高校學生檔案實行二級學院管理的理論與實踐研究

李霞 鐘志宏

摘 要： 學生檔案是大學生在校學習實踐活動中形成的記錄和反映學生個人成長經(jīng)歷 、表現(xiàn)等信息的載體。在當前的就業(yè)模式已轉(zhuǎn)變?yōu)椤笆袌鰧颉?政府調(diào)控 、學校推薦、 學生與用人單位雙向選擇”下，學生檔案成為用人單位選拔人才的重要依據(jù)。 因此，科學地管好、用好學生檔案不僅是高校學生管理工作中重要的一環(huán)，更對加強學生管理工作、推動學生全面發(fā)展、促進學生就業(yè)、深入教育體制改革，提高檔案管理水平有重要作用。

關(guān)鍵詞： 學生檔案 二級學院 在校大學生

《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《新辦法》）第一次提出“學生類”檔案的概念，并將“學生類”檔案單獨進行管理，充分肯定學生檔案的理論價值。在《新辦法》中，國家教育部強調(diào)“各高等學校必須加強對檔案工作的領(lǐng)導，把檔案工作納入學校的整體發(fā)展規(guī)劃之中”[1]，從而從法律和法規(guī)上將高校學生檔案納入國家、社會和學校管理的范疇，體現(xiàn)了高校學生檔案工作的重要性和社會性，明確了學生檔案管理工作是高校檔案管理工作不可或缺的組成部分。高校學生檔案是國家人事檔案的組成部分，記載了大學生在校期間的成長經(jīng)歷、思想品德、學習成績、個人特長及身體心理健康等信息，是了解大學生學習情況、能力特長、個人信用等的信息窗口。在當前就業(yè)模式已轉(zhuǎn)變?yōu)椤笆袌鰧?、政府調(diào)控、學校推薦、學生與用人單位雙向選擇”下，學生檔案成為用人單位選拔人才的重要依據(jù)。因此科學地管好、用好學生檔案是高校學生管理工作中重要的一環(huán)，這不僅將直接影響學生的切身利益，影響檔案憑證作用的有效發(fā)揮，更對進一步適應高校教育改革，滿足社會對人才的需求，促進學生就業(yè)、發(fā)展具有重要意義。

1.當前高校學生檔案的構(gòu)成

高校學生的檔案分為電子檔案及紙質(zhì)檔案。電子檔案主要有高考報名登記表、學生的照片、電子學生注冊信息等；紙質(zhì)檔案主要有大學以前的學習、工作經(jīng)歷，大學在校期間的獎懲情況、學習成績、大學錄取通知書、學生表、實習手冊等材料。目前，電子化學生檔案處于初級階段，還未普及、健全的情況下，各高校、學生、用人單位主要以紙質(zhì)學生檔案作為測評、考察、錄用的依據(jù)。這些記錄著學生在校期間的學習、生活軌跡的材料，將跟隨學生走完人生軌跡，是學生一輩子的身份證明及烙印，對學生、用人單位、學校都有著重要的現(xiàn)實意義和社會價值。

2.當前高校學生檔案管理存在的問題

如前言所述，學生檔案對學生、用人單位、學校都有重要的現(xiàn)實意義和社會價值，大部分高校對學生的檔案能給予高度重視，并進行規(guī)范、科學地管理，但目前仍有諸多問題存在高校學生檔案管理工作中，一是檔案呈“多頭分散”管理[2]。許多高校對在校生的學生檔案管理沒有建立規(guī)范的管理制度，檔案的歸口管理部門五花八門，甚至多個部門參與管理。未成立統(tǒng)一、專門的管理部門或機構(gòu)，使學生檔案不能及時、科學、規(guī)范地管理；職責劃分不明確，調(diào)閱、查找、完善檔案困難。二是學生檔案等材料歸檔不及時。大學生入學后學生檔案未及時收集、檢查、歸檔的現(xiàn)象較嚴重。據(jù)有些高校的學生反映，部分新入學的學生檔案由學生本人帶至學校，而由于學校未及時收集，就只有積壓在學生本人保管，甚至有的保管到畢業(yè)，使得檔案的安全、真實性受到大大的質(zhì)疑。三是學生檔案材料不完整。檔案材料收集后，檔案管理人員未進行拆袋一一檢查檔案袋中的材料，是否合格及缺少相關(guān)材料等，在大學期間異動的學生材料未及時歸檔，造成檔案材料嚴重缺失及不完整，影響學生學習、獎懲、就業(yè)等方面的綜合考核。

3.二級學院學生檔案管理的理論與實踐研究。

縱觀國內(nèi)外相關(guān)學者對高校學生檔案的研究，其研究理論依據(jù)及觀點主要集中在高校學生檔案管理的重要性及學生檔案的構(gòu)成、利用的研究，多數(shù)學者普遍認為，高校學生檔案管理工作的創(chuàng)新應該完善檔案管理機構(gòu)、提高檔案管理人員的水平及擴大檔案歸納的范圍、加大檔案的利用率等。但從二級學院管理角度，深入闡述、剖析和探討學生檔案的重要性及管理策略鮮見于相關(guān)學術(shù)期刊及論文，故本文擬從以下幾個方面，對高校在校生的檔案管理工作做進一步探討。

3.1二級學院管理學生檔案的意義及重要性

隨著高校體制的進一步深化改革、學生規(guī)模數(shù)的增加，高校實行二級學院管理體制已成必然趨勢并日臻完善。許多高校實行學生、教學等二級學院獨立管理的體制。而學生的管理又是二級學院管理中的重中之重。作為學生學習、生活中的引導者、啟迪者，各學院有權(quán)利、有義務、有便利管理在校生的檔案，這不僅能及時歸檔、整理好本學院學生的檔案，方便快捷查詢、調(diào)閱、完善學生的檔案，更對學院通過檔案材料，掌握學生思想動態(tài)，促進學生全面發(fā)展、加強學生管理工作有重要的推動作用。

3.2二級學院管理學生檔案的策略研究

3.2.1認真完善學生檔案，促進學生全面發(fā)展。高校學生檔案完整地反映一個大學生的大學學習生活，其對學生個人發(fā)展的作用至關(guān)重要。認真翔實記錄、歸檔包含學生在校期間學習表現(xiàn)、獎懲記錄、志愿者活動、社團等實踐活動的學生檔案，不僅能從諸多方面客觀反映出一個學校培養(yǎng)學生的能力、水平及最終結(jié)果，而且能通過檔案記錄，了解自己的各方面表現(xiàn)，以查漏補缺、揚長避短、實現(xiàn)全面發(fā)展，充分調(diào)動學生的積極性，培養(yǎng)學生的主動、創(chuàng)新、競爭意識。

3.2.2細心查閱學生檔案，加強學生管理工作。大學生思想活躍、激情四射、個性鮮明，敢于接受、挑戰(zhàn)新鮮事物，但同時又是脆弱、敏感的一個群體，易被社會上、生活中的負面新聞、事件困擾、迷惑、迷失。為此，教育部多次下文強調(diào)大學生思想政治工作的重要性，各部屬、省屬高校都積極貫徹國家的相關(guān)文件精神，把加強大學生的思想政治教育作為學生管理工作的重要一項。學生檔案的查閱、使用是做好學生思想政治工作的一個有效途徑。二級學院的輔導員、班主任要經(jīng)常整理、查閱學生的檔案，通過對學生檔案的及時管理、查閱、完善，不僅能根據(jù)學生的個人特點、家庭、教育背景等有針對性地開展思想政治教育，加強學生日常管理工作，對提高整個學院的管理水平、促進學校、社會的和諧穩(wěn)定發(fā)展也有重要意義。

3.2.3真實記錄學生檔案，推動學生合理就業(yè)。高校培養(yǎng)的學生最終要走向各級各類就業(yè)崗位。學生作為高校教育的特殊產(chǎn)品，步入社會、就業(yè)市場中需要“身份”證明、憑證。為此，以什么憑證、以什么作為優(yōu)劣的評價標準對學生檔案工作提出新的要求。給學生一份完整、真實的檔案，為用人單位提供優(yōu)質(zhì)的服務，服務好用人單位，這才是高校學生檔案工作的真正目的。在人才市場特別是公務員類的就業(yè)部門，畢業(yè)生能否為用人單位所滿意，除了看他的言談舉止與所持的學歷證書、考試分數(shù)等外在因素外，還要看他的內(nèi)在素質(zhì)、成長、學習歷程、教育背景、思想品德等。為此，作為學生檔案的直接管理者，二級學院應認真、真實、客觀地記錄、整理好學生在校期間的表現(xiàn)和材料，及時配合用人單位調(diào)取、政審學生的學生檔案，同時通過學生檔案的調(diào)閱、查詢，及時掌握學生的性格特點、愛好特長、專業(yè)優(yōu)劣等，對大學生的就業(yè)做好正確的引導、輔導、推薦工作。

3.2.4科學規(guī)范檔案建設，提高檔案管理水平。部分高校的學生檔案在開學伊始，由學生交由各院系，再由各院系移交至在校生檔案管理部門，如教務處、學工處或檔案館等，而學生一旦學籍、學業(yè)、獎懲有異動時，往往由于檔案不在學生所在院系，無法及時將這些異動信息入檔，不能及時、真實、有效地反映學生在校期間的表現(xiàn)。為此，由二級學院指定專人或由帶學生的輔導員，設置專門的檔案保管室，分年級管理。從開學伊始一直到學生畢業(yè)，學生的檔案由學生所在二級學院進行收集、整理、歸檔、完善、保管，有效解決當前大學生檔案管理中存在的諸如此類的短木塊及問題。

高校學生檔案管理工作是一項關(guān)乎、維護學生切身利益、促進學校、社會穩(wěn)定和諧發(fā)展的工作，對學校、社會的發(fā)展提供的借鑒和指導意義是不言而喻的。因此，在高校擴大招生規(guī)模和大學生“雙向選擇、自主擇業(yè)”的今天，實行二級學院管理在校生檔案管理辦法，既有利于學生的自律規(guī)范和約束學生的行為，又能促進高校內(nèi)部管理水平的提高，優(yōu)化育人環(huán)境、提高人才質(zhì)量服務水平，更能推動學校教育教學改革，全面提高高校教育教學質(zhì)量。

參考文獻：

[1]中華人民共和國教育部.高等學校檔案管理辦法[ER/OR].[2008-08-20]http：//www.edu.cn/news-127/20080912/t20080912_325115.shtml.

[2]王偉.高校學生檔案管理現(xiàn)狀及對策研究[J].北京檔案，2009[5]：25.

基金項目：江西省高等學校檔案科研課題“高校在校生檔案實行二級院系管理模式理論與實踐研究”（編號：jxgxdakt-2012049）。