人事檔案在高校人事工資管理中的應(yīng)用

丁靈濛

高校人事檔案是高校人才的信息庫，由高校人事部門統(tǒng)一記錄、管理，以備考查利用，是實(shí)施工資制度改革的基礎(chǔ)，是高校組織人事工作的重要環(huán)節(jié)。充分應(yīng)用高校人事檔案，使其有效輔助高校人事工資的管理工作，是一個(gè)值得關(guān)注的重要議題。

1??高校人事檔案的作用與功能

1.1??個(gè)人信息的記錄與保存。高校人事檔案是高校的人才信息庫，為高校的人事管理工作提供了高校內(nèi)部各級(jí)員工信息的詳細(xì)記錄并將其進(jìn)行保存，包括內(nèi)部員工的家庭背景、升學(xué)經(jīng)歷、職稱及工資待遇、個(gè)人懲獎(jiǎng)經(jīng)歷等，不僅為高校職稱的評(píng)定和行政職務(wù)的任命提供依據(jù)，也在人事工資管理中起到重要作用，其各級(jí)員工的工資歷史數(shù)據(jù)為工資調(diào)整提供了依據(jù)。

1.2??個(gè)人身份和能力的證明。人事檔案為高校招聘工作提供了應(yīng)聘人員的個(gè)人身份和能力證明。高校招聘員工通過筆試和面試之后，再通過人事檔案對(duì)應(yīng)聘人員作進(jìn)一步了解，并確認(rèn)其之前提供的信息的準(zhǔn)確性，使招聘的選擇經(jīng)得起歷史的檢驗(yàn)。

另外，各高校在干部選拔和工資調(diào)整方面，為了保證干部選拔和工資調(diào)整的公平公正和準(zhǔn)確性，工作人員需查閱相關(guān)員工的人事檔案進(jìn)行核對(duì)和確認(rèn)，避免記憶誤差或個(gè)別教職工為自身利益上報(bào)虛假信息的情況，同時(shí)使工作人員能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正錯(cuò)誤的信息。

1.3??高校內(nèi)部各級(jí)工作人員工作期間基礎(chǔ)材料的生成。高校內(nèi)部各級(jí)工作人員在校工作時(shí)期的個(gè)人年度考核狀況、工作崗位變化、科研成果的統(tǒng)計(jì)、工資調(diào)整等相關(guān)信息的記錄，最終由人事部門工作人員統(tǒng)計(jì)歸入員工的人事檔案。因此，人事檔案中包括了高校內(nèi)部各級(jí)工作人員工作期間基礎(chǔ)材料的生成，它與每個(gè)員工的自身利益密切相關(guān)。一旦記錄出現(xiàn)差錯(cuò)，就會(huì)損害員工的利益，引起員工的不滿，嚴(yán)重影響員工的工作積極性。高校是否認(rèn)真準(zhǔn)確地整理和保存員工的基礎(chǔ)材料并歸入人事檔案，體現(xiàn)了高校是否充分尊重了內(nèi)部各級(jí)工作人員的勞動(dòng)成果，雖然看似簡單，卻十分重要和關(guān)鍵。

1.4??高校人事關(guān)系調(diào)動(dòng)的依據(jù)。當(dāng)高校內(nèi)部工作人員要調(diào)動(dòng)到其他單位時(shí)，接收單位就要依據(jù)其人事檔案中反映的工作經(jīng)歷和工作表現(xiàn)來進(jìn)一步評(píng)估員工的職位和工資待遇。如果沒有人事檔案提供的個(gè)人歷史記錄材料，就無法給接收單位一個(gè)客觀準(zhǔn)確的表現(xiàn)證明。

2??高校人事工資管理中人事檔案管理應(yīng)用存在的問題

2.1??制度不完善，管理不規(guī)范。當(dāng)前我國高校人事檔案管理制度仍然不太完善。許多高校對(duì)于人事檔案材料收集制度、人事檔案查閱制度、人事檔案歸檔制度、人事檔案保管與保密制度等方面缺乏系統(tǒng)全面的規(guī)定。導(dǎo)致人事檔案材料的收集、歸檔、轉(zhuǎn)檔等環(huán)節(jié)，缺乏可遵守的制度。同時(shí)，許多高校并未明確人事檔案管理人員的崗位職責(zé)和懲獎(jiǎng)方案。以上因素使得人事檔案管理人員容易出現(xiàn)做事粗糙、不規(guī)范，最終導(dǎo)致檔案材料缺漏丟失、被更改的情況。這些會(huì)導(dǎo)致工資套改的準(zhǔn)確性，顯失公平。

2.2??人事檔案管理人員配備不足，專業(yè)素質(zhì)普遍偏低。人事工資管理中應(yīng)用人事檔案的環(huán)節(jié)是一項(xiàng)重要且繁瑣的工作，需要具備一定的專業(yè)能力和充分的時(shí)間精力才能保質(zhì)保量地完成，然而，目前許多高校都面臨著檔案管理人員配備不足，這一環(huán)節(jié)的工作崗位往往由其他崗位的工作人員兼任，由于是兼任，管理人員的相關(guān)專業(yè)的素質(zhì)往往偏低，工作效率低下，從而降低了高校人事工資管理的效率，阻礙了高校人事制度改革的進(jìn)程。

2.3??相關(guān)工作人員缺乏對(duì)工作重要性的認(rèn)識(shí)。由于許多高校從上至下都沒有充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性和專業(yè)性，往往認(rèn)為人事工資管理中的人事檔案應(yīng)用是一項(xiàng)基礎(chǔ)重復(fù)甚至形式化的工作，與高校的發(fā)展關(guān)聯(lián)度低。因此，相關(guān)工作人員往往只在人事工資管理出現(xiàn)工資調(diào)整等工作，需要用到人事檔案時(shí)再臨時(shí)去查閱和整理檔案材料，沒有形成定期的有計(jì)劃的檔案管理程序。然而，隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大，高校內(nèi)部工作人員的數(shù)量也不斷增長，人事關(guān)系流動(dòng)性增強(qiáng)，人事工資管理中檔案管理應(yīng)用的工作量也越來越多，越來越繁復(fù)，這種缺乏計(jì)劃和責(zé)任的管理方式，往往容易導(dǎo)致檔案材料缺失、信息錯(cuò)誤失真等問題。高校人事工資管理中的人事檔案應(yīng)用管理的相關(guān)工作人員的工作專業(yè)性、責(zé)任心滯后于高校整體規(guī)模的發(fā)展，對(duì)于高校的行政管理效率的提升、管理制度化的發(fā)展帶來了阻礙。

2.4??人事檔案管理信息化程度低。隨著信息管理系統(tǒng)的開發(fā)、應(yīng)用與升級(jí)，高校普遍開展了信息化建設(shè)，通過建立數(shù)據(jù)庫來提升行政管理的效率。然而，目前有半數(shù)以上的高校沒有建立高校人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，大量的人事檔案仍以紙質(zhì)檔案的形式進(jìn)行保管，沒有掃描成電子檔案，查閱、核對(duì)等過程也是手工操作。這種傳統(tǒng)的檔案保存方式使人事工資管理中人事檔案的應(yīng)用效率仍停留在信息化時(shí)代之前的階段，落后于現(xiàn)代化的信息管理水平，阻礙了檔案信息在人事工資管理中的開發(fā)和利用。

此外，由于軟件不同的版本和技術(shù)的差異，各信息系統(tǒng)具有獨(dú)立性，各部門的信息管理仍處于各自為政的狀態(tài)，沒有建立相同的網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行信息整合，所以雖然單個(gè)部門的工作效率提高了，但各部門之間的信息溝通仍有很大障礙。在高校的行政管理中，工資管理和檔案管理往往是兩個(gè)不同的系統(tǒng)，這也大大制約了高校人事工資管理中人事檔案的利用。

3??在高校人事工資管理中更好地應(yīng)用人事檔案的對(duì)策建議

3.1??完善高校人事檔案的制度與規(guī)范，并嚴(yán)格遵守。高校人事檔案既是高校人事工資管理的歷史依據(jù)，又是高校人事工資管理的成果記錄，它記載了高校內(nèi)部各級(jí)工作人員的工資調(diào)整狀況。高校需不斷加強(qiáng)高校人事檔案管理的制度與規(guī)范建設(shè)，完善人事檔案管理各個(gè)方面的制度，使高校人事工資管理中高校人事檔案的管理與應(yīng)用規(guī)范化。

3.2??提高人事檔案管理人員的工作管理意識(shí)。狠抓思想建設(shè)，重視和加強(qiáng)高校人事檔案管理工作意義的宣傳，通過講座、召開會(huì)議等各種形式和網(wǎng)絡(luò)、校內(nèi)媒體等各種渠道，讓相關(guān)工作人員充分認(rèn)識(shí)到高校人事檔案的重要性，提高人事檔案管理人員的工作管理意識(shí)，提升相關(guān)工作人員的工作主動(dòng)性。與此同時(shí)，高校應(yīng)制定有效的懲獎(jiǎng)機(jī)制，增強(qiáng)人事檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，通過激勵(lì)機(jī)制提升其工作積極性，為工作效率提供保證。

3.3??重視人事檔案數(shù)據(jù)的記錄，及時(shí)更新人事工資檔案。人事工資管理與人事檔案管理是相互作用、相輔相成的關(guān)系。高校加強(qiáng)人事檔案管理，只有檔案記載真實(shí)，才能保證人事工資套改的準(zhǔn)確無誤，如職務(wù)晉升、職稱晉升等變動(dòng)材料要及時(shí)歸檔，這是調(diào)整工資的基本保障。

因此，相關(guān)工作人員應(yīng)積極建立人事檔案，將數(shù)據(jù)裝訂成冊(cè)，不斷檢查和補(bǔ)充歷史人事數(shù)據(jù)，規(guī)范操作流程，并對(duì)其進(jìn)行有效的管理，從而做到保質(zhì)和高效，保證數(shù)據(jù)足夠準(zhǔn)確和新鮮，并甄別真假，為人事工資管理提供便利。

3.4??加強(qiáng)人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。人事檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，應(yīng)加強(qiáng)人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。一方面，通過培訓(xùn)提升相關(guān)工作人員的專業(yè)能力和素養(yǎng)，拓寬其知識(shí)面，提高其工作效率，推進(jìn)人事檔案管理工作的現(xiàn)代化和規(guī)范化。另一方面，提升相關(guān)工作人員的職業(yè)道德和責(zé)任心，保證相關(guān)工作人員恪守職業(yè)道德，嚴(yán)于律己，認(rèn)真準(zhǔn)確完成工作任務(wù)的同時(shí)，注意保護(hù)個(gè)人信息的隱私。

3.5??完善高校人事檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)。隨著人事檔案材料的不斷增多，按照現(xiàn)實(shí)需求，完善高校人事檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)，設(shè)立、擴(kuò)建專門的人事檔案室，并配置必要的防護(hù)設(shè)備，為人事檔案提供安全的保管環(huán)境。

3.6??建立現(xiàn)代化高校人事工資管理和人事檔案管理系統(tǒng)，并建立系統(tǒng)連接。充分利用現(xiàn)代化管理手段，選用合適的工作管理軟件，建立現(xiàn)代化高校人事工資管理系統(tǒng)和人事檔案管理系統(tǒng)，并就系統(tǒng)應(yīng)用對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使相關(guān)工作人員能夠熟練操作系統(tǒng)軟件。將人事檔案掃描存檔，利用Excel?電子表格等工具形成電子數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)利用電子數(shù)據(jù)庫進(jìn)行信息的統(tǒng)計(jì)和匯總，提高工作效率，減少手工操作和重復(fù)操作。

在建立現(xiàn)代化高校人事工資管理和人事檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，將兩系統(tǒng)建立連接，提高人事工作管理中人事檔案的應(yīng)用程度。如建立高校人事檔案信息查詢系統(tǒng)，使高校人事工資管理人員能夠利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行人事檔案電子數(shù)據(jù)庫的查詢，保證了信息的質(zhì)量和獲取的便捷性，全面提升了高校人事工資管理的工作效率。

4??結(jié)語

在保證高校人事檔案信息安全的前提下，充分應(yīng)用高校人事檔案，使其有效輔助高校人事工資的管理工作，是一項(xiàng)不可忽視的任務(wù)。本文首先分析高校人事檔案的主要作用與功能，其次結(jié)合高校人事工資管理工作，對(duì)高校人事工資管理中人事檔案管理應(yīng)用存在的問題進(jìn)行解讀，最后針對(duì)這些問題提出完善高校人事檔案的制度與規(guī)范、提高人事檔案管理人員的工作管理意識(shí)等相對(duì)具體的對(duì)策和建議。