鐵路會計原始憑證的規(guī)范化問題探討

劉江洪

（烏魯木齊鐵路局物資供應(yīng)段 新疆·烏魯木齊 830023）

鐵路作為我國重要的交通設(shè)施，在推動社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮重要作用，做好鐵路單位的綜合管理工作具有良好的社會價值與經(jīng)濟(jì)價值。鐵路會計一直是鐵路單位綜合管理的重點部門，隨著鐵路改革的不斷深入，電子商務(wù)在鐵路會計系統(tǒng)管理中的應(yīng)用范圍越來越廣，致使會計原始憑證出現(xiàn)一系列問題，對會計工作整體質(zhì)量產(chǎn)生一定影響。因此，需要正確認(rèn)識到鐵路會計原始憑證規(guī)劃化管理的相關(guān)，推動鐵路管理實現(xiàn)現(xiàn)代化。

一、鐵路會計原始憑證規(guī)范化管理的要求

（一）審核原始憑證票據(jù)真實性

所謂原始憑證，就是在開展經(jīng)濟(jì)活動之后，取得并填制的，用以證明、記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的文字憑據(jù)。而原始憑證的真實性主要是指原始憑證業(yè)務(wù)內(nèi)容或票據(jù)的真實性。在核算工作中，審核原始憑證是財會管理的基礎(chǔ)性工作，其管理質(zhì)量不僅維護(hù)鐵路單位財經(jīng)紀(jì)律的規(guī)范性，也是維護(hù)國家財產(chǎn)的主要方法。

從來源來看，原始憑證主要分為內(nèi)制憑證與外來憑證。一般在審核原始憑證票據(jù)真實性過程中，主要是對原始票據(jù)的真實性、合法性等進(jìn)行確認(rèn)，在此過程中，需要重視以下幾點問題：（1）嚴(yán)禁使用一般收據(jù)，但不包括個別單位統(tǒng)一發(fā)放的收據(jù)；（2）能快速掌握區(qū)分真假票據(jù)的能力。機(jī)打發(fā)票多為指定物品采購單位或電子商務(wù)類單位所擁有，其真實性高；手寫發(fā)票主要看發(fā)票內(nèi)容，包括發(fā)票監(jiān)制章、字體、字跡等；（3）查看發(fā)票防偽標(biāo)識、水印等。

（二）審核原始憑證記載業(yè)務(wù)真實性

由于鐵路所涉及的業(yè)務(wù)系統(tǒng)較為全面，需要會計人員能在全面了解各項業(yè)務(wù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)上快速辨別相關(guān)業(yè)務(wù)的真實性。一般情況下，“兩查”方法在審核原始憑證記載業(yè)務(wù)真實性中的效果良好。其中，“一查”主要指查看多聯(lián)式票據(jù)反面是否出現(xiàn)復(fù)寫現(xiàn)象，是否是報銷聯(lián)，避免“頭大尾小”的票據(jù)出現(xiàn)。若票據(jù)沒有用復(fù)寫紙復(fù)寫，而是用鋼筆填寫的，就有可能是“鴛鴦票”，即報銷聯(lián)與存根聯(lián)的內(nèi)容金額不同；二是檢查審核票據(jù)與所附的附件內(nèi)容是否一致，如有漏洞或出入即為假票據(jù)。

二、鐵路會計原始憑證規(guī)范化管理的措施

（一）建立規(guī)范化管理流程

在當(dāng)前鐵路會計憑證規(guī)范化管理中，原始憑證的管理內(nèi)容多，且涉及的范圍廣，為保證相關(guān)原始憑證規(guī)范化管理措施具有良好的應(yīng)用價值，需要建立規(guī)范化管理流程，保證相關(guān)處理措施具有良好的應(yīng)用價值。首先，成立會計憑證規(guī)范化小組，組織專業(yè)的財會人員開展鐵路會計基礎(chǔ)工作規(guī)范學(xué)習(xí)，其學(xué)習(xí)流程如圖1 所示。

圖1 鐵路會計小組學(xué)習(xí)流程統(tǒng)計

其次，充分統(tǒng)計原始憑證管理內(nèi)容，以電子表格的形式將其劃分為若干流程，并以流程表的方式下發(fā)到制定的工作小組上，要求相關(guān)單位能按照規(guī)范流程開展會計原始憑證獲取、核實工作；最后，在制定規(guī)范化管理流程過程中也要適當(dāng)?shù)囊爰钏囆g(shù)，對表現(xiàn)良好的工作小組或個人進(jìn)行嘉獎，并以核實準(zhǔn)確度、工作效率等作為考核的重要依據(jù)。在激勵過程中，要保證選舉過程真實、透明，必要時可開展員工選取的方法確定嘉獎員工。

（二）原始憑證技術(shù)性審核

在原始憑證技術(shù)性審核中，要對原始憑證的基本內(nèi)容、邏輯關(guān)系等進(jìn)行確認(rèn)，其具體審核內(nèi)容主要分為以下幾點。

1.確保票據(jù)性質(zhì)與發(fā)表類型相適應(yīng)

在現(xiàn)階段的發(fā)票管理中，經(jīng)常出現(xiàn)這種現(xiàn)象：銷售方本身無發(fā)票，在向第三方借的發(fā)票后，再開出發(fā)票。例如，部分維修費用的發(fā)票卻是商業(yè)營銷的發(fā)票等，這些行為是嚴(yán)重違反我國法律等，因此，要保證票據(jù)性質(zhì)能與發(fā)票類型相適應(yīng)。在審核過程中，首先需要詢問資金的使用方向，包括資金支出項目、支出數(shù)目等；在獲取上述基本資料之后，與原始票據(jù)進(jìn)行比對，判斷其使用方向、開票單位是否與資金支出方向相適應(yīng)。

2.審核票據(jù)憑證填制內(nèi)容

在審核過程中，要重點審核票據(jù)的基本內(nèi)容，主要包括開票日期、客戶單位名稱、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額等，切忌出現(xiàn)重填、漏填等現(xiàn)象；對于不寫商品實際名稱，或不寫數(shù)量只寫概念等現(xiàn)象，可能是故意隱瞞報銷內(nèi)容，對此需要正確處理。

3.考察相關(guān)支出內(nèi)容是否符合開支范圍

對于原始憑證印章不清晰者，或不按照規(guī)定胡亂使用合同印章的或者不蓋印章的，可能是虛構(gòu)的業(yè)務(wù)，絕對不能作為報銷的原始憑證。在審核過程中，要檢查原始憑證是否有經(jīng)辦人、業(yè)務(wù)主管簽字，若無上述人員簽字，且又沒有標(biāo)明業(yè)務(wù)用途，就可以判斷其為假發(fā)票票。

在辦理諸如設(shè)備大修等重點項目的票據(jù)時，應(yīng)根據(jù)實際情況開設(shè)票據(jù)；在投資和工程結(jié)算必須有項目竣工驗收紀(jì)要、設(shè)備維修驗收交接單、施工決算等與大修決算相關(guān)的資料，在制定票據(jù)時應(yīng)在投資審計報告、審計意見等資料的基礎(chǔ)上，確定開票內(nèi)容。若審核后發(fā)現(xiàn)票據(jù)內(nèi)容真實、合理，但出現(xiàn)內(nèi)容填寫不規(guī)范、技術(shù)性錯誤明顯等問題，應(yīng)將原始憑證退還，并交予原經(jīng)辦的部門或人員進(jìn)行補(bǔ)辦。當(dāng)出現(xiàn)以下情況時，會計人員有權(quán)拒絕受理：（1）不合法（主要指用假票據(jù)，并嚴(yán)重違反財經(jīng)法規(guī)制度的）；（2）票據(jù)上出現(xiàn)涂改現(xiàn)象者；（3）票據(jù)內(nèi)容嚴(yán)重超出計劃預(yù)算開支范圍。

（三）重視電子發(fā)票的推廣

隨著電子商務(wù)與鐵路部門之間的聯(lián)系越來越密切，鐵路管理部門已經(jīng)進(jìn)一步提高電子商務(wù)在業(yè)務(wù)處理中所占的比例，實現(xiàn)電子商務(wù)與原始憑證的融合已經(jīng)勢在必行。從當(dāng)前實際情況來看，由于不同地區(qū)間的物流單位規(guī)模不一致，導(dǎo)致其在電子商務(wù)原始憑證發(fā)展中出現(xiàn)明顯差異，部分鐵路單位在與物流單位取得聯(lián)系之后，建立了穩(wěn)定的供應(yīng)鏈條，為電子發(fā)票的推廣奠定堅實基礎(chǔ)。因此，在制定電子發(fā)票發(fā)展規(guī)劃時，應(yīng)該充分認(rèn)識到各單位的實際情況，制定具有針對性的發(fā)展計劃。以沈陽鐵路局為例，其在建立電子發(fā)票之前提出設(shè)想：應(yīng)建立原始憑證真假掃描系統(tǒng)，實現(xiàn)發(fā)票電子化儲存，必要時，以數(shù)據(jù)代碼的方式錄入憑據(jù)數(shù)據(jù)，使其轉(zhuǎn)變?yōu)楹戏ǖ碾娮影l(fā)票，最終交予財務(wù)部門進(jìn)行統(tǒng)一管理。從目前該思路在沈陽地區(qū)的應(yīng)用情況來看，不僅進(jìn)一步提高了會計人員工作效率，也減少了原始票據(jù)儲存管理的壓力，效果良好。

三、結(jié)語

原始憑證在會計核算與監(jiān)管中的作用是否明顯，成為當(dāng)前會計管理中不可缺少的一個環(huán)節(jié)。對工作人員而言，需要正確認(rèn)識到鐵路會計原始憑證規(guī)范化管理的重要性，充分聯(lián)合多種新型技術(shù)，推動原始憑證管理實現(xiàn)現(xiàn)代化。

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