利用數(shù)據(jù)庫軟件?提高樣口管理水平

陳克強

摘 要：實驗室檢測樣品的管理是檢測過程中的一個非常重要的環(huán)節(jié)，樣品管理的好壞直接影響到檢測結(jié)果的科學(xué)性、公正性和準(zhǔn)確性，甚至影響到檢測機構(gòu)自身在社會的形象和聲譽。為此，福州市產(chǎn)品質(zhì)量檢測所（以下簡稱“我所”）采用了數(shù)據(jù)庫的軟件管理，對檢測樣品的各環(huán)節(jié)實施有效的質(zhì)量控制，大大提高了樣品管理的水平，更好地保證檢測樣品的代表性、有效性和完整性，保證檢測工作滿足客戶的要求。

關(guān)鍵詞：樣品管理；管理模塊；提高管理水平

樣品管理表面上看似乎很簡單，也比較容易辦到，但實際上是一個系統(tǒng)工程。樣品管理水平可以從一個方面映射出質(zhì)量檢測機構(gòu)管理水平的高低。我所為了規(guī)范樣品管理，使樣品管理工作制度化、規(guī)范化，結(jié)合了自身特點和管理模式，從樣品的接受、識別、流轉(zhuǎn)、退樣和處置等各環(huán)節(jié)進(jìn)行信息化管理，也就是采用五大管理模塊，大大提高樣品管理水平。

1.樣品的登記及標(biāo)識模塊

抽取的樣品和委托的樣品在業(yè)務(wù)部的受理時，業(yè)務(wù)部按照抽樣單和客戶委托書上的信息錄入到計算機的管理系統(tǒng)軟件中，建立業(yè)務(wù)管理信息。

業(yè)務(wù)部樣品管理員接收樣品時，對樣品的有效性進(jìn)行確認(rèn)，對數(shù)量、狀態(tài)、性質(zhì)進(jìn)行詳細(xì)、認(rèn)真地檢查，看是否符合接收的要求，接收后在樣品登記及標(biāo)識模塊中，進(jìn)行必要的樣品狀態(tài)和性質(zhì)的文字描述，同時對樣品建立唯一性的識別碼。并且根據(jù)樣品本身的特性，存放在不同的區(qū)域和場所，在樣品管理模塊中標(biāo)注存放的庫房號和貨架號。特別對易燃、易爆和有毒的樣品以及在特定環(huán)境下儲存的樣品，加以明顯區(qū)別，以便更好地管理。

樣品登記及標(biāo)識模塊的字段：樣品名稱、樣品數(shù)量、檢驗數(shù)量、留樣數(shù)量、樣品狀態(tài)、樣品的存貯條件、樣品的識別碼，留樣樣品的存放的貨架碼等信息，通過計算機資源共享的方式來提高工作效率。

2.樣品領(lǐng)樣模塊

檢測樣品跟隨著業(yè)務(wù)部檢驗業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)卡流轉(zhuǎn)到相關(guān)檢驗部門的過程中，各檢測室應(yīng)按樣品管理制度，辦理領(lǐng)用手續(xù)。檢驗室和業(yè)務(wù)部的樣品管理員辦理領(lǐng)取樣品時，對樣品名稱、數(shù)量、樣品的狀態(tài)和性質(zhì)進(jìn)行核對，確保準(zhǔn)確無誤后，在樣品領(lǐng)樣模塊中輸入領(lǐng)樣人的代號和密碼，辦理領(lǐng)樣手續(xù)。檢測部檢測人員按照領(lǐng)樣模塊中樣品的性質(zhì)和存放條件，把樣品存放在不同的檢測區(qū)域。同時在檢測過程中還應(yīng)在樣品的標(biāo)簽上標(biāo)注“未試” “試中”和“試后”。

樣品領(lǐng)樣模塊的字段：樣品名稱、樣品識別碼、檢驗數(shù)量、樣品的性質(zhì)、存貯條件、樣品管理員（以上字段可從數(shù)據(jù)庫讀?。?、領(lǐng)樣人的工號、領(lǐng)樣人密碼、領(lǐng)取時間和退樣標(biāo)識等。

3.樣品的返樣模塊

對檢驗試后的能保持產(chǎn)品的完整性、各性能指標(biāo)和正常使用功能的產(chǎn)品以及客戶要求退樣的樣品和殘樣，在檢驗完成后，退回業(yè)務(wù)部。由業(yè)務(wù)管理部樣品管理員在檢測室的管理系統(tǒng)中辦理退樣登記手續(xù)。雙方核對退樣的樣品名稱、樣品數(shù)量以及樣品的狀態(tài)等，雙方確認(rèn)后，錄入工號和密碼完成交接手續(xù)。樣品管理員標(biāo)識退樣的樣品存放的庫房號和貨架號。

樣品的返樣模塊的字段：樣品名稱、樣品標(biāo)識碼、樣品數(shù)量、樣品交接人、交樣雙方密碼、交接時間、樣品狀態(tài)和存放地點等。

4.樣品的退樣、處置模塊

客戶要求退回的樣品，在留樣期滿后，由業(yè)務(wù)部樣品管理員通過客戶在保存期內(nèi)領(lǐng)回。客戶憑相關(guān)退樣憑證到業(yè)務(wù)部辦理退樣手續(xù)。樣品管理員在系統(tǒng)退樣模塊里記錄退樣的時間和退樣的憑證號。

對于一些消耗不退、殘次或樣主自行放棄處置權(quán)的樣品，很多檢驗機構(gòu)沒有嚴(yán)格的處置程序要求，更沒有相應(yīng)的審批手續(xù)，以致于這類樣品的處置無章可循，給樣品管理帶來負(fù)面影響。在樣品管理系統(tǒng)中，增加樣品的處置模塊，對上述樣品的處置加以控制，由樣品管理人員定期從模塊中倒出統(tǒng)一處置的樣品清單，并擬上處置方式，經(jīng)業(yè)務(wù)部嚴(yán)格審查，報相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，將樣品交由責(zé)任部門統(tǒng)一處置，并對處置方式、時間、地點進(jìn)行如實記錄。

樣品退樣和處置模塊的字段：樣品名稱、樣品標(biāo)識碼、樣品數(shù)量、處置日期、批準(zhǔn)人、處置方式和處置人等。

總之，采用電腦管理后，從受理樣品的資料輸入電腦后，通過數(shù)據(jù)庫的資源共享，使受理樣品始終置于電腦的監(jiān)控之中，樣品的數(shù)量、完好狀態(tài)、存放地點以及交接處置情況等都處于有效的監(jiān)控之下，從而使樣品管理工作真正貫穿檢驗的全過程。同時，使樣品的檢索和統(tǒng)計方便快捷，工作效率大大提高。更重要的是，提高樣品的管理水平，從樣品這個源頭上保證檢測過程中質(zhì)量穩(wěn)定不變，保證檢測結(jié)果的準(zhǔn)確性，更好地為實驗室及客戶服務(wù)。

（作者單位：福州市產(chǎn)品質(zhì)量檢驗所）