案法》;兩令即《國家教委6號令》和《國家檔案局l號令》)精神”[5]，制定一套切實(shí)可行的設(shè)備檔案的管理制度和辦法。

3.對高校設(shè)備檔案進(jìn)行信息化管理。各高?？梢愿鶕?jù)實(shí)際情況，選擇一套合適的設(shè)備管理系統(tǒng)，在保證有價(jià)值紙質(zhì)材料存檔的前提下，擴(kuò)大并推廣無紙化的操作。學(xué)校各部門以及教職工可以方便地登錄設(shè)備檔案的數(shù)據(jù)庫，對設(shè)備數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和研究，實(shí)現(xiàn)資源的共享。

4.加強(qiáng)設(shè)備檔案管理人員的責(zé)任感和業(yè)務(wù)水平。相關(guān)部門應(yīng)定期對設(shè)備檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，包括設(shè)備檔案的重要性、設(shè)備檔案的規(guī)章制度以及設(shè)備檔案的管理系統(tǒng)。既可以增強(qiáng)設(shè)備檔案管理人員的責(zé)任感，又可以提高其業(yè)務(wù)水平。只有這樣，才能使得設(shè)備的檔案管理工作向規(guī)范化，科學(xué)化方向邁進(jìn)。

四、結(jié)語

綜上所述，設(shè)備檔案的真正價(jià)值在于對現(xiàn)實(shí)工作的指導(dǎo)意義，評價(jià)一項(xiàng)工作是否有成效主要看其利用價(jià)值。因此，各高校應(yīng)該根據(jù)自身的實(shí)際情況，對癥下藥，制定出一套高效的設(shè)備檔案管理體系，使設(shè)備檔案能夠切實(shí)地服務(wù)和指導(dǎo)日常工作，這才是設(shè)備檔案建立的真正目的。

[1]陳奕.加強(qiáng)高校資產(chǎn)檔案建設(shè)，促進(jìn)高校資產(chǎn)管理[J].檔案時(shí)空，2004(4)：32.

[2]鄒鑫.大型儀器設(shè)備檔案管理存在的問題及對策[J].中國高?？萍迹?011(11)：22-23.

[3]劉桂花，駱桂峰.高校儀器設(shè)備檔案管理存在的問題及其對策[J].桂林航天工業(yè)高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào)，2009(2)：207-208.

[4]楊妙燈，劉武宇.淺談高校設(shè)備儀器檔案的管理[J].機(jī)械電子檔案，1995(2)：16-18.

李小飛(1986-)，女，山東濟(jì)南人，研究實(shí)習(xí)員，主要研究方向?yàn)楦叩冉逃芾怼?/p>

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2095-9214(2015)03-0217-01

南京工程學(xué)院資產(chǎn)管理處)

南京工程學(xué)院校級高等教育研究課題“大型儀器設(shè)備管理的研究”(項(xiàng)目編號：2014ZD02)