事業(yè)單位中人事檔案管理的問(wèn)題分析及對(duì)策研究

余瑤

【摘 要】人事檔案作為事業(yè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)，是人才的主要信息源泉，是選賢舉能的重要保障。只有做好人事檔案管理，才能從根本上提高人力資源的管理水平，才能將人才的基本能力發(fā)揮出來(lái)。分析了我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理在發(fā)展過(guò)程中存在的主要問(wèn)題，并在此基礎(chǔ)上提出相關(guān)的解決措施。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；人事檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

人事檔案信息是非常重要的信息資源，伴隨著我國(guó)事業(yè)單位的不斷發(fā)展，對(duì)人事檔案管理的關(guān)注程度得到提高，事業(yè)單位中人事檔案管理在發(fā)展過(guò)程中存在諸多問(wèn)題，而這些問(wèn)題從根本上阻礙了我國(guó)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，只有解決這些問(wèn)題，才能促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位的健康發(fā)展，促進(jìn)人事檔案管理的進(jìn)步。

一、現(xiàn)階段我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

1.單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理的認(rèn)識(shí)不深入

人事檔案管理有著極高的影響力，它的本質(zhì)決定了自身的重要性。我國(guó)事業(yè)單位在持續(xù)發(fā)展的過(guò)程中，很多領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為人事檔案管理只是簡(jiǎn)單的抄抄筆記，無(wú)法為單位的發(fā)展帶來(lái)效益。甚至有部分檔案管理人員在工作中只是簡(jiǎn)單的記錄，使其具有保密性，能夠在領(lǐng)導(dǎo)查檔中完整，真實(shí)。我國(guó)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員從根本上忽略了人事檔案管理的發(fā)展實(shí)質(zhì)，沒(méi)有從根本上將人事檔案工作提到日程之上，從而導(dǎo)致人事檔案管理處于被動(dòng)工作，無(wú)法為事業(yè)單位的發(fā)展提供高質(zhì)量的服務(wù)。

2.管理過(guò)程繁瑣，管理手段過(guò)于落后

在社會(huì)的發(fā)展中，我國(guó)事業(yè)單位為適應(yīng)社會(huì)要求不斷發(fā)生變化，不僅基本制度發(fā)生變化，事業(yè)單位的組織結(jié)構(gòu)發(fā)生變化，并且在科室的重組以及人員的競(jìng)聘中，都在一定程度上發(fā)生了本質(zhì)的變化，事業(yè)單位在招聘人員時(shí)往往選擇沒(méi)有檔案經(jīng)驗(yàn)，不具備檔案意識(shí)的人員，該類人員無(wú)法從根本上認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，對(duì)檔案的整理以及收集步驟不甚了解。除此之外，很多檔案人員身兼數(shù)值，由于精力不足，未能按要求進(jìn)行工作，比如，在日常工作中，管理人員并沒(méi)有將檔案進(jìn)行準(zhǔn)確歸檔，從而使檔案的整個(gè)管理水平下降。

并且，在檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施中，往往彰顯的過(guò)于簡(jiǎn)單、簡(jiǎn)陋，以辦公、閱檔為一間，防火、防水、防盜水平過(guò)低。管理水平也過(guò)于落后，調(diào)閱檔案基本上采用手工操作的方法，紙張?jiān)谑艿疥?yáng)光照射的情況下，字跡褪色，不清楚，從根本上影響了檔案的完整性。

3.我國(guó)事業(yè)單位人事檔案收集過(guò)程缺乏力度

經(jīng)過(guò)調(diào)查可知，我國(guó)事業(yè)單位人事檔案在收集中缺乏力度，其中主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

（1）人事檔案管理工作制度不夠完善，在執(zhí)行過(guò)程中不夠嚴(yán)格，無(wú)論是收檔工作還是歸檔工作都不夠及時(shí)；

（2）我國(guó)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案收集的時(shí)候，不僅材料不全面，并且材料的收集并不規(guī)范；

（3）人事檔案管理所歸檔的資料不準(zhǔn)確。人事檔案所記錄的資料比較客觀，很多檔案材料在內(nèi)容以及形式上比較雷同，往往給人“千篇一律”的感覺(jué)，從而無(wú)法從根本上反應(yīng)出真實(shí)情況，并且影響了檔案的質(zhì)量以及利用率。

4.人事檔案材料制作不夠規(guī)范

檔案材料的制作不規(guī)范是極其嚴(yán)重的問(wèn)題，其中，主要表現(xiàn)在干部檔案材料之中，該類檔案的材料用紙以16開(kāi)為標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)論是紙張過(guò)大還是過(guò)小都不符合標(biāo)準(zhǔn)，并且，紙張發(fā)生缺損現(xiàn)象，也是不規(guī)范的重要表現(xiàn)。近幾年，經(jīng)常將A4紙的材料進(jìn)行歸檔，比如大學(xué)生的登記表，職稱審批表等，這些材料在進(jìn)行裁剪的時(shí)候非常復(fù)雜，并且裁剪之后也有大部分材料不符合規(guī)矩，這種情況不僅對(duì)人力、物力、材料造成浪費(fèi)，并且會(huì)影響人事檔案的美觀性以及整體性。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案工作的基本策略

1.提高領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)與重視

提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)以及重視，是促進(jìn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，在對(duì)檔案管理的日?；顒?dòng)、基本原則進(jìn)行了解，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者要將其納入干部活動(dòng)之中。除此之外，要將檔案管理列入基本日程之中，事業(yè)單位積極建立相應(yīng)的檔案體系，并且對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查，如果在檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，就要及時(shí)進(jìn)行解決。與此同時(shí)，要對(duì)檔案管理人員建立考核標(biāo)準(zhǔn)，從根本上推動(dòng)人事檔案管理的規(guī)范性以及科學(xué)性。

2.加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施

檔案管理部門要想獲得可持續(xù)發(fā)展，就要獲得領(lǐng)導(dǎo)的支持，從本質(zhì)上做好檔案設(shè)施的建設(shè)。與此同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理室的建設(shè)，建設(shè)鐵質(zhì)檔案?jìng)}庫(kù)，避免出現(xiàn)火災(zāi)，并且要在檔案管理室內(nèi)配以滅火器等基礎(chǔ)設(shè)施。除此之外，庫(kù)房之中的防火、防潮要及時(shí)進(jìn)行檢查。要加大對(duì)資金的投入，配置網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)。

3.提高事業(yè)單位職工人員的基本素養(yǎng)

從政治的角度而言，事業(yè)單位中，認(rèn)識(shí)檔案管理屬于政策性工作，該工作在發(fā)展中不僅要具備服務(wù)性，并且還要具備保密性。我國(guó)事業(yè)單位的組織人員不僅要積極加強(qiáng)檔案管理工作，并且還要使檔案管理工作更加具備穩(wěn)定性、嚴(yán)肅性，在工作上具有穩(wěn)定性。除此之外，還要加強(qiáng)對(duì)職工人員的素質(zhì)培養(yǎng)，積極關(guān)心職工人員的工作與家庭，使其在工作中產(chǎn)生更好的積極性。與此同時(shí)，主管部門要開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，讓每一個(gè)職工都能掌握好技術(shù)以及知識(shí)，對(duì)檔案管理進(jìn)行了解，在提高自身素質(zhì)的同時(shí)，能夠踏踏實(shí)實(shí)的工作。

4.積極加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理制度

事業(yè)單位人事檔案管理屬于復(fù)雜、巨大的工程，如果在發(fā)展的過(guò)程中沒(méi)有指定制度進(jìn)行約束，那么就會(huì)變得無(wú)章可循。因此，要積極健全我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理的基本制度，保證具有穩(wěn)定性，使其實(shí)際工作與社會(huì)發(fā)展現(xiàn)況進(jìn)行整體結(jié)合，進(jìn)一步完善各項(xiàng)檔案管理制度。尤其要建立人事檔案計(jì)算機(jī)管理制度，對(duì)檔案的材料進(jìn)行歸檔與整理，使人事檔案管理制度得到進(jìn)一步完善，防止出現(xiàn)虛假材料。并且要對(duì)人事檔案管理工作的基本細(xì)則進(jìn)行完善，使人事檔案管理工作更加科學(xué)、合理與完整。

5.積極加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理的資料收集

事業(yè)單位人事檔案管理材料的收集是極其重要的，無(wú)論是管理制度還是管理考察，以及大學(xué)生的學(xué)籍、學(xué)歷都要?dú)w入檔案之中，但是，在改革的過(guò)程中，材料總量也得到了增加，這就給我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理帶來(lái)壓力與影響。因此，面對(duì)這種發(fā)展?fàn)顩r，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)各種資料的收集，并且對(duì)檔案進(jìn)行整理，對(duì)于不符合要求的檔案而言，管理人員要對(duì)此進(jìn)行處理，如果入檔的手續(xù)不夠全面，那么就要在第一時(shí)間退回到相關(guān)部門進(jìn)行重新整理，使其在材料完整的時(shí)候?qū)Ω黜?xiàng)手續(xù)進(jìn)行完善，保證我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理的準(zhǔn)確性。

三、結(jié)論

綜上而述，我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理制度在發(fā)展的過(guò)程中受到了一定的壓力以及挑戰(zhàn)，在我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在著諸多問(wèn)題，不僅管理制度不夠完善，并且管理人員的素質(zhì)過(guò)低，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其重視度不高，這些問(wèn)題會(huì)導(dǎo)致我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理的發(fā)展受到阻礙，只有解決這些問(wèn)題，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)，提高職工人員的基本素質(zhì)，才能從根本上實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

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