淺談實(shí)驗(yàn)檢測(cè)研究院檔案管理工作的不足及改進(jìn)措施

文/新疆油田分公司實(shí)驗(yàn)檢測(cè)研究院 宋新萍 劉玉萍 胡偉江

淺談實(shí)驗(yàn)檢測(cè)研究院檔案管理工作的不足及改進(jìn)措施

文/新疆油田分公司實(shí)驗(yàn)檢測(cè)研究院 宋新萍 劉玉萍 胡偉江

企業(yè)檔案是企業(yè)重要的財(cái)富之一，特別是涉及勘探開(kāi)發(fā)不可再生資源的石油企業(yè)，地質(zhì)實(shí)物檔案更加寶貴。檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作。如何做好檔案管理工作是企業(yè)檔案工作者需要長(zhǎng)期思考的內(nèi)容，檔案管理工作的不足和改進(jìn)措施，是提高檔案管理工作的重要保障，才能更好地適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的需要，更好地服務(wù)企業(yè)和社會(huì)。

檔案管理；改進(jìn)措施

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，由機(jī)關(guān)科室、生產(chǎn)部門在各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)歷史時(shí)期產(chǎn)生的文字、聲像以及其他各種形式和載體的檔案，是歷史的記憶，是企業(yè)重要的財(cái)富之一。新疆油田公司是一個(gè)以油氣勘探開(kāi)發(fā)為主的高科技、高投入、高風(fēng)險(xiǎn)的資源采掘型企業(yè)，地質(zhì)資料是我們賴以生存和發(fā)展的生命線，是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，對(duì)企業(yè)發(fā)展起著極其重要的作用。特別是涉及勘探開(kāi)發(fā)不可再生資源的石油企業(yè)，更是如此?？碧介_(kāi)發(fā)的過(guò)程中，通過(guò)千辛萬(wàn)苦從幾千米的地下采出的巖心、巖屑樣品，又通過(guò)幾道甚至幾十道工序分析化驗(yàn)出的檢測(cè)報(bào)告及原始記錄資料，及開(kāi)采過(guò)程中形成的地質(zhì)資料更是彌足珍貴。這些檔案來(lái)源于企業(yè)生產(chǎn)，也將應(yīng)用于企業(yè)生產(chǎn)，是企業(yè)工作和發(fā)展的第一手資料和規(guī)劃依據(jù)。

檔案資料的完整保存和有效利用，為提高檔案管理水平,擴(kuò)大檔案在企業(yè)中的作用,促進(jìn)檔案人員自覺(jué)提高檔案管理的業(yè)務(wù)素質(zhì),就需要檔案工作者的積極努力和創(chuàng)新性的開(kāi)拓思路。如何做好檔案管理工作，是實(shí)驗(yàn)院檔案工作者一直長(zhǎng)期思考的內(nèi)容，通過(guò)在檔案管理工作中積累經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出行之有效的管理辦法和措施。

一、實(shí)驗(yàn)院檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案工作內(nèi)容。根據(jù)實(shí)驗(yàn)院檔案的特點(diǎn)，按載體類型歸納可分為，一是紙質(zhì)檔案包括：人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、文書檔案、設(shè)備檔案、科學(xué)技術(shù)成果檔案；二是地質(zhì)實(shí)物檔案包括：巖心、巖屑、薄片、聲像等。按庫(kù)房管理特點(diǎn)歸納可分為：巖心庫(kù)、巖屑庫(kù)、薄片庫(kù)、人事檔案庫(kù)、綜合檔案庫(kù)管理。

（二）檔案管理構(gòu)架。由院檔案管理辦公室、機(jī)關(guān)科室和基層兼職檔案員組成三級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)；由全院專、兼職檔案員和工作流程構(gòu)成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)框架；設(shè)有專門的檔案主管領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)。建立了《實(shí)驗(yàn)院機(jī)構(gòu)、人員、歸檔管理網(wǎng)絡(luò)圖》，明確了檔案職責(zé)和分工，加強(qiáng)檔案組織管理，狠抓檔案基礎(chǔ)管理工作，為各類技術(shù)資料的妥善保管和實(shí)現(xiàn)信息共享，高效利用，起到了積極的推動(dòng)作用。

在完善檔案管理職能的同時(shí)，建立健全檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度《實(shí)驗(yàn)院檔案管理辦法》和《建立實(shí)驗(yàn)院檔案管理應(yīng)急預(yù)案》。隨著油田公司檔案中心E 6檔案管理系統(tǒng)的推廣和應(yīng)用，認(rèn)真貫徹執(zhí)行集團(tuán)公司、新疆油田公司檔案管理辦法。積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，進(jìn)一步提高專兼職檔案人員檔案管理業(yè)務(wù)水平。利用管理體系和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息、管理制度及相關(guān)要求的宣貫、學(xué)習(xí)，有效的組織檔案活動(dòng)，提升實(shí)驗(yàn)院檔案管理整體水平。

二、檔案工作流程

圖1 檔案管理流程圖

三、檔案管理過(guò)程中的不足及改進(jìn)措施

（一）檔案管理過(guò)程中的不足。1.檔案基礎(chǔ)薄弱。實(shí)驗(yàn)院自2013年7月正式建立檔案管理業(yè)務(wù)以來(lái)，我們?cè)跁r(shí)間短、任務(wù)重、人員緊的情況下，按油田公司要求迅速建立起人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、綜合檔案、地質(zhì)實(shí)物檔案的統(tǒng)一集中管理，完成了檔案大集中管理。在檔案管理工作中，我們檔案業(yè)務(wù)在不斷拓展中取得了一些成效，但由于工作經(jīng)驗(yàn)不足，基礎(chǔ)薄弱，還有一定的差距。主要有人事檔案編目不統(tǒng)一，化驗(yàn)分析系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)不兼容，檔案字段關(guān)聯(lián)性差。E6檔案管理系統(tǒng)大數(shù)據(jù)傳輸、處理功能應(yīng)用不到位，造成大量重復(fù)工作。單井檢測(cè)報(bào)告資料無(wú)相應(yīng)軟件支持，工作效率低。這都體現(xiàn)了我們檔案管理工作的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)薄弱。2.檔案利用意識(shí)淡薄。以科研生產(chǎn)為目的而完成的科研、分析檢測(cè)以及現(xiàn)場(chǎng)試驗(yàn)工作中，產(chǎn)生了大量的原始數(shù)據(jù)檔案資料，這些大量的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)為油田公司勘探開(kāi)發(fā)提供了數(shù)據(jù)支撐作用，也體現(xiàn)了在企業(yè)管理中的重中之重?？涩F(xiàn)在還有部分資料存在分散管理，儲(chǔ)存和保管都容易造成數(shù)據(jù)和原始資料的丟失，數(shù)據(jù)信息化服務(wù)功能沒(méi)有被充分開(kāi)發(fā)出來(lái)，造成了檔案數(shù)據(jù)沒(méi)有完全進(jìn)入數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)管理，就談不上檔案資料的有效利用。3.檔案信息化程度較低。在科研生產(chǎn)為主的檔案數(shù)據(jù)信息化管理中，將涉及實(shí)驗(yàn)、檢測(cè)、化驗(yàn)分析的原始數(shù)據(jù)及報(bào)告，沒(méi)有進(jìn)行信息化管理，造成了電子檔案和紙質(zhì)檔案管理兩張皮。電子檔案以數(shù)據(jù)庫(kù)形式儲(chǔ)存，區(qū)別于紙質(zhì)檔案格式，紙質(zhì)檔案又沒(méi)充分利用，主要是檔案信息化程度低，使其失去了檔案自身的利用價(jià)值。

（二）加強(qiáng)檔案管理應(yīng)采取的改進(jìn)措施。1.做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理。1）針對(duì)人事檔案材料，尋找編目的特點(diǎn)。員工編號(hào)唯一性、姓氏拼音的不連續(xù)性、檔號(hào)的復(fù)雜性，編制了詳細(xì)的按音序索引、姓氏、員工編號(hào)、人事檔案編號(hào)形式編目的目錄文件，用色彩區(qū)分目錄層次，為查閱打下了基礎(chǔ)。我們作為新單位，檔案來(lái)自不同的多個(gè)單位，每個(gè)單位都有著自己特色的編目順序，通過(guò)學(xué)習(xí)和探討，我們形成了自己的編目辦法，在不改變?cè)瓩n案號(hào)的基礎(chǔ)上，按檔案的前三位排序，以最快的方式使檔案入架，使查閱方便。2）進(jìn)一步完善數(shù)據(jù)信息化管理。檔案作為信息資源，其信息化的建設(shè)具有適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和提高現(xiàn)代化管理水平的現(xiàn)實(shí)意義，建立統(tǒng)一的檔案信息資源管理和共享平臺(tái)，為檔案的數(shù)字化管理、網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用創(chuàng)造條件。因此在集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)這個(gè)平臺(tái)上結(jié)合我院化驗(yàn)分析系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理功能能力，我們充分采用了E6檔案系統(tǒng)離線功能，按照E6系統(tǒng)離線模板，通過(guò)離線上傳到E6系統(tǒng)中，進(jìn)行文件交接、歸檔、辦結(jié)的處理。利用E6檔案系統(tǒng)離線功能和大數(shù)據(jù)傳輸、處理功能，避免在化驗(yàn)分析系統(tǒng)中錄入的條目?jī)?nèi)容與E6系統(tǒng)在線錄入檢測(cè)報(bào)告條目?jī)?nèi)容不兼容?？梢栽谧疃痰臅r(shí)間里完成檢測(cè)報(bào)告大批量的E6歸檔，創(chuàng)造出了在一天內(nèi)完成了12895條的薄片類實(shí)物檔案資料條目轉(zhuǎn)錄入工作。3）軟件開(kāi)發(fā)在檔案管理中的應(yīng)用。建立和完善檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，建立健全檔案管理軟件應(yīng)用機(jī)制，提高企業(yè)檔案信息化管理水平。逐步實(shí)現(xiàn)了單井檢測(cè)報(bào)告軟件開(kāi)發(fā)在檔案管理中的應(yīng)用。通過(guò)研發(fā)《近期樣品委托與報(bào)告數(shù)據(jù)》《樣品委托單及選樣指南》《實(shí)驗(yàn)樣品分析進(jìn)度情況》鏈接轉(zhuǎn)換軟件，在檔案管理進(jìn)程中，只需要點(diǎn)擊按鈕就完全解決了選樣情況及檢測(cè)報(bào)告的錄入、發(fā)放情況。通過(guò)軟件開(kāi)發(fā)在檔案管理中的應(yīng)用，極大地提高了檔案管理的效率。2.強(qiáng)化檔案意識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)再利用。今年我院進(jìn)行了綜合檔案庫(kù)的建設(shè)，對(duì)于那些在科研生產(chǎn)、分析檢測(cè)以及現(xiàn)場(chǎng)試驗(yàn)工作中，產(chǎn)生的大量原始數(shù)據(jù)檔案資料全部進(jìn)行檔案集中統(tǒng)一管理，完成了檔案數(shù)字化管理全覆蓋。比如，巖心、巖屑、薄片單井資料，利用“數(shù)字實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)報(bào)告管理系統(tǒng)”與E6系統(tǒng)的功能對(duì)接可以做到單井資料數(shù)據(jù)直接導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)。通過(guò)E6系統(tǒng)利用、查詢功能，可以達(dá)到檔案的有效再利用。3.地質(zhì)檔案系統(tǒng)的研發(fā)與應(yīng)用?？蒲猩a(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的檢測(cè)報(bào)告電子文件存儲(chǔ)在科研數(shù)據(jù)庫(kù)中，紙質(zhì)檔案保存在檔案室中，兩者是不同形式、不同介質(zhì)下的儲(chǔ)層方式，沒(méi)有有機(jī)結(jié)合起來(lái)，查閱者只能檢索到一種格式，不能達(dá)到有效利用數(shù)據(jù)。在科研檔案的管理中，如何使得計(jì)算機(jī)形式的檔案更具有系統(tǒng)性、價(jià)值性，讓廣大科研工作者獲得更為完善的服務(wù)，是目前企業(yè)檔案信息化管理中，應(yīng)該面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。新疆油田公司檔案中心在積極進(jìn)行研發(fā)地質(zhì)檔案系統(tǒng)的源數(shù)據(jù)和紙質(zhì)檔案整合，能夠解決檔案工作中電子檔案和紙質(zhì)檔案管理兩張皮的問(wèn)題，逐步規(guī)范和統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)軟件，確保檔案數(shù)字信息的實(shí)用性。

四、加強(qiáng)檔案管理，提高檔案的規(guī)范化管理和安全保障。

(一)檔案工作規(guī)范化管理。為了提高檔案工作質(zhì)量和效率，以及更好地開(kāi)展檔案數(shù)字化管理，必須制定和實(shí)施檔案信息化管理工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。需要我們檔案工作按照《檔案數(shù)字化規(guī)范》、《檔案信息化建設(shè)規(guī)范》、《歸檔電子文件》標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范管理，使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作，實(shí)現(xiàn)檔案工作的有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

（二）檔案工作安全保障。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)。因此，我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開(kāi)發(fā)，采取有力的安全措施，包括授權(quán)管理制度、查閱審批制度、電子簽章制度。實(shí)行用戶訪問(wèn)身份和權(quán)限，設(shè)置檔案密級(jí)管理和審批級(jí)別，對(duì)用戶限制檔案的查閱權(quán)，對(duì)用戶設(shè)置最高可以查閱的檔案密級(jí)。按檔案分類設(shè)置是否允許查閱的審批人和審批級(jí)別。對(duì)各分類下的電子元件的瀏覽和下載設(shè)置審批人和審批級(jí)別。填寫相應(yīng)電子數(shù)據(jù)查閱記錄表，充分保證檔案信息的安全性。

五、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作。我院檔案工作緊緊圍繞科研生產(chǎn)這一中心任務(wù)而開(kāi)展，面對(duì)新的形勢(shì)，克服困難，積極開(kāi)展檔案管理工作，在檔案制度的修訂、業(yè)務(wù)的梳理、數(shù)據(jù)信息化建設(shè)等方面取得一定的成績(jī)，但還存在著很大的差距，加強(qiáng)檔案管理工作是我們今后和一個(gè)時(shí)期的主題。

[1]檔案管理學(xué).檔案學(xué)專業(yè)[M].北京.中國(guó)人民大學(xué)出版社,2011：3-27.

[2]方鳴.文書學(xué)講義[M].北京：國(guó)家檔案局檔案干部教育中心,2013：34-39.