對信息時代檔案管理工作創(chuàng)新的探析

蘇立群

摘 要： 信息時代的到來給檔案管理工作帶來新的挑戰(zhàn)及機遇，并要求其及時創(chuàng)新。本文在闡述檔案管理工作創(chuàng)新必要性及其意義體現(xiàn)的基礎(chǔ)上，探討其創(chuàng)新的有效措施，旨在促進(jìn)信息時代下檔案管理工作效率的提高。

關(guān)鍵詞： 信息時代 檔案管理 創(chuàng)新

1.引言

檔案是一種借助紙質(zhì)形式和電子形式幫助人們記錄文字、聲像等信息的社會資源，它既保留了歷史的變革與發(fā)展歷程，又為人們利用信息提供了條件。隨著信息時代的到來，現(xiàn)代信息技術(shù)逐步滲透到了檔案管理工作之中，對此，我們應(yīng)順應(yīng)時代的變化積極探索有效措施以促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新。

2.檔案管理工作創(chuàng)新的必然性及意義體現(xiàn)

信息時代下，傳統(tǒng)檔案管理方式的缺點日益顯現(xiàn)，總結(jié)起來有如下四點：第一，檔案管理工作理念落后。傳統(tǒng)的檔案管理理念為“重視收藏，忽視實用”，是一種相對狹隘的理念思想，無法適應(yīng)信息時代“信息量大，實用性強”的檔案管理要求。第二，檔案管理方式落伍。傳統(tǒng)的檔案管理工作是通過手工編輯及檢索實施的，無法及時并完整地對檔案資料進(jìn)行歸檔。在信息時代下，這種傳統(tǒng)的工作方法已經(jīng)無所適從[1]。第三，工作隊伍整體素養(yǎng)較低。信息時代下的檔案管理工作要求相關(guān)工作人員掌握更多的檔案管理知識，并掌握相關(guān)計算機使用技能。第四，檔案資料的保密措施有待改善。傳統(tǒng)的檔案資料基本是以紙質(zhì)形式保存的，而信息時代下則增加了電子信息的形式，所以傳統(tǒng)的保存及保密措施已難以適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理工作。這些缺點的出現(xiàn)在客觀上要求檔案管理工作順應(yīng)時代發(fā)展，及時進(jìn)行創(chuàng)新與改革。

現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用促進(jìn)了電子信息的出現(xiàn)，尤其是電子檔案的自動化收錄與管理實現(xiàn)了對于傳統(tǒng)檔案管理方式的突破，有效提高了檔案管理工作人員的工作效率及檔案使用人員的利用效率。另外，信息時代下檔案管理工人員不斷更新管理方式及服務(wù)方式，在客觀上實現(xiàn)了信息的時效性、服務(wù)的效率性、檔案使用的有效性。

3.信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新

3.1促進(jìn)檔案管理工作理念的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案管理工作重視檔案的收藏意義，卻忽視了檔案的實際使用意義，這樣的管理理念無法實現(xiàn)信息時代下檔案資源的功能價值，對此，我們必須努力革新檔案管理的工作理念，既重視其收藏價值，更注重其實用價值。具體來說可從如下兩個方面著手：第一，促進(jìn)檔案管理工作人員形成現(xiàn)代創(chuàng)新意識。思想意識的創(chuàng)新是檔案管理工作創(chuàng)新的首要前提，是創(chuàng)新效果實現(xiàn)的必然要求，另外信息時代的到來促進(jìn)了檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化及社會化的轉(zhuǎn)變。所以工作人員必須順應(yīng)時代要求，及時摒除傳統(tǒng)的重藏輕用思想，敢于探索、敢于嘗試，努力實現(xiàn)檔案資料的電子信息化，為日后的便捷管理及使用提供基礎(chǔ)。第二，促使檔案管理工作人員形成檔案使用的效率意識。首先，檔案管理工作人員要明確檔案整理的根本目的在于對檔案的使用。其次，工作人員要正視檔案管理，要以良好的心態(tài)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對待工作。最后，檔案管理工作人員要明確并重視檔案的實用價值，在工作中努力提高自己的效率意識[2]。

3.2促進(jìn)檔案管理服務(wù)方式的創(chuàng)新

檔案管理工作創(chuàng)新的基本承載體是服務(wù)方式的創(chuàng)新。對服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新的途徑有如下三種：第一，要努力加強對電子檔案資料的自動化管理。信息時代下檔案管理工作的一個關(guān)鍵性問題就是電子檔案資料的自動化上傳與整理，這種電子檔案資料通過簡單的下載便可實現(xiàn)科學(xué)及有效的使用。對此，必須努力加強對于電子檔案資料的自動化管理，以實現(xiàn)檔案管理人員及檔案使用人員能夠在第一時間上傳、接收、收集并整理電子檔案信息[3]。第二，積極構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺。傳統(tǒng)的檔案利用方式需要由專人到檔案部門進(jìn)行搜索和查詢，耗時較長，且工作效率相對較低，難以適應(yīng)信息時代對于信息實效性及有效性的要求。對此，我們應(yīng)有效利用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，努力構(gòu)建具有開放性、廣泛性的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺。第三，促進(jìn)檔案部門之間的“十字聯(lián)合”，有效實現(xiàn)資源共享。所謂“十字聯(lián)合”是縱向聯(lián)合與橫向聯(lián)合的結(jié)合體。隨著社會的不斷發(fā)展，人類所積累的信息量與日俱增，對于這些豐富的資源，單靠某個或某幾個檔案部門是無法實現(xiàn)對于所有信息的收集與管理的，這就要求檔案部門打破傳統(tǒng)的“各自執(zhí)政”局面，積極開展橫向和縱向聯(lián)合，以有效實現(xiàn)資源的共享。

3.3有效加強檔案資料的保密工作

現(xiàn)代信息技術(shù)就像一把雙刃劍，一方面給檔案管理工作帶來便利及機遇，另一方面給檔案資料的保密工作帶來隱患。在使用計算機的過程中，隨時都會出現(xiàn)設(shè)備故障、病毒感染、操作失誤、存儲丟失、人為破壞等問題，不利于檔案信息的保存與保密。對此，必須采取有效措施以加強檔案資料的保密工作，第一，檔案管理部門應(yīng)啟用安全性能高的軟件系統(tǒng)以保障系統(tǒng)安全。第二，禁止在檔案管理及使用過程中與外網(wǎng)鏈接，以避免黑客入侵。第三，對計算機進(jìn)行周期性的全面檢測、及時殺毒。第四，對于重要檔案資料及絕密檔案，應(yīng)采用專業(yè)保管設(shè)備及措施。第五，對檔案室的進(jìn)入權(quán)利進(jìn)行設(shè)置，避免人為破壞狀況的出現(xiàn)。

4.結(jié)語

檔案管理工作在日常生活中發(fā)揮著重要作用，我們必須順應(yīng)信息時代的發(fā)展要求，積極探索更多有效措施促進(jìn)檔案管理工作創(chuàng)新。

參考文獻(xiàn)：

[1]徐輝.淺議信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].黑龍江科技信息，2012（23）：120-124.

[2]張記英.信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（05）：255-256.

[3]李成.論信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新與實踐[J].電子商務(wù)及電子政務(wù)，2013（21）：25-27.