企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)如何滿足業(yè)務(wù)需求

黃羽

摘 要：隨著信息化時代的到來，企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)如何滿足業(yè)務(wù)需求已經(jīng)成為一個需要迫切解決的問題，根據(jù)中海航集團上海國際貨運有限公司的實際情況，探討相應的措施，具有一定的理論意義和實踐價值。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；財務(wù)；信息化建設(shè)；業(yè)務(wù)

中圖分類號：F275 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）36-0144-02

引言

縱觀現(xiàn)今任何一個企業(yè)的良好、有序、長遠的發(fā)展離不開信息化建設(shè)和對信息一體化的充分、靈活運用，而信息化建設(shè)的重點包含了企業(yè)財務(wù)信息化和企業(yè)營運信息化。如何讓不同的使用部門找到信息建設(shè)運用的平衡點，切入點又是企業(yè)信息化建設(shè)的關(guān)鍵，如果部門間的信息化建設(shè)只是一味滿足本部門的需要，不能縱觀全局，而忽略其他部門的信息需求，那么它的信息化將是個孤島，對企業(yè)來說它將失去長遠、有效的發(fā)展價值。

一、實現(xiàn)企業(yè)部門間信息共享，提高企業(yè)競爭力

（一）建立客戶信息數(shù)據(jù)庫

不同部門的人員根據(jù)各崗位不同的權(quán)限對客商信息逐一補充、完善，尤其是針對客商名稱、客商編碼、稅務(wù)登記證號碼、注冊信息、及客商的其他基本信息需要認真添加，錄入的數(shù)據(jù)要做到唯一、準確。

財務(wù)部門根據(jù)客戶的交易記錄（分門別類地（如海運進口、出口；空運進口、出口等）），設(shè)定客戶的信用等級、信譽度等。整合客戶的歷史交易明細，但不局限于交易金額、箱量、運輸航線、方式（整箱、拼箱）、成本費用（包括后期服務(wù)成本）等。客戶的賒銷金額和賒銷比例、應收賬款周轉(zhuǎn)率等，不同的信用等級客戶應設(shè)定其應收賬款警界線、可控金額。

客戶的欠款金額如超過應收賬款警界線，設(shè)置報警級別，將客戶按客戶欠款的余額與其授信額度的比例分為不同的類型，以便于掌握各個客戶的信用情況，企業(yè)各個部門根據(jù)其信息需要實時地知曉某位客戶的信息內(nèi)容。

客戶的交易數(shù)據(jù)和內(nèi)容要做到實時更新、準確。公司建立一套完善、實時、準確、安全的客戶信息數(shù)據(jù)庫，以便于在任何時候?qū)Σ煌焚|(zhì)的客戶信息一目了然，對于業(yè)務(wù)部門項目決策的可行性分析時可以有的放矢，了然于胸，有利于其做出正確的判斷分析。

（二）建立服務(wù)商信息數(shù)據(jù)庫

對于與服務(wù)商的交易記錄，也應建立實時信息數(shù)據(jù)庫，信息數(shù)據(jù)不局限于服務(wù)商的歷史交易明細、船公司的航線價格、歷史趨勢價格圖（淡季旺季之分）、優(yōu)惠價格和條件；車隊資質(zhì)、車隊報價、裝箱公司的服務(wù)價格和服務(wù)質(zhì)量，以及服務(wù)商的付款條件、付款期限、安全保障措施等。不間斷地、實時地對服務(wù)商的信息進行完善、整合，有利于業(yè)務(wù)部門在業(yè)務(wù)具體操作和選擇時可以第一時間掌握實時情況，與服務(wù)商進行價格談判時對談判方向握有一定的主動性和可比性。

（三）充分利用客戶和服務(wù)商的信息數(shù)據(jù)

各部門根據(jù)不同崗位的權(quán)限查看客戶和服務(wù)商的相關(guān)信息，信息數(shù)據(jù)實時、準確、完整業(yè)務(wù)部門根據(jù)不同的客戶要求量身定做貨運代理服務(wù)的業(yè)務(wù)方案，一個單子一個價，但要做到相同運輸條件的方案之間具有一定的可比性，不能盲目追求銷售利潤而忽視應收賬款周轉(zhuǎn)率等指標，當一個企業(yè)資金被長時間占用時，會加大企業(yè)的財務(wù)風險，影響資金周轉(zhuǎn)率，要充分利用已有的信息資源實現(xiàn)方案的可行性分析比對。

財務(wù)信息與業(yè)務(wù)經(jīng)營信息的相關(guān)性、數(shù)據(jù)共享可節(jié)約企業(yè)信息化建設(shè)的人力、物力、財力，實現(xiàn)部門目標利潤與企業(yè)目標利潤的一致性、實現(xiàn)企業(yè)價值最大化。一個企業(yè)若能實現(xiàn)部門間信息資源的充分共享，可相當程度地提高企業(yè)的競爭力。

二、財務(wù)信息建設(shè)的規(guī)范化、程序化與企業(yè)業(yè)務(wù)的個性化相結(jié)合

企業(yè)財務(wù)信息建設(shè)需要規(guī)范化、程序化，而企業(yè)業(yè)務(wù)又具有其鮮明的個性化特征，根據(jù)兩個部門不同的信息需求充分融合到一個具有可利用的價值平臺上。面對激烈的行業(yè)競爭，依靠信息化提高企業(yè)跨地區(qū)、跨部門甚至跨國的協(xié)同辦公能力勢在必行，以此提高企業(yè)的規(guī)范化和秩序化，提高企業(yè)的核心競爭力。

財務(wù)數(shù)據(jù)信息必須堅持規(guī)范化原則，這既是財務(wù)工作性質(zhì)決定的，也是防止違規(guī)記賬，堵塞管理漏洞的必要措施。而貨代行業(yè)的費用名目較多，與港口有港口安保費、港口堆存費等結(jié)算；與報關(guān)行有報關(guān)費等結(jié)算；與運輸車隊和集裝箱公司有拖車費用、集裝箱使用費、超期費等結(jié)算；與裝箱（包裝）公司有做箱、包裝費用等結(jié)算；與保險公司有保險費用、理賠條件等核算；與船公司、航空公司等存在訂倉、報價、運輸費等結(jié)算。上述費用的總和形成了貨代行業(yè)的成本和費用。

業(yè)務(wù)部根據(jù)數(shù)據(jù)信息庫的實時信息比較各服務(wù)商的報價，針對每筆業(yè)務(wù)客戶的不同服務(wù)要求，制定專業(yè)的業(yè)務(wù)方案，預估每筆交易的成本、費用、利潤等，為每筆業(yè)務(wù)的方案可行性提供有力的決策依據(jù)。

貨代行業(yè)要注意海外市場的開發(fā)，上海貨運如能成為海外供應鏈的一部分，或某海外項目物流、工程物流的本地供應商，甚至對國外大型海外集團開發(fā)將是其目前行勢下發(fā)展的最佳選擇。上海貨運如能不斷往外延伸，并伸入到買賣雙方的利益角度分析問題，提供一套完整的解決方案，首先需要對各個不同層次、不同類型信息的統(tǒng)一收集和利用，做到成本可控性強，掌握的環(huán)節(jié)越多，可調(diào)節(jié)的成本也越靈活，利潤空間越大，為客戶提供完善的物流服務(wù)更加切合考慮成本核算，也急需海外代理的物流服務(wù)，使其業(yè)務(wù)更趨完美。

三、企業(yè)根據(jù)部門與人員的不同級別、權(quán)限，實現(xiàn)信息管控

實踐證明，對企業(yè)內(nèi)部的各種資源進行高度集中的管理、控制和配置，才能做到“數(shù)出一門，信息集中”，迅速地對各種財務(wù)、管理方案做出科學的、價值最大化的決策。

企業(yè)實現(xiàn)全面信息化建設(shè)后，首先要保證各個數(shù)據(jù)庫的安全、可靠、信息唯一、權(quán)限分明，才能使各部門讀取、使用的數(shù)據(jù)具有實效性、準確性。各部門根據(jù)不同的工作內(nèi)容和職責，對數(shù)據(jù)庫的信息內(nèi)容利用時設(shè)置如“只讀、修改、添加、打印、下載”權(quán)限，并且權(quán)限的使用在后臺要留有使用痕跡，只有這樣才能保證數(shù)據(jù)的唯一、可靠，當數(shù)據(jù)進行錯誤修改時需要有提示設(shè)置和報警裝置。endprint

企業(yè)的信息維護部門平時要做到信息的及時地維護和備份數(shù)據(jù)，當出現(xiàn)信息數(shù)據(jù)風險（如病毒侵入、信息和權(quán)限的惡意篡改等）時能適時地恢復功能、數(shù)據(jù)內(nèi)容。伴隨著企業(yè)的逐步發(fā)展、實力的強大、業(yè)務(wù)的拓展，企業(yè)的信息功能和權(quán)限可不斷地進行完善和改進，做到信息建設(shè)符合企業(yè)實際發(fā)展需求。

企業(yè)要實現(xiàn)信息的充分管理和控制，信息平臺的實用性和安全性是首要重視的問題，只有保證信息的安全才使各部門和使用者讀取的內(nèi)容真實可靠，具有使用性和參考性。

四、協(xié)同辦公，提高信息服務(wù)質(zhì)量

企業(yè)需要信息面廣，真實準確，敏銳迅捷的信息系統(tǒng)，為加強經(jīng)濟管理，提高經(jīng)濟效益服務(wù)。各個部門在同一個信息平臺上辦公，整合資源，充分利用才能提高信息的服務(wù)質(zhì)量

財務(wù)信息為企業(yè)項目決策提供有力的后臺數(shù)據(jù)分析。財務(wù)部門的數(shù)據(jù)信息，可以讓業(yè)務(wù)部門實時地掌握客戶的交易情況、業(yè)務(wù)報價方案、應收賬款周轉(zhuǎn)率、欠費金額、賒銷比率、信用額度等，也可以掌握服務(wù)商的歷史報價情況、服務(wù)質(zhì)量等，這樣當業(yè)務(wù)部門在進行項目可行性分析、方案比較時可快速做出決策，有利于提高辦公效率。

財務(wù)部門在把握相關(guān)法律、法規(guī)、條例、政策時要具有敏銳性。2012年度上海試點現(xiàn)代服務(wù)行業(yè)稅收政策“營改增”變化，對企業(yè)的定價、稅負和利潤都有較大影響。對業(yè)務(wù)和財務(wù)部門都提出了學習、掌握的要求，征稅比率由營業(yè)稅的5%上升為增值稅的6%，以及征稅方式和納稅政策的變化，企業(yè)的報價方案同時隨之亦變化。各部門在同一平臺上學習、掌握，有利于對政策理解的一致性和提高學習、辦公效率。

五、信息統(tǒng)一收集、分析和反饋

企業(yè)管理人員不但需要及時了解公司運營狀況，而且需要及時監(jiān)控企業(yè)的運營狀況，需要及時地做出決策。而決策需要大量及時、真實、可靠的信息做支撐，企業(yè)需要經(jīng)常收集財務(wù)和業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)進行分析。因此，企業(yè)必須要快速、高效的信息收集分析手段，能夠根據(jù)不同的決策需要，隨時采集一些數(shù)據(jù)，隨時地進行分析，為領(lǐng)導決策提供支持和服務(wù)。簡捷、快速、實用的信息收集分析平臺，通過數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)分析功能，企業(yè)可以根據(jù)數(shù)據(jù)收集和分析需求的變化隨時采集數(shù)據(jù)進行分析。

數(shù)據(jù)采集人員從多個業(yè)務(wù)系統(tǒng)或者功能模塊中收集數(shù)據(jù)，在每個業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)的填報方式、填報流程各不相同，需要分別進行數(shù)據(jù)收集，對數(shù)據(jù)進行整合，建立數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性。

企業(yè)信息化建設(shè)的“信息”要做到統(tǒng)一收集、在同一平臺處理、分析，信息在同一渠道反饋，這樣才能使財務(wù)信息和業(yè)務(wù)信息處理在事件的事前、事中、事后等所有環(huán)節(jié)保證數(shù)據(jù)的同一性，充分做數(shù)據(jù)同出一源。不管是財務(wù)部門或業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)均要在同一平臺收集、分析和反饋。

六、加強人員培訓，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，提升管理理念

熟練掌握是充分發(fā)揮財務(wù)信息系統(tǒng)和業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)協(xié)同辦公功能的關(guān)鍵之一，保證系統(tǒng)信息使用和操作人員，尤其是財務(wù)人員不僅僅是輸入信息，而且要能充分使用信息、綜合分析信息結(jié)果，從廣泛的信息數(shù)據(jù)中提取有用、有價值的數(shù)據(jù)信息，利于提高工作能力，在不同部門的項目決策時實時地提供可靠的數(shù)據(jù)內(nèi)容 。

規(guī)范操作、熟練掌握是保證系統(tǒng)運行順暢，實現(xiàn)系統(tǒng)高效能的重要前提。平日加強系統(tǒng)操作人員的培訓，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，使其盡快掌握系統(tǒng)操作技能、主動適應工作方式和模式，是財務(wù)信息化建設(shè)的主要任務(wù)之一。特別是建立一套與財務(wù)信息化相適應的工作制度和激勵機制顯得更為重要，只有切實抓好這方面的工作，財務(wù)信息化建設(shè)任務(wù)才能最終完成。

總之，會計信息建設(shè)如能滿足業(yè)務(wù)的大量需求，則推動了行業(yè)經(jīng)營和財務(wù)管理的規(guī)范化和制度化進程，極大地促進了行業(yè)的信息化建設(shè)，是建設(shè)“嚴格規(guī)范、富有效率、充滿活力”的上海貨運的重要動力。企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)的繼續(xù)深入實施是行業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的客觀要求，對提高行業(yè)管理水平必將發(fā)揮重要的作用。

參考文獻：

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[2] 楊周南，叢書.會計信息系統(tǒng)——面向財務(wù)業(yè)務(wù)一體化[M].北京：電子工業(yè)出版社，2006.

[責任編輯 陳鳳雪]endprint