淺議檔案管理基本要求

萬 欣

吉林省水文地質(zhì)調(diào)查所

淺議檔案管理基本要求

萬 欣

吉林省水文地質(zhì)調(diào)查所

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代檔案逐步向電子檔案轉(zhuǎn)換，在新的技術(shù)背景下，開展檔案管理工作的基本需求也在不斷變化。本文主要探討了新時(shí)期檔案管理的各項(xiàng)基本需求。

檔案管理；制度；人員；基本要求

檔案是一種重要的信息資源載體，具有重要的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代檔案管理發(fā)展對(duì)檔案管理人員、管理制度提出了新的要求。本文主要探討了新時(shí)期檔案管理的基本要求。

一、檔案管理對(duì)檔案的基本要求

伴隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)階段，對(duì)于重要信息資源的記錄和保存形式多以電子檔案的形式進(jìn)行相應(yīng)的管理工作。新時(shí)期檔案管理對(duì)電子檔案的基本要求主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）原始性

電子檔案與紙質(zhì)檔案材料存在一個(gè)很明顯的不同，電子檔案在生成、傳播、存儲(chǔ)、接受過程中，電子檔案本身既是原始的，又是復(fù)制的。在歸檔保存的過程中，必須要保證電子檔案的原始性。

（二）真實(shí)性

電子檔案傳播迅速、易于復(fù)制，極可能在反復(fù)的傳播、復(fù)制過程中，產(chǎn)生真實(shí)性的變化。同時(shí)電子檔案的更改不會(huì)留下痕跡，記憶失真。因此在建立電子檔案過程中必須要進(jìn)一步確保電子檔案的真實(shí)性。

（三）安全性

電子檔案的保存方式通常是存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤、磁盤、U盤等多種介質(zhì)中，現(xiàn)階段“云盤”也被廣為推崇，但這些保存媒介，往往具有一定的危險(xiǎn)性，例如計(jì)算機(jī)硬盤、磁盤、U盤等往往會(huì)受到物理環(huán)境的變化產(chǎn)生破壞，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，又例如云盤、計(jì)算機(jī)硬盤倘若遭受惡意攻擊，也會(huì)致使檔案數(shù)據(jù)丟失。因此，必須要進(jìn)一步確保電子檔案的安全性。

（四）標(biāo)準(zhǔn)性

電子檔案往往有多種表現(xiàn)形式，由于組織機(jī)構(gòu)不同、行業(yè)與專業(yè)的不同，相關(guān)的電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)、格式也有所不同。電子檔案在傳播過程中可能會(huì)產(chǎn)生標(biāo)準(zhǔn)改變的現(xiàn)象，但在檔案管理保存中，必須要保證電子檔案的在行業(yè)內(nèi)、組織機(jī)構(gòu)內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)性、完整性和統(tǒng)一性。

二、檔案管理對(duì)檔案管理人員的基本要求

在新時(shí)期繼續(xù)保證我國現(xiàn)代檔案管理工作持續(xù)、健康、穩(wěn)定的發(fā)展，努力探討現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理工作者素質(zhì)的基本要求具有重要意義。作為現(xiàn)代檔案管理從業(yè)者，新時(shí)期檔案管理對(duì)其的基本要求主要包含：

（一）專業(yè)素質(zhì)

檔案管理工作內(nèi)容隨著現(xiàn)代社會(huì)信息化發(fā)展趨勢(shì)而產(chǎn)生了較大的轉(zhuǎn)變，為了適應(yīng)這種新的轉(zhuǎn)變，切實(shí)的做好對(duì)檔案的管理工作，新時(shí)期的檔案工作者必須要有良好的專業(yè)素質(zhì)：基礎(chǔ)檔案管理知識(shí)、信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等。同時(shí)檔案管理工作者還應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，在工作過程中不斷的歸納總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，積極學(xué)習(xí)新的檔案管理技術(shù)。

（二）服務(wù)意識(shí)

新時(shí)期檔案管理工作內(nèi)容不再局限于對(duì)檔案信息的保存和管理，更注重的是對(duì)檔案信息的高效利用，更好的為社會(huì)服務(wù)。檔案管理工作者的服務(wù)意識(shí)的好壞，直接關(guān)系到珍貴檔案的安全性與高利用率的高低?；诖?，新時(shí)期的檔案管理工作者必須要具備有良好的檔案服務(wù)意識(shí)，既要加強(qiáng)對(duì)檔案信息的檢索、編目、統(tǒng)計(jì)工作，同時(shí)也要熱情的答詢檔案利用者的疑問，做好檔案服務(wù)。

（三）創(chuàng)新意識(shí)

作為新時(shí)期的檔案管理工作者，具有創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新能力，是現(xiàn)代檔案管理工作新的發(fā)展需要。一方面，檔案管理工作者要不斷深入挖掘檔案管理的新方式、新方法，努力將現(xiàn)代化科技與檔案管理工作實(shí)質(zhì)進(jìn)行緊密的關(guān)聯(lián)，提升檔案管理效率，另一方面，檔案管理者還需要不斷的優(yōu)化已有的管理體制、管理方法，不斷的進(jìn)行創(chuàng)新。

三、檔案管理對(duì)檔案管理制度的基本要求

（一）形成與歸檔制度

應(yīng)該進(jìn)一步規(guī)范化檔案的形成制度，主要包括有：對(duì)電子檔案要求按照相關(guān)統(tǒng)一格式標(biāo)準(zhǔn)，并且應(yīng)當(dāng)將電子檔案的元數(shù)據(jù)和背景信息進(jìn)行一統(tǒng)保存，確保電子檔案形成的完整性。與此同時(shí)，檔案的歸檔也十分重要，對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)該采用統(tǒng)一的保存方式對(duì)其進(jìn)行保管，應(yīng)該采用科學(xué)的編目方法來對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行編目，便于查詢和利用。同時(shí)在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案過程中，應(yīng)當(dāng)確保其信息的準(zhǔn)確性，應(yīng)同時(shí)保存紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)檔案。對(duì)于電子檔案的歸檔，則需要經(jīng)歷檢測(cè)文檔有效性——與紙質(zhì)檔案的一致性——存儲(chǔ)載體的檢驗(yàn)——對(duì)歸檔的說明（歸檔時(shí)間、范圍、方式）等一系列的步驟，以確保電子檔案歸檔的科學(xué)性、真實(shí)性和合法性。

（二）保管制度

一是要對(duì)檔案載體的物理性保管，應(yīng)建立一個(gè)適應(yīng)紙質(zhì)檔案、檔案載體（如磁盤、光碟、U盤等）保存的環(huán)境，保持好溫度、濕度環(huán)境。二是要進(jìn)一步的提升檔案載體的質(zhì)量，確保在一定的保存期限內(nèi)，相關(guān)載體不會(huì)出現(xiàn)質(zhì)量問題，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息的丟失。三是要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)計(jì)算機(jī)設(shè)備的病毒檢測(cè)、防火墻設(shè)置，確保保存的電子文件不會(huì)感染病毒。

（三）利用制度

一方面需要分層次、分等級(jí)的進(jìn)行對(duì)檔案利用的制度管理，應(yīng)該根據(jù)檔案的密級(jí)為根據(jù)，進(jìn)行多層次的管理，同時(shí)還需要考慮到管理機(jī)構(gòu)的安全技術(shù)條件，來選取開放檔案的層次。另一方面需要加強(qiáng)對(duì)人員的管理制度，檔案利用所涉及到的人員眾多，有利用者、數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理者和電子檔案保管人員等。應(yīng)以他們各自的分工為依據(jù)，對(duì)其使用權(quán)限進(jìn)行合理的限制，可根據(jù)各種人員的身份、級(jí)別、層次及利用目的的差異判斷其可利用檔案信息的內(nèi)容，決定對(duì)其授權(quán)的范圍。

四、結(jié)束語

對(duì)于新時(shí)期的檔案管理工作者而言，想要進(jìn)一步的提升檔案管理工作水平，就需要抓住新時(shí)期檔案管理的各項(xiàng)基本要求，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的科學(xué)化管理，最大限度地利用檔案的內(nèi)在價(jià)值，更加有效地發(fā)揮檔案的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益。

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