國際工程物資采購管理信息系統(tǒng)研究

中石化中原石油工程有限公司海外工程公司 張亞紅

國際工程物資采購管理信息系統(tǒng)研究

中石化中原石油工程有限公司海外工程公司 張亞紅

摘 要：隨著中國企業(yè)進入國際工程市場，企業(yè)面臨著新的采購和物流環(huán)境，同時，以信息技術(shù)為主的高新技術(shù)不斷發(fā)展，建立國際工程物資采購管理信息系統(tǒng)，是企業(yè)生產(chǎn)運行的重要保障和提高競爭力的有效途徑。本文從物資采購管理的演變出發(fā)，論述了如何結(jié)合采購策略建立國際工程物資采購管理信息系統(tǒng)，為企業(yè)國際工程物資管理提出建設(shè)性解決方案。

關(guān)鍵詞：國際工程 物資采購管理 信息系統(tǒng)

國際工程管理過程中，要應(yīng)對國內(nèi)物資供應(yīng)周期延長，工程所在國物資供應(yīng)種類不全、價格高，物資標準不統(tǒng)一，商業(yè)慣例不同以及法律法規(guī)和海關(guān)政策的波動，用傳統(tǒng)的國內(nèi)物資管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)上述要求。利用物資管理信息系統(tǒng)保障物資供應(yīng)，提升管理水平具有十分重要的現(xiàn)實意義，其中，物資采購管理信息化是物資管理信息系統(tǒng)的核心內(nèi)容。

1 物資采購管理

1.1 物資采購管理的概念

供應(yīng)鏈環(huán)境下物資采購管理的定義：物資采購管理是計劃、執(zhí)行、評價和控制采購戰(zhàn)略的過程，在此過程中，執(zhí)行采購決策，指導(dǎo)采購活動，利用企業(yè)自身優(yōu)勢，實現(xiàn)公司的長期目標。物資采購管理的目標：對物資進行有效管理，從而降低企業(yè)生產(chǎn)成本，加速資金周轉(zhuǎn)，進而促進企業(yè)盈利，以提高企業(yè)在市場中的競爭力。

1.2 物資采購管理的演變

企業(yè)的物資采購管理經(jīng)歷了按庫采購、按單采購和準時化采購的階段，現(xiàn)已進入供應(yīng)鏈環(huán)境下的戰(zhàn)略采購管理階段。隨之，采購上升到戰(zhàn)略高度，與企業(yè)的戰(zhàn)略管理相結(jié)合。

1.3 供應(yīng)鏈采購管理的核心思想

1.3.1 從為庫存采購轉(zhuǎn)變?yōu)橛唵尾少?/p>

采購活動的管理目標在供應(yīng)鏈管理模式下不再以補充庫存為目標，而是以客戶需求為導(dǎo)向，采用訂單驅(qū)動方式，以制造訂單驅(qū)動采購訂單，采購訂單再驅(qū)動供應(yīng)商，以“拉式”代替“推式”，以“準時供貨”代替“庫存儲備”；信息傳遞方式變化，供應(yīng)商共享制造商信息，提高供應(yīng)商應(yīng)變力，供應(yīng)鏈系統(tǒng)得以準時響應(yīng)用戶的需求，以此降低庫存成本，提高企業(yè)的物流速度和庫存周轉(zhuǎn)率。

1.3.2 重點是管理外部資源，建立業(yè)績評價和激勵機制

供應(yīng)鏈管理思想是系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性、集成性、同步性，在生產(chǎn)控制中要求采用基于訂單的準時化生產(chǎn)模式，要求企業(yè)與供應(yīng)商保持信息聯(lián)系和合作，提高企業(yè)采購的柔性和市場的響應(yīng)能力。采購工作的重點是對外部資源進行有效管理，包含：參與供應(yīng)商的產(chǎn)品設(shè)計和產(chǎn)品質(zhì)量控制，以增強供應(yīng)鏈的敏捷性和產(chǎn)品的質(zhì)量保證；為供應(yīng)商提供相關(guān)培訓(xùn)，改善產(chǎn)品質(zhì)量；制定供應(yīng)商評價和激勵制度，建立供應(yīng)商退出機制，形成穩(wěn)定的、多層次的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)，與戰(zhàn)略型物資的供應(yīng)商建立戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。

1.3.3 企業(yè)和供應(yīng)商是雙贏的戰(zhàn)略協(xié)作伙伴關(guān)系

傳統(tǒng)采購模式中，系統(tǒng)協(xié)調(diào)性差，企業(yè)和各供應(yīng)商沒有協(xié)調(diào)一致的計劃，供應(yīng)商與需求企業(yè)之間是簡單的買賣關(guān)系，無法解決涉及全局性、戰(zhàn)略性的供應(yīng)鏈問題。在供應(yīng)鏈環(huán)境下，實現(xiàn)企業(yè)與供應(yīng)商雙贏的合作伙伴關(guān)系，各環(huán)節(jié)相連形成整體，供需雙方緊密合作，表現(xiàn)在供應(yīng)商在企業(yè)的幫助下降低成本、改進質(zhì)量、產(chǎn)品開發(fā)加快。同時，供應(yīng)商為企業(yè)提供上游市場行情分析供企業(yè)決策參考，雙方建立相互信任的關(guān)系，提高交易效率，降低交易費用，用長期合同取代短期合同。這種戰(zhàn)略協(xié)作伙伴關(guān)系解決了傳統(tǒng)模式中的信息扭曲問題，避免了因需求放大而造成的過剩庫存，降低了交易過程中因不可測的需求變化而導(dǎo)致的運輸過程、信用、產(chǎn)品質(zhì)量等風(fēng)險。

1.3.4 信息化采購

以信息技術(shù)為手段，信息化使供應(yīng)鏈管理區(qū)別于傳統(tǒng)意義的管理。采購信息化體現(xiàn)在采購內(nèi)部業(yè)務(wù)信息化和外部運作信息化兩方面。為了優(yōu)化物資采購管理，從初級供應(yīng)商開始，環(huán)環(huán)相扣，直至貨物最終到達用戶手中，按鏈的性質(zhì)改造企業(yè)業(yè)務(wù)流程節(jié)點，實現(xiàn)各個節(jié)點都具有處理物流、信息流的自組織和自適應(yīng)能力。形成貫穿物資采購體系的數(shù)據(jù)庫的信息集成，從而反饋質(zhì)量數(shù)據(jù)并集中協(xié)調(diào)不同企業(yè)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)。關(guān)鍵數(shù)據(jù)指生產(chǎn)計劃、訂貨預(yù)測、庫存狀態(tài)、缺貨情況、運輸安排等數(shù)據(jù)。

2 采購策略

科學(xué)的采購策略對采購管理具有重要意義。采購策略旨在確定物資采購及操作執(zhí)行的管理原則，是采購部門為了實現(xiàn)企業(yè)的整體戰(zhàn)略目標，在充分分析企業(yè)的外部宏觀環(huán)境和供應(yīng)商所處行業(yè)環(huán)境以及企業(yè)內(nèi)部微觀環(huán)境的基礎(chǔ)上，確定采購管理目標，制定采購規(guī)劃并組織實施的一個動態(tài)管理過程。采購策略要解決的問題包括：如何確定不同種類的供應(yīng)商的準入條件，如何選擇和評價供應(yīng)商，與供應(yīng)商建立何種關(guān)系，對不同種類的供應(yīng)商如何建立考評體系，如何依據(jù)物資分類的不同采取相應(yīng)的采購策略，如何確定采購的時間、地點、數(shù)量和價格，如何確定各類物資適應(yīng)的供應(yīng)商，如何控制采購的風(fēng)險等。

在供應(yīng)鏈環(huán)境下，企業(yè)采購策略應(yīng)遵循內(nèi)外兼顧、縱橫聯(lián)合、戰(zhàn)略合作、溝通流暢、信息透明，風(fēng)險分擔(dān)和利益共享原則。其中，外因包括法律因素、經(jīng)濟環(huán)境、技術(shù)發(fā)展、采購市場動態(tài)、供應(yīng)商素質(zhì)等多個方面；內(nèi)因包括企業(yè)的目標和政策、原料的重要性程度、產(chǎn)品在生命周期所處的位置等方面。企業(yè)應(yīng)根據(jù)不同因素對企業(yè)戰(zhàn)略目標的影響、運用的資源和面臨的不同環(huán)境而采取適合企業(yè)實際情況的采購策略。

基于物資供應(yīng)細分方法的采購策略充分意識到不同類型的物資需要不同采購策略與之相適應(yīng)，它在對物資供應(yīng)細分的基礎(chǔ)上對不同類型的物資采取差別化的策略，為不同類型物資制定不同的采購策略，分配相應(yīng)的管理資源，使企業(yè)實現(xiàn)采購管理效率最大化。

物資供應(yīng)細分是采用采購風(fēng)險度及成本/價值兩個指標對采購物資進行分類，這樣細分后的物資按供應(yīng)市場特征及其價值重要性分成不同的組，每組物資具有相似的特征。各個分組物資的特征不同，采購管理也有很大差異，相應(yīng)的采購策略也要實現(xiàn)差別化。

差別化采購策略主要體現(xiàn)在供應(yīng)商管理、采購活動管理、庫存管理等方面，本文主要從采購活動管理的差異性進行闡述。

2.1 戰(zhàn)略物資采購策略

戰(zhàn)略物資的特征是采購金額大，采購金額對企業(yè)的成本和利潤的影響大，物資技術(shù)專有性或特殊性強，市場上的供應(yīng)商數(shù)量少，采購成本和采購風(fēng)險高，所以，此類物資對企業(yè)影響很大，是企業(yè)物資管理的重點。

對于此類物資，除了價格，質(zhì)量、市場供應(yīng)的穩(wěn)定性和競爭性等也是采購要考慮的重要因素?；谏鲜鎏攸c，采購策略如下：

(1)通過各種協(xié)同與關(guān)鍵供應(yīng)商在企業(yè)計劃和發(fā)展方面保持溝通，提高產(chǎn)品質(zhì)量，保障供給，建立長期合作，努力與合適的供應(yīng)商之間建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，介入供應(yīng)商的產(chǎn)品設(shè)計和開發(fā)，充分利用供應(yīng)商的專業(yè)技術(shù)和創(chuàng)新能力，實現(xiàn)產(chǎn)品創(chuàng)新或使供應(yīng)商在資源方面做好準備，設(shè)置安全庫存。

(2)此類物資的供應(yīng)商管理要強化供應(yīng)商關(guān)系管理，增強彼此的信任和依賴。

(3)通過信息系統(tǒng)與戰(zhàn)略合作伙伴實施系統(tǒng)連接，一方面，保障物資供應(yīng)；另一方面，可以降低庫存。通過企業(yè)和供應(yīng)商的合作，提高雙方聯(lián)合競爭力。

(4)發(fā)展新供應(yīng)商，將相對低風(fēng)險和低金額的戰(zhàn)略型物資向杠桿型物資轉(zhuǎn)化。

2.2 瓶頸物資采購策略

瓶頸物資的特征是采購金額不高，但非常專業(yè)或受到專有技術(shù)、專利、市場規(guī)模的限制，而且供應(yīng)商在雙方關(guān)系中出于支配地位，這會導(dǎo)致高昂的價格，較長的交貨時間和低質(zhì)的服務(wù)，市場供應(yīng)不充分，供應(yīng)商數(shù)量少，選擇供應(yīng)商的權(quán)利受限，采購難度大，重新尋源需要消耗較多資源。此類物資雖然采購金額不高，但采購風(fēng)險大，增加企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險。對于這類物資，應(yīng)降低其在數(shù)量和質(zhì)量上的風(fēng)險?；谏鲜鎏攸c，采購策略如下：

(1)考慮供應(yīng)中“斷和長”采購周期等因素，應(yīng)通過與供應(yīng)商形成比較穩(wěn)定、相互信賴的合作關(guān)系，簽訂長期合作合同，使供應(yīng)商提前獲得采購需求或較準確的需求預(yù)測，努力減少這類采購在質(zhì)量和數(shù)量上的風(fēng)險。

(2)在供應(yīng)商相對固定的基礎(chǔ)上將重點放在確定公平價格方面，設(shè)置安全庫存。

(3)通過設(shè)計部門的重新設(shè)計來弱化其專業(yè)性、獨特性或集中資源開發(fā)新的供應(yīng)商，降低采購風(fēng)險，將瓶頸型物資向普通型物資轉(zhuǎn)變。

2.3 杠桿物資采購策略

杠桿物資的特征是采購資金高，此類物資對企業(yè)運營影響較大，占企業(yè)成本的比重大，價格變化將對企業(yè)的成本造成相對較大的影響，而且市場供應(yīng)充分，供應(yīng)商數(shù)量多或有較多可替代物資，轉(zhuǎn)換供應(yīng)商的難度和成本不大，物資的價格彈性較大。總之，此類物資雖然采購成本高，但采購風(fēng)險不大，對企業(yè)成本、利潤影響大?；谏鲜鎏攸c，采購策略如下：

(1)通過中短期計劃整合采購需求，通過集中和標準化需求實現(xiàn)價格批量優(yōu)勢，并適當運用一攬子合同，提高執(zhí)行率，確保決策受控。

(2)通過擴大尋源范圍，運用適當?shù)墓?yīng)商選擇方法等手段，獲得總擁有成本的競爭低價。

(3)在供應(yīng)商管理上，企業(yè)不必與供應(yīng)商建立密切的關(guān)系，需對供應(yīng)商實施動態(tài)管理，引進競爭機制。

(4)運用信息系統(tǒng)整合采購需求，提高執(zhí)行效率，保持戰(zhàn)略尋源收益，提高決策支持度。

2.4 普通物資的采購策略

普通物資的特征是品種多采購金額小，供應(yīng)充分，有較多的供應(yīng)商，不同供應(yīng)商提供的物資差異小，操作成本對于采購支出來說較高，采購風(fēng)險不大，對企業(yè)成本、利潤影響小?；谏鲜鎏攸c，應(yīng)簡化操作，降低操作成本，采購策略如下：

(1)物資標準化，應(yīng)用信息系統(tǒng)，簡化采購操作，提高流程效率。

(2)適當選擇距離較近的本地供應(yīng)商，實施供應(yīng)商管理庫存的采購模式。

(3)整合供應(yīng)商的數(shù)量，與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商合作，穩(wěn)定價格，尋求增值服務(wù)和利益，在低投入的基礎(chǔ)上建立供應(yīng)商進入與退出機制，強化競爭。

3 物資采購管理信息系統(tǒng)的建立

3.1 物資采購管理信息系統(tǒng)框架

采購策略的實現(xiàn)和采購業(yè)務(wù)的提升離不開采購系統(tǒng)的建立，采購系統(tǒng)要實現(xiàn)物資采購業(yè)務(wù)全流程、全覆蓋，實現(xiàn)管理與交易一體化，實現(xiàn)業(yè)務(wù)管理分級授權(quán)的目標。以采購管理體系為基礎(chǔ)，建立物資采購管理信息系統(tǒng)。

物資采購管理信息系統(tǒng)應(yīng)包括基礎(chǔ)平臺和業(yè)務(wù)交易平臺，基礎(chǔ)平臺包括物資管理及供應(yīng)商管理等模塊，業(yè)務(wù)交易平臺應(yīng)包括采購管理、交易管理等模塊。

采購計劃作為物資采購的源頭可以由ERP系統(tǒng)計劃管理模塊實現(xiàn)。利用ERP強大的資源平衡功能，實現(xiàn)需求計劃層層上報、匯總、平衡，產(chǎn)生擬采購計劃，并從ERP系統(tǒng)傳輸?shù)轿镔Y采購管理信息系統(tǒng)。

采購計劃經(jīng)過物資采購管理信息系統(tǒng)的采購管理、交易管理、招標管理等模塊進行相關(guān)業(yè)務(wù)處理后形成采購訂單。采購計劃經(jīng)過物資采購管理信息系統(tǒng)內(nèi)部的“分級目錄”處理后，實現(xiàn)采購物資分類，進而制定差別化的采購策略。采購人員在系統(tǒng)內(nèi)依據(jù)采購計劃的具體采購物資確定采購方案，采購方案在線審批后，采購人員依據(jù)采購方式(公開招標、邀請招標、詢價、競爭性談判、單一來源)的不同，在物資采購管理信息系統(tǒng)上實現(xiàn)動態(tài)采購交易，依據(jù)采購交易結(jié)果最后確定采購結(jié)果，采購結(jié)果在線審批后，依據(jù)審批后的采購結(jié)果生成采購訂單，使整個采購過程實現(xiàn)業(yè)務(wù)處理自動化、業(yè)務(wù)管理規(guī)范化。

3.2 物資采購管理信息系統(tǒng)的設(shè)計思想

3.2.1 集成性

整體上實現(xiàn)采購供應(yīng)鏈前后貫穿。采購交易向前與ERP系統(tǒng)的計劃管理模塊銜接，采購交易向后實現(xiàn)與ERP采購訂單、結(jié)算的銜接；物資采購管理信息系統(tǒng)內(nèi)部通過物資供應(yīng)細分、采購方案和采購結(jié)果與交易的結(jié)合，加強了管控，提升管理水平。

3.2.2 統(tǒng)一性

所有的采購交易活動，所有的采購方式都在此系統(tǒng)上完成，并統(tǒng)一相關(guān)的流程。

3.2.3 一體化

實現(xiàn)門戶、決策、業(yè)務(wù)管理、基礎(chǔ)管理的綜合性信息管理系統(tǒng)，并為與合作伙伴在系統(tǒng)上交流奠定基礎(chǔ)。

3.2.4 分級授權(quán)

每個層級根據(jù)其管理權(quán)限分別授權(quán)，實現(xiàn)控制器對應(yīng)對的物資管理和交易權(quán)限。

3.3 物資采購管理信息系統(tǒng)功能

物資采購管理信息系統(tǒng)包括決策平臺、業(yè)務(wù)管理平臺、業(yè)務(wù)交易平臺、基礎(chǔ)管理平臺、系統(tǒng)門戶五個部分。決策平臺包括采購戰(zhàn)略管理、決策分析報告、業(yè)務(wù)情況報表等模塊；業(yè)務(wù)管理平臺包括需求和采購計劃管理、采購管理、招標管理、合同管理、結(jié)算管理、倉儲管理、配送管理等模塊；業(yè)務(wù)交易平臺包括交易管理等模塊；基礎(chǔ)管理平臺包括供應(yīng)商管理、物料管理、專家管理、質(zhì)量管理、價格管理、目錄管理、知識管理等模塊。

4 結(jié)語

信息化程度決定企業(yè)的管理水平，在國際工程管理過程中，企業(yè)結(jié)合項目所在國情況，從專業(yè)和自身實際情況出發(fā)，加快信息化進程，建立行之有效的物資采購管理信息系統(tǒng)，具有十分重要的現(xiàn)實意義。

參考文獻

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中圖分類號：F252

文獻標識碼：A

文章編號：2096-0298(2015)05(c)-176-03