總承包項(xiàng)目中電子郵件文檔的應(yīng)用研究

馬俊飛+張慧敏+楊洋

摘??要：電子郵件文檔是總承包項(xiàng)目工作中重要的溝通交流文檔，通過(guò)實(shí)施公務(wù)電子郵件實(shí)現(xiàn)總承包項(xiàng)目電子郵件溝通管理的規(guī)范、法規(guī)遵從及歸檔再利用，在項(xiàng)目文檔管理中，無(wú)縫集成DOCUMENTUM平臺(tái)與OUTLOOK郵件客戶端，實(shí)現(xiàn)電子郵件文檔的統(tǒng)一管理、移交、歸檔。

關(guān)?鍵?詞：電子郵件文檔;法規(guī)遵從;郵件歸檔;DOCUMENTUM

Abstract：?E-mail?is?an?important?EPC?project?documentation.?Official?business?E-mail?archieved?mail?management?specification?，?compliance?and?archiving?reuse?.In?the?project?document?management，?seamless?integration?DOCUMENTUM?&?OUTLOOK?mail?client，?to?achieve?unified?management?of?e-mail?documents，?transfer，?archive.

Key?words：?E-mail?documents;?Compliance;?E-mail?archiving;?DOCUMENTUM

電子郵件作為網(wǎng)絡(luò)交流溝通的一個(gè)重要途徑，已成為國(guó)內(nèi)企業(yè)實(shí)施“走出去”戰(zhàn)略的一個(gè)重要的溝通渠道，是企業(yè)間建立聯(lián)系不可缺的工具，越來(lái)越多的企業(yè)通過(guò)企業(yè)電子郵件進(jìn)行項(xiàng)目開(kāi)發(fā)、溝通、交流、談判、實(shí)施等工作，企業(yè)已離不開(kāi)電子郵件，同時(shí)對(duì)企業(yè)電子郵件的高效管理、歸檔、利用、有效性、法規(guī)遵從等帶來(lái)了挑戰(zhàn)。本文針對(duì)我院總承包項(xiàng)目中的電子郵件文檔的應(yīng)用進(jìn)行了研究。

1 電子郵件的法規(guī)遵從

法規(guī)遵從就是企業(yè)和組織在業(yè)務(wù)運(yùn)作中，不僅要遵守企業(yè)自己的各項(xiàng)規(guī)章，而且要遵守政府和行業(yè)制定的各項(xiàng)法律、法規(guī)及各種規(guī)章，同時(shí)又能證明自己確實(shí)做到了相關(guān)的要求。

電子郵件記錄信息的完整性、保密性和再利用性，為企業(yè)利用電子郵件作為法庭證據(jù)的趨勢(shì)日益增強(qiáng)，同時(shí)美國(guó)薩班斯-奧克斯萊（Sarbanes-Oxley）法案規(guī)定上市公司的電子郵件保留不少于5年，并規(guī)定與審計(jì)工作、財(cái)務(wù)工作有關(guān)的電子郵件保留至少7年[1]。被稱為“中國(guó)薩班斯法案”的我國(guó)第一部《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，要求企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)工作，利用信息化技術(shù)加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)輸入與輸出、文件存儲(chǔ)、文件利用、數(shù)據(jù)安全等方面的控制，保障信息系統(tǒng)安全運(yùn)行[2]。國(guó)標(biāo)“公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則”，明確公務(wù)電子郵件的撰寫(xiě)、傳遞、鑒定、歸檔、整理、移交等規(guī)范，對(duì)電子郵件的真實(shí)性、完整性、有效性進(jìn)行了明確規(guī)定[3]。法規(guī)遵從性要求企業(yè)必須很好地管理和保留電子郵件數(shù)據(jù)，否則對(duì)于電子郵件數(shù)據(jù)的查詢需求很可能使企業(yè)的業(yè)務(wù)處于風(fēng)險(xiǎn)中。

2 電子郵件的歸檔。電子郵件歸檔的出現(xiàn)是隨著法規(guī)遵從和公司內(nèi)部的需求而出現(xiàn)的，同時(shí)日益增長(zhǎng)的電子郵件數(shù)量，使企業(yè)電子郵件服務(wù)器超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)，電子郵件的歸檔可為企業(yè)電子郵件服務(wù)器減負(fù)，通過(guò)電子郵件歸檔實(shí)現(xiàn)了企業(yè)電子郵件數(shù)據(jù)的在線歸檔、分類管理、長(zhǎng)期保留并實(shí)施檢索利用，圖1為郵件歸檔體系示意圖。

圖1?郵件歸檔體系示意圖

郵件歸檔從郵件體系的基礎(chǔ)層、數(shù)據(jù)層、系統(tǒng)層、用戶層進(jìn)行了架構(gòu)和優(yōu)化，對(duì)企業(yè)電子郵件滿足了法規(guī)遵從、郵件審計(jì)、快速檢索、長(zhǎng)期保存和利用等;對(duì)郵件管理者提升了郵件服務(wù)器的性能、擴(kuò)展性和可靠性，便利了數(shù)據(jù)的管理、郵件跟蹤、數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)等;對(duì)用戶通過(guò)不同的訪問(wèn)方式（WEB或郵件終端客戶端）實(shí)現(xiàn)郵件的快速訪問(wèn)和郵件歸檔查詢，提升了用戶的體驗(yàn)度，圖2?為郵件歸檔架構(gòu)。

圖2?郵件歸檔架構(gòu)

3??總承包項(xiàng)目中電子郵件文檔管理。電子郵件已成為人們對(duì)外溝通交流的重要工具，總承包項(xiàng)目中的溝通渠道——電子郵件的地位尤為突出，同時(shí)電子郵件中產(chǎn)生的各種垃圾郵件和非項(xiàng)目工作的郵件大量存在，淹沒(méi)了與工作相關(guān)的電子郵件，隨著時(shí)間的推移，對(duì)工作相關(guān)郵件的查找尤其費(fèi)時(shí)費(fèi)力，難以檢索利用。

為規(guī)范總承包項(xiàng)目中電子郵件的管理和檢索利用，我院為每個(gè)總承包項(xiàng)目建立了項(xiàng)目公務(wù)電子郵箱，公務(wù)電子郵箱統(tǒng)一由項(xiàng)目文控管理員進(jìn)行管理，每個(gè)總承包項(xiàng)目的公務(wù)郵箱是對(duì)外電子郵件的溝通交流的輸入和輸出口，在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，另外根據(jù)實(shí)際需求為項(xiàng)目成員建立基于項(xiàng)目公務(wù)往來(lái)的專用個(gè)人公務(wù)電子郵箱，項(xiàng)目成員的個(gè)人公務(wù)電子郵箱與公務(wù)郵箱進(jìn)行自動(dòng)關(guān)聯(lián)，項(xiàng)目公務(wù)電子郵箱收到的郵件根據(jù)策略矩陣自動(dòng)匹配并分發(fā)項(xiàng)目相關(guān)人員的個(gè)人公務(wù)電子郵箱，項(xiàng)目人員在第一時(shí)間內(nèi)了解和掌握公務(wù)電子郵箱的動(dòng)態(tài)，同時(shí)項(xiàng)目成員處理后的郵件經(jīng)過(guò)審批后自動(dòng)發(fā)送項(xiàng)目文控管理員，由文控管理員通過(guò)公務(wù)郵箱對(duì)外發(fā)送，保障了項(xiàng)目電子郵件的規(guī)范性、有效性、及時(shí)性處理（如圖3?項(xiàng)目公務(wù)郵箱管理示意圖），項(xiàng)目公務(wù)郵箱由企業(yè)郵件系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子郵件的自動(dòng)歸檔管理和法規(guī)遵從。

圖3?項(xiàng)目公務(wù)郵箱管理示意圖

3.1郵件撰寫(xiě)

郵件主題：

a）郵件主題一般一事一議，標(biāo)題提綱挈領(lǐng)、清晰、明確，真實(shí)反映文章的內(nèi)容和重要性，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概括出整個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件輕重緩急，分別處理，切忌使用含義不清的標(biāo)題以及輕易使用“緊急”之類的字眼。

b）郵件主題由郵件編碼和郵件標(biāo)題構(gòu)成，郵件編碼通過(guò)編碼系統(tǒng)自動(dòng)獲取。例如“FC151211-SDEP-XXXX-EN1100?因XXXX原因?qū)е鲁踉O(shè)凍結(jié)工期延長(zhǎng)的期中索賠報(bào)告”，表示：我院發(fā)給XXXX的第100封郵件—因XXXX原因?qū)е鲁踉O(shè)凍結(jié)工期延長(zhǎng)的期中索賠報(bào)告。

郵件正文：

a）郵件正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順。正文要簡(jiǎn)明扼要地說(shuō)清楚事情;如具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫(xiě)個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。正文多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰表達(dá)。

b）根據(jù)收件人熟悉程度、等級(jí)關(guān)系等，郵件對(duì)內(nèi)、對(duì)外性質(zhì)不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。

c）正文多用1234之類的列表，以清晰說(shuō)明，盡量避免拼寫(xiě)錯(cuò)誤和錯(cuò)別字。

d）一次郵件交代完整的信息，說(shuō)明清楚，不要過(guò)兩分鐘再發(fā)“補(bǔ)充”和“更正”，以免讓人反感。

郵件附件：

a）如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件。

b）正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)。

c）附件文件應(yīng)為通用格式，如特殊格式，應(yīng)在正文中說(shuō)明，以免影響使用。

3.2??郵件發(fā)送。總承包項(xiàng)目中電子郵件是項(xiàng)目公務(wù)往來(lái)的一個(gè)重要通道，項(xiàng)目電子郵件發(fā)送必須經(jīng)過(guò)項(xiàng)目經(jīng)理及相關(guān)負(fù)責(zé)人的審核批準(zhǔn)后，才可通過(guò)項(xiàng)目公務(wù)郵箱外發(fā)。外發(fā)的公務(wù)電子郵件可自動(dòng)抄送或歸集到項(xiàng)目公務(wù)郵箱內(nèi)。

3.3??郵件接收。總承包項(xiàng)目中公務(wù)郵箱接收到電子郵件后，由項(xiàng)目部文控人員根據(jù)項(xiàng)目責(zé)任矩陣或公務(wù)郵箱內(nèi)容分發(fā)到項(xiàng)目人員的個(gè)人公務(wù)郵箱或個(gè)人信箱內(nèi)，并啟動(dòng)郵件跟蹤管理流程，通過(guò)郵件跟蹤管理，跟蹤接收郵件情況或執(zhí)行情況，保障郵件內(nèi)容的落實(shí)和執(zhí)行。

3.4??郵件整理歸檔?？偝邪?xiàng)目中電子郵件文檔是項(xiàng)目文檔的一個(gè)重要組成部分，實(shí)施郵件整理歸檔可更好地實(shí)現(xiàn)郵件查詢和再利用，同時(shí)為避免項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中產(chǎn)生糾紛提供了依據(jù)。

從郵件系統(tǒng)本身來(lái)說(shuō)，郵件歸檔是企業(yè)郵件滿足如薩班斯-奧克斯萊法案關(guān)于郵件歸檔的要求必然環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)郵件歸檔的安全性、完整性、真實(shí)性、法規(guī)遵從性。

從檔案角度來(lái)說(shuō)，電子郵件文檔的歸檔是根據(jù)檔案管理要求而進(jìn)行的必然環(huán)節(jié)，通過(guò)對(duì)電子郵件文檔的整理、分類，實(shí)現(xiàn)歸檔，保障了電子郵件文檔的原始性、真實(shí)性、價(jià)值性[4]。在郵件分類整理歸檔中，建立基于電子郵件的DOCUMENTUM電子文檔元數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)郵件發(fā)送人、接收人、發(fā)送接收郵件時(shí)間、郵件密級(jí)、郵件主題、郵件編碼、郵件正文、郵件附件及郵件日志的元數(shù)據(jù)化，按照項(xiàng)目文檔管理的要求整理和歸檔電子郵件文檔，實(shí)現(xiàn)電子郵件的快速檢索和利用。

• 電子郵件文檔在DOCUMENTUM平臺(tái)上的管理

DOCUMENTUM作為國(guó)際知名企業(yè)文檔管理平臺(tái)，已成為我院實(shí)施國(guó)內(nèi)外總承包項(xiàng)目的文檔管理平臺(tái)，是總承包項(xiàng)目文檔移交和歸檔的平臺(tái)，實(shí)施總承包項(xiàng)目管理的溝通過(guò)程中，大量的電子郵件內(nèi)容及附件已成為項(xiàng)目文檔管理中的一個(gè)重要組成部分，在一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)上進(jìn)行項(xiàng)目郵件文檔管理成為必要。

在用戶終端通過(guò)配置My?Documentum?for?Microsoft?Outlook模塊，來(lái)歸集項(xiàng)目溝通過(guò)程中有用電子郵件內(nèi)容及附件，無(wú)縫集成了項(xiàng)目DOCUMENTUM與OUTLOOK，終端用戶可把DOCUMENTUM作為郵件內(nèi)容及附件歸集的內(nèi)容庫(kù)，利用OUTLOOK實(shí)現(xiàn)DOCUMENTUM文件夾、文件柜和空間的管理，電子郵件內(nèi)容及附件可在DOCUMENTUM中通過(guò)自定義的元數(shù)據(jù)按照對(duì)象類型進(jìn)行分組，實(shí)現(xiàn)電子郵件文檔的分類管理，用戶可將DOCUMENTUM中存儲(chǔ)庫(kù)中的內(nèi)容作為外發(fā)的郵件實(shí)現(xiàn)文件的快速外發(fā)管理[5]。

電子郵件文檔在DOCUMENTUM平臺(tái)上的管理，滿足了電子郵件的歸檔和法規(guī)遵從性，熟悉的OUTLOOK用戶體驗(yàn)便利了用戶通過(guò)OUTLOOK實(shí)現(xiàn)對(duì)DOCUMENTUM的管理和應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目所有文檔在一個(gè)平臺(tái)的管理目標(biāo)，對(duì)總承包項(xiàng)目文檔的管理、移交、歸檔提供了統(tǒng)一的平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了總承包項(xiàng)目所有文檔的集中管理和統(tǒng)一管理。

• 小結(jié)

電子郵件文檔是總承包項(xiàng)目工作中重要的溝通交流文檔，本文從電子郵件文檔的法規(guī)遵從、郵件歸檔特性進(jìn)行分析，通過(guò)建立專門(mén)的總承包項(xiàng)目公務(wù)電子郵箱和個(gè)人公務(wù)電子郵箱實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中來(lái)往電子郵件的規(guī)范管理，并滿足郵件文檔管理的法規(guī)遵從性，保障了電子郵件文檔的有效性，同時(shí)實(shí)現(xiàn)與DOCUMENTUM文檔管理平臺(tái)的無(wú)縫集成，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目電子郵件文檔的統(tǒng)一管理和維護(hù)，實(shí)現(xiàn)電子郵件文檔的整體管理和快速移交。

*本文為國(guó)家檔案局2014年度國(guó)家檔案局科技項(xiàng)目計(jì)劃（項(xiàng)目編號(hào)：2014-X-59）。

參考文獻(xiàn)：

[1]美國(guó)薩班斯法案，中國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)編，2003.11.11.

[2]企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范，2008.5.

[3]公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)范?（DA/T?32-2005）

[4]段東升.工程項(xiàng)目檔案整理[M].北京：作家出版社，2011.

[5]http：//china.emc.com/enterprise-content-management/my-documentum.htm#！resources.

（作者單位：山東電力工程咨詢?cè)河邢薰??來(lái)稿日期：2014-10-16）